van RA tot PV Een hulpmiddel voor het uitvoeren van externe kwaliteitsborging

Transcriptie

1 van RA tot PV Een hulpmiddel voor het uitvoeren van externe kwaliteitsborging Ing. N. Assegaff MSc Met dank aan Yvo Provoost 1

2 Beleid Bedrijf b.v. In alle contracten wordt op risicoanalyse gebaseerde kwaliteitsborging toegepast en met de beheersing van deze risico s mogen geen substantiële kosten zijn gemoeid 2

3 Middelen beschikbaar om dit beleid te vertalen naar de werkvloer? een zoektocht van 5 jaar Naufal Yvo 3

4 Toepassingsgebied Projectmanagers Bouwmanagers Uitvoeringsbegeleiders (UAV-GC 2005) Toezichthouders (UAV 1989) Projectingenieurs Bouwadministrateurs Adviseurs/derden 4

5 PRM BM PI BU BA ON Contract Projectplan A1 Referentie Risicodossier ProRail - IP Contractdossier A2 B1 RA Interne Kick- Off 6.1 Projectrisico periodiek geanalyseerd en/of geactualiseerd B2 Toetsingsmatrix opgesteld en/of geactualiseerd Beleid Bedrijf b.v. Kwaliteitshandboek Bedrijf b.v. ISO 9001: 2008 Geaccepteerd Plan van Aanpak TIS B3 Gezamenlijke Risicosessie en Project Kick-Off gehouden [ Ref. RR Bouw 1998, Samenwerkingsmodel tbv Beheersing van Projectrisico s in de Bouw ] B4 04 Beheersmaatregelen (onder andere de S, B & R- punten) aangepast TIS Rapporten Toetsplan opgesteld en/of geactualiseerd Geautoriseerd Toetsplan Afstemmen S- en B- punten Geactualiseerde Verificatie- en/of Keuringsplannen ter acceptatie ingediend B5 TB VP & KP geaccepteerd? C1 Toetsingen uitgevoerd TB Geaccepteerde Verificatie- en/of Keuringsplannen Geaccepteerd Acceptatieplan Verificaties en Keuringen uitgevoerd Staat van Meer-/ Minderwerk VTW Maatregelen geaccepteerd? TB C2 Staatvan Afwijkingen AWR Afwijkingen geconstateerd? Procedure Contractwijzigingen C3 Maatregelen uitgevoerd? D1 (Deel-)Product opgeleverd en/of einde termijn conform Betalingsregeling van RA tot PV Legenda A1 Zie omschrijving in de Procedure Nee D2 Termijnbetaling accoord? Geaccepteerde Betalingsregeling Contract planning TBF Termijnstaat + onderbouwing PV Prestatieverklaring, incl. onderbouwing, ingediend Ja Procedure Close-out Prestatieverklaring getekend PV D3 Handboek Bouwadministratie 5 Getekend PV

6 Doelstelling Gebruik maken van een gebruiksvriendelijke software (Excel 2000, versie SP-3) Duidelijke heldere uitleg (gebruiksaanwijzing) voor beginners met Excel- files De macro s niet beveiligen en zonder wachtwoord Praktisch gericht, met zo weinig mogelijk papier Opstellen van een Toetsblad moet snel en aantoonbaar onderbouwd zijn De termijn beoordeling moet gerelateerd zijn aan de bewust gekozen toetsobjecten / op basis van risicomanagement Besparing van tijd voor de gebruikers Een hulpmiddel voor de uitvoering van contracten onder UAV-GC, UAV 89 en Kwaliteitsborging 6

7 SPREADSHEETS De basis is een ingevulde (middels een risicosessie) Risicoanalyse met een ranking systeem (zie format als bijlage van het Contract UAV-GC 2005 / Bestek UAV 89) Verder sorteert het spreadsheet Risicoanalyse de geïdentificeerde risico s op basis van de scores Met deze gesorteerde risicoanalyse kan op basis van de gekozen -opdrachtgever- risico s, bijv. scores boven de 30, een Toetsingsmatrix met beheersmaatregelen worden opgesteld (automatisch ingevuld) Op basis van deze matrix kunnen verschillende formulieren worden ingevuld én verwerkt 7

8 UITLEG Wat er op het blad moet gebeuren Wat niet / wel is toegestaan (ivm de macro's) op of met bepaalde tabbladen

9 UITLEG 5 Zichtbare bladen: Uitleg Risicoanalyse RA- gesorteerd Toetsingsmatrix Contractbewaking Verborgen bladen

10 UITLEG Verborgen bladen 1. Toetsbladen TB etc 2. Termijn Beoordelingsformulieren TBF Afwijkingsrapporten AWR Meer- / Minderwerkformulieren MMF Voorstel tot Wijzigingen VTW Extra formulieren (uitbreiding i/d toekomst) 7. 4 modules met macro s (voor het projectspecifiek maken van bijvoorbeeld de score van de risicotabel)

11 Risicoanalyse De lay-out kan enigszins worden gewijzigd, doch regel 23 is de eerste invoer - regel

12 Gezamenlijke Risicoanalyse 12

13 Toen: eve naar buiten.. Nu: een bewuste keuze 13

14 Toetsingsmatrix Met de keuze Maak Toetsingsblad in het sub-menu Risicomatrix kan een Toetsingsblad (TB) worden gemaakt

15

16 Toetsblad (TB) Project: TB <volgnummer> ProRail - IP Versie:.. Bestek / Contract Risico ID: Naam Aannemer zoekrij: 8 Gegevens te toetsen document en/of implementatie: Beheersmaatregel Docs-nr. document Uit te voeren toets Toetsingsmethode Registratiemethode Toelichting Archiefcode lokaal ProRail (intern ProRail) Historie van het te toetsen document: Revisie Datum Status Conclusie Naam behandelaar Handtekening en datum acceptatie Bevindingen toetsing document / implementatie: Actie G = Geen opmerkingen W = Wijzigen A = Aanvullen O = Opmerking

17 Prestatieverklaring (PV) Met de keuze Maak Termijn Beoordelingsformulier in het sub-menu Risicomatrix kan een Termijn Beoordelingsformulier (TBF) worden gemaakt Het TBF dient ingevuld te worden door de Toezichthouders / Uitvoerings-begeleiders als bijlage van de Prestatieverklaring

18 Termijn Beoordelings- Formulier

19 Contractbewaking Aanneemsom Stelposten Verrekenbare hoeveelheden Contractwijzigingen Termijnbetalingen Totaal opdracht

20 Contractbewaking

21 Beheersmaatregel Uit te v oeren toets Toelichting (intern ProRail) G = Geen opmerkingen W = Wijzigen A = Aanvullen O = Opmerking Docs-nr. document Toetsingsmethode Registratiemethode Archiefcode lokaal ProRail Toetsblad (TB) TB <volgnummer> Project: ProRail - IP Versie:.. Bestek / Contract Risico ID: Naam Aannemer zoekrij: 8 Gegevens te toetsen document en/of implementatie: Historie van het te toetsen document: Revisie Datum Status Conclusie Naam behandelaar Handtekening en datum Bevindingen toetsing document / implementatie: Actie van RA tot PV

22 Beheersmaatregel Uit te v oeren toets Toelichting (intern ProRail) G = Geen opmerkingen W = Wijzigen A = Aanvullen O = Opmerking Docs-nr. document Toetsingsmethode Registratiemethode Archiefcode lokaal ProRail Kruisverwijzing Contractbewaking RA RA gesorteerd van RA tot PV Toetsblad (TB) TB <volgnummer> Project: ProRail - IP Versie:.. Bestek / Contract Risico ID: Naam Aannemer zoekrij: 8 Gegevens te toetsen document en/of implementatie: Historie van het te toetsen document: Revisie Datum Status Conclusie Naam behandelaar Handtekening en datum Bevindingen toetsing document / implementatie: Toetsingsmatrix Toetsblad Actie Termijn Beoordelingsformulier PV s

23 Is het doel bereikt? 1. Is dit hulpmiddel wel / niet bruikbaar? 2. Eenvoudig genoeg voor onze Projectteamleden? 3. Besparing in tijd en ergernis voor onze Projectteamleden? 4. Is de relatie PV > TM > RA traceerbaar? 5. Is onze PV nu DAD- proof? 6. Past dit hulpmiddel om ons beleid uit te voeren? 7. Past dit hulpmiddel om onze contracten onder kwaliteitsborging in relatie tot rechtmatigheid van betaling te waarborgen? 23

24 Rechtmatigheid van betaling Contract onder kwaliteitsborging RA TM PV De andere richting is afgrijselijk moeilijk! 24

25 Elke intelligente dwaas kan de dingen groter, complexer en gewelddadiger maken. Er is een sprank van genialiteit en veel moed voor nodig om zich in de andere richting te bewegen. [ E.F. Schumacher / Welstone, 2005 ] Dank voor uw aandacht, Yvo & Naufal 25