Medewerker dienst burgerzaken

Transcriptie

1 Medewerker dienst burgerzaken Functiebenaming/graad en functionele loopbaan Medewerker dienst burgerzaken, C1-C3. (front- en backoffice) Doel van de functie Professioneel uitvoeren van diverse administratieve taken in de back- en frontoffice zodat een vlotte en correcte dienstverlening kan worden verzekerd aan de bezoekers van de dienst burgerzaken. Plaats in de organisatie Rapporteert aan het diensthoofd burgerzaken. Resultaatsgebieden 1. Op een klantvriendelijke en correcte manier instaan voor een professionele invulling van de front-office functie van de dienst burgerzaken. Dit houdt ondermeer in: Informatie geven aan de burgers over de noodzakelijke administratieve formaliteiten binnen de dienst; Kwalitatief en efficiënt verwerken van aanvragen en afleveren van de nodige documenten en/of akten: o identiteitskaarten en reispaspoorten; o (voorlopige) rijbewijzen en internationale rijbewijzen; o attesten van leven, gezinssamenstellingen, attesten van woonst, enz o geboorten, overlijdens, huwelijken, jubilea, echtscheidingen, nationaliteiten, erkenningen, enz; Registreren van diverse verklaringen door burgers, bvb. m.b.t. laatste wilsbeschikking, orgaandonatie, wettelijk samenwonen, euthanasie,; Kunnen instaan voor complexere dossiers rond het afleveren van bepaalde documenten; 2. Kunnen instaan voor een professionele invulling van de back-officefunctie. (met het oog op het snel kunnen afwerken, accuraat en nauwkeurig documenten afleveren op een zo efficiënt mogelijke manier). Dit houdt ondermeer in: Instaan voor een efficiënte administratieve verwerking en de nodige nazorg bij de door de burger gestelde vragen en verwachtingen aan de frontoffice; Noodzakelijke aanpassingen correct doorvoeren in het Rijksregister;

2 Verwerken van allerhande binnenkomende correspondentie van interne diensten en externen (burgers) 3. Via een proactieve houding instaan voor een aantal specifieke ondersteunende taken t.a.v. collega s, of bij afwezigheid van collega s of diensthoofd, zoals bvb: instaan voor algemene administratieve taken (zoals bvb. het kasbeheer, het klasseren en bewaren van documenten of aktes, enz); Opvolgen van de wetswijzigingen en de nieuwe onderrichtingen en deze kunnen toepassen in de praktijk; 4. Actief meewerken aan de uitbouw van de dienst om de vooropgestelde doestellingen te kunnen bereiken. Dat houdt onder meer in: Meewerken aan een positieve en collegiale werksfeer en elkaar stimuleren (o.a. ook door een actieve deelname en inzet binnen de organisatie aan dienst- of departementsoverschrijdende projecten); Een bijdrage leveren aan een goede werkorganisatie van de dienst op basis van de taakverdeling (afspraken uurroosters respecteren, respect voor andermans taken, telefoonpermanentie, opvolging van zaken tijdens verlof of ziekte collega,) met ook de bereidheid om in een beurtrol op zaterdagen te werken; Deelnemen aan en een actieve bijdrage leveren in het periodieke werkoverleg;

3 Functiedoelstellingen Vaktechnische doelstellingen Professionele toepassing van: Reglementering voor het bijhouden van bevolkingsregisters en het gebruik van het rijksregister; Reglementering betreffende eid, Kids-ID, voorlopige identiteitskaart, Reglementering betreffende rijbewijzen; Relevante wetgeving (afstammingswet, burgerlijk wetboek, enz) Basistoepassing van: Gangbare pc- en softwareprogramma s (Officepakket: Word,, Acces, Excel); Specifieke software gebruikt binnen de dienst (WinBV, Belpic, Winabs,) Kennis van de organisatie en de huisstijl. Toepassen van de voorgeschreven huisstijl in zowel de externe als de interne communicatie;

4 Competentieprofiel Voortdurend Verbeteren I. U denkt/werkt actief mee aan het verbeteren van de manier waarop wordt gewerkt (binnen de eigen functie, dienst, departement, organisatie). (actief) - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor een goede werking (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ). - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ). - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk. - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen. Klantgericht handelen U onderneemt zelf acties om de meest geschikte oplossing te bieden, ook bij minder evidente vragen en problemen van klanten. (reactief - flexibliteit) - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant. - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening. - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp. - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant. - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen. Samenwerken U werkt op een constructieve manier samen met collega s aan gezamenlijke opdrachten en pleegt overleg op gepaste momenten. (actief/constructief) - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen. - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep. - Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren. - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen. Resultaatsgericht handelen U bewaakt de voortgang van het eigen werk door actief en gericht te werken aan het bereiken van het beoogde doel/resultaat. (proactief procesniveau) - Bewaakt voorgang van processen in de tijd. - Zoekt spontaan alternatieven als een bepaalde actie niet tot het beoogde resultaat heeft geleid. - Evalueert regelmatig de stand van zaken ten opzichte van de beoogde doelstelling. - Legt vervolgafspraken en -activiteiten vast. Problemen Analyseren U legt verbanden en ziet oorzaken. - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten. - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen. - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie. - Detecteert onderliggende problemen. - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie. Nauwkeurig werken U gaat zorgvuldig en correct te werk bij taken die minder eenduidig omschreven zijn. - Kan bij onbekende taken of opdrachten toch nauwkeurig werk afleveren. - Brengt tijdens het werk orde en structuur in materie waarmee hij in eerste instantie niet vertrouwd is.

5 - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties. Communiceren I. U zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen door niet alleen uw boodschap duidelijk te brengen, maar ook door op actieve wijze te luisteren en de nodige terugkoppelingen te maken om de gesprekspartner te begrijpen. - Gaat regelmatig na of de eigen boodschap voor de andere duidelijk is. - Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen. - Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet - Schept een situatie die uitnodigt tot een gesprek (bv. stiltes laten) door o.a. via gedrag en houding blijk te geven van interesse voor wat de andere brengt. - Geeft tussendoor een correcte samenvatting van wat is gezegd om zo te toetsen of hij goed begrijpt wat de andere wil zeggen. - Vraagt opheldering, een reden of oorzaak als hij niet begrijpt wat de andere zegt of wanneer de gesprekspartner boodschappen niet afwerkt (vb. halve zinnen, aarzelingen). - Vraagt door op gegeven informatie en reageert inhoudelijk op wat de gesprekspartner zegt. - Integreert de inbreng van anderen in zijn eigen uiteenzetting. - Reageert (verbaal) op non-verbale signalen van zijn gesprekspartner.