Communicatie tussen school en ouders

Transcriptie

1 Communicatie tussen school en ouders Beste ouder Het Heilig Graf hecht veel belang aan een goede communicatie met ouders. Daarom laten we bij de start van dit nieuwe schooljaar graag weten hoe u kan communiceren met leerkrachten, medewerkers en directieleden van onze school. Mondelinge communicatie U kan steeds telefonisch contact opnemen met een directeur of schoolmedewerker: campus Apostoliekenstraat: Klinkstraat: Patersstraat: U kan ook een afspraak maken voor een gesprek op school. Een drietal keer per jaar kan u de titularis of andere leerkrachten spreken op de geplande oudercontacten. Digitale en schriftelijke communicatie Smartschool is een belangrijk communicatiekanaal voor onze school. Op dit online platform vindt u onder meer de rapporten van uw zoon/dochter, een digitale agenda met geplande taken en toetsen en de brieven die uw kind ook op papier mee naar huis krijgt. Op de volgende pagina s vindt u een handleiding voor het gebruik van Smartschool. Via de papieren schoolagenda van uw zoon/dochter blijft u op de hoogte van de taken en toetsen. U vindt er ook de data van activiteiten en vakantiedagen en pagina s voor schriftelijke communicatie met de school. Daarnaast wordt u per brief geïnformeerd over elke activiteit die afwijkt van het normale lesrooster. Deze brieven worden met uw kind meegegeven (en vindt u op Smartschool). Op geregelde tijdstippen zal uw kind een rapport mee naar huis brengen. In dat rapport vindt u de resultaten van de evaluatie van de verschillende vakken en de commentaar van de klassenraad. (Ook op Smartschool vindt u deze resultaten.) Indien u dit wenst, kan u op het einde van elk trimester het rapport samen met uw kind in de school afhalen en de titularis spreken. Verder kan u ons steeds per contacteren: - Algemene mails kan u sturen naar info@heilig-graf.be. - Mails voor een specifieke medewerker kan u versturen via de mailformule: voornaam.achternaam@heilig-graf.be. Onze school is ook actief op sociale media. U kan het leven op onze school volgen via: Indien u vragen heeft, neem dan zeker contact met ons op! Hartelijke groeten Hilde Robrechts, algemeen directeur

2 Handleiding Smartschool voor ouders *Smartschool voert vaak updates door. U vindt recente handleidingen per module op Smartschool (zie Handleiding in Smartschoolmenu rechtsboven). *De gebruikte afbeeldingen kunnen mogelijk verschillen van wat u effectief op Smartschool ziet. Via een persoonlijk account op het online platform Smartschool kan u als ouder het schoolleven en de resultaten van uw kind goed mee opvolgen. 1 Smartschool openen in Firefox Smartschool werkt het best in Mozilla Firefox. Dit is een browser zoals Internet Explorer, die u gratis kan downloaden via deze site: 2 Hoe meld ik mij aan op Smartschool? Ga naar de site: Als ouder kan u inloggen met de volgende gegevens: Gebruikersnaam: alfanummer van uw zoon/dochter (Het alfanummer vindt u op de studentenkaart van uw kind. Bv.: ) Wachtwoord: Voor ouders van leerlingen die nieuw zijn in het Heilig Graf: Typ volgende gegevens achter elkaar, zonder spatie: eerste letter van de achternaam van uw zoon/dochter in hoofdletter, eerste letter van de voornaam in kleine letter, gevolgd door de geboortedatum (jjjjmmdd). Bv.: voor Fien Melis ( 10 mei 1999) is het wachtwoord: Mf voor Daan Van den Broeck ( 8 oktober 2003) is het wachtwoord: Vd Voor ouders van leerlingen die vorig schooljaar al leerling waren van het Heilig Graf: Het wachtwoord blijft hetzelfde als vorig schooljaar. Indien u dit vergeten bent, kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen bij de Smartschoolbeheerders van de school: raf.aendekerk@heilig-graf.be (campus Apostoliekenstraat) thomas.kox@heilig-graf.be (campus Klinkstraat) tim.lievens@heilig-graf.be (campus Patersstraat) Klik vervolgens op Aanmelden. Smartschool voor ouders

3 Bij uw eerste aanmelding zal Smartschool vragen om uw persoonlijke gegevens in te vullen. De eerste vier velden zijn verplicht. Klik op Opslaan om verder te gaan. In een tweede melding krijgt u een overzicht van uw ingevulde gegevens. Als die juist zijn, bevestigt u met Ja, deze zijn correct. Bij uw eerste aanmelding zal, om veiligheidsredenen, worden gevraagd om uw wachtwoord te wijzigen. Vervolgens kan u de pushmail activeren. Door uw privémailadres in te geven, wordt u op de hoogte gebracht van nieuwe berichten op Smartschool. Indien u uw wachtwoord vergeet, zal Smartschool een nieuw wachtwoord naar dit mailadres sturen. Aanvraag tweede account Indien gewenst, kan u een bijkomend account krijgen (bv. voor gescheiden ouders). Gelieve u hiervoor te richten tot de Smartschoolbeheerders van de school: raf.aendekerk@heilig-graf.be (campus Apostoliekenstraat) thomas.kox@heilig-graf.be (campus Klinkstraat) tim.lievens@heilig-graf.be (campus Patersstraat) 3 Welke rechten heb ik als ouder op Smartschool? Als ouder heeft u dezelfde rechten op Smartschool als uw kind. U ziet dus alles wat uw zoon/dochter op Smartschool ziet, uitgezonderd de module Berichten en Mijn documenten. U kan de berichten van uw zoon/dochter niet lezen en kan ook niet zien wat er in zijn/haar map Mijn documenten zit. En vice versa: uw kind kan ook uw berichten niet lezen en bestanden in de map Mijn documenten niet bekijken. Smartschool voor ouders

4 4 Welke rubrieken zijn interessant voor mij als ouder? Op de startpagina kan u verschillende rubrieken terugvinden. 4.1 Mijn gegevens: uw persoonlijke gegevens Klik in de grijze menubalk bovenaan op Profiel en u komt in uw persoonlijk profiel terecht. Bij Persoonlijke gegevens kan u onder meer uw adres aanpassen. Bij Gebruikersnaam en wachtwoord kan u steeds uw wachtwoord wijzigen. Zorg ervoor dat uw wachtwoord moeilijk te achterhalen is en wijzig dit regelmatig. 4.2 Mijn kinderen: alle informatie over uw kind(eren) Rechts op de startpagina in het menu Administratie vindt u de link Mijn kinderen. De pagina Mijn kinderen geeft u een overzicht van gegevens die betrekking hebben op uw zoon of dochter. Aangezien deze informatie voortdurend wordt geüpdatet, vindt u op deze pagina steeds de meest recente items terug: De nieuwste berichten die u heeft ontvangen. Door een klik op een bericht, kan u ook meteen antwoorden. De taken en toetsen die gepland zijn voor de komende zeven dagen (beperkt tot vijf items). De laatste afwezigheden van uw kind. De nieuwste opvolgingsdossiers van uw kind (leerlingvolgsysteem). De recentste evaluatieresultaten en rapporten. Kortom, alle informatie over uw kind is steeds bereikbaar vanuit deze pagina. Smartschool voor ouders

5 4.2.1 Kinderen toevoegen Heeft u meerdere kinderen die met Smartschool werken? Koppel ze dan aan mekaar. Zo hoeft u slechts één keer een gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren om de taakplanning en resultaten van uw kinderen te volgen. In de linker bovenhoek van de startpagina van Smartschool vindt u een overzicht van uw accounts. Via dit venster kan u als ouder een kind (een co-account) toevoegen, zodat u met één klik vlot kan overschakelen tussen verschillende accounts (ook van kinderen die op een andere school zitten). Hiervoor heeft u volgende gegevens nodig: het webadres van Smartschool van de school (vb. heilig-graf.smartschool.be), uw gebruikersnaam, uw persoonlijk wachtwoord dat werd toegekend door de school. Het is niet mogelijk om als ouder een kind toe te voegen met zijn/haar persoonlijk wachtwoord. U dient zich aan te melden met uw account als ouder (zie p. 3) Indien u gescheiden bent en uw partner ook gebruik maakt van hetzelfde account, dan kan hij/zij de gegevens van alle kinderen zien die u aan dit account koppelt. Gelieve hier rekening mee te houden. De school kan aparte accounts aanleveren per ouder (zie p. 4) Kinderen verwijderen Indien u een kind (co-account) wenst te verwijderen uit uw overzicht, dan kan u dit doen via de pagina Mijn kinderen. In de rechter bovenhoek klikt u op het rode kruisje. Het venster dat geopend wordt, biedt u de mogelijkheid om een kind te verwijderen uit uw overzicht. Smartschool voor ouders

6 4.3 Skore puntenboekje: de resultaten van uw kind Elke leraar heeft een digitaal puntenboekje. Ouders en leerlingen hebben via Smartschool inzage in deze punten. Op die manier willen we u als ouder de kans geven om de resultaten van uw zoon of dochter goed te kunnen volgen. Dit systeem vervangt de gewone rapporten niet; op geregelde tijdstippen ontvangt u als ouder een rapport. U kan enkel de resultaten van uw zoon of dochter bekijken en niet die van andere leerlingen. De punten worden pas gepubliceerd als de rapporten uitgedeeld zijn. Via een klik op Skore puntenboekje, in het rechtermenu op het startscherm, komt u in de digitale rapportenomgeving. Hier ziet u de punten van taken en toetsen van de laatste week, de voorbije 14 dagen of de voorbije 30 dagen. In de linker menubalk kan u Evaluaties en Rapporten kiezen. Via de titelbalk is het mogelijk om een andere periode of rapport te selecteren. a. Evaluaties Hier vindt u de punten van alle taken en toetsen per vak terug. In de lijstweergave kan u voor elk vak gegevens van alle taken en toetsen bekijken. Smartschool voor ouders

7 In de tabelweergave krijgt u een overzicht van de punten van alle taken en toetsen van uw kind. In de grafiekweergave kan u de evolutie van de resultaten per vak bekijken. Wanneer u met uw muis op een datapunt gaat staan, ziet u de details van de taak of toets. b. Rapporten Hier kan u de rapporten van uw zoon of dochter bekijken. Via de titelbalk is het mogelijk om een ander rapport te selecteren. Smartschool voor ouders

8 4.4 Berichten: communiceren met leerkrachten en directieleden Als u contact wil opnemen met een leraar, dan kan dat via de berichtenmodule van Smartschool. Klik hiervoor op de knop Berichten in de horizontale menubalk bovenaan. Via de knop in het midden van het scherm kan u een nieuw bericht opstellen. U klikt in het tekstvak naast Aan: en begint de naam van de persoon te typen die u wil contacteren. Er verschijnt meteen een lijst met namen waarin u de naam van de gewenste persoon kan aanklikken. Het is ook mogelijk hetzelfde bericht naar verschillende personen te sturen, door een tweede naam te typen en opnieuw de betrokken persoon aan te klikken. U vult een onderwerp in en formuleert uw vraag. Ten slotte klikt u links bovenaan op Versturen om het bericht naar de betrokken personen te zenden. Wanneer u een antwoord ontvangt van een persoon, verschijnt dit in Postvak in. Klik op Postvak in en vervolgens op het bericht. Het volledige bericht verschijnt dan rechts op het scherm. Aan het sterretje achter de naam van de leerling, kan de leraar zien dat het bericht afkomstig is van een ouder. Om op het bericht te antwoorden, drukt u op de knop Beantwoorden, waarna u opnieuw een boodschap intypt en op Versturen klikt. Smartschool voor ouders

9 4.5 Oudercontact: maak online een afspraak voor een oudercontact U kan via Smartschool een afspraak maken voor een oudercontact. Handig, zo kan u zelf een tijdstip kiezen dat het best in uw planning past. Klik op het startscherm rechts op Oudercontact. Duid aan dat u een afspraak wilt maken. Vervolgens wordt er gevraagd om een datum te kiezen voor een afspraak. Dit staat standaard ingesteld op het eerstvolgende oudercontact, dus hier kan u meteen op Doorgaan klikken. Duid aan wie u wenst te spreken op het oudercontact. De klastitularis wordt standaard als eerste optie weergegeven. Onderaan de lijst worden de vakken in alfabetische volgorde weergegeven. Achter elk vak ziet u de naam van de leerkracht die dat vak aan uw zoon of dochter geeft. Nadat u de persoon hebt geselecteerd die u wenst te spreken, krijgt u de beschikbare momenten voor het eerstvolgende oudercontact te zien. De tijdstippen met een groene achtergrond zijn nog vrij om een afspraak te plannen. De tijdstippen met een grijze achtergrond zijn bezet en kan je dus niet meer kiezen. Smartschool voor ouders

10 U kan een afspraak vastleggen door te klikken op het selectievakje bij een vrij moment. Vervolgens ziet u bovenaan een bevestiging van het gekozen tijdstip en de gekozen leerkracht. Daaronder heeft u de mogelijkheid om een kort woordje toelichting te geven. Zo kan u bijvoorbeeld al een vraag formuleren waarop u graag een antwoord zou krijgen tijdens het oudercontact. Klik op Bevestigen om de afspraak vast te leggen. Zo komt u terug bij het uurschema van de gekozen leerkracht en staat de naam van uw zoon/dochter genoteerd bij het gekozen tijdstip. Mogelijk wenst u tijdens het oudercontact meerdere leerkrachten te spreken. Deze afspraken worden best op elkaar afgestemd, zodat u niet te veel tijd verliest tussen verschillende afspraken. Klik op Vergelijk agenda s om (maximum vijf) uurschema s van leerkrachten naast elkaar te leggen en uw afspraken te maken. Let op: U kan als ouder niet op elk moment van het jaar een afspraak voor een oudercontact maken. Deze module wordt enkel opengesteld bij de aankondiging (per brief) van een oudercontact. Smartschool voor ouders

11 4.6 Mijn vakken: informatie van leerkrachten voor hun leerlingen Op het startscherm van Smartschool vindt u links Mijn vakken. Dit menu bevat informatie die onder meer leerkrachten aan hun leerlingen ter beschikking stellen. Om de informatie van een bepaald vak te bekijken, klikt u op de naam van het vak. 4.6 Intradesk: brieven, klasfoto s en algemene info Rechts op het startscherm vindt u de map Intradesk. In deze map vindt u onder meer de digitale versie van de brieven die uw zoon of dochter mee naar huis krijgt. Bent u een brief verloren, dan kan u die dus steeds terugvinden in deze map. 4.7 Digitale schoolagenda: planning lessen, taken en toetsen Naast een papieren agenda maakt elke leerling van onze school ook gebruik van een digitale schoolagenda. U kan als ouder deze digitale agenda raadplegen en zo lesonderwerpen en geplande toetsen en taken van uw zoon of dochter opvolgen. Om de digitale agenda van uw zoon/dochter te openen, klikt u in het rechtermenu op het startscherm op Schoolagenda. De linkse afbeelding geeft u de verklaringen van de icoontjes in de menubalk van de agenda. Smartschool voor ouders

12 Dubbelklik op een les om het lesonderwerp en de geplande taken en toetsen te bekijken. U kan snel van week tot week of van maand tot maand bladeren door in de navigatiebalk op de datum te klikken. Via de datumkiezer gaat u meteen naar de gekozen dag of week. 5 Hoe blijf ik op de hoogte van nieuwe items in Smartschool? 5.1 Berichtgeving Via Berichtgeving wordt u op de hoogte gebracht indien er voor u nieuwe berichten, nieuwe evaluaties of nieuwe bestanden op Smartschool werden gepost. U kan op drie manieren op de hoogte worden gebracht van deze nieuwe items: via melding in de browser via melding op mobiele toestellen via a. Melding in de browser Wanneer een nieuw item beschikbaar is, zal Smartschool een melding tonen. Via de knop ga naar kan u rechtstreeks naar dat nieuwe item gaan. Alle meldingen worden ook verzameld in een lijst. U kan deze lijst openen door op het rode tekstballonnetje rechts bovenaan te klikken. Is dit icoontje grijs? Dan zijn er geen nieuwe meldingen. Nieuwe items worden vier dagen bewaard in deze lijst. Daarna worden ze automatisch uit deze lijst verwijderd. U kan deze lijst via Alles wissen uiteraard ook zelf leegmaken. Smartschool voor ouders

13 b. Melding op mobiele toestellen Als u de Smartschool App heeft geïnstalleerd, zal Smartschool een melding tonen op uw mobiel toestel zodra er een nieuw item beschikbaar is. De duidelijke startpagina toont u in één oogopslag alle belangrijke info van die dag. De App is beschikbaar voor ios (iphone en ipad), Android en Windows. U kan deze downloaden via de verschillende Stores. c. Melding via Wanneer er een nieuw item beschikbaar is, zal Smartschool een verzenden naar uw adres. 5.2 Hoe stelt u uw Berichtgeving in? Op de menubalk bovenaan kan u via Profiel Berichtgeving instellen van welke items u op de hoogte wenst te blijven en op welke manier Smartschool dit mag melden. a. Over welke modules wilt u meldingen ontvangen? U kan kiezen over welke modules u nieuwsberichten wenst te ontvangen. Hierbij kan u meteen aanduiden of u de melding in uw browser, op uw mobiel toestel of per wilt ontvangen. Smartschool voor ouders

14 b. Op welk adres wilt u meldingen ontvangen? U ziet op deze pagina (Profiel Berichtgeving) het adres dat u heeft opgegeven. U kan uw mailadres hier eventueel wijzigen. Indien uw adres niet bevestigd is, zullen er geen meldingen via mail verzonden worden. Voeg noreply@smartschoolmail.be toe aan uw adresboek om er zeker van te zijn dat u deze s ontvangt. Controleer de instellingen voor ongewenste mails in uw e- mailprogramma als deze berichten niet toekomen. c. Op welke mobiele toestellen wilt u meldingen ontvangen? U ziet op deze pagina (Profiel Berichtgeving) een overzicht van de mobiele toestellen die aan uw account gekoppeld zijn. In deze lijst kan u aanduiden op welke toestellen er meldingen van de Smartschool App getoond mogen worden. Staat er naast het toestel Aan? Dan worden er meldingen getoond. Staat er naast het toestel Uit? Dan worden er geen meldingen getoond. Smartschool voor ouders

15 6 Enkele opmerkingen tot slot Onze school betaalt de toegang tot Smartschool, zowel voor leerlingen als voor ouders. Er zijn voor u dus geen kosten aan verbonden. De berichtenmodule van Smartschool is bedoeld voor communicatie over schoolzaken. We kunnen niet dulden dat leerlingen of ouders deze berichtenmodule gebruiken om reclame te maken of ongeoorloofde informatie rond te sturen. Heeft u nog vragen o over de communicatie van onze school? Neem dan contact op met onze communicatieverantwoordelijke: sarah.lauwerysen@heilig-graf.be of tel o over het gebruik van Smartschool? Contacteer dan een van onze Smartschoolbeheerders: raf.aendekerk@heilig-graf.be (campus Apostoliekenstraat) thomas.kox@heilig-graf.be (campus Klinkstraat) hilde.remijsen@heilig-graf.be en tim.lievens@heilig-graf.be (campus Patersstraat Smartschool voor ouders