Wit-Gele Kruis van vandaag. Katlyn Colman Algemeen directeur 21/09/2015

Transcriptie

1 Wit-Gele Kruis van vandaag Katlyn Colman Algemeen directeur 21/09/2015

2 Inhoud 1. Aanleiding 2. Visie 3. Veranderingstraject 4. Impact 5. Communicatie 6. Uitdagingen voor de toekomst

3 1. Aanleiding Van waaruit is de behoefte om te veranderen ontstaan?

4 1. Aanleiding (2011) Marktaandeel daalt Doorverwijzers werken meer en meer samen met zelfstandigen, o.a. omwille van vast vertrouwd gezicht, kortere communicatielijnen Zorgmedewerkers vinden is geen sinecure Zorgvraag stijgt Aantal knelpunten eigen aan een grote organisatie (illusie van controle, geografisch verspreide koninkrijkjes, trage besluitvorming,...) Overheid is op zoek naar nieuwe organisatievormen om uitdagingen waar de zorg voor staat de baas te kunnen

5 1. Aanleiding Rondetafelconferentie: Think!-bijeenkomst 300 aanwezigen (medewerkers, patiënten, mantelzorger, huisartsen, medewerkers uit ziekenhuizen, andere zorgactoren) Uitdagingen thuisverpleging van de toekomst Verwachtingen thuisverpleging van de toekomst KD

6 2. Visie Welke visie, welke doelstellingen stellen we voorop?

7 2. Visie Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen wil de referentie zijn in thuisverpleging binnen maatschappelijk verantwoorde totaalzorg

8 Finaliteit/ Klanten Processen Leren en groei Continuïteit Tevreden doorverwijzers Open leercultuur Referentie in thuisverpleging binnen maatschappelijk verantwoorde totaalzorg Effectief ondersteunen van de teams Gespecialiseerde complexe zorg Strategiekaart WGK Oost-Vlaanderen Vraaggestuurd inspelen op innovatieve en maatschappelijke trends Tevreden patiënten Aangepaste verantwoordelijkheden en regelruimte Financiële gezondheid Garanderen van kwaliteit Geëngageerd partnership met actoren in zorglandschap Afgestemde en gecoördineerde zorg door vertrouwde wijkteams Geëngageerde medewerkers Hoe willen we de finaliteit bereiken? Wat zijn KSF s? Competente medewerkers

9 2. Visie: 3 ankerpunten Vertrouwd gezicht Oog voor alle noden van de patiënt Lokale samenwerking

10 2. Visie: verspreiding Interactief bedrijfstheater Bierbaksessies in de afdelingen

11 3. Veranderingstraject Hoe werd de verandering voorbereid, uitgerold, geëvalueerd, begeleid?

12 Begeleiding (3.5) 3. Veranderingstraject Voorbereiding (3.1) leiderschap werkgroepen primair proces Expeditie Fase 1 (3.2) Fase 2 (3.3) Uitrol (3.4) Veranderingsmanagement (3.6)

13 3.1 Veranderingstraject: voorbereiding WAT? Nieuw organisatiegedrag HOE? Externe experten op macro-niveau Mens Geëngageerde en competente medewerkers Cultuur Open leercultuur Structuur Aangepaste verantwoordelijkheden en regelruimte Systemen Tools ter ondersteuning van onze verpleegkundigen en van de zorgkwaliteit Externe experten op macro-niveau Leiderschap (coachen, iedereen is verantwoordelijk) WAAROM? Visie op zorg (referentie in thuisverpleging binnen maatschappelijk verantwoorde totaalzorg)

14 3.1 Veranderingstraject: voorbereiding leiderschap Eigenaarschap teams Lokale teams Gespecialiseerde teams Evolutie leiderschap: van hiërarchisch naar gedeeld leiderschap Ondersteunende diensten: coachende mindset

15 3.1 Veranderingstraject: voorbereiding primair proces 1. Zorgaanvraag 2. Intake 3. Zorgplanning 4. Uitvoering van de zorg 5. Evaluatie van de zorg 6.Zorgstop 7. Afstemming 8. Zorgadministratie 9. Kwaliteitsbewaking en - opvolging

16 3.1 Veranderingstraject: voorbereiding Huidige organisatiestructuur

17 3.1 Veranderingstraject: voorbereiding Schets nieuwe structuur Directie/ management KADER TEAMS Ondersteuning / Staf: Werken vraaggestuurd Teamcoach : Helpt het team zelfsturend te worden Staat naast het team

18 3.2 Expeditie: fase 1 Wie? 6 teams Voorbereiding gestart in 2013; opstart in januari 2014 Grootte: 8 à 15 collega s Meer verantwoordelijkheden: verdelen taken onder elkaar Lokale samenwerking met o.a. huisarts,... Teamcoach, planningsbegeleider

19 3.2 Expeditie: fase 1 - ontwikkelingssessies Onderwerpen Visie, kader, organogram + rollen rond team Zelfsturing Overleggen, vergaderen, feedback geven Tools: profilering, telefoonnummer, mail, Teamindicatoren Rollen/regeltaken, reflectie-instrumenten Vaktechnisch: intake, RIZIV,

20 3.2 Expeditie: fase 1 - wat hebben we geleerd? Focus op zorgproces, de rest komt later Groeien op aangeven van het team Vormingssessies bijgeschaafd: Minder vormingen, meer gespreid Regionaal en mét teamcoach Teamcoaches vroeger opleiden Systemen vroeger up-to-date stellen Kader: herwerkt a.d.h.v. de eerste ervaringen

21 3.3 Expeditie: fase 2 (49 teams) Criteria voor teamsamenstelling Teamgrootte en teamsamenstelling Competenties en ervaring: mix van medewerkers met verschillende talenten en verschillend ervaringsniveau Persoonsgebonden factoren - vb. verlofspreiding, weekendspreiding, privé-activiteiten

22 3.3 Expeditie: fase 2 - Opstart gespecialiseerde teams 3 soorten teams: - 3 teams gespecialiseerd in complexe verpleegtechnische zorg - 1 team met diabeteseducatoren - 1 team met psychiatrische verpleegkundigen Opdracht - Werken ziekenhuis-gebonden - Aanspreekpunt voor ziekenhuizen/specialisten - Opstart verzorging patiënten die ontslagen worden uit het ziekenhuis + toewijzing aan een lokaal team - Ondersteunen lokale teams bij complexe verpleegtechnische zorgen

23 3.3 Expeditie: fase 2 - ondersteuning Concept ondersteuning en management Ondersteuning en management -dienstverlenend in onze job te staan -kennis over vak en coaching op te bouwen en te delen -efficiënt en resultaatgericht te werken Slagkracht van de teams Tevreden patiënten, mantelzorgers en doorverwijzers Dé referentie in thuisverpleging binnen maatschappelijk verantwoorde totaalzorg

24 3.3 Expeditie: fase 2 - ondersteuning Directieteam: opdracht Visie ontwikkelen en uitdragen (intern en extern) Ontwikkelen en bewaken van kader, met teams in gesprek gaan Opvolgen van indicatoren en resultaten bespreken met teams Rol bij aanwerving, ontslag en vorming van teams Verantwoordelijkheid bij het team laten Verschillen tussen teams accepteren

25 3.3 Expeditie: fase 2 - ondersteuning Teamcoach: opdracht = teams helpen zelfsturend te worden Geeft advies als het team daarom vraagt Zorgt ervoor dat team over oplossingen nadenkt Is bereikbaar als het team hem / haar nodig heeft Velt geen waardeoordeel over de weg die het team kiest Wijst het team erop wanneer de visie/kader niet meer gevolgd worden Nodigt team uit tot geven en ontvangen van feedback

26 3.3 Expeditie: fase 2 - functioneringscyclus Focus is ontwikkelingsgericht => Teamcompetentiematrix Leren samenwerken met elkaar is teamproces waarbij teamcoach ondersteunt; team & teamcoach kunnen voor advies terecht bij ondersteunende diensten Reflectie is kernwoord => Zijn we goe bezig? (instrumenten: teamdashboard, checklist, ) Wat bij ernstige functioneringsproblemen van individuen? Directie (bvb diefstal, veroordeling, medische fout, OGGW, verslavingsproblematiek, overtreding AR / carpolicy).

27 3.3 Expeditie: fase 2 Performantie (KPI s) DOEL VOOR WIE Focus op retro-actief & resultaat KPI Jaarrapport management - bijsturing op beleidsniveau - ondersteunen LT beslissingen - verantwoording - retro-actief/evaluatie - Raad van Bestuur - management Onderliggende rapportering (fin / HR/ - indicatoren ) Balanced Scorecard (maandelijks) - reflectie en bijsturing op beleidsniveau - ondersteunen KT beslissingen - verantwoording - geen evaluatie - Raad van Bestuur - management Focus op bijsturing, proces & resultaat KPI Teamdashboard (maandelijks) - reflectie en bijsturing op operationeel niveau - teamcoach - teams - verantwoording - team(s)

28 3.4 Uitrol 2016: volledige uitrol van de resterende lokale teams en de ondersteuning

29 3.6 Veranderingsmanagement Wat doet verandering met mensen, met teams, Bloei Onbewust bekwaam Verwarring Onbewust onbekwaam Groei Bewust bekwaam ; Vere nde Ontkenning Dal Bewust onbekwaam

30 3.6 Veranderingsmanagement 4 fasen van zelfsturendheid en leiderschap Zelfsturend vermogen Fase 4 : resultaatgerichtheid/ ondernemerschap Fase1 : vakmanschap Sturend leiderschap Fase 2 : organiseren Participatief leiderschap Fase 3 : samenwerken Participatief en coachend leiderschap Coachend leiderschap instrueren instrueren/coachen coachen/instrueren coachen Tijd

31 3.6 Veranderingsmanagement Draagvlak creëren, luisteren, vertrouwen, directieteam vakbond Raad van Bestuur veranderteams ontwikkeltraject alle medewerkers

32 3.5 Veranderingsmanagement: Raad van Bestuur Betrokkenheid vanaf het begin van het project: sinds 2011 Uitwerken en bewaken strategie Vertrouwen geven aan directieteam/projectteam Drempelvrees overwinnen Stand van zaken over het project: tijdens maandelijkse vergadering (belangrijkste evoluties, feedback aan directie, ) Goedkeuring Raad van Bestuur nodig bij mijlpalen Beslissing over traject teamcoach Beslissing over verloning Goedkeuring nieuwe structuur/organogram

33 3.5 Veranderingsmanagement directieteam Als de locomotief zich losrukt komt de trein niet aan - op het ritme van de medewerkers werken - visie uitdragen - op 1 lijn staan Directieteam evolueert mee in de verandering rol van de algemeen directeur in de verandering evolutie van directeur naar manager structuur directieteam: 2 leidinggevende directeuren & 2 directeuren met expertenrol

34 3.6 Veranderingsmanagement Reflectie rond veranderingen in kleine groepen: 1. Met welk personage in het boek identificeer je jezelf? Met Snuffel, Pieker, Peins of Snel? 2. Wat is voor jou de situatie? Wat gebeurt er binnen Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen? 3. Wat is jouw taak vandaag in Wit-Gele Kruis Oost- Vlaanderen en hoe belangrijk is zekerheid omtrent je jobinhoud voor jou persoonlijk? 4. Heb jij schrik? Of, ben je niet bang en hoe komt dit dan? Wat van wat je bang maakt is het ergste? Wat zou je doen als je niet bang was? En wat houdt je tegen dat te doen? 5. Hoe kan een collega jou helpen in het veranderingsproces: wie kan je helpen en wat kan hij of zij doen?

35 3.6 Veranderingsmanagement: veranderteams Samenstelling Per functiegroep Homogene samenstelling Opdracht Opvolgen van de verandering binnen hun functiegroep Feedback geven over hoe de verandering wordt onthaald op de werkvloer Monitoren of gedrag in de gewenste richting evolueert Input geven over hoe we deze verandering / gedrag kunnen ondersteunen en verankeren Feedback geven over uitgewerkte concepten aan directieteam

36 3.6 Veranderingsmanagement: teamcoach Ontwikkelings- en selectietraject Vormingssessies (in samenwerking met Instituut voor Samenwerkingsvraagstukken) Zelfevaluatie Beoordeling coachingvaardigheden: input vanuit de verschillende teams & externe metingen Begeleiding door externe coachen

37 4. Impact Hoe wordt de verandering ervaren door patiënten, directie, medewerkers, doorverwijzers,?

38 4. Impact Op patiënten, doorverwijzers, collega s zorgverleners Wisseling vertrouwd gezicht Kortere communicatielijnen (teamnummer) Inspraak, stimuleren van zelfzorg Totaalzorg ervaren Onderzoek in samenwerking met KUL en UGent: maatschappelijke meerwaarde van zelfsturende teams Bijdragen tot langer thuis wonen van patiënten Verhoging kwaliteit van leven Kosten gezondheidszorg voor patiënt en overheid verlagen

39 4. Impact Op medewerkers, leidinggevenden, directie, ondersteunende diensten, enz. Bevlogenheid Betrokkenheid Vraaggestuurd werken => Nieuwe instrumenten/bevragingen zoals bevlogenheidsonderzoek worden uitgetest

40 5. Uitdagingen voor de toekomst

41 5. Uitdagingen Congres 13 November 2015 : boekvoorstelling van het WGK-boek met praktische tips en tricks te verwachten in 2016: boek betreffende de resultaten van ons wetenschappelijk onderzoek

42 5. Uitdagingen Cultuur verankeren: gedeeld leiderschap resultaatgericht werken verankerd krijgen Kwaliteitsmanagement Kennismanagement IT-Systemen Begeleiding medewerkers uitrol fase III

43 Wit-Gele Kruis: is geen tanker,

44 Wit-Gele Kruis: wel een vloot