Webapplicaties Op maat van je proces

Transcriptie

1 Webapplicaties Op maat van je proces

2 Content Wat is een webapplicatie Voordelen van webapplicaties Toepassingen/Use cases

3 Wat is een webapplicatie

4 Wat is een webapplicatie Webapplicaties laten toe om processen binnen je organisatie beter en efficiënter te maken! Een webapplicatie is een online systeem waarin zowel data kan worden weggeschreven als geconsulteerd afhankelijk van de rol van de gebruiker. Dit lijkt erg breed, en dat is het ook, met een webapplicatie kan je de meeste dingen bouwen die je je kan voorstellen. Een webapplicatie heeft een aantal typische eigenschappen: Het is een applicatie die online beschikbaar is. Het is een applicatie die gestuurd wordt door een database, data staat centraal en kan worden opgevraagd en aangepast. Afhankelijk van de rol van de gebruiker heeft hij toegang tot een of meerdere functionaliteiten.

5 Wat is een webapplicatie De webapplicatie zal online beschikbaar zijn En dat brengt enkele belangrijke voordelen met zich mee: Iedereen werkt op de elk moment in de tijd op dezelfde versie van de gegevens. Verschillende mensen kunnen de gegevens behandelen zonder dat er verschillende versies van de gegevens ontstaan (zoals bijvoorbeeld in Excel). De gegevens kunnen van overal ter wereld geraadpleegd en aangepast worden. De gegevens kunnen geraadpleegd en aangepast worden op eender welk apparaat verbonden met het internet. Smartphone, Tablet, laptop, pc.

6 Wat is een webapplicatie De webapplicatie zal typisch toelaten om data weg te schrijven en op te vragen Data wegschrijven: Een lid aanmaken Een activiteit loggen Een feedback formulier invullen Een nieuwe versie van een bestand uploaden Data opvragen: Wie heeft op 23/05/2018 de plannen voor werf X aangepast en wat was de vorige versie? Welke activiteiten werden er door persoon X gedaan in een bepaalde periode? Hoeveel leden hebben we en hoeveel van deze leden hebben hun lidgeld nog niet betaald? Fiscale attesten genereren voor elk kind dat in de vakantie activiteiten heeft gedaan bij ons.

7 Wat is een webapplicatie Verschillende rollen voor gebruikers kunnen worden gecreëerd. Dit laat toe iedere gebruiker alleen de mogelijkheden te geven die hij écht nodig heeft. Dit maakt ten eerste de tool zo eenvoudig mogelijk voor elke gebruiker, maar zorgt er daarnaast ook dat mensen geen toegang hebben tot data die ze niet absoluut nodig hebben (GDPR). Zo kan je in een applicatie voor kinderdagverblijven bijvoorbeeld de volgende rollen zien: Gast : Ouders die nog niet in het systeem staan kunnen zich registreren. Ouder : Ouders kunnen kinderen toevoegen en informatie omtrent hun kind opvragen alsook hun persoonlijke data up-to-date houden. Verzorger : Kan informatie opvragen over kinderen. Maar alleen medische informatie van kinderen in hun eigen groep. Kan aankomst en vertrek van een kind registreren alsook informatie over eten & drinken. Verantwoordelijke : Kan gegevens van kinderen en ouders aanpassen. Kan verzorgers aan groepen alloceren, kan alle medische informatie opvragen, heeft toegang tot rapporten die aanwezigheden en financiële gegevens van de ouders combineren met het oog op facturatie.

8 Voordelen van webapplicaties

9 Voordelen van webapplicaties Webapplicaties zorgen voor optimalisaties en digitalisering van processen. Dit brengt uiteraard niets dan voordelen met zich mee. Verschillende taken kunnen geoptimaliseerd en verbeterd worden en ook de mogelijkheden naar rapportering zijn steeds erg uitgebreid. Data wordt centraal beheerd waardoor iedereen in je organisatie steeds toegang heeft tot de meest recente versie, geen gedupliceerde data meer dus. Mensen kunnen samenwerken op data en kunnen afhankelijk van hun rol bepaalde data al dan niet te zien krijgen. Zo krijgt iedereen exact wat hij nodig heeft, wat dan weer in lijn is met de principes van GDPR.

10 Use cases

11 Use cases 1 Geautomatiseerde ledenadministratie voor de speelpleinwerking

12 Use case 1: Ledenadministratie voor speelpleinwerking De uitdaging De oplossing Speelpleinwerking Groene Zone had een semiautomatisch systeem voor het inschrijven van kinderen en monitoren. Aangezien het beheers gedeelte offline was, kon er steeds slechts vanaf 1 plaats op gewerkt worden. Ook was het niet mogelijk te achterhalen wie welke aanpassingen gedaan had aan de data. Daarnaast moesten ze elke jaar rekenen op tussenkomst van gemotiveerde en IT geschoolde vrijwilligers om het systeem klaar te maken voor een nieuw werkingsjaar. De organisatie was dus op zoek naar een gebruiksvriendelijk systeem voor leden administratie én input van aanwezigheid. Daarnaast wensten ze ook uitgebreide rapportering op de beschikbare data. Een webapplicatie met 4 beveiligingsrollen. Zo heeft iedereen toegang tot de data die hij of zij nodig heeft om zijn werk te doen. De applicatie laat toe zowel inschrijvingen als verder verwerking van gegevens online te beheren. Elke aanpassing aan data wordt gelogd, zodat men steeds kan achterhalen wie wat heeft aangepast. Na het online inschrijven krijgen ouders een overzichtelijk PDF document ter ondertekening. Alle informatie kan online geraadpleegd en aangepast worden. Via 2 type schermen kan het secretariaat aanwezigheden ingeven per kind. Fiscale attesten worden automatisch gegenereerd op basis van de dagen waarop een kind aanwezig was.

13 Use case 1: Ledenadministratie voor speelpleinwerking

14 Use cases 2 Beheer van toegang & ownership van documentatie 500 elektrische borden.

15 Use case 2: Beheer toegang documentatie elektische borden De uitdaging De oplossing De afdeling is verantwoordelijk voor het beheer van meer dan 500 elektrische borden. Verschillende onderaannemers voeren onderhoud en uitbreidingswerken uit op deze elektrische borden. Momenteel wordt de laatste versie van de documentatie manueel doorgestuurd naar de onderaannemers. De aangepaste documentatie wordt teruggestuurd. Dit manuele proces zorgt voor een moeilijk overzicht van de meest actuele versie van de documenten. Daarnaast zorgt deze manier van werken voor veel mailverkeer, misverstanden en onnodige vertragingen. Het is moeilijk of niet te achterhalen wie wanneer aan een bord werkte en welke aanpassingen er zijn gebeurd. Een webapplicatie die steeds toegang geeft tot de laatste documentatie van een elektrisch bord. Onderaannemers kunnen toegang vragen tot een bord. Zodra deze wordt goedgekeurd hebben zij het bord in hun overzicht en hebben ze toegang tot de verschillende documenten. Na de werken kunnen ze de aangepaste documentatie opladen, de controle over het bord teruggeven aan de opdrachtgever en laten weten wat ze hebben gedaan. De opdrachtgever heeft in 1 overzicht alle laatste informatie over hun borden. Ze weten perfect wie wanneer aan een bord heeft gewerkt en welke aanpassingen werden uitgevoerd. Ze beschikken over een versie historiek van alle documenten van elk bord.

16 Use case 2: Beheer toegang documentatie elektische borden

17 Use cases 3 Leden en activiteiten beheer voor jeugdbeweging

18 Use case 3: Leden en activiteiten beheer voor jeugdbeweging De uitdaging De oplossing Het ledenbeheer van de jeugdbeweging werd volledig manueel gedaan, op een google Formulier na. Om tijd te besparen en efficiënter en correcter te kunnen werken, wenst de jeugdbeweging over te schakelen naar een geautomatiseerd systeem dat de gebruikers de mogelijkheid biedt zelf hun gegevens te beheren en inschrijvingen uit te voeren en op te volgen. Verschillende profielen binnen de organisatie dienen toegang te krijgen tot (een deel) van deze informatie. Met de nieuwe GDPR wetgeving is het van belang dat individuen zelf toegang hebben tot hun gegevens en ze eventueel kunnen aanpassen en verwijderen. Een portaal waarin ouders een account kunnen aanmaken en gezinsleden toevoegen. Deze gezinsleden kunnen worden aangepast door zowel de jeugdbeweging als de ouders zelf. Logging zorgt ervoor dat het duidelijk is wie wat heeft aangepast. Ouders worden verwittigd wanneer aanpassingen gebeurd zijn aan een van hun gezinsleden. De organisatie kan activiteiten toevoegen die automatisch beschikbaar worden gesteld voor ouders, die hun gezinsleden hiervoor kunnen inschrijven. Het systeem voorziet een gerichte functionaliteit die toelaat een specifieke groep mensen te mailen. Bijvoorbeeld, een mail naar alle ouders van kinderen die werden ingeschreven voor het buitenlands kamp van de Aspi s.

19 Use case 3: Leden en activiteiten beheer voor jeugdbeweging

20 Use cases 4 Tijdsregistratie op maat voor dienstverlenende bedrijven

21 Use case 4: Tijdsregistratie op maat voor dienstverlenende bedrijven De uitdaging De oplossing Voor bedrijven in de dienstensector is het belangrijk goed bij te houden hoeveel projecten lopende zijn en wat de status van het budget van elk project is. Vaak werken verschillende mensen samen op een project en is het is dus belangrijk om een continu zicht te hebben op hoeveel prestaties reeds zijn gepresteerd op een project. Zonder centraal systeem is het moeilijk om de prestaties die geleverd werden te detailleren naar klanten toe. Het is moeilijk voor de organisatie om te begrijpen welke klanten en projecten het meest rendabel zijn en welke projecten moeten bijgestuurd worden. Software beschikbaar op de markt bevat vaak te veel functionaliteiten en ontbreekt enkele cruciale functionaliteiten. Hierdoor is het de moeite om voor maatwerk te kiezen. Een webapplicatie waartoe alle medewerkers toegang hebben. Klanten & projecten kunnen worden aangemaakt. Een project bevat verschillende parameters zoals het budget, het gewenste uurtarief per profiel, de marges die je wenst, Er kunnen tijd en kosten geboekt worden op projecten. In een overzichtelijk dashboard vind je de status van de verschillende projecten terug, gebaseerd op de meest actuele informatie. Rentabiliteit kan opgevolgd worden per dag, week, maand, jaar en per project of klant. Op die manier weet je exact hoe goed je organisatie bezig is. Voor facturering kan je steeds alle details van een project opvragen.

22 Use case 4: Tijdsregistratie op maat voor dienstverlenende bedrijven

23 Use cases 5 Interactieve presentaties dankzij live feedback

24 Use case 5: Interactieve presentaties dankzij live feedback De uitdaging De oplossing Bij het geven van presentaties is interactie met het publiek van groot belang om een blijvende indruk na te laten. Een systeem op maat is nodig om de specifieke vereisten tegemoet te komen zoals het actief zetten van specifieke vragen op specifieke momenten en het linken van persoonsgegevens voor latere analyses. Er is nood om analyses uit te voeren overheen presentaties om de impact van een alternatieve vraagstelling te analyseren. De wens bestaat om na de presentatie een geautomatiseerd verslag van de resultaten te versturen naar de deelnemers. De presentator kan op voorhand vragen en opties vastleggen en een volgorde bepalen. Tijdens de presentatie bepaalt de presentator zelf welke vraag op dat moment aan het publiek ter beschikking wordt gesteld via de webapplicatie. Feedback van het publiek wordt live gerapporteerd tijdens de presentatie. Alle feedback is opgeslagen in een database dus kan ook later geanalyseerd worden en vergeleken worden tussen verschillende versies van de presentatie. Via de webapplicatie verzamelen we ook belangrijke informatie van de gebruikers. Deelnemers krijgen na de presentatie automatisch een mail met een overzicht van de verschillende resultaten als referentie.

25 Use case 5: Interactieve presentaties dankzij live feedback

26 Joren Melis Meuterhofstraat Herent / BTW: BE