Algemene Ledenvergadering Pg.01

Transcriptie

1 Algemene Ledenvergadering Pg.01 Van François Bakker Dinsdag 30 maart 2016 Aanwezig: Siem Appeldoorn, François Bakker (bestuurslid, notulen), Wim van de, Berg, Dirk Blom, Gea Boschker, Gerard Bouman, Ellie Bouwman (bestuurslid), Hilda Brak, Femke Corbière, Igo Corbière, Laurens Corbière, Arjan van Dam, Renze Dekker, Marga van Dijk, Rien van Dijk, Pieter t Hart, Ellen Heijne, Paul Hendriks (bestuurslid), Aat Hendrikson (bestuurslid), Janneke van den Kerkhoff, Piet van den Kerkhoff, Lennart Kleinjans (bestuurslid), Sandra Kouwenberg, Pim van der Meer, Kees van Oostwaard, Jurjen Polderman, Hans Ros, Thijs Ros, Yvonne Ros-Roeland, Gerard Sengers, Gijs Straver, Ton van Veldhuizen, Hans Vergeer, Gerard Vermeij, Jan Vesseur, Els Visscherm, Erik Visser, Dick de Vries. Afwezig met kennisgeving: Janine Jongepier (bestuurslid), Gerard van der Plas, Bep Vergeer, Martin Vergeer. 1. Opening en mededelingen Paul Hendriks zit de vergadering voor omdat Janine ziek is. Hij opent de vergadering en heet alle aanwezigen in het bijzonder de aanwezige ereleden van harte welkom. Lennart Kleinjans wordt voorgesteld als kandidaat-bestuurslid. Het overlijden van Hans Vente en Eric Vianen wordt gememoreerd. 2. Huldigingen en jubilea De stimuleringsprijs Utrechts Runningteam (URT) wordt uitgereikt door Joop Amerongen aan Britta de Haan, Laurens Corbière en Jurjen Polderman. Namens het bestuur krijgen zij bloemen De volgende jubilarissen worden gehuldigd: Joop Priem, Siem Apeldoorn en Theo Apeldoorn, Dirk Blom, Gerard Bouman, Hans Vergeer, Marga van Dijk (allen 25 jaar lid) en Gerard Vermeij (41 jaar lid). Zij krijgen bloemen en een kantinekaart. 3. Notulen ALV 24 maart 2015 Er zijn geen vragen en opmerkingen over de notulen. De notulen worden daarmee formeel goedgekeurd.

2 Algemene Ledenvergadering Pg Jaarverslag 2015 Er zijn geen opmerkingen over het jaarverslag. Sandra Kouwenberg vraagt of mensen worden uitgenodigd om stukken aan te leveren. De coördinatoren en betreffende leden krijgen een uitnodiging om een stuk aan te leveren. Pieter 't Hart vraagt aandacht voor het feit dat in 2016 vier leden als jurylid op de EK staan. 5. Financieel jaarverslag 2015 Aat Hendrikson licht het financieel jaarverslag toe. In 2015 is de sponsorcommissie gestart. Dit heeft nieuwe sponsoropbrengsten opgeleverd. De opbrengsten van wedstrijden zijn nihil. Dit is mede veroorzaakt door schade aan tijdwaarnemingsmatten bij de Singelloop die Clytoneus moest vergoeden. Yvonne Ros vraagt naar de post kosten clubkleding. De naam suggereert dat het hier gaat om kleding voor atleten. Onder deze post zijn kosten voor trainerskleding geboekt. 6. Begroting 2016 Aat licht de begroting toe. Er wordt voorzichtig begroot, inkomsten worden alleen begroot wanneer deze zeker zijn. Aanschaf van materiaal wordt direct ten laste van de jaarrekening gebracht. In januari is een extra aflossing gedaan op de hypotheek. Dit wil het bestuur ook in komende jaren doen. Rien van Dijk vraagt of er een verhoging van de trainersvergoedingen is begroot. Het bestuur heeft dit niet begroot en heeft ook geen voorstel gemaakt voor de verhoging van trainersvergoedingen. Het bestuur wil eerst een inventarisatie afronden van het aantal trainers en het aantal atleten per trainer. Pieter 't Hart geeft aan dat er waardering moet zijn voor de trainers. Aat Hendrikson geeft aan dat Clytoneus volgens de cijfers van de Atletiekunie boven het gemiddelde zit. Volgens Rien van Dijk zijn vergoedingen bij andere verenigingen hoger. Thijs Ros geeft aan dat bij loopgroepen minder kosten zijn voor zaken als baan en materialen dan bij een vereniging als Clytoneus. Gijs Straver vraagt waarom er een keuze gemaakt wordt voor aflossing van hypotheek en niet voor het verhogen van trainersvergoedingen. Het bestuur antwoordt dat op de ALV van 2015 is besloten de kosten terug te brengen door het vervroegd aflossen van de hypotheek.

3 Algemene Ledenvergadering Pg.03 Igo Corbière vraagt het bestuur nogmaals naar het beleid rond trainersvergoedingen te kijken. Volgens Dirk Blom blijkt uit onderzoek juist dat Clytoneus ten opzichte van andere verenigingen minder betaalt. Igo Corbière vraagt of het mogelijk is een extra ALV te houden over trainersvergoedingen. Ingrid de Haan geeft aan dat Clytoneus veel goedkope jeugdtrainers heeft. Het bestuur zegt toe dat er in september een ALV komt waarin scenario s voor een verhoogde trainersvergoeding aan de orde komen. Gijs Straver stelt voor de kosten van trainerskleding onder kosten vrijwilligers te boeken. 7. Kascontrole De kascontrolecommissie (Roeland Romijn en Martin Vergeer) is verhinderd. Hans Vergeer leest het verslag van de kascontrolecommissie voor. De kascontrolecommissie heeft de jaarrekening goedgekeurd. 8. Decharge bestuur De vergadering verleent het bestuur decharge voor Benoeming kascontrolecommissie De huidige kascontrolecommissie is twee jaar in functie. Arjan van Dam meldt zich als nieuw lid van de kascontrolecommissie. De kascontrolecommissie zal zelf besluiten wie van de leden aftreedt. 10. Jeugdbeleid François ligt de opzet van het jeugdbeleid toe. Het bestuur wil meer aandacht voor de jeugd en hoopt zo het aantal jeugdleden te verhogen. Hierover is overleg geweest met een aantal mensen dat direct betrokken is bij de jeugd (Perry Heijne, Ron Vermeij, Thijs Ros). Ellen Heijne vraagt aandacht voor de smalle basis van de wedstijdadministratie. Rien van Dijk vraagt of er geïnventariseerd is bij andere verenigingen. In het voorzittersoverleg van de Atletiekunie komt dit onderwerp aan de orde. Het bestuur stelt vast, dat de ALV het maken van een plan voor jeugdbeleid ondersteunt. Dit plan zal in september op de ALV worden gepresenteerd.

4 Algemene Ledenvergadering Pg Bestuurssamenstelling Lennart Kleinjans stelt zich voor als aspirant bestuurslid met als taak jeugdbeleid. Lennart werkt als onderzoeker aan de universiteit Wageningen. Hij doet sinds zijn jeugd al atletiek, eerst in Sittard en daarna in Wageningen. De ALV stemt in met de benoeming van Lennart als bestuurslid. 12. Vrijwilligersbeleid Ellie Bouwman licht het vrijwilligersbeleid toe. In 2015 is veel gedaan aan het vrijwilligersbeleid. Vanuit de ALV wordt voorgesteld het inschrijvingsformulier zo aan te passen dat een nieuw lid altijd iets moet aangeven als vrijwilligerstaak. De vraag is ook of bestaande leden worden gevraagd om vrijwilligerswerk te doen. Bij de triatlon worden groepen mensen aangewezen voor de organisatie van een evenement. Rien van Dijk stelt voor een groepsmail te maken voor de trimmers. Igo Corbière vraagt aandacht voor privacy van ledengegevens. Femke Corbière vraagt of vrijwilligerswerk verplicht wordt gesteld. Het bestuur kiest hier niet voor. Het bestuur ziet meer in het laten organiseren van activiteiten door groepen. 13. Rondvraag Gerard Vermeij geeft aan dat hij jarenlang coördinator is geweest van de kantine. Renze Dekker vraagt wat de conclusie is van het vrijwilligersbeleid. Ellie zegt dat via de groepen vooral de trimmers en wandelaars zullen worden bereikt. Ouders van kinderen worden op deze manier wel bereikt. Volgens Femke Corbière wordt vrijwilligerswerk bij andere clubs wel verplicht gesteld. Pieter 't Hart geeft aan dat het clubgevoel verdwijnt. Leden gaan steeds meer consumeren. Pieter stelt voor om op de avond van de ALV geen training te houden. Femke Corbière vraagt of er twee prijslijsten voor de kantine zijn. Er is een prijslijst voor leden tijdens trainingen en een lijst met prijzen tijdens evenementen. Thijs Ros stelt voor de prijzen tijdens evenementen af te ronden op euro s of 50 cent. Aat Hendrikson bedankt Tom Eewold voor zijn inzet tijdens het blessurespreekuur.

5 Algemene Ledenvergadering Pg Sluiting Paul Hendriks sluit de vergadering om en bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en aanwezigheid.