Veelgestelde vragen Kindkans

Transcriptie

1 Veelgestelde vragen Kindkans 22 september 2017 Helpdesk Kindkans: 1 Hulpvraag indienen; titel 1.1 In het balkje titel dient een korte omschrijving van de hulpvraag te worden ingevuld. Voor hulpvragen die in de basisondersteuning op schoolniveau / aan externe deskundige(n) worden gesteld, kan dit naar eigen inzicht worden ingevuld 1.2 Indien het een aanvraag betreft voor de Commissie voor toelaatbaarheidsverklaringen / extra ondersteuning, dient bij het balkje titel te worden ingevuld: TLV Extra ondersteuning TLV SBO of TLV SO + specificatie (zoals ingevuld op het Aanvraagformulier TLV; bijvoorbeeld ZMOK, ZML, PI). 1.3 Bij de aanvraag van een toelaatbaarheidsverklaring SO of SBO dient altijd vooraf overleg plaats te vinden met de SO- of SBO-school. Dit dient in Kindkans als bijlage bekend te worden gemaakt. Attentie: indien eerder een hulpvraag voor een leerling is ingediend, neemt Kindkans de schoolgegevens over. Controleer de schoolgegevens; met name het adres van de intern begeleider en het telefoonnummer. Indien het adres niet correct is, zullen berichten van de voorzitter van de commissie TLV niet worden ontvangen. 2 Hulpvraag indienen; personalia Voor het invoeren van de achternaam van de leerling zijn twee velden beschikbaar; een voor het voorvoegsel en een voor de achternaam. Graag beide velden invullen en niet het voorvoegsel én de achternaam in het tweede vakje typen. Het correct invoeren van de naam betekent dat het dossier sneller gevonden kan worden in het systeem. Bij het invoeren van de hulpvraag kan het voorkomen dat het adres van de leerling niet wordt geaccepteerd. In dit geval kunt u het invullen van het adres achterwege laten. De overige gegevens kunnen wel worden ingevoerd. Na invoer van de personalia op Opslaan klikken. Wanneer het secretariaat de adresgegegevens nodig heeft (bijvoorbeeld voor het opmaken van een toelaatbaarheidsverklaring) wordt contact opgenomen met de school. 1

2 3 Hulpvraag indienen; coördinator Bij het invoeren van de hulpvraag dient het balkje Coördinator te worden ingevuld. Dit gaat als volgt: 3.1 indien het een hulpvraag basisondersteuning betreft op schoolniveau: de naam invullen van degene die de hulpvraag indient; veelal de intern begeleider. Dit gaat als volgt: klik in het balkje Coördinator op het gele mapje rechts in de hoek. Er verschijnt een lijst met namen. Vul bovenin het scherm in het balkje Achternaam, de naam in van degene die u als coördinator wilt selecteren en klik op Zoeken. De gewenste naam verschijnt in het venster. Klik op Selecteer. De geselecteerde naam staat nu in het balkje Coördinator. Klik op opslaan. 3.2 indien het een hulpvraag betreft voor de Commissie voor toelaatbaarheidsverklaringen / extra ondersteuning: alvorens het leerling dossier kan worden doorgezet naar de voorzitter van de commissie, dienen de vereiste documenten zoals verwoord in het document Criteria toelaatbaarheidsverklaring en het document Reglement en beoordelingskader, als bijlagen aan het dossier te zijn toegevoegd (zie voor genoemde documenten onze website: Documenten Commissie voor toelaatbaarheidsverklaringen). Daarnaast dient het Aanvraagformulier TLV (als pdf.- document te downloaden van de website en in Word op te vragen bij het secretariaat) volledig ingevuld en ondertekend als bijlage te zijn toegevoegd. Op het aanvraagformulier voor een aanvraag toelaatbaarheidsverklaring SO en SBO zijn handtekeningen van twee deskundigen vereist. Voor een aanvraag Extra ondersteuning is een handtekening vereist van deskundige 1 (orthopedagoog of psycholoog). Heeft een deskundige zelf geen onderzoek gedaan of heeft hij / zij geen directe bemoeienis gehad met de leerling, dan wordt van deze deskundige een verslag(je) gevraagd waarin wordt vermeld: na kennisname van de gegevens.. (benoemen van de gegevens) en na overleg met advies omschrijven en ondertekenen aanvraagformulier commissie voor toelaatbaarheid onder vermelding van naam en functie. Op het moment dat het leerling dossier compleet is kan de naam van de coördinator worden gewijzigd in: Milly Garritsen. Dit gaat als volgt: selecteer de hulpvraag, klik op Bewerken. Klik in het balkje Coördinator op het gele mapje rechts in de hoek. Handel verder zoals beschreven bij punt 3.1. Attentie: wijzig nooit de status van het dossier of de naam van de coördinator als het dossier al is doorgezet naar de Commissie voor toelaatbaarheidsverklaringen / extra ondersteuning. In dat geval staat de naam van Maria van de Wiel of Bart Renders vermeld in het vakje coördinator. De status van de hulpvraag dient alleen door de school te worden gewijzigd indien het een hulpvraag op schoolniveau betreft (bijvoorbeeld vergadering schoolondersteuningsteam of collegiale consultatie). 2

3 4 Bijlagen; toevoegen tijdens de invoer van het leerling dossier Het is diverse malen voorgekomen dat bijlagen dezelfde naam hebben of slechts een cijfercombinatie. Het is hierdoor lastig te beoordelen of de vereiste documenten aanwezig zijn. De documenten dienen van de juiste titel te zijn voorzien; de naam van het document + de datum (bijvoorbeeld: aanvraagformulier TLV , handelingsplan , OPP , brief schorsing Karel M ). Als de documenten niet zijn voorzien van de juiste naam, dan zal het dossier helaas niet kunnen worden doorgezet naar de commissie voor toelaatbaarheidsverklaringen. Bij het scannen van documenten graag attentie voor het feit dat documenten niet op z n kop of zijwaarts worden gescand. Eveneens dient de juiste naam aan het document te worden toegekend. 5 Bijlagen; toevoegen aan een eerder aangemaakt leerling dossier Vaak worden tijdens het proces documenten aan een leerling dossier toegevoegd. Dit gaat als volgt: selecteer de hulpvraag en klik op Inzien. In het volgende scherm klikt u op Bewerken. Klik op het balkje Bijlagen en vervolgens op Toevoegen. U kunt nu de betreffende bijlage(n) vanuit ParnasSys of vanaf uw computer uploaden. Het is hierbij van belang dat u de juiste titel meegeeft aan het document (zie 4). Als alle bijlagen zijn toegevoegd, klik op Sluiten. U staat weer in het scherm Hulpvraag. Klik op Opslaan. Noot: maak geen nieuwe hulpvraag aan om documenten aan een eerder ingevoerde hulpvraag toe te voegen. 6 Aanmaken leerling dossier SBO of SO wanneer eerder voor dezelfde leerling een aanvraag extra ondersteuning is gedaan Indien voor een leerling eerder extra ondersteuning is aangevraagd (en toegekend) en waarvoor in een later stadium een aanvraag SBO of SO wordt gedaan, dient een geheel nieuw dossier te worden aangemaakt met de titel TLV SBO of TLV SO + specificatie (bijvoorbeeld ZMOK, ZML, PI). Het dossier naar aanleiding waarvan de extra ondersteuning is aangevraagd kan niet aangevuld worden voor een aanvraag SBO of SO. 7 Collegiale consultatie / adviesronde 7.1 indien collegiale consultatie plaatsvindt bij een andere school, gebeurt dit door middel van de button Adviesronde. Echter, de intern begeleider van de adviserende school kan met zijn / haar bestaande inloggegevens niet in het dossier kijken van de aanvragende school omdat hij / zij alleen bevoegd is om de leerling dossiers van de eigen school in te zien. Indien een intern begeleider van de andere school om advies wordt gevraagd, dient eerst voor hem / haar een nieuwe account in Kindkans te worden aangemaakt als externe deskundige. De collega intern-begeleider kan hiertoe per de inloggegevens bij het secretariaat van het samenwerkingsverband opvragen. 7.2 Mocht u deelnemers selecteren voor een adviesronde, let dan op of Besloten ronde is aangevinkt. Indien dit het geval is, is de reactie niet leesbaar. 3

4 7.3 Bij Adviesronde dient een deadline te worden ingevoerd. Echter, degene die uitgenodigd wordt om een advies uit te brengen, kan zijn / haar reactie pas plaatsen nadat de deadline is verstreken. Het is wellicht goed om hier rekening mee te houden bij het invoeren van de deadline. 8 Aanmaken adviesronde / vergadering externen (Planning) Wanneer een adviesronde / vergadering wordt aangemaakt waarbij ook nieuwe deelnemers worden uitgenodigd, dienen deze nieuwe deelnemers eerst te worden toegevoegd aan de lijst (vakje Nieuwe gebruiker) alvorens de bestaande contactpersonen te selecteren. Na Opslaan wordt deze contactpersoon onderaan de lijst van bestaande contactpersonen geplaatst. Vervolgens kunnen de deelnemers aan de adviesronde / vergadering worden geselecteerd (inclusief de nieuwe contactpersoon). De namen in het lijstje staan op alfabet (achternaam). Zorg ervoor dat altijd in het lijstje de naam wordt geselecteerd van degene die de adviesronde of vergadering aanmaakt. 9 Invullen Aanpak bij hulpvraag op schoolniveau Bij het invullen van een hulpvraag op schoolniveau wordt het balkje Behandelaar ingevuld. Echter, wanneer de hulpvraag in een later stadium wordt gewijzigd in een aanvraag voor de commissie voor toelaatbaarheidsverklaringen / extra ondersteuning dient de naam van de Behandelaar worden gewijzigd in de naam van degene die de aanvraag TLV indient. Zo wordt voorkomen dat de behandelaar die eerder betrokken was bij de hulpvraag, s ontvangt die niet voor hem / haar bestemd zijn. 10 Personeel uit dienst; hoe te handelen In het geval een persoon die inloggegevens heeft voor Kindkans niet langer toegang dient te krijgen tot het systeem (omdat hij / zij bijvoorbeeld uit dienst is getreden) dient dit per te worden gemeld aan het secretariaat van samenwerkingsverband Aan den IJssel (info@aandenijssel.nl). Het account van deze persoon zal op non-actief worden gesteld. Voor de school die de hulpvraag heeft ingediend, is het van belang dat bij het tabblad schoolgegevens, via de knop bewerken, het adres van deze persoon wordt verwijderd en vervangen door het adres van de contactpersoon voor de hulpvraag. 11 Statusinformatie Rechts onderin bij Hulpvraag (in het leerling dossier) staat een balkje Status informatie. Hier laat de voorzitter van de commissie voor toelaatbaarheidsverklaringen / extra ondersteuning een bericht achter voor de contactpersoon van de school. Dit bericht wordt eveneens per verzonden aan de contactpersoon (tenzij het adres niet correct is ingevuld bij Schoolgegevens). U kunt hier ook periodiek kijken of een nieuw bericht is toegevoegd. 4

5 12 Afhandeling hulpvraag Indien de toelaatbaarheidsverklaring is afgegeven, opgemaakt en ondertekend, wordt het document door het secretariaat van de commissie voor toelaatbaarheidsverklaringen als pdf. geplaatst in de betreffende hulpvraag. De toelaatbaarheidsverklaring kan worden ingezien / gedownload als volgt: TLV SO of SBO Hulpvraag openen klikken op tabblad TLV klikken op balkje 1 Bijlagen (rechtsonder in het scherm). U kunt nu het document openen / downloaden. TLV extra ondersteuning Hulpvraag openen klikken op tabblad Aanpak klikken op balkje 1 Bijlagen (rechtsonder in het scherm). U kunt nu het document openen / downloaden. De ouders van de leerling ontvangen de toelaatbaarheidsverklaring per post. 5