Leerlingen inschrijven portal Centrale Eindtoets

Transcriptie

1 Leerlingen inschrijven portal Centrale Eindtoets

2 Helpdesk Centrale Eindtoets Het gebruik van de portal Centrale Eindtoets wordt ondersteund door de helpdesk Centrale Eindtoets. Bereikbaar op werkdagen van uur. Telefoon: (050) Dienst Uitvoering Onderwijs Versie: 1.0 Datum: 28 november 2017 Leerlingen inschrijven portal Centrale Eindtoets 1

3 Inhoudsopgave 1. Inleiding Inloggen in de portal Eerste keer inloggen Regulier inloggen Wachtwoord vergeten Leerlingen inschrijven Leerlinggegevens inlezen Toets plannen Toets selecteren Leerlingengegevens invullen Afnameleider selecteren Afleveradres en contactpersoon Controle en bevestiging Overzicht inschrijvingen Inschrijvingen wijzigen/verwijderen Leerlingen inschrijven portal Centrale Eindtoets 2

4 1. Inleiding Vanaf 1 december 2017 tot 1 februari 2018 kan de afnameplanner de leerlingen inschrijven voor de Centrale Eindtoets. De rol van afnameplanner moet door de beheerder van de Portal worden toegekend. De afnameplanner kan de leerlingen inschrijven voor alle versies van de digitale adaptieve toets en de papieren toets. Deze handleiding beschrijft de stappen die genomen moeten worden om leerlingen in te schrijven voor de Centrale Eindtoets. U leest eerst de leerlinggegevens in vanuit het leerlingadministratiesysteem. Vervolgens kies u per leerling de afnamevorm, papier of digitaal. Als ten minste één leerling de digitale adaptieve Centrale Eindtoets gaat maken, plant u 2 toetsen in. De voorbeeldtoets en de Centrale Eindtoets. De voorbeeldtoets is bij een digitale afname verplicht. De toets kan vanaf 8 januari afgenomen worden. Als de school (ook) deelneemt aan de digitale proeftoets in februari 2018, kan de school die toets ook plannen. In hoofdstuk 3 wordt beschreven hoe u de leerlingen kunt inschrijven. Hoofdstuk 4 beschrijft het wijzigen of verwijderen van een inschrijving. In hoofdstuk 2 wordt beschreven hoe u kunt inloggen in de portal. Deze handleiding kunt u ook downloaden in de portal Centrale Eindtoets onder de optie Downloads in de menubalk. Leerlingen inschrijven portal Centrale Eindtoets 3

5 2. Inloggen in de portal Voordat u leerlingen kunt inschrijven voor de Centrale Eindtoets, moet u inloggen als afnameplanner in de portal. U heeft een ontvangen met daarin uw inlognaam (gebruikersnaam) en wachtwoord. Deze gegevens heeft u nodig om in te loggen in de portal. Bij de eerste keer inloggen moet u het wachtwoord uit de wijzigen in een zelfgekozen wachtwoord. 2.1 Eerste keer inloggen U heeft een ontvangen met uw inloggegevens. Afbeelding 2.1 Mail met inloggegevens. U kopieert of noteert het wachtwoord dat u in de achter Wachtwoord ziet staan. Klik op de blauwe link portal Centrale Eindtoets. In het scherm Inloggen, voert u uw gebruikersnaam (inlognaam) en wachtwoord in (zoals vermeld in de ). Afbeelding 2.2, Inlogscherm portal Leerlingen inschrijven portal Centrale Eindtoets 4

6 Vervolgens moet u het ontvangen wachtwoord wijzigen in een door uzelf gekozen wachtwoord. Het wachtwoord moet aan de volgende eisen voldoen: - het moet bestaan uit minimaal 8 tekens; - het moet minimaal 1 letter bevatten; - het moet minimaal 2 andere tekens dan een letter bevatten; - het mag geen spaties bevatten; - het mag niet meer dan 2 dezelfde tekens achter elkaar bevatten; - het mag niet gelijk zijn aan uw huidige en/of voorgaande 23 wachtwoorden. Afbeelding 2.3, Inloggen portal wachtwoord wijzigen Klik daarna op Vernieuw wachtwoord. U bent nu ingelogd in de portal. Bij een volgende keer inloggen, kunt u uw inlognaam en zelfgekozen wachtwoord opnieuw gebruiken. 2.2 Regulier inloggen Als u uw eigen gekozen wachtwoord heeft ingesteld en u wilt een volgende keer inloggen, gaat u naar: Het inlogscherm wordt geopend. U voert uw gebruikersnaam en het door uzelf gekozen wachtwoord in en klikt op Volgende. U wordt gevraagd een One Time Password in te voeren. U ontvangt een eenmalige toegangscode op het opgegeven (bij het aanmelden) adres. Deze kan ook Leerlingen inschrijven portal Centrale Eindtoets 5

7 tussen uw spam mail terecht komen. U voert deze toegangscode in op het onderstaande scherm. Afbeelding 2.4, Inloggen portal one time password invullen Klik na het invoeren op Verstuur om verder te gaan met het inloggen. U bent nu ingelogd in de portal. U ontvangt elke keer bij het inloggen een nieuw eenmalig te gebruiken toegangscode per e- mail. De toegangscode is maar 15 minuten geldig. Voer deze toegangscode daarom direct na het ontvangen in Wachtwoord vergeten Bent u uw wachtwoord vergeten? Ga dan naar het inlogscherm van de portal via Afbeelding 2.5, Inlogscherm portal Klik op de optie Wachtwoord vergeten. Leerlingen inschrijven portal Centrale Eindtoets 6

8 Afbeelding 2.6, Inloggen portal wachtwoord vergeten Voer hier uw gebruikersnaam in en klik op Bevestig. U ontvangt een met een link om het wachtwoord-reset-proces af te ronden. Afbeelding 2.7, met link wachtwoord reset Klik op de blauwe link in de . U kunt nu uw wachtwoord resetten. Afbeelding 2.8 Nieuw wachtwoord invoeren Voer hier uw nieuwe wachtwoord in en klik op bevestig. U Krijgt de melding dat uw wachtwoord is gewijzigd. Ga vervolgens naar om in te loggen in de portal. Leerlingen inschrijven portal Centrale Eindtoets 7

9 3. Leerlingen inschrijven Als afnameplanner kunt u de leerlingen van groep 8 inschrijven voor de papieren en/of digitale adaptieve Centrale Eindtoets. Ook kunt u de digitale voorbeeldtoets inplannen. De digitale voorbeeldtoets kan vanaf 8 januari op ieder moment ingepland en afgenomen worden. U moet eerst de leerlinggegevens inlezen in de portal, daarna kunt u de leerlingen voor verschillende toetsen inschrijven en eventueel de inschrijfgegevens aanpassen. Tot slot kunt u een overzicht aanvragen van de inschrijvingen van uw afnamelocatie. Om een digitale afname te kunnen plannen, moet de rol Afnameleider aangemaakt zijn door de beheerder van de portal. 3.1 Leerlinggegevens inlezen Om leerlingen in te schrijven logt u in als afnameplanner. Vervolgens klikt u op Inschrijven in de menubalk. Afbeelding 3.1, Portal Centrale Eindtoets U krijgt een scherm met 3 keuzemogelijkheden (afbeelding 3.2): Leerlinggegevens inlezen; hier kunt u een leerlingenbestand vanuit uw leerlingadministratiesysteem inlezen. Toets inplannen; hier kunt u uw leerlingen voor de verschillende toetsen inschrijven. Overzicht inschrijvingen; hier ziet u een overzicht van uw inschrijvingen en kunt u uw inschrijving verwijderen. Leerlingen inschrijven portal Centrale Eindtoets 8

10 Afbeelding 3.2, Leerlingen inschrijven Leerlingeggegevens inlezen U dient eerst vanuit uw LAS een EDEXML-bestand te genereren met de relevante leerlinggegevens en deze lokaal op te slaan op uw computer. Klik op Leerlinggegevens inlezen. Hier kunt u een leerlingenbestand vanuit uw leerlingadministratiesysteem inlezen. Afbeelding 3.3, Leerlingenbestand inlezen U klikt op de optie Bestanden uploaden. U zoekt het leerlingenbestand op en klikt op Openen. Na het uploaden staat uw bestand op het scherm. Leerlingen inschrijven portal Centrale Eindtoets 9

11 Afbeelding 3.4, Leerlingenbestand inlezen Klik vervolgens op de optie Upload om de gegevens up te loaden. Klik op Verwijder als u het leerlingenbestand wilt verwijderen. Afbeelding 3.5, Leerlingenbestand inlezen Het uploaden van de kandidaten is gelukt. Klik op de optie Leerling inschrijven om terug te keren naar het inschrijven overzicht. Hier kunt u verder gaan met de 2 e stap, inplannen van de toets. Krijgt u onderstaande foutmelding? Dan is er iets fout in de structuur van uw EDEXML-bestand. Neem contact op met uw LAS leverancier. Probeert u daarna nog een keer het bestand in te lezen. Afbeelding 3.6, Foutmelding leerlingenbestand inlezen Leerlingen inschrijven portal Centrale Eindtoets 10

12 3.2 Toets plannen Via de optie Toets inplannen kunt u de leerlingen voor een toets inschrijven en eventueel de inschrijfgegevens aanpassen. Afbeelding 3.7, Leerlingen inschrijven Klik op Toets inplannen om de leerlingen voor een toets in te schrijven. U doorloopt 4 schermen, bij een digitale afname doorloopt u 5 schermen: 1. Toets 2. Leerlingen 2a. Digitale afname 3. Afleveradres en contactpersoon 4. Controle en bevestiging Toets selecteren In scherm 1 ziet u uw afnamelocatie en kunt u een toets selecteren waarvoor u uw leerlingen wilt inschrijven. Afbeelding 3.8, Toets selecteren Leerlingen inschrijven portal Centrale Eindtoets 11

13 Bent u afnameplanner voor meerdere vestigingen dan kunt u de juiste locatie selecteren in het dropdownmenu waarvoor u uw leerlingen wilt inschrijven (afbeelding 3.9). Afbeelding 3.9, Afnamelocatie selecteren Boven in beeld kunt u de volgende waarschuwing zien; Afbeelding 3.10, Waarschuwing ontbrekende afnameleider Wilt u alleen leerlingen inschrijven voor een papieren afname, dan kunt u deze waarschuwing negeren. Heeft de beheerder van de portal deze rol al toegekend dan ziet u deze waarschuwing niet. Nadat u de toets heeft geselecteerd klikt u op de optie Volgende. Als er al leerlingen voor de betreffende toets zijn ingeschreven krijgt u onderstaande melding: Afbeelding 3.11, Inschrijven niet mogelijk U moet eerst de inschrijving verwijderen voordat u met de nieuwe inschrijving verder kunt gaan. Hoe u de inschrijvingen verwijdert leest u in paragraaf 3.2 Inschrijvingen wijzigen/verwijderen. Leerlingen inschrijven portal Centrale Eindtoets 12

14 3.2.2 Leerlingengegevens invullen Op scherm 2 ziet u uw leerlingen in het overzicht staan. Voor een alfabetisch overzicht klikt u op de optie Naam. Voor meer informatie over de leerling, gaat u met uw muis op de leerling staan. Er verschijnt een informatiescherm met de naam en geboortedatum van de leerling. Afbeelding 3.12, Leerlinggegevens invoeren, overzicht alfabetische volgorde U ziet 15 leerlingen per pagina, heeft u meer dan 15 leerlingen ingelezen, vergeet dan niet om ook op pagina 2 (en eventueel volgende pagina s) te kijken. In dit voorbeeld zijn 16 leerlingen ingelezen. Leerling 16 staat op pagina 2. Onderaan ziet u dat alle 16 leerlingen geselecteerd zijn. In dit overzicht vult u per leerling het volgende in: Veld Toetsvorm Verwerking Kies hier de juiste toetsvorm per leerling (papier of digitaal) (verplicht) Leerlingen inschrijven portal Centrale Eindtoets 13

15 Schooladvies Ontheffing WO (wereldoriëntatie) Bijzonderheid Hier kunt u het schooladvies voor de leerling invullen (niet verplicht) Zet hier een vinkje als er sprake is van ontheffing Zet hier een vinkje als de leerling ook wereldoriëntatie maakt Selecteer hier eventueel een aangepaste versie van de toets Digitaal: Verklanking Papier: Audioversie op basis van WAV Gesproken versie op daisy-cd Spraaksynthese-versie Versie slechtziende pdf op CD Zwart-witversie wereldoriëntatie Brailleversie Afbeelding 3.13, Ingevuld overzicht op alfabetische volgorde Na het invullen en selecteren van de gegevens voor de leerlingen kiest u voor de optie Volgende. Wilt u nog gegevens bij punt 1 wijzigen dan kiest u voor de optie Vorige. Leerlingen inschrijven portal Centrale Eindtoets 14

16 Heeft u voor uw leerlingen alleen gekozen voor een papieren toetsvorm, dan gaat u verder met stap 3 Afleveradres en contactpersoon. Heeft u voor uw leerlingen (ook) gekozen voor een digitale toetsvorm dan gaat u verder met stap 2a, het selecteren van een afnameleider Afnameleider selecteren In scherm 2a selecteert u de persoon die de afname gaat begeleiden, de afnameleider. Afbeelding 3.14, Afnameleider selecteren Na het selecteren van de afnameleider kiest u voor de optie Volgende. Wilt u nog gegevens bij punt 2 wijzigen dan kiest u voor de optie Vorige Afleveradres en contactpersoon In scherm 3 vult u het afleveradres en de contactpersoon in. Is het afleveradres al bekend, dan wordt deze direct getoond. Afbeelding 3.15, Afleveradres en contactpersoon invoeren Leerlingen inschrijven portal Centrale Eindtoets 15

17 De getoonde gegevens kunnen hier aangepast worden. De contactpersoon hoeft niet een medewerker met een rol binnen de PO portal te zijn. Afleveradres Het afleveradres is het adres van de school waar het toetsmateriaal moet worden afgeleverd. Het mag niet op een postbus of een huisadres bezorgd worden. Ook als u de toets volledig digitaal afneemt, moet hier een afleveradres ingevuld worden. Contactgegevens Bij adres school vult u het adres in dat rond de afname van de Centrale Eindtoets veelvuldig wordt gelezen. Zodat de school bereikbaar is bij eventuele calamiteiten. Bij telefoonnummer contactpersoon vult u het telefoonnummer in dat rond de afname van de Centrale Eindtoets bereikbaar is bij eventuele calamiteiten. Na het invullen van de gegevens kiest u voor de optie Volgende. U komt bij het laatste scherm van deze stap, punt 4 Controle en bevestiging. Wilt u nog gegevens van eerdere schermen wijzigen? Dan kiest u voor de optie Vorige of u klinkt direct boven in de balk op het scherm waarin u al ingevoerde gegevens wilt wijzigen Controle en bevestiging In scherm 4 ziet u een overzicht van de door u ingevoerde gegevens. Controleer deze gegevens goed. Afbeelding 3.16, Controle en bevestiging ingevoerde gegevens Leerlingen inschrijven portal Centrale Eindtoets 16

18 Zijn deze gegevens correct dan kiest u voor de optie Bevestigen. Wilt u nog gegevens wijzigen dan kiest u voor de optie Vorige of klik direct op het scherm waarin u gegevens wilt wijzigen. U krijgt de bevestiging dat de inschrijving is verzonden. Afbeelding 3.17, Bevestiging verzonden inschrijving Klikt u op de optie Terug dan komt u terug op het beginscherm Leerlingen inschrijven. 3.3 Overzicht inschrijvingen In dit overzicht ziet u het aantal leerlingen die u heeft ingeschreven voor de toets. U kunt hier nog geen wijzigingen aanbrengen. Wilt u wijzigingen aanbrengen in de inschrijving dan moet u vooralsnog de complete inschrijving verwijderen en een nieuwe opvoeren. Afbeelding 3.18, Overzicht inschrijvingen Leerlingen inschrijven portal Centrale Eindtoets 17

19 4. Inschrijvingen wijzigen/verwijderen Wilt u wijzigingen aanbrengen in de inschrijving, dan moet u de inschrijving verwijderen en een nieuwe opvoeren. Log in op de portal en klik op Inschrijven in de menubalk. Klik vervolgens op de optie Overzicht inschrijvingen. Afbeelding 3.19, Overzicht inschrijvingen Hier ziet u een overzicht van uw inschrijving. Klik op de knop Verwijderen. Er wordt u gevraagd het verwijderen te bevestigen. Afbeelding 3.20, Controle vraag, bevestiging verwijdering Kies voor de optie Ok als u de inschrijving wilt verwijderen, kies voor de optie Annuleren als u de inschrijving wilt behouden. Heeft u de inschrijving verwijderd, dan krijgt u onderstaande bevestiging. Afbeelding 3.21, bevestiging succesvolle verwijdering. Uw inschrijving is verwijderd, als u wilt kunt u nu een nieuwe inschrijving opvoeren. Uw leerlingen staan nog in de portal, maar u moet elke leerling opnieuw inschrijven voor een toets. Alleen het ingevulde schooladvies blijft bewaard. Leerlingen toevoegen of verwijderen Als u een nieuwe leerling wilt toevoegen kunt een aangepast leerlingenbestand met daarin de nieuwe leerling vanuit uw leerlingadministratiesysteem inlezen. U ziet deze leerling dan terug in het leerlingoverzicht. U kunt eerder in de portal ingelezen leerlingen (nog) niet verwijderen. Wilt u deze leerlingen niet inschrijven voor een toets dan moet u deze leerlingen deselecteren door het vinkje voor de naam van de leerling uit te vinken. Leerlingen inschrijven portal Centrale Eindtoets 18