12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 1

Transcriptie

1 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 1

2 Presentatie Group S Sociaal Secretariaat Anja Van Houtvinck

3 Inhoudstafel 1. Inleiding / trends 2. Interacties en gegevensstromen 3. Schema s 4. Aangiften 5. HR software 6. Voorbeelden 7. Besluit 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 3

4 Inleiding / trends Doel: Toelichten van de impact van digitalisering doorheen verschillende processen die eigen zijn aan de taak van een sociaal secretariaat Aanwerving van werknemer Berekening van lonen Aangiften Beknopte illustraties van verschillende digitale tools 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 4

5 Inzet van digitalisering in de HR wereld: Verminderde administratieve last Meer betrokkenheid van het personeel in HR beleid Noodzakelijke tools voor HRD in de strategische ontwikkeling Vereenvoudigde processen 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 5

6 Inleiding / trends Sociale secretariaten: dienstverleners in human resources management Human resources management versus payroll management Processmanagement 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 6

7 E HRM Web based applicatie Employee / Line manager «Self Servicing» Real time integratie 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 7

8 Sociaal Secretariaat en Interacties en gegevensstromen met de omgeving 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 8

9 Verzekeringsfonds Werkgevers Financiën Werknemers Banken 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 9

10 Digitaal Traject Van de aanwerving van de werknemer Tot het opstellen van de loonbrief 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 10

11 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 11

12 Voorafgaande aangiften Dimona Limosa Check Work 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 12

13 Dimona aangifte Elke aanwerving Vóór tewerkstelling werknemer Elke beëindiging van contract Elektronisch Portaal RSZ Web applicatie Group S 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 13

14 Aangifte Dimona Web applicatie 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 14

15 Aangifte Limosa Buitenlandse werkgever wenst tijdelijk werknemers in België te detacheren Verplichte aangifte Elektronisch Vóór tewerkstelling werknemer 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 15

16 Aangifte Check Work Bij werken in onroerende staat: verplichte aanwezigheidsregistratie voor plaatsen waar de werken worden uitgevoerd Voorwaarden: Elektronisch 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 16

17 HR software 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 17

18 HR software Een database met gegevens van het personeel (wel of niet gelinkt aan payrol) Functionaliteiten voor het beheer van processen (payrol, rekrutering, beheer van opleidingen, ) Rollen met de bedoeling dat iedereen aan deze processen kan deelnemen - Elke medewerker krijgt dus een toegang - Moet een web applicatie zijn die voor iedereen overal toegankelijk is Nadruk op intuïtiviteit (geen opleiding voor klant nodig) Multi-supports Sterke beveiliging Paperless 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 18

19 HR software persoonsgegevens en de contracten. de aanwezigheid en de afwezigheid payroll documenten Rapporten het organigram KSS ESS MSS HR Beheer van het materieel ( GSM-PC) opleidingen competenties evaluaties Beheer van werving - selectie Who swho onkostennotas 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 19

20 De kandidaat self-servicing persoonsgegevens en de contracten. de aanwezigheid en de afwezigheid payroll documenten Rapporten het organigram KSS Beheer van het materieel ( GSM-PC) opleidingen competenties evaluaties Beheer van werving - selectie Who swho onkostennotas 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 20

21 Employee self-servicing persoonsge-gevens en de contracten. de aanwezigheid en de afwezigheid payroll documenten Rapporten het organigram ESS Beheer van het materieel ( GSM-PC) opleidingen competenties Beheer van evaluaties Beheer van werving selectie- Mobiliteit Who swho onkostennotas 21

22 Manager self-servicing persoonsgegevens en de contracten. de aanwezigheid en de afwezigheid payroll documenten Rapporten het organigram MSS Beheer van het materieel ( GSM-PC) opleidingen competenties evaluaties Beheer van werving - selectie Who swho onkostennotas 22

23 Het HR departement persoonsge-gevens en de contracten. de aanwezigheid en de afwezigheid Beheer van payroll documenten Rapporten het organigram HR Beheer van het materieel ( GSM-PC) opleidingen competenties evaluaties Beheer van werving - selectie Who swho onkostennotas 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 23

24 Voorbeelden Presta Web Leave Request Mpleo 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 24

25 Input Input Stempelklok (check Work) ERP Presta Web Dimona MPLEO Betaalmotor BOEKH. N DIMONA BETALINGEN Aanmaak documenten Aangiften DMFA, Fiscaal, Andere Boekhouding Betalingen 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 25

26 Presta Web 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 26

27 Leave request 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 27

28 Leave request 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 28

29 MPLEO 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 29

30 OUTPUT Aanmaak van bestanden voor werkgever Boekhoudkundig Betaling Elektronische aangiften DMfA Fiscaal ASR Aanmaak van documenten Elektronische loonbrieven Elektronische facturen Diverse uittreksels Automatische processen Betaling netto Bestelling maaltijdcheques Betaling naar derden 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 30

31 Documents 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 31

32 Documents 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 32

33 BOEKHOUDING REPORTING DOCUMENTEN Web applicaties: schema Web applicaties: schema Werkgever documenten Werknemers documenten Sterke beveiliging: 2 mogelijkheden 1. Zich aanmelden + ou KMO rapporten Standaardrapporten Boekhouding DIMONA Presta Web 3. Na de verwerking ICO bestand + of BOEKHOUDING 2. Loon voorbereiden Leave Request NEW : Accounts mobile Simulatietools 4. Divers 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 33

34 12/10/2017 Group S - Sociaal Secretariaat 34