Gebruikers en groepen

Transcriptie

1 Gebruikers en groepen Deze handleiding beschrijft de functionaliteit gebruikers en groepen. U vindt deze functionaliteit in het SchoolWapps dashboard onder de menuoptie Algemeen. Met de module gebruikers kunt u gebruikers uitnodigen en toegang geven tot uw SchoolWapps portaal. Daarnaast kunt u diverse beheertaken uitvoeren, zoals wachtwoorden herstellen en gebruikers de toegang ontzeggen. Met de module groepen bepaalt u welke functionaliteit en informatie u beschikbaar stelt aan uw gebruikers. De module groepen komt terug in een groot aantal andere onderdelen van SchoolWapps, waaronder: Functionaliteit Toegang pagina s Nieuwsbrieven* Spoedberichten* Tijdlijn* Toelichting Groepen komen in het SchoolWebsite paginabeheer terug als rol. Hiermee kunt u bepalen welke gebruikers u toegang geeft tot een pagina en wie de pagina mag bewerken. In de nieuwsbriefmodule kunt u 1 of meerdere groepen selecteren en hiermee een de nieuwsbrief sturen naar alle leden van deze groep(en). In de spoedberichtenmodule kunt u 1 of meerdere groepen selecteren en hiermee een spoedbericht sturen naar alle leden van deze groep(en). Een spoedbericht wordt als pushbericht verstuurd naar de mobiele SchoolWapps app. U kunt per groep aangeven of deze in de tijdlijn beschikbaar komt. Op de tijdlijn kunt u op laagdrempelige wijze communiceren met de leden van de groep (bijv. een klas). Een gebruiker ziet alleen de berichten die zijn geplaatst in de groep(en) waar de gebruiker lid van is. * Deze modules zijn uitsluitend beschikbaar in de OuderPlus module. Beide modules zijn met elkaar verweven. Zo kunt u vanuit de module groepen gebruikers (leden) toevoegen en vanuit de module gebruikers een gebruiker lid maken van één of meerdere groepen. Gebruikers die u toevoegt aan de systeemgroep Sitemanager krijgen volledige beheerrechten in uw SchoolWapps portaal. Hiermee kunt u uw beheertaken delen met collega s. Voordat u gebruikers kunt toevoegen aan een groep dient u eerst de betreffende groepen aan te maken. Om die reden wordt hieronder groepen eerst besproken en daarna gebruikersbeheer. Copyright Web2Work

2 Groepen beheren U kunt groepen beheren door te klikken op de menu optie Groepen. U krijgt dan de onderstaande lijst te zien. In deze lijst ziet u standaard alle actieve groepen. Door te klikken op de knop Nieuwe groep kunt u een nieuwe groep aanmaken. Door te klikken op en groep in de lijst met groepen kunt u een bestaande groep bewerken. Met het filter kunt u zoeken op de volgende kenmerken: Filteroptie Zoek op naam Schooljaar Type In tijdlijn Toelichting Zoek op een onderdeel van de groepsnaam Toont groepen van een specifiek schooljaar Toont alleen groepen van een bepaald type Toont alleen groepen die wel / niet op de tijdlijn terugkomen Copyright Web2Work

3 Groep toevoegen Met de knop Nieuwe groep voegt u een nieuwe groep toe. U komt in het onderstaande scherm terecht. De opties worden in de onderstaande tabel toegelicht: Veld Naam Schooljaar Type In tijdlijn Toelichting Hier geeft u de groep een naam. Bv. groep 8 of Medezeggenschapsraad. Hier geeft u aan in welk schooljaar u de groep wenst te gebruiken. U kunt hiermee bijvoorbeeld onderscheid maken tussen groep 5 van dit jaar en groep 5 van vorig jaar. Dit stelt u tevens in staat om de ouders van het voorgaande jaar toegang te laten behouden tot b.v. de tijdlijn met berichten van het voorgaande jaar. Systeem Niet te wijzigen SchoolWapps groep, bv. Sitemanagers. Aan deze groepen kunnen alleen leden worden toegevoegd. Standaard Dit betreft een groep waar geen leerlingen aan gekoppeld zijn, bijvoorbeeld de MR, etc. Deze groepen zijn ook beschikbaar in paginabeheer om rechten aan toe te kennen. Tevens kunnen deze groepen worden gebruikt voor oudercommunicatie. Klas Dit betreft een groep waar ook leerlingen aan gekoppeld kunnen worden*. Deze groepen zijn ook beschikbaar in paginabeheer om rechten aan toe te kennen. Tevens kunnen deze groepen worden gebruikt voor oudercommunicatie. Hiermee voegt u de groep toe aan de tijdlijn, zodat u via de tijdlijn kunt communiceren met de leden van de groep. * Het type klas is een voorbereiding op SchoolWapps leerlingbeheer. In een volgende SchoolWapps versie kunnen leerlingen en ouders bij klassen worden vastgelegd, waardoor het beheer van leerlingen en ouders nog makkelijker wordt. Copyright Web2Work

4 Groep bewerken Door op een groep in de lijst te klikken kunt u een groep bewerken. Onderstaand scherm verschijnt. De volgende extra functionaliteit is hier beschikbaar: Veld Status Leden Toelichting Hiermee kunt u aangeven of de groep actief is of gearchiveerd. In lijsten worden standaard alleen de actieve groepen getoond. In zoeklijsten worden eerst de actieve groepen getoond, vervolgens de gearchiveerde. U kunt een groep altijd weer actief maken. Archiveren is vooral handig om groepen van een voorgaand schooljaar te archiveren. In dit gedeelte kunt u gebruikers direct toevoegen aan of verwijderen uit de groep. U kunt een betreffende gebruiker zoeken op naam. Groep verwijderen U kunt groepen verwijderen door de groep te bewerken en vervolgens in het detailscherm op de knop verwijderen te klikken. De groep en alle aan de groep gekoppelde functionaliteit wordt op dat moment verwijderd uit SchoolWapps. Copyright Web2Work

5 Gebruikers beheren De functie Gebruikers stelt u in staat om gebruikers toe te voegen aan uw SchoolWapps portaal. Door te klikken op de menuoptie Gebruikers komt u terecht in de gebruikerslijst. In deze lijst heeft u de mogelijkheid om te zoeken naar bestaande gebruikers, kunt u handmatig nieuwe gebruikers toevoegen, gebruikers in bulk importeren en gebruikers uitnodigen door middel van een uitnodiging. De mogelijkheden worden in de volgende paragrafen toegelicht. Tevens wordt de profielpagina toegelicht waar de gebruikers hun persoonlijke SchoolWapps instellingen kunnen vastleggen. Copyright Web2Work

6 Gebruikers toevoegen (handmatig) U voegt een nieuwe gebruiker toe door op de knop Nieuwe gebruiker te klikken. De niet voor zichzelf sprekende velden worden in onderstaande tabel toegelicht: Veld Gebruikersnaam Weergavenaam Type Toelichting Hier legt u de unieke gebruikersnaam vast voor de betreffende gebruiker. Wij raden u aan om hier het adres voor te gebruiken. Dit is de naam waarmee de gebruiker zichtbaar wordt binnen SchoolWapps, bijvoorbeeld bij berichten op de tijdlijn. Dit kan de volledige naam zijn, maar ook bv. een naam als Meester Jos. Hiermee kunt u aangeven of een gebruiker een ouder / verzorger is en/of een leerkracht. Deze kenmerken worden binnen SchoolWapps gebruikt om de juiste typen gebruikers te tonen. Zodra u tevreden bent over de invoer klikt u op de knop opslaan. Indien u alle gegevens correct hebt ingevoerd verandert het scherm in de volledige gebruikersweergave (gebruiker bewerken). U kunt hier aanvullende gegevens vastleggen, zoals de groep van de gebruiker. In het geval uw gegevens niet correct zijn ingevoerd geeft SchoolWapps u aan welke invoer u dient aan te passen. Copyright Web2Work

7 Gebruiker bewerken Na het opslaan van de gebruiker of het klikken op de gebruiker vanuit de gebruikerslijst wordt het scherm gebruikers bewerken geopend. De volgende extra functionaliteit is hier beschikbaar: Veld Verwijderen Forceer wachtwoord wijziging Groepen Geavanceerd Toelichting Met deze knop kunt u de gebruiker verwijderen uit SchoolWapps. Met deze knop kunt u de gebruiker bij een volgende inlogpoging verplichten om zijn / haar wachtwoord te wijzigen. Met behulp van deze functionaliteit kunt u de gebruiker in de gewenste groepen plaatsen. De groepen waartoe de gebruiker behoort bepalen wat de betreffende gebruiker mag doen en mag zien binnen uw SchoolWapps portaal. In deze lijst kunt u de gebruiker aan één of meerdere groepen toevoegen of loskoppelen. Op dit tabblad ziet u aanvullende informatie over de gebruiker. Tevens staan hier twee knoppen opgenomen: Gebruiker toegang ontzeggen / forceer wachtwoord wijziging Hiermee kunt u de toegang voor deze gebruiker tot SchoolWapps (tijdelijk) blokkeren. Zodra u op deze knop klikt verandert de tekst naar Gebruiker autoriseren. Klikt u nogmaals dan heeft de gebruiker weer toegang tot SchoolWapps. Copyright Web2Work

8 Gebruikers importeren en uitnodigen Wanneer u beschikt over de adressen van uw toekomstige SchoolWapps gebruikers dan kunt u deze op eenvoudige wijze toevoegen aan SchoolWapps. Dit is ideaal wanneer u grote groepen gebruikers (zoals ouders) wilt toevoegen aan uw SchoolWapps portaal. U volgt hiervoor de volgende stappen: 1. Gebruikers groepsgewijs importeren 2. Gebruikers uitnodigen 3. Registratie door gebruiker 4. Registraties bewaken Nadat u de uitnodiging hebt verstuurd aan de gebruikers, ontvangen zij een met het verzoek hun registratie te voltooien. De uitgenodigde gebruikers kunnen zelf direct hun profiel en wachtwoord bijwerken, zodat u al deze informatie niet zelf hoeft in te voeren. De stappen worden onderstaand toegelicht. Gebruikers importeren Het toevoegen van gebruikers (leden) gaat heel eenvoudig d.m.v. het kopiëren & plakken van de adressen. Deze kunt u ophalen uit uw eigen administratie (LAS/LVS). U voegt de adressen per groep toe. Hieronder staat een voorbeeld weergegeven van een Excel export waaruit de e- mailadressen worden gekopieerd. Kopieer de adressen van de gebruikers die behoren tot een specifieke groep. Bijvoorbeeld alle ouders van groep 1. Copyright Web2Work

9 Klik vervolgens op de knop Importeren bij de gebruikerslijst. Het volgende scherm verschijnt: Plak hier de adressen die u zojuist gekopieerd heeft van de groep waaraan u deze wilt toevoegen. Als het adres al bestaat dan wordt deze gebruiker niet opnieuw aangemaakt, maar gekoppeld aan de groep waarvoor u deze importeert. Een ouder met kinderen in meerdere groepen wordt op deze manier automatisch correct gekoppeld. Als u de adressen in het tekstvak hebt geplakt, klik u op Volgende. Onderstaand scherm verschijnt: Copyright Web2Work

10 Dit scherm geeft een overzicht van de gebruikers en hun status. De status en actie geven aan wat er met de betreffende gebruiker wordt gedaan. De volgende acties worden onderscheiden: - Aanmaken; het betreft een nieuwe gebruiker die wordt aangemaakt in het systeem - Bijwerken; de gebruiker bestaat al, maar wordt door deze import voorzien van een extra groep - Overslaan; deze gebruiker kan vanwege een technische reden niet worden geïmporteerd. In dit geval kunt u contact opnemen met onze servicedesk. U dient vervolgens aan te geven of u de gebruikers van een kenmerk wenst te voorzien (ouder / verzorger, leerkracht). Deze kenmerken worden binnen SchoolWapps gebruikt om specifieke functionaliteit mogelijk te maken. U kunt het kenmerk later altijd handmatig aanpassen. Tot slot koppelt u deze gebruikers aan één of meerdere groepen. De groepen bepalen wat de gebruiker in SchoolWapps mag zien. Zodra u tevreden bent over de instellingen drukt u op de knop Importeren. Copyright Web2Work

11 De gebruikers worden nu toegevoegd aan SchoolWapps. Na het importeren krijgt u een overzicht te zien van de resultaten. Klik op gereed om terug te keren naar de gebruikerslijst. Herhaal voorgaande stappen voor iedere groep waarvoor u gebruikers wilt importeren. Nadat u gebruikers heeft geïmporteerd verschijnen de gebruikers direct in de gebruikerslijst. De zojuist aangemaakte gebruikers zijn voorzien van een uitroeptekentje. Dit wil zeggen dat de gebruiker is aangemaakt maar nog geen uitnodiging heeft ontvangen om zijn registratie af te ronden. Kortom, de gebruiker bestaat wel binnen SchoolWapps, maar is hier nog niet van op de hoogte. Copyright Web2Work

12 Gebruikers uitnodigen U kunt alle gebruikers die nog geen uitnodiging hebben ontvangen in één keer een uitnodiging sturen om hun registratie af te ronden. Hierna kunnen zij inloggen op SchoolWapps. Om gebruikers uit te nodigen klikt u boven de gebruikerslijst op de knop Uitnodigen. Hierna komt u terecht in het onderstaande scherm. Hier staan alle nog niet uitgenodigde gebruikers. In het geval u reeds eerder een uitnodiging hebt verstuurd naar gebruikers en deze zich nog niet hebben geregistreerd op uw portaal, dan kunt u de uitnodiging opnieuw versturen door een vinkje te zetten bij Reeds verzonden uitnodigingen opnieuw versturen. Om de uitnodigingen te versturen klik op knop Verzenden. U krijgt een samenvatting van het verzenden te zien. Klik op de knop gereed om terug te keren naar de gebruikerslijst. Copyright Web2Work

13 In de gebruikerslijst verschijnt nu een icoontje naast de gebruikersnaam. Hiermee wordt duidelijk dat de gebruiker een uitnodiging heeft ontvangen, maar zich nog niet heeft geregistreerd op uw SchoolWapps portaal. Door middel van het status selectiefilter kunt snel inzichtelijk maken welke gebruikers wel of niet zijn geregistreerd op uw SchoolWapps portaal. Copyright Web2Work

14 Registratie door de gebruiker Gebruikers ontvangen nadat u ze heeft uitgenodigd een bevestigingsmail waarmee zij de registratie dienen af te ronden. Pas nadat een gebruiker zijn account geactiveerd heeft is hij in staat om in te loggen op uw SchoolWapps portaal en om notificaties te ontvangen. Onderstaand een voorbeeld van de verstuurde . Copyright Web2Work

15 In de mail wordt de gebruiker verzocht om zijn registratie af te ronden door op een link te klikken. Hiermee wordt de gebruiker naar de registratiepagina van uw SchoolWapps portaal geleid. De registratiepagina ziet er als volgt uit: De gebruiker vult hier zijn gegevens in en klikt op registreren. Hierna wordt hij automatisch ingelogd. De volgende keer kan de gebruiker op reguliere wijze inloggen met deze gegevens. Na registratie wordt de gebruiker direct doorverwezen naar de profielpagina, waar de profielinstellingen v.w.b. communicatie kunnen worden opgegeven. Copyright Web2Work

16 Profiel beheren Gebruikers kunnen via de mijn profiel pagina hun instellingen beheren. Elke gebruiker wordt na de registratie naar deze pagina verwezen. Op deze pagina kunnen diverse instellingen worden gemaakt. Deze pagina is ook te benaderen vanaf de mijn school pagina door op de avatar naast de gebruikersnaam te klikken. Copyright Web2Work

17 De instellingen kunnen ook via de app beheerd worden: Copyright Web2Work