Gebruikershandleiding EMMA. Mixed Hockeyclub Goirle

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding EMMA Mixed Hockeyclub Goirle Oktober 2011

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1 Leden Informatie Systeem 2 De Website 2 Het ledengedeelte (EMMA) 2 Individuele instellingen 3 BAS 3 MATS 3 Profiel 3 Instellingen 3 Stelling 4 Mijn facturen 5 Team instellingen 5 Teamnaam 5 Teamprofiel 5 Mijn schema 5 Trainingsschema 5 Overige teams! 5 Algemene instellingen MHC Goirle 5 Evenementen (x) 6 Lidprofielen 6 Organisatie 6 Documenten 6 Extra tips 6 Hoe kom ik aan het telefoonnummer of adres van... 6 Ik ben trainer, coach of vrijwilliger maar heb geen inloggevens 6 Clubcompetitie 6 Vragen en / of opmerkingen Gebruikershandleiding EMMA MHC Goirle 1

3 Leden Informatie Systeem Achter de website zit een heel netwerk aan gegevens. Dit systeem, LISA, zorgt ervoor dat jij precies die gegevens te zien krijgt die voor jou relevant zijn. Wanneer jouw team traint, of je mag fluiten, of je ouders rij- of bardienst hebben en hoe het wedstrijdprogramma eruit ziet. Ook kun je, als je ingelogd bent, gegevens over je teamgenoten zoeken, en belangrijk: ook wedstrijdverslagen maken of je eigen teampagina beheren. Deze gegevens zijn ALLEEN beschikbaar voor leden en andere betrokkenen van onze club. Log daarom altijd in om meer te weten en meer te zien. Geen dubbel werk, geen meerdere waarheden, eindeloos op- en neer g en verlost van al die excelsheets ('met nu echt de allerlaatste definitieve versie'). LISA zorgt automatisch voor een heldere en eenduidige communicatie- en informatievoorziening. De Website De website is het openbare gedeelte, toegankelijk voor leden en niet-leden. Hier vind je snel en makkelijk informatie over onze club en over hockey in het algemeen. Je treft hier geen privégegevens aan of informatie die enkel geschikt is voor leden. De nieuwsitems houden eenieder op de hoogte van de meest actuele zaken. De website krijgt in 2011 een hele nieuwe look and feel. Het ledengedeelte (EMMA) Via de website kunnen leden inloggen. Alle leden hebben hiervoor een unieke (inlog)code en wachtwoord ontvangen Gebruikershandleiding EMMA MHC Goirle 2

4 Dit gedeelte wordt EMMA genoemd. Dit Elektronisch Mail Magazine is een online systeem voor onze leden (en coaches, trainers, begeleiders en scheidsrechters) waarin ze toegang hebben tot hun teamgegevens, instellingen, profielen, voorkeuren etc. Dit is direct gekoppeld aan de ledenadministratie. Eenmaal ingelogd kom je als lid direct terecht op een persoonlijke startpagina. Alle persoonlijke gegevens zoals deze bekend zijn bij de club zijn overzichtelijk op een rijtje gezet. Tevens zijn er handige linkjes naar je eigen team(s) terug te vinden. Eventuele mededelingen / taken en of evenementen waar je je voor dient aan te melden staan onder je gegevens. In de linkerkolom tref je nu onderwerpen aan die alleen zichtbaar zijn voor jou en andere leden van MHC Goirle. Hieronder volgt een opsomming van de verschillende onderwerpen en waar nodig een beknopte uitleg: BAS Individuele instellingen Bar Administratie Systeem: Deze tool biedt de club de mogelijkheid om een barrooster op te stellen. Leden kunnen zichzelf vervolgens inplannen. Wanneer echter geen barrooster bekend is, is het ook niet mogelijk om jezelf in te plannen. Op dit moment wordt nog geen gebruik gemaakt van deze module en is hij dus ook niet zichtbaar. MATS Via dit systeem worden alle materialen van MHC Goirle geregistreerd. Wanneer je dus bijvoorbeeld keeperspullen, sleutels of trainingsmaterialen in bruikleen hebt, vind je dat hier terug. In november van het seizoen 2011/2012 worden alle gegevens in LISA ingevoerd. Tot die tijd zie je hier nog geen gegevens ziet staan. Profiel In je persoonlijke profiel kan je informatie over jezelf, foto s en andere zinvolle of zinloze informatie kwijt over jezelf of over je team; als je je profiel openbaar maakt (via Instellingen) kunnen andere leden (alleen diegene die ingelogd zijn!) op jouw profiel reageren en eventueel je contactgegevens zien. Instellingen Via instellingen kun je gegevens wijzigen en/of voorkeuren aanpassen. Openbaar profiel Om privacy-redenen kun je zelf de keuze maken of je je persoonlijke gegevens zichtbaar maakt voor andere leden van de club. Alleen leden die zijn ingelogd kunnen je gegevens inzien. Wanneer je je profiel openbaar Gebruikershandleiding EMMA MHC Goirle 3

5 maakt is het mogelijk voor je (ingelogde) teamleden om je adres en telefoonnummer terug te vinden. Mail bij reactie profiel Door JA te selecteren krijg je een mailtje als iemand een reactie geeft op je aangemaakte profiel. Foto op profiel Door JA te selecteren wordt je profielfoto standaard bij je profiel getoond. Als je dit niet wilt is de foto enkel voor jezelf beschikbaar. Verjaardag openbaar Door JA te selecteren komt je naam voor in de verjaardagskalender van de club en kunnen andere leden je een bericht of felicitatie sturen. Locator Via de Locator kun je kijken of er leden bij jou in de buurt wonen. Als die leden bij hun instellingen de Locator-optie op "JA" hebben staan, dan kan je zien wanneer zij moeten trainen. Handig voor het meerijden of meefietsen. Het e- mailadres van de buurtbewoner is dan ook zichtbaar. Staan hieronder geen namen en trainingstijden, dan hebben je buurtgenoten de Locator op 'Nee' staan. Gegevens wijzigen Hier kun je zelf je adres en je mobiele telefoonnummer aanpassen. Deze gegevens moet je zelf onderhouden, omdat in de praktijk blijkt dat deze nogal eens willen wijzigen. Wachtwoord wijzigen Stelling Het is raadzaam om je wachtwoord dat je ontvangen hebt te wijzigen in een wachtwoord dat je zelf bedacht hebt. Voer je nieuwe wachtwoord 2x in en klik op de knop wachtwoord wijzigen. Wanneer je je wachtwoord niet meer weet kun je een nieuw wachtwoord aanvragen via De LISA-beheerder zal regelmatig stellingen (poll) lanceren, die door leden beantwoordt kunnen worden. Het beantwoorden van een stelling gaat met behulp van je inlogcode en kan slechts één keer. Eventueel is het mogelijk om een reactie op de poll te geven. Dit zal echter nooit anoniem gebeuren, dus anderen zien precies wie welke reactie heeft gegeven Gebruikershandleiding EMMA MHC Goirle 4

6 Mijn facturen Via Mijn Facturen wordt het mogelijk om je inzicht te geven in de facturen en de betaalstatus. Ook kun je als lid via deze module een kopie facturen opvragen. Omdat dit pas wordt geïnstalleerd in december 2011, zullen enkel facturen van na deze tijd zichtbaar zijn. Teamnaam Team instellingen Hier tref je alle teaminformatie aan. Niet alleen van je eigen team, maar ook van de teams die je training geeft en/of coacht. Ook is er een optie om je hele team te mailen. Daarnaast tref je hier alle trainingstijden aan en alle wedstrijdinformatie. Gedurende het seizoen tref je hier alle uitslagen aan en de meest actuele stand. Achter de uitslagen van de gespeelde wedstrijden tref je twee opties aan: [lezen] en [invoer]. Via de optie [invoer] kun je zelf een wedstrijdverslag maken en eventueel een foto toevoegen. Een wedstrijdverslag vertelt over het wedstrijdverloop. Houdt scheidsrechters en tegenstanders in ere! De club behoudt het recht wedstrijdverslagen aan te passen en/of te verwijderen waar nodig! Het wedstrijdverslag is ook zichtbaar op de algemene website. Teamprofiel In het teamprofiel kun je zinvolle of zinloze informatie over je team en foto's. Het teamprofiel dien je ieder seizoen opnieuw in te voeren. Mijn schema In het persoonlijk wedstrijdschema staan de wedstrijden van de teams die jij wilt zien. Zo kun je een persoonlijk overzicht maken van wedstrijden van je broertjes, zusje of je vriend(in). Je kan teams toevoegen of weghalen door op [wijzigen] te klikken. Trainingsschema Je vind hier het meest actuele trainingsschema van MHC Goirle. Alle wijzigingen zie je hier als eerst. Overige teams! Onder dit kopje kun je alle andere teams van Goirle bekijken. Selecteer eerst een categorie en dan een team. Je ziet dan alle spelers en speelsters staan die in een bepaald team zitten. Ook zie je de contactgegevens van de trainers en coaches. Algemene instellingen MHC Goirle Gebruikershandleiding EMMA MHC Goirle 5

7 Evenementen (x) Deze optie biedt de mogelijkheid om je aan te melden voor evenementen. Onder evenementen kan men bijvoorbeeld een Algemene Ledenvergadering bedoelen of een jeugdfeest. Er wordt bijgehouden voor welke evenementen je reeds hebt aangemeld, zodat de organisator precies weet hoeveel deelnemers er zullen zijn. Lidprofielen In dit gedeelte kun je alle profielen van onze leden bekijken. Je ziet direct wie een profiel heeft aangemaakt en of daar een foto te zien is. Organisatie Hier vind je een totaaloverzicht van de organisatie binnen MHC Goirle. Alle commissieleden met hun takenpakket op een rijtje, inclusief bijbehorende contactgegevens (telefoonummer en mailadres). Documenten Dit is een soort bibliotheekje met documentatie van MHC Goirle. Hier staan documenten die enkel zichtbaar zijn voor leden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de Notulen van een Ledenvergadering. Extra tips Hoe kom ik aan het telefoonnummer of adres van... Log in binnen EMMA en typt bij 'zoek' de achternaam in van het lid of de coach die je zoekt. Ik ben trainer, coach of vrijwilliger maar heb geen inloggevens Voordat je als vrijwilliger kan worden opgevoerd hebben we een aantal basisgegevens nodig. Daarom vragen we om via de website onder Vrijwilligers > Inschrijven een Inschrijfformulier in te vullen. Op het moment dat je gegevens in onze ledenadministratie staan, wordt je automatisch gekoppeld aan de juiste commissie of het juiste team. Wel graag vermelden wat je voor de club gaat doen in het inschrijfformulier. Je krijgt dan automatisch inlogcodes via het ingevulde mailadres. Clubcompetitie Wist je dat er voor alle teams, Junioren, Senioren en Jongste Jeugd, een ranglijst wordt bijgehouden waarin je precies ziet welk team van MHC Goirle de meeste punten heeft gehaald in de competitie? Die clubcompetitie wordt wekelijks bijgewerkt. Je vindt de clubcompetitie op de website onder Competitie > Clubcompetitie Gebruikershandleiding EMMA MHC Goirle 6

8 Vragen en / of opmerkingen Mocht je ondanks deze gebruikershandleiding toch nog vragen hebben over de website of een van de ledensystemen, aarzel niet en laat het weten via: emma@mhcgoirle.nl voor vragen over EMMA (ingelogd) webco@mhcgoirle.nl voor vragen over de website (niet ingelogd) Gebruikershandleiding EMMA MHC Goirle 7