'LEREN VAN DE LUCHTVAART' TEAMBUILDING VOOR COLLEGES VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, directie- en managementteams.

Transcriptie

1 'LEREN VAN DE LUCHTVAART' TEAMBUILDING VOOR COLLEGES VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, directie- en managementteams. Het komen tot een succesvolle samenstelling van een nieuw college en de implementatiekracht daarvan is en blijft het resultaat van teamwork. Versie 1.1 dd.18 maart

2 INHOUD 1 Inleiding Teambuilding voor colleges van B en W De vorming van colleges van Burgemeester en Wethouders Samenwerking: geen automatisch proces Samenwerking met de ambtelijke organisatie Doelgroep teambuilding 'Leren van de luchtvaart' Programma s Teambuilding voor colleges van B en W Flexibele programma s 'Non-Technical' Programma A: Vogelvlucht Programma B: Duikvlucht Programma C: Vrije vlucht Locatie en kosten Tenslotte...9 2

3 1 Inleiding Teambuilding voor colleges van B en W Jarenlange ervaring van de Human Factors Adviesgroep in het politiek-bestuurlijke veld, in directieen managementteams en in de luchtvaart heeft geleid tot een koppeling van deze werelden in de teambuilding voor colleges van BenW: 'Leren van de luchtvaart'. Tijdens de teambuilding komen factoren aan de orde die het functioneren van de mens als mens bepalen: - Communicatie en samenwerking; - Leiderschap en volgerschap; - Situational Awareness; - Besluitvorming; - Menselijke prestaties en beperkingen. Dit zijn zeer brede onderwerpen, die in elke praktijk verschillend tot hun recht komen en daarmee voor iedere doelgroep hun eigen risico's en sterke punten met zich meebrengen. Vandaar dat we die kunnen gebruiken om colleges tot sterke teams te maken. Zeker als die colleges net na de verkiezingen zijn aangetreden. 1.1 De vorming van colleges van Burgemeester en Wethouders Nederland telt 1400 wethouders. Bij de raadsverkiezingen op 19 maart in 380 gemeenten stonden 1320 wethoudersposten op het spel in de verdere collegevorming. Zo'n 60% van de wethouders halen ook de eindstreep (bron: "Wethouders in de collegeperiode ", onderzoek van DeCollegetafel, kennisplatform voor het openbaar bestuur). 21% van de wethouders moet het veld ruimen vanwege een politiek conflict (zie de tabel). De belangrijkste reden voor een vertrouwensbreuk zijn politieke conflicten met de wethouder of in de coalitie over budgetten en verschil van inzicht over beleid. Stijl en wijze van optreden en communiceren is in deze collegeperiode in toenemende mate een factor geworden waardoor wethouders in problemen zijn gekomen. De cijfers schetsen geen al te vrolijk beeld. Er is sprake van besluitvorming die ten nadele kan zijn van de burger, stagnaties in de voortgang van bestuurlijke processen en veel persoonlijk leed en schade. Tevens betreft het een flinke maatschappelijke kostenpost. Het Parool becijferde in januari 2010 dat de gemeente Amsterdam in ,6 miljoen aan wachtgeld uitkeerde aan ex-wethouders en stadsbestuurders. Daar zitten overigens ook wethouders bij die niet tussentijds afgetreden zijn, maar na de verkiezingen niet terugkeerden. De collegevorming is volgens DeCollegetafel voor wethouders het 'stormachtige slagveld' achter de schermen. Het is dan ook belangrijk om het direct na de gemeenteraadsverkiezingen niet alleen te hebben over het collegeprogramma, maar ook tijd en energie te steken in elkaar en in het nieuwe team. Hoe zou dat kunnen? In deze brochure laten wij zien hoe de colleges in wording door op een plezierige en uitdagende manier te leren van de luchtvaart steviger in het zadel kunnen komen, een hecht team worden en effectief aan de slag kunnen gaan met het besturen van de gemeente. 3

4 Bron: "Wethouders in de collegeperiode ", onderzoek van DeCollegetafel, kennisplatform voor het openbaar bestuur 1.2 Samenwerking: geen automatisch proces In Teambuilding voor colleges van Burgemeester en Wethouders: 'Leren van de luchtvaart' richten we onze pijlen op het college als team. Net als in de luchtvaart, is het in de politiek niet vanzelfsprekend dat effectieve samenwerking gericht op een gemeenschappelijk doel 'automatisch' tot stand komt. Tijdens de collegebesprekingen spelen politieke voorkeuren en meningen een doorslaggevende rol om te komen tot een collegeprogramma. Na vaststelling moet het college als een team gaan functioneren. Elkaar kennen en gekend worden is dan de sleutel voor succesvol samenwerken. Het is niet altijd makkelijk om te voldoen aan de volgende randvoorwaarden van succesvolle samenwerking: de leden zijn bereid zich in de positie en de wensen van andere deelnemers verplaatsen; de leden zijn bereid gezamenlijk naar objectieve en nog ontbrekende informatie te zoeken; de leden geven de garantie dat zij essentiële waarden van anderen zullen respecteren; de leden nemen verantwoordelijkheid, geven eventueel gemaakte fouten toe en proberen tot een verdeling van macht te komen; de leden wekken gedurende het hele proces vertrouwen bij de andere leden; de leden willen een duurzame relatie met elkaar opbouwen. Ook in het stadium van realisatie is sprake van overleg en samenwerking. Invulling van deze randvoorwaarden gaat niet vanzelf. Het kan lastig zijn om deze toe te passen in de gemeentelijke context, zeker als de (externe) druk toeneemt. 4

5 1.3 Samenwerking met de ambtelijke organisatie Binnen een succesvol college werken niet alleen de burgemeester en de wethouders adequaat met elkaar. Belangrijk is ook de samenwerking tussen bestuurders en de directies c.q. het management van de ambtelijke organisatie. Om resultaten te kunnen boeken is de wethouder afhankelijk van de gemeentelijke organisatie die hem daarbij ondersteunt. Ook in die relatie is de samenwerking van belang om het beleid van het college daadwerkelijk te effectueren. Colleges voeren hun programma s uit. Wethouders zijn gericht op de resultaten binnen de beleidsvelden waarvoor zij verantwoordelijk zijn en het ambtelijk apparaat staat ze daarbij ter beschikking. 1.4 Doelgroep teambuilding 'Leren van de luchtvaart' De teambuilding is voor meerdere doelgroepen geschikt, waarbij het effect wordt vergroot wanneer wordt gekozen voor een mix: De leden van de nieuw te vormen colleges van B en W; De directies van de gemeentelijke diensten en sectoren, alsmede het management hiervan. Deelname is mogelijk in een door de betreffende gemeente gewenste mix. 5

6 2 Programma s Teambuilding voor colleges van B en W 2.1 Flexibele programma s De teambuilding Leren van de Luchtvaart kan worden aangeboden in verschillende programma s, afhankelijk van de beschikbare tijd en de diepgang van de te behandelen onderwerpen. In dit hoofdstuk bespreken we de insteek van alle programma s, en vervolgens de verschillende mogelijkheden. 2.2 'Non-Technical' Net zoals vergelijkbare trainingen in de luchtvaart, wordt deze teambuilding gericht op de kwaliteit van de samenwerking. Het uitgangspunt wordt daarom gevormd door de cognitieve en interpersoonlijke vaardigheden die nodig zijn om de taken van het college in voldoende samenwerking en daarmee hoge veiligheid uit te voeren, en de eerder genoemde uitval te voorkomen. We richten ons daarmee dus niet op vakspecifieke (technische) vaardigheden. Met cognitieve vaardigheden bedoelen we de mentale processen die worden ingezet om te komen tot een adequate collegiale besluitvorming; Interpersoonlijke vaardigheden hebben betrekking op communicatie en een heel scala aan gedragsrepertoires als onderdeel van het werken in een team zoals het college (zoals samenwerking en leiderschap). We behandelen in deze training de wijze van omgaan met individuele verantwoordelijkheden in relatie tot collegiale besluitvorming. Daarnaast behandelen we teamgedrag, signaleren van (dreigende) fouten en gepaste assertiviteit (adequaat aanspreken). Op dit onderdeel hechten we veel waarde aan: Het organiseren van een kritisch vermogen binnen het college en het vermogen van de leden om zich binnen het college kwetsbaar op te durven stellen; De mate van rolvastheid en hoe bereid iemand is om zich daarop te laten aanspreken door collega's; Het bevorderen van de bereidheid om, vanuit de inbreng binnen de eigen verantwoordelijkheid, tevens mee te denken over de consequenties voor de verantwoordelijkheid van de anderen. Zoals overal waar mensen werken, worden ook in collegiale besluitvorming fouten gemaakt. In de training wordt geleerd hoe je daarmee om moet gaan. Zoals signaleren bij jezelf en hier open over zijn, of juist signaleren bij anderen en deze hierop functioneel goed kunnen aanspreken. Ook het terug durven komen op een eerder besluit als uit de resultaten blijkt dat het niet passend is, komt aan bod. Het is namelijk geen teken van zwakte maar een teken van een zelfkritische houding. En wat te doen als er conflicten ontstaan? Bezien wordt hoe leden van het college daar functioneel mee om kunnen gaan. Ook wordt aangegeven hoe bepaalde menselijke factoren zoals vermoeidheid, uitputting, stress, omgevingsfactoren, druk etc. invloed hebben op de menselijke informatieverwerking en daadkracht van het college, bijvoorbeeld wanneer het onder hoge druk tot moeilijke besluiten moet komen. Gezien de uiteenlopende hoeveelheid wensen is het trainingsprogramma modulair opgebouwd. Een vlucht in de vluchtsimulator is een vast onderdeel van elke training. Deze wordt gebruikt om de in het trainingsprogramma behandelde onderwerpen in de praktijk te ondervinden. Naast het gebruik van de vluchtsimulator worden de volgende onderwerpen in de training behandeld: Menselijke factoren in het werk van een team; Communicatie; Leiderschap; Besluitvorming; Omgaan met en de preventie van fouten; Risicomanagement; Self-assessment; Conflict hantering. 6

7 De sessie in de vluchtsimulator demonstreert deze aspecten van collegiale samenwerking, waarbij het er op aankomt om als vliegtuigbemanning de vlucht, ondanks een optredende probleemsituatie, zo veilig én effectief mogelijk af te wikkelen. Op een heel praktische wijze wordt aangetoond hoe de juiste skills in de samenwerking het werk gemakkelijker, effectiever en veiliger maken. 2.3 Programma A: Vogelvlucht Het programma bestaat uit twee dagdelen. Dit kan naar keuze een ochtend en een middag, of een middag en een avond zijn. Eerste dagdeel: 'Leren van de luchtvaart'. Hierin worden de volgende onderwerpen behandeld: Veiligheidscultuur In de luchtvaart zijn de risico s groot en daarmee de verantwoordelijkheden ook. Toch gaat men hier zeer open om met het maken van fouten en is geen sprake meer van autocratisch leiderschap. Deze instelling zorgt voor de hoge mate van veiligheid waar de luchtvaart tegenwoordig bekend om staat. Transparantie, verhoogd respect en leiderschap zonder autocratie blijken voor effectieve besluitvorming te zorgen. Hoe denkt u dit mogelijk te maken? Hoe creëert het college een sfeer waarin fouten mogen worden gemaakt en de leden elkaar gemakkelijk aanspreken zonder dat direct conflicten ontstaan? Hoe kun je als leden van het college open en eerlijk tegen elkaar zijn en vertrouwen de basis laten worden van de samenwerking? Om deze vragen te beantwoorden kijken we, samen met een piloot/safety manager, hoe de luchtvaart dit doet. Werken in teams In de luchtvaart werken teams van verschillende achtergronden, deels fysiek van elkaar gescheiden, zeer nauw samen. Het is juist deze samenwerking die de luchtvaart zo veilig maakt. Hoe kan de samenwerking binnen het college op dezelfde manier worden bevorderd? Gebruik makend van de ervaring uit de luchtvaart, behandelen we wat een team sterk maakt, maar ook hoe het komt dat het soms uit elkaar kan vallen. Er wordt in gegaan op goede communicatiemethoden en hoe deze bijdragen aan effectief teamwork. We onderzoeken hoe de leiding van de collegevergadering een goed functioneren van het team bevordert en kijken naar het doorlopen van een bewust en veilig besluitvormingsproces. Human factors binnen het college van B en W De bemanningen in de luchtvaart worden veelal gezien als zeer technisch onderlegd. De huidige stand van techniek heeft er echter voor gezorgd dat de mens en zijn handelen de grootste succesfactor maar ook het grootste veiligheidsrisico is. Ongeveer 80% van vliegtuigongevallen zijn hoofdzakelijk het gevolg van menselijk handelen en vandaar dat training en onderzoek in de luchtvaart op dit vlak enorm veel nadruk legt. 7

8 Ook bij het werk van colleges gaat het om mensen. Mensen hebben namelijk, net zoals machines, hun grenzen. Het verschil is dat machines (vaak) duidelijke beschrijvingen hebben van wat ze wel en niet kunnen. Die beschrijvingen ontbreken voor de mens en bestaan dus ook niet voor leden van de colleges. Belangrijke menselijke beperkingen zijn stress, uitputting, overbelasting en afleiding. Er zijn veel situaties denkbaar waarbij B en W flink onder druk komen te staan. Dat kan een gezonde stress opleveren die helpt om in de situatie overeind te blijven en te handelen. Maar wordt de druk te zwaar dan kan distress ontstaan. Distress is de basis van veel (basale) fouten. De overgang van stress naar distress wordt vrijwel nooit door de betrokkenen zelf gesignaleerd. Fouten worden vervolgens in the heat of the moment gemaakt, terwijl burgers en raad, achteraf en na veel tijd te hebben genomen voor een onderzoek, individuele wethouders of een geheel college er zeer hard op kunnen aanpakken. Herkennen en juist reageren op de menselijke beperkingen kan pijnlijke debatten en discussie voorkomen. En misschien zelfs wel het vertrek van één of meer leden van het college. Tweede dagdeel: Simulatorsessie De deelnemers aan de workshop gaan actief aan de slag in de virtuele omgeving van de cockpit van een Boeing 737 of een Airbus A320. Dit zijn dezelfde simulatoren die worden gebruikt om echte piloten op te leiden. Dit brengt de deelnemers helemaal in de sfeer van de luchtvaart. In de simulator wordt de in het eerste dagdeel besproken materie praktisch beoefend. Het gebruik van een volledig onbekende omgeving heeft als voordeel dat iedereen gelijk is wat betreft kennis, kunde, politieke kleur, rol en positie. De sfeer is daarmee voor niemand bedreigend. Op die manier kunnen de te trainen aspecten los van de situatie in het gemeentehuis worden behandeld en komen ze beter tot hun recht. Daarnaast wordt het gebruik van een levensechte vluchtsimulator als uitdagend, inspirerend en gewoon leuk ervaren. De te beoefenen scenario's zijn gericht op belangrijke factoren als: Communicatie; Leiderschap; Interpersoonlijke relaties; Voorbereiding, planning en alertheid; Besluitvorming. Direct na afloop van de simulatorsessie vindt debriefing plaats. Daarin wordt het optreden van de 'crew' openhartig, veilig en vooral 'no blame' besproken. De simulator is er voor training en niet voor beoordeling; voorop staat dat er dus van de debriefing geleerd wordt. Na afloop van de simulatorsessie worden de leerervaringen op een rij gezet. Hierna worden er vervolgstappen geformuleerd die kunnen worden genomen op weg naar een sterk en succesvol opererend college. De training kan naast leden van het college op verzoek tevens worden gevolgd door de directies en het management van de gemeentelijke diensten en sectoren. Immers maken ook zij deel uit van het team. 2.4 Programma B: Duikvlucht Dit programma omvat 4 dagdelen over 2 dagen. De eerste dag is gelijk aan het programma Vogelvlucht (dus inclusief gebruik van vluchtsimulator), echter op dag twee wordt dieper ingegaan op de achtergronden van human factors en team resource management. Deze dag bestaat uit de volgende onderdelen: Werken in teams: In de luchtvaart Crew Resource Management (CRM) genoemd. Nadat is toegelicht hoe CRM wordt toegepast in de luchtvaart en bekeken is hoe dat in het werk van de colleges kan worden toegepast volgt een simulatie van teamwerk binnen het college. Het vormen van een nieuw college is een proces van onderhandelen en samenwerken. Een proces waarbij doelen en belangen van individuele partijen moeten worden verenigd tot gezamenlijke doelen. De vraag is hoe je dat effectief doet op basis van de thema's die tot nu toe in de training zijn behandeld. Hoe pas je de kennis over CRM en leiderschap toe? Blijven we de communicatielijnen altijd goed open houden en heeft iedereen een gelijkwaardige inbreng? Hoe los je meningsverschillen op? Hoe worden onderlinge verhoudingen bespreekbaar, ook als die niet optimaal zijn? 8

9 De basis voor de toekomstige samenwerking wordt bij de collegebesprekingen al gelegd. De verhoudingen tussen de leden van het college zijn al vanaf de vorming ervan relevant. Welke factoren beïnvloeden de interpersoonlijke verhoudingen positief of negatief? Komen boodschappen vanuit een ieders politieke achtergrond goed over en hoe blijven we daarbij on speaking terms, ook onder zware druk? Evaluatie en afspraken voor het vervolg: We sluiten af met de evaluatie van de training en afspraken die voor het vervolg moeten worden gemaakt. De training kan naast leden van het college op verzoek tevens worden gevolgd door de directies en het management van de gemeentelijke diensten en sectoren. 2.5 Programma C: Vrije vlucht Colleges kunnen van deze module gebruik maken indien ze een programma op maat willen hebben. Daar kunnen verschillende redenen voor zijn, zoals: Men is al een eindje op streek en er doen zich problemen voor die men niet had voorzien; Men is zich bewust van het onvoldoende aanwezig zijn van bepaalde vaardigheden en de belemmerende invloed daarvan op het samenstellen en uitvoeren van het collegeprogramma; Eerdere ervaringen en daaruit voortkomende behoeften sluiten aan bij de mogelijkheden die de Human Factors Adviesgroep kan bieden. Onze consultants zullen het college vooraf bezoeken en de elementen inventariseren die voor de samenstelling van het trainingsprogramma van belang zijn. Ook is het mogelijk dat we een vergadering van het aanstaande college observeren, waarbij we kunnen vaststellen waar in de training het beste aandacht aan kan worden besteed. Tevens kan worden bepaald wie er aan de training deel gaan nemen en in welke samenstelling. Hierbij kan ook worden gedacht aan gemeentesecretarissen, directieleden, college adviseurs en leden van het management van de gemeentelijke diensten en sectoren. 3 Locatie en kosten De bijeenkomsten vinden plaats bij een trainingscentrum voor piloten op Schiphol of bij European Pilot Selection & Training te Utrecht. De te kiezen locatie is mede afhankelijk van beschikbare ruimte op de vluchtsimulators. De kosten zijn: Programma A, Vogelvlucht: Programma B, Duikvlucht: Programma C, Vrije Vlucht: 495 per deelnemer 945 per deelnemer Na het kosteloze inventariseringsgesprek ontvangt een offerte. Voor programma A en B geldt een minimum kostenbedrag van 6 deelnemers. Bedragen zijn inclusief de kosten van een lunch. Optioneel kunnen wij een diner in het programma inlassen. Bedragen zijn exclusief 21% btw. 4 Tenslotte Wij zijn gaarne bereid om één of meerdere van de programma's voor uw college nader uit te werken. Neem voor vragen contact met: Bert Timmermans: of Mario Schoonderwoerd U kunt ook vrijblijvend een informatiegesprek aanvragen via info@hufa.nl. 9