Werkatelier Gemeentelijke I&A Samenwerking Strategisch en tactisch ontwikkelen

Transcriptie

1 Native Consulting heeft een 3-daagse praktische en interactief werkatelier ontwikkeld over de ontwikkeling van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. Het werkatelier is bedoeld voor mensen uit bestaande en nog te realiseren samenwerkingsverbanden U komt niet alleen om te luisteren naar nieuwe kennis en inzichten, maar ook om actief te discussiëren met uw collega s uit andere samenwerkingsverbanden en om te werken aan uw eigen plannen. U leert de belangrijkste doelstellingen van een samenwerking praktisch te vertalen naar een visie op samenwerking en dienstverlening en een gezamenlijke ontwerp I&A-architectuur. Van daaruit komt de dienstverleningsovereenkomst (SLA/DVO), de harmonisatiekalender, de financieel begroting en verdelingssystematiek en transitieplanning aan de orde. De uitdagingen van een I&A Samenwerking Wanneer gemeenten gaan samenwerken, is dit met een bepaald doel in het vooruitzicht en binnen de kaders van de wet (o.a. WGR, VPB). Allereerst is een visie op samenwerking, bedrijfsvoering en dienstverlening vereist, alsmede een basis ontwerp voor de te harmoniseren I&A landschappen. Van hieruit volgt vanzelf een juiste juridische vorm. De juridische vorm heeft vervolgens effect op uw P&C cyclus, op de hoeveelheid bestuurlijke drukte, de governance, op de verplichting om opnieuw aan te besteden of op de rechtspositie van medewerkers. Naast visievorming en de juridisch/contractuele voorbereidingen, zijn er technische uitdagingen. Het samenvoegen van de automatisering is een overzichtelijk probleem. Maar het harmoniseren van het applicatielandschap raakt direct de primaire processen van elke deelnemende gemeente. Hoe zorgt u voor een goede samenwerking als de visie op dienstverlening en bedrijfsvoering van de deelnemende gemeenten verschilt? Of de beschikbare middelen? Hoe ziet de uiteindelijke harmonisatie-agenda er uit. Welke technische architectuur kan er toegepast worden? Echte liefde? Misschien het meest prangende vraagstuk bij samenwerkingsverbanden is de vraag of de relatie op echte liefde is gestoeld of dat de samenwerking een zakelijke overeenkomst is: gaan de partners trouwen in gemeenschap van goederen of onder huwelijke voorwaarden? Of is er wel een klik op bestuurlijk niveau maar niet op ambtelijk niveau? Of andersom. Een beetje liefde helpt absoluut, maar u moet natuurlijk wel rekening houden met de situatie dat de mensen die de samenwerking vorm moeten geven, vertrekken (boventallig) of een andere positie gaan bekleden. Een samenwerkingscontract (inclusief een exit scenario), een DVO/PDC en werkprocessen moeten vastgelegd worden. Het geeft houvast, in het geval dat u samen een moeilijkere tijd doormaakt. Ook dit onderwerp komt uitgebreid aan bod. Naast de inhoudelijke vraag over implementatiedetails, contracten en verhoudingen is ook de procesvraag interessant. Bij het opzetten van de samenwerking, stuit u gegarandeerd op medewerkers en leidinggevenden die de samenwerking als een bedreiging zien, zeker bij de harmonisatie van vakapplicaties. Het is dan een uitdaging om te komen met één integraal transitieplan waar alle betrokken mensen de ruimte krijgen om invloed uit te oefenen en actief mee te werken aan de implementatie van de samenwerking.

2 : op zoek naar Een evenwichtige samenwerking Native Consulting legt in dit werkatelier de verbinding tussen alle aspecten van samenwerking. In de workshop wordt u uitgedaagd om na te denken over fundamentele keuzes en het gevolg op de thema s personeel en organisatie, finance, management, cultuur en uiteraard ICT en contractvorming. U leert van elkaars ervaringen en van best practices die door Native worden aangereikt. Deze brede kijk helpt u om uw samenwerking effectief vorm te geven en naar het succes toe te werken wat in de start-documenten van uw samenwerking opgeschreven is. Het werkatelier biedt u up-to-date kennis en gelegenheid tot interactieve uitwisseling met collega-gemeenten. Doelgroep kwartiermakers samenwerking, I&A-strategen, directeuren/afdelingshoofden bedrijfsvoering, Informatiemanagers, strategisch beleidsmedewerkers. Resultaat Na het werkatelier heeft u een visie ontwikkeld op de samenwerking die u wilt realiseren en kunt u deze vertalen naar praktische maatregelen zoals een contract, een SLA, een harmonisatiekalender of een transitieplan. Ook ziet u belangrijke verbeterpunten in uw reeds bestaande samenwerking die u met de door Native aangereikte voorbeelden direct kunt gaan implementeren. U werkt systematisch door een aantal samenwerkings-onderwerpen heen en prioriteert deze. U weet hoe u een samenwerking ambtelijk en bestuurlijk gedragen krijgt en ook hoe u de veranderopgave realiseert. Inhoud van het werkatelier Tijdens het werkatelier wordt ingegaan op zowel inhoud als proces. Na het werkatelier heeft u antwoord op de volgende vragen: Wat zijn actuele (landelijke) ontwikkelingen en trends voor gemeenten en wat zijn daarbij de informatiekundige uitdagingen? Welke invloed hebben deze op mijn samenwerking? Hoe gaat u om met de situatie dat de deelnemende gemeenten heel verschillend zijn als het gaat om kwaliteit, voorzieningenniveau, grootte, etc.? Hoe verbind ik lokale uitdagingen en politieke keuzes van individuele gemeenten aan producten en diensten die geleverd worden door de samenwerking? Hoe kom ik tot een ambtelijk en bestuurlijk gedragen samenwerking? Hoe krijg ik grip op de complexiteit van ICT-samenwerking? Hoe helpt architectuur daarbij? Welke juridisch vorm past het beste bij mijn samenwerking Hoe stel ik een SLA (of DVO) op. Welke wetgeving is van toepassing? Welk onderdelen moet ik opnemen in een samenwerkingscontract? Hoe zet ik een financiële begroting op? Welke verdeelsleutel kan ik wanneer hanteren? Hoe bepaal ik een applicatie-harmonisatie agenda? Hoe ziet het volledige proces eruit om te komen tot een samenwerking? Welke projectmethodiek kan ik toepassen binnen een samenwerking? Binnen welke tijd kan ik een harmonisatie van een applicatielandschap realiseren? Tijdens het werkatelier wordt gewerkt met een werkboek met daarin documentatie, modellen en opdrachten. Ook de Native publicaties A0-poster gemeentelijke samenwerking, het werken met Archetypen, en informatiebeleidsplan , spelen een belangrijke rol in het werkatelier.

3 Dagindeling Het werkatelier bestaat uit 3 volledige trainingsdagen. Deze zijn als volgt opgebouwd: Dag 1 Visie vorming Hoe geef ik inhoud aan Kwaliteit, verminderde Kwetsbaarheid, Kostenbeheersing, Klantbeleving en Kansen voor medewerkers: visie vorming o Welk probleem lost de samenwerking op? o Het proces om te komen tot een succesvolle samenwerking? o Samenwerkingsstrategie vaststellen met het doel-inspanningen-netwerk Welke actuele wetgeving is van invloed op samenwerken tussen Nederlandse gemeenten Hoe ga ik om met verschillen tussen gemeenten: o Wat is de relatie tussen de dienstverlening van gemeenten en de samenwerking? o Ervaringen met dienstverleningsovereenkomst (DVO), het samenwerkingscontract en het Dossier Afspraken en Procedures (DAP) o Financiële uitgangspunten Dag 2 strategisch belangrijke inhoudelijke onderwerpen De rol van een gezamenlijke I&A-architectuur binnen een samenwerking: multitenancy, wettelijke beperkingen, gebruik servicebus en gegevensmagazijn, de rol van het zakenmagazijn en DMS. Het opstellen van een harmonisatieagenda voor informatisering: scenario-planning Het bepalen van uw gezamenlijke automatisering: het combineren van outsourcing en samenwerking o Licentieproblematiek Het opstellen/beoordelen van het DVO, PDC, samenwerkingscontract (inclusief exit scenario) en DAP Voor- en nadelen verschillende (juridische) samenwerkingsvormen Dag 3 Mensen en middelen Financiële planning en begroting, verdeelsleutels, pluspakketten Het overbruggen van verschillen: Opstellen van het dossier financiële afspraken als onderdeel van het samenwerkingscontract (het overbruggen van sociale en culturele verschillen, sociaal plan) Opstellen van een transitieplan o De projectorganisatie en planning o De juiste mensen op de juiste plekken o Governance Medewerkers betrekken, motiveren, draagvlak realiseren, stakeholders betrekken Deelname U kunt deelnemen aan het werkatelier via open inschrijving. Wilt u in samenwerking met meerdere gemeenten deelnemen, dan kunnen wij het werkatelier ook in maatwerk uitvoeren. Neem voor een offerte op maat contact op met Maret Busch via M.Busch@nativeconsulting.nl of tel

4 Leren door te doen! Wij bieden een traject waarin actie, leren, kennis uitwisselen en ontwikkelen zijn geïntegreerd. Wij geloven dat kennis alleen goed kan worden overgedragen indien het ook direct toe te passen is, of te wel leren door te doen. Eigen casuïstiek staat centraal. U ontwikkelt tijdens de training onderdelen voor uw eigen samenwerkingsverband. Dus iedere minuut die u in deze training investeert kunt u direct toepassen in uw werk. De training wordt verzorgd door een senior adviseur van Native Consulting met veel praktijkervaring op het gebied van intergemeentelijke samenwerking - Roland Willemsen - drs. Kees van den Tempel, MBA Cursusdata Dag 1: dinsdag 27 september 2016 Dag 2: dinsdag 11 oktober 2016 Dag 3: dinsdag 1 november 2016 Start 09:00 uur tot maximaal 16:30 uur Aanmelden U kunt zich aanmelden via: info@nativeconsulting.nl Cursuslocatie & Bereikbaarheid Voorstraat AN BEESD Parkeren U kunt de auto gratis parkeren. Beesd beschikt over een NS-Station. Als u met de trein komt, zorgen wij voor transport naar de cursuslocatie. Wij verzoeken u bij uw inschrijving aan te geven of u hiervan gebruik wilt maken. Kosten De investering voor dit werkatelier (drie dagen) bedraagt 1.785,- excl. 21% BTW, per persoon. Bij de prijs inbegrepen zijn: Trainingsmateriaal Lunch op landgoed Mariënwaerdt Koffie en thee Toegang tot digitale voorbeeld bestanden Indien gewenst om de persoonlijke en zakelijke situatie te bespreken een persoonlijke intake op afspraak in Beesd Voorwaarden Op de training zijn de voorwaarden van Native Consulting van toepassing. De training gaat door bij een minimale deelname van 6 deelnemers. Wij hanteren een maximum van 10 deelnemers. Vervolgmogelijkheden Indien gewenst kan een adviseur van Native u verder ondersteunen bij het vormgeven van de samenwerkingsplannen in uw gemeente. Vraag naar de mogelijkheden.

5 Over Native Consulting Native is toonaangevend en vernieuwend in het verbeteren van bedrijfsstrategie, bedrijfsvoering, informatievoorziening, ICT én de bijbehorende operationele processen. Native is praktisch en resultaatgericht en maakt gebruik van visualisaties om ook directies, het college en de gemeenteraad in deze processen te betrekken. De visualisaties zorgen voor verbinding en overzicht. Native is onderscheidend in het delen van informatie en het verbinden van haar klanten; door gemeenten voor gemeenten. Kennis is verbinden! Native Consulting BV Adres: Voorstraat AN BEESD Tel.: Site: KvK nummer: BTW nummer: NL B01