WHITE PAPER INRICHTING EN GOVERNANCE VAN VERMOGENSBEHEER

Transcriptie

1 WHITE PAPER INRICHTING EN GOVERNANCE VAN VERMOGENSBEHEER 14 september 2017

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Beleggingsbeleid Governance bestuur Bestuur Taken- en rolverdeling Selectie uitbestedingspartijen Monitoring en evaluatie Andere inrichtingskeuzes... 6 Montae Wij snappen pensioen / 7

3 1. Inleiding Goede governance is een voorwaarde voor het verantwoord besturen van een pensioenfonds. Bestuurders van pensioenfondsen beseffen heel goed dat zij het vertrouwen van huidige en toekomstige deelnemers moeten verdienen om het geld van de deelnemers te mogen beheren. Dit vraagt om heldere, effectieve en evenwichtige besluitvorming. Juist ook op het gebied van het balansmanagement in een tijd waarin de marktomstandigheden uitdagend en zwaar zijn. Door die markomstandigheden moeten besturen lastige afwegingen maken waarbij de belangen van de diverse stakeholders niet altijd gelijkgericht zijn en daarom moeilijk met elkaar in evenwicht te brengen. Vanuit onze praktijkervaring adviseren wij als Montae pensioenfondsbesturen om met een zekere regelmaat niet alleen te kijken naar de kwaliteit en de performance van het beleggingsbeleid en het vermogensbeheer. Zij dienen ook aandacht te hebben voor de governance en de inrichting van de processen tussen bestuur en commissies en tussen bestuur en uitbestedingspartijen (waaronder de fiduciair beheerder). Wij zien meerdere redenen om een onderzoek naar de governance en inrichting van het vermogensbeheer te laten uitvoeren. In reactie op een verzoek daartoe door de Centrale Bank; In verband met de evaluatie van het bestuursmodel; In verband met wijzigingen in de partijen die zijn betrokken bij het vermogensbeheer; Vanuit een intrinsieke behoefte om kritisch te blijven op de ingerichte processen. Daarbij speelt dan vooral de behoefte om te kijken naar: efficiency van het proces en verdwijnen dubbelingen; betere kwaliteit van het eindproduct door strakkere taak- en rolverdeling; streven naar hoger rendement. Uit studies van onder meer Ambachtsheer, die onderzoek heeft gedaan naar de relatie tussen governance, vermogensbeheer en rendement, is af te leiden dat een robuuste governancestructuur kan leiden tot 1 of 2 procentpunt hoger rendement. In deze white paper geven wij vanuit onze ervaring op het terrein van de organisatie en de governance van het balans- en vermogensbeheer en risicomanagement concrete adviezen over de governance van het beleggingsbeleid, de bestuurlijke governance, de selectie van uitbestedingspartijen, evaluatie en monitoring en andere inrichtingskeuzes voor de governance van het vermogensbeheer van een pensioenfonds. Heeft u vragen of kunnen wij u ergens mee helpen? Neemt u dan contact met ons op. Op pagina 7 vindt u meer informatie over ons bedrijf en onze contactgegevens. Montae Caribbean Schout bij Nacht Doormanweg 40 Willemstad Curaçao / 7

4 2. Beleggingsbeleid Het goed vastleggen van afspraken en transparantie zijn generieke aandachtspunten bij beleid van pensioenfondsen. Iedere bestuurder zal daar achter staan. Toch is dit juist bij het beleggingsbeleid vaak een punt dat extra aandacht verdient. Zaken zijn soms historisch gegroeid en vastgelegd op verschillende plekken die niet logisch met elkaar samenhangen. Een herformulering van het beleid, op een begrijpelijke wijze toegelicht, is vaak de aanleiding voor een update of modernisering van de inrichting en de governance van het vermogensbeheer. Daarbij verdient het aandacht expliciet de verbinding te maken met de investment beliefs. Naast de investment beliefs worden er steeds vaker ook governance beliefs opgesteld, die als leidraad kunnen dienen voor de uiteindelijke inrichting van de organisatie. Doe dit op een eenvoudige en ook voor minder ingevoerden (bijvoorbeeld de geïnteresseerde deelnemer) begrijpelijke wijze. Het belang van de pensioendoelstellingen, de risicohouding en de wijze waarop het bestuur daar met zijn premie- en beleggingsbeleid invulling aan geeft, zal de komende jaren alleen maar in belang toenemen. 3. Governance bestuur 3.1. Bestuur In de Dutch Caribbean is de samenstelling van het bestuur vastgelegd in de landsverordening. In de praktijk blijkt dat de werknemers- en de werkgeversvertegenwoordiging veelal even groot is waarbij niet altijd een vertegenwoordiging van de gepensioneerde deelnemers aanwezig is in het bestuur. Vaak hebben pensioenfondsen moeite met het aantrekken van bestuurders door een hoge benodigde tijdsbesteding en toenemende complexiteit die bestuursleden ervaren op het terrein van vermogensbeheer en balans- en risicomanagement. Discontinuïteit van het bestuur is een risico waar veel pensioenfondsen mee te maken hebben. Bij het aantrekken van bestuursleden maar ook bij een evaluatie wordt vaak specifiek aandacht besteed aan de vraag of het bestuur voldoende countervailing power in huis heeft om op een juiste wijze tegenwicht te kunnen bieden. Niet alleen tegen uitvoerders en andere uitbestedingspartijen, maar ook tegen eigen vaste of ad-hoc adviseurs. Een vraag die hiermee samenhangt, is hoe de taken in het bestuur en tussen bestuur en commissies zijn verdeeld. De verwachting is dat de verantwoordelijkheden van het bestuur ten aanzien van governance ook steeds explicieter worden in de wetgeving voor pensioenfondsen in Curaçao en Sint Maarten. Voor de Arubaanse fondsen gelden al uitgebreide governance richtlijnen waarin het bestuur verantwoordelijk wordt gesteld voor de governance structuur, de vastlegging en interne controles voor de naleving ervan. Maar ook hier worden nog meer expliciete richtlijnen verwacht. 4 / 7

5 3.2. Taken- en rolverdeling De wijze waarop de taken over de diverse spelers zijn verdeeld, heeft een grote impact op de inrichting en de governance van het vermogensbeheer. Denk hierbij aan de taakverdeling tussen bestuur en commissies, tussen bestuur en management of pensioenbureau of tussen bestuur/commissie en fiduciair beheerder of andere uitbestedingspartijen. Liggen de verantwoordelijkheden, taken en taakverdeling duidelijk vast of is daar nog verbetering gewenst? Vaak zien we dat nog duidelijker een scheiding valt aan te brengen tussen de verdeling van de verantwoordelijkheden voor strategie, beleid, uitvoering en monitoring. De bestaande verdeling van verantwoordelijkheden, taak- en rolverdeling kan nog worden verfijnd. Deze kan worden uitgewerkt en vastgelegd in een zogenoemde governance matrix. Met deze exercitie wordt enerzijds voorkomen dat (veelal kleinere operationele) activiteiten tussen wal en schip raken. Anderzijds ontstaat er inzicht in bijvoorbeeld dubbelrollen. Door dit goed in kaart te brengen, kunnen fondsen vaak kosten besparen. In deze zogenaamde governancematrix wordt voor alle stappen uit de onderstaande figuur van het beleggingscyclus behoorlijk minutieus vastgelegd hoe de taken zijn verdeeld tussen bestuur, diverse commissies, fiduciair manager, externe managers of vermogensbeheerders en adviseurs. Figuur 1 beleggingscyclus Maar ook bijvoorbeeld een andere rol of verantwoordelijkheid voor (voorzitters van) commissies kan al een grote verandering/verbetering in de governance met zich mee brengen doordat meer ownership ontstaat. 5 / 7

6 Ook in de uitwerking van de mandaten aan uitvoerders, fiduciair beheerder of andere uitbestedingspartijen is vaak nog voordeel te behalen als het gaat om de exacte en juiste vastlegging van wie doet wat in welk geval. 4. Selectie uitbestedingspartijen De selectie van uitbestedingspartijen is een onderdeel dat in de praktijk heel divers wordt ingevuld. In onze waarneming komt het bij diverse fondsen voor dat de criteria en processen onvoldoende duidelijk zijn vastgelegd. In sommige gevallen zien we dat de processen wel goed zijn vastgelegd maar dat niet in alle gevallen volgens dat proces wordt gehandeld en dat expost niet steeds kan worden vastgesteld waarom een bepaalde selectie heeft plaatsgevonden. 5. Monitoring en evaluatie Op het gebied van monitoring en evaluatie is vaak nog een verbetering te realiseren in zowel de processen als de rapportages. Op procesgebied is een aandachtspunt de taakverdeling binnen besturen en commissies. Vaak zien we dat hier een zekere dubbeling van taken en werkzaamheden plaatsvindt. Voorbeelden van good practice laten zien dat het veel effectiviteit en tijdswinst kan opleveren als hier een duidelijke taakverdeling aan ten grondslag ligt. Een ander aandachtspunt van monitoring en evaluatie is dat het bestuur kritischer en met zelfreflectie vaststelt wat het wil weten, waarbij de gevraagde rapportages dit vervolgens ook ondersteunen. In onze waarneming komt het bij diverse fondsen voor dat de rapportages onvoldoende inzicht geven in de aan de portefeuille verbonden risico s. Hier is vaak verbetering mogelijk op inzicht en consistentie met andere rapportages. 6. Andere inrichtingskeuzes Diverse andere inrichtingskeuzes hebben invloed op de inrichting en de governance van het vermogensbeheer. Denk aan de keuzes rondom bestuursondersteuning en risicomanagement. De wijze waarop het risicomanagement in de praktijk werkt, sluit niet steeds aan bij de door de besturen gekozen opzet. Hier is vaak met een wat andere inrichting de nodige winst te behalen. 6 / 7

7 Montae Wij snappen pensioen Montae is sinds 1997 onafhankelijk dienstverlener op pensioengebied in Nederland en sinds 2010 in het Caribisch gebied en behoort inmiddels tot de top van haar vakgebied. Niet voor niets. Natuurlijk hebben we alle kennis in huis en volgen we alle ontwikkelingen op de voet. Zo geven we werkgevers, deelnemers, ondernemingsraden en pensioenfondsen altijd het meest actuele advies. Maar Montae gaat verder. Wij snappen pensioen en alles wat erbij komt kijken, qua geld én gevoel. En wij snappen uw rol daarin. Daarom staan wij niet aan de zijlijn, maar aan uw zijde. Met een persoonlijke, objectieve en pragmatische aanpak lossen wij elke pensioenvraag op. Voor u en voor degene wiens pensioen uw dagelijkse zorg is. Meer weten? Heeft u vragen of kunnen wij u ergens bij helpen? Bel of mail gerust: Patrick Aberson E patrick.aberson@montaecaribbean.com T Nathalie Houwaart E nathalie.houwaart@montae.nl T Luigi Leo E luigi.leo@montae.nl T Montae Caribbean Schout bij Nacht Doormanweg 40 Willemstad Curaçao / 7