Pilot Telewerken NXP Nederland

Transcriptie

1 Pagina 1 van 12 Maart 2008 Werkgroep Telewerken (Nico Rutten, Werner Pijls, Menno van Renswoude, Marc Konings, Eveline Geurten, Anneke Mattheij, Jessica de Boer) 1 INHOUD 1. Inhoud blz Inleiding blz Definities blz Voordelen en aandachtspunten blz Randvoorwaarden blz Medewerkers die in het buitenland wonen w.o. grensarbeiders blz De procedure blz Benodigdheden voor telewerken blz Financiële / fiscale consequenties blz Bijlagen blz. 6 2 INLEIDING Telewerken is een aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde dat flexibilisering van de arbeid mogelijk maakt en daarmee voordelen met zich meebrengt voor zowel werkgever als werknemer. NXP vindt telewerken van belang omdat hiermee het autogebruik teruggedrongen kan worden en daarmee de CO 2 emissie verminderd kan worden. Tevens levert telewerken een verhoging van de arbeidsproductiviteit op. Voor telewerkers die meer dan 20% van hun arbeidstijd thuis telewerken is de Arbo-wet van toepassing. Dat betekent dat de werkgever verantwoordelijk is voor de arbeidsomstandigheden op de telewerkplek thuis. Met deze raamregeling Telewerken wordt een kader gecreëerd waarmee de bedrijfsonderdelen zelf kunnen bepalen of medewerkers kunnen telewerken. 3 DEFINITIES Telewerken Het op regelmatige basis thuiswerken (20 40% van de werkweek) van een telewerker waarbij voor de informatie-uitwisseling gebruik wordt gemaakt van IT- en telecommunicatie voorzieningen: er is een elektronische verbinding met het bedrijf. Telewerker Een telewerker is een medewerker met wie de werkgever heeft afgesproken dat hij/zij de werkzaamheden op afgesproken dagen via telewerken kan uitvoeren. NXP Nederland (ook wel Werkgever ) De bedrijfsonderdelen van NXP Semiconductors Netherlands BV en NXP Software BV. Waarbij dit reglement geldt voor de in Nederland wonende en werkende medewerkers van deze bedrijfsonderdelen.

2 Pagina 2 van 12 Telewerkbeleid Een medewerker van NXP Nederland die in Nederland woont kan in aanmerking komen om te telewerken. Of in een individuele situatie telewerken mogelijk is, wordt door de leidinggevende beoordeeld en bepaald. Hij/zij; medewerk(st)er Daar waarin de onderstaande teksten van hij gesproken wordt, is uiteraard ook zij bedoeld. Onder medewerker wordt tevens verstaan medewerkster. 4 VOORDELEN EN AANDACHTSPUNTEN Telewerken kan zowel voor NXP Nederland als voor de medewerker een aantal voordelen hebben o.a.: Vermindering van autogebruik. Vermijden van files. Betere bereikbaarheid van Nijmegen en Eindhoven. De kwaliteit van het werk en de arbeidsproductiviteit en efficiency nemen toe, doordat men zich op de telewerkplek beter kan concentreren; Minder reistijd voor medewerker. De tevredenheid van medewerker neemt toe doordat hij meer verantwoordelijkheid en de daarbij behorende zelfstandigheid krijgt. Meer flexibiliteit en betere dienstverlening. Betere combinatiemogelijkheid van werk en privé. Telewerken kan ook voor een deel van de dag uitgevoerd worden om de files te vermijden. Hierbij kan de medewerker s ochtends thuis beginnen met werken en als de files voorbij zijn naar het werk toegaan. s Avonds kan de medewerker weer voor of na de file naar huis toegaan en thuis verder gaan om zijn normale werkdag in te vullen. Men dient zich tevens te realiseren dat telewerken ook een aantal aandachtspunten heeft: Telewerken doet een sterk appèl op het verantwoordelijkheidsgevoel van de medewerker, het gebruikelijke toezicht ontbreekt. De scheidslijn tussen werk en privé wordt zeer dun. Telewerken vraagt een andere manier van aansturing van de medewerker: (nog) meer op basis van resultaatafspraken. De fysieke bereikbaarheid van de medewerker wordt minder wanneer men gaat telewerken; informele (collegiale) contacten kunnen onder druk komen te staan. Men kan van het bedrijf vervreemden Uit onderzoek is gebleken dat medewerkers thuis langer door werken. RSI is een risico dat bij het lange werken kan optreden. Een leidinggevende moet dit ondanks het contactverlies in de gaten houden.

3 Pagina 3 van 12 NB. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling om telewerken en zorg voor kinderen thuis te combineren. Bij zorg voor kinderen hoort de deeltijdregeling en niet de telewerkregeling. 5 RANDVOORWAARDEN Er zijn een aantal randvoorwaarden waaraan voldaan moet worden, wil telewerken daadwerkelijk tot uitvoering kunnen komen. De afweging of telewerken een wenselijke werkvorm is, is altijd een individuele afweging waarbij de volgende elementen een belangrijke rol spelen: 1 De organisatie Of de organisatie geschikt is voor telewerken hangt af van een aantal factoren. - De manier waarop binnen een organisatie wordt samengewerkt. - De interne communicatie en de managementstijl binnen een organisatie. - Aansturen op afstand stelt eisen aan de bedrijfscultuur. 2 De functie Ook als de organisatie op zichzelf geschikt is om te telewerken, kunnen bepaalde functies daarbinnen niet of minder geschikt zijn om deels thuis uit te voeren. - De werkzaamheden moeten geschikt zijn om te kunnen telewerken. - De taak moet plaatsonafhankelijk kunnen worden uitgevoerd en grotendeels zelfstandig uitvoerbaar zijn. - De vertrouwelijkheid van informatie mag niet in het geding komen. - De ICT voorzieningen moeten thuis beschikbaar (kunnen) zijn en net zo goed functioneren als op kantoor. - De resultaten van de medewerker moeten meetbaar zijn. 3 De persoon Telewerken moet ook om persoonlijke redenen bij de medewerker passen. Het thuis verrichten van werkzaamheden vraagt om zelfstandigheid, initiatief en (extra) discipline en de medewerker moet goed in staat zijn om grenzen te stellen. 4 De thuissituatie De potentiële telewerker moet over een thuissituatie beschikken waardoor men thuis goed kan werken. Dit geldt ten aanzien van de ruimte waarin gewerkt kan worden, maar tevens de gelegenheid om ongestoord werk te kunnen verrichten. - NXP Nederland informeert de medewerker over de voorwaarden waaraan de werkplek dient te voldoen (zie bijlage 5). De medewerker verklaart dat de werkplek aan de eisen die de Arbo-wet stelt voldoet en overlegt daartoe foto s van de werkplek. Omdat de werkgever uiteindelijk verantwoordelijk is voor de arbeidsomstandigheden behoudt NXP Nederland zich het recht voor om de telewerkplek te (laten) inspecteren. Over het tijdstip waarop dit zal gebeuren vindt overleg plaats tussen NXP Nederland en de medewerker; - De medewerker neemt de bepalingen van de Arbeidstijdenwet in acht. In principe geldt dat alle 4 de elementen positief beoordeeld moeten worden. Uiteindelijk beslist de leidinggevende na overleg met de medewerker of telewerken wenselijk is; beiden

4 Pagina 4 van 12 moeten voldoende overtuigd zijn van de voordelen en geschiktheid van telewerken in het individuele geval. 6 MEDEWERKERS DIE IN HET BUITENLAND WONEN w.o. GRENSARBEIDERS Gezien de complexiteit van de sociale zekerheidsstelsels van de verschillende landen waar men mee te maken krijgt indien een in het buitenland wonende medewerker thuis gaat werken, is telewerken alleen mogelijk voor medewerkers die in Nederland wonen. 7 DE PROCEDURE Zowel de leidinggevende als de medewerker kunnen de wenselijkheid van telewerken ter sprake brengen. Telewerken gebeurt op vrijwillige basis. Samen maken zij vervolgens een zorgvuldige afweging van de belangen versus de consequenties. Als zowel de leidinggevende als de medewerker voldoende overtuigd zijn van de voordelen en toepasbaarheid van telewerken in deze specifieke situatie, dan wordt m.m.v. HRM een telewerkovereenkomst met bijbehorende clausules en bijlagen opgesteld. De ondertekende telewerkovereenkomst (met bijlagen) wordt bewaard in het personeelsdossier en bij de salarisadministratie. Er wordt een duidelijke afspraak gemaakt over hoeveel en op welke dagen er getelewerkt wordt en wanneer de medewerker bereikbaar moet zijn. In overleg kan hier van afgeweken worden. Er geldt een minimum van één volledige werkdag telewerken per week. De leidinggevende kan de medewerker verzoeken om op de telewerkdag naar kantoor te komen. De leidinggevende moet dit verzoek dan wel minimaal 1 dag van tevoren kenbaar maken. De telewerker kan besluiten op de telewerkdag toch naar kantoor te gaan De normale regelingen zijn van toepassing (bijv overwerk, ziektemelding etc.) Dit betekent dat er pas sprake van overwerk is als de leidinggevende hiertoe opdracht geeft.

5 Pagina 5 van 12 8 BENODIGDHEDEN VOOR TELEWERKEN Voor het telewerken is het van belang dat de medewerkers over de juiste middelen beschikken. 1. Computers en bijbehorende apparatuur Ten behoeve van telewerken wordt gebruik gemaakt van een door NXP beschikbaar gestelde laptop. Afwijkend hiervan kan gekozen worden om gebruik te maken van een reeds aanwezige en voor NXP-doeleinden gebruikte privé PC (alleen in combinatie met RWTS: Remote Windows Terminal Server, dit geldt alleen in Eindhoven). De keuze wordt bepaald door de leidinggever in afstemming met de medewerker. Deze mogelijkheid geldt zolang deze remote-oplossing (RWTS) binnen NXP aangeboden wordt. Hier kunnen geen rechten aan ontleend worden. De eisen die de Arbo-wet t.a.v. van werken met een laptop stelt, dienen in acht genomen te worden door gebruik te maken van hulpmiddelen als een laptopstandaard, los toetsenbord en muis. Het advies is om telewerkers met een NXP-laptop te laten werken om de volgende redenen: - Gebruik van een enkelvoudige laptop is goedkoper en efficiënter - Vaak vraagt de mobiliteit van de betreffende medewerker al om een laptop - Diverse IT oplossingen werken slechts vanaf een enkelvoudige werkplek. Dit levert de mogelijkheid om offline door te werken en op de site de gedane arbeid te kunnen verwerken - Security regels staan NXP toepassingen op privé PC s niet toe - Remote ondersteuning door de Helpdesk blijft gegarandeerd (geldt dus niet voor de privé PC in combinatie met RWTS) 2. Aansluiting NXP Nederland levert geen kabel of ADSL verbinding. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor deze verbinding. NXP Nederland moet wel een aantal randvoorwaarden stellen waaraan de lijn moet voldoen om geschikt te zijn voor telewerken. NXP Nederland levert volledig remote support op de telewerkplek bij gebruik van een NXP laptop. Er is geen support op locatie. 3. Printer NXP levert, i.v.m. de beheersbaarheid, geen printer. De voorkeur gaat er naar uit het werk zo in te richten dat thuis printen niet nodig is. 4. Telefoon Het advies is dat de medewerker gebruik maakt van een mobiele telefoon - Altijd hetzelfde nummer - Geen aanleg en/of vergoeding van een extra lijn - Interne nummers zijn via GSM gratis, dus voor intern verkeer is een GSM goedkoper dan een extra vaste lijn

6 Pagina 6 van 12 - Als de telefoon voor 90% of meer zakelijk wordt gebruikt kan die belastingvrij worden verstrekt. 5. Meubilair De arbeidsplaats moet zodanig ingericht worden dat de arbeid zoveel mogelijk zittend op ergonomische wijze kan worden verricht. Daartoe zijn een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel. De beeldschermwerkplek thuis moet, als beeldschermwerk langer dan twee uur gemiddeld per dag plaatsvindt, voldoen aan dezelfde eisen die gelden voor beeldschermwerk op kantoor n.l.: - De stoel moet voldoen aan de NPR 1813 (zie bijlage 3) - De tafel moet voldoen aan de NEN 2449, grootte minimaal 80x120 cm en op de voor de medewerker juiste hoogte te brengen zijn ( cm.) - Er dient voldoende verlichting op de werkplek aanwezig te zijn - De telewerker dient indien nodig te kunnen beschikken over de benodigde hulpmiddelen zoals een documenthouder, een dockingstation of laptopstandaard, met los toetsenbord en/of een losse muis. - De benodigde apparatuur dient op een ergonomisch verantwoorde wijze te worden opgesteld. - De telewerker dient voldoende afwisseling van de werkzaamheden te hebben en voldoende pauzes te nemen. - De medewerker dient de checklist in te vullen en te ondertekenen dat zijn werkplek thuis goed op orde is (zie bijlage). Dit laatste te illustreren met foto s van de werkplek. 9 FINANCIELE / FISCALE CONSEQUENTIES De Telewerk regeling gaat in principe met gesloten beurzen gezien de voordelen die zowel bij werknemer als werkgever liggen. Echter de regeling kan fiscale consequenties hebben (met name als de werknemer een reisvergoeding krijgt) die negatief kunnen uitvallen voor de werknemer. Om dit te beoordelen is een fiscale check nodig met, indien nodig, een reparatie maatregel om de negatieve effecten te compenseren. Een aantal medewerkers van NXP Nederland geniet op dit moment vergoedingen voor o.a. broadband connecties. Deze vergoedingen zullen niet gegeven worden voor nieuwe telewerkers (gesloten beurzen principe) en t.z.t. in het algemeen worden afgeschaft. Dit is een aparte maatregel en heeft geen consequenties voor die medewerkers die een vergoeding ontvangen en in de pilot meedraaien. 10 BIJLAGEN 1. Voorbeeld individuele telewerkovereenkomst 2. Checklist Telewerken 3. Eisen voor de bureaustoel

7 Pagina 7 van 12 BIJLAGE 1 Voorbeeld individuele telewerkovereenkomst Ondergetekenden: Leidinggevende bedrijfsnaam vestigingsplaats van de werkgever hierna te noemen: werkgever naam medewerker salarisnummer medewerker functie medewerker hierna te noemen: medewerker verklaren in aanvulling op de reeds bestaande arbeidsovereenkomst en aanstellingsbriefals volgt te zijn overeengekomen: 1. Algemene Regeling Telewerken De Algemene Regeling Telewerken zoals die op het moment van het sluiten van deze overeenkomst binnen de arbeidsvoorwaarden van werkgever geldt of op een later tijdstip zal gelden, maakt deel uit van deze overeenkomst. 2. Telewerkdagen/bereikbaarheid De medewerker zal met ingang van gedurende dagen per week in en/of vanuit de privé-woning werken. Er is eveneens een mogelijkheid om gedeeltelijk thuis en gedeeltelijk bij de werkgever te werken om op die manier de files te vermijden. De medewerker werkt op (invullen: maandag/dinsdag/woensdag/donderdag/vrijdag) geheel of gedeeltelijk in en/of vanuit de privé-woning. Voor de resterende werkdagen blijft de medewerker werkzaam op kantoor van de werkgever. De telewerker dient in ieder geval gedurende de uren. -. telefonisch bereikbaar te zijn. De telewerker is aangelogd op Communicator of een vervanging hiervan. 3. Ziekmelding en herstelmelding Indien de werknemer op de telewerkdag ziek is, zal hij dit volgens de gebruikelijke procedure melden. Hetzelfde geldt voor herstelmelding. 4. Apparatuur en softwareprogramma s De werkgever geeft de benodigde apparatuur in bruikleen die bij het beëindigen van het contract weer ingeleverd moeten worden. Het is de telewerker niet toegestaan andere dan de geïnstalleerde software op de apparatuur te Installeren / te gebruiken. Bij beëindiging van deze overeenkomst is de medewerker verplicht de apparatuur en de bijgeleverde bekabeling en de

8 Pagina 8 van 12 softwareprogramma s op eerste verzoek aan de werkgever terug te geven. De installatie-, gebruik- en onderhoudskosten van de genoemde apparatuur en softwareprogramma s komen voor rekening van de werkgever. De werkgever zal de benodigdheden voor het gebruik van deze apparatuur aan de medewerker ter beschikking stellen. 5. Meubilair NXP stelt als eis dat de werkplek is ingericht conform de geldende arbo eisen. De telewerker verklaart op de hoogte te zijn van de eisen die de Arbo-wet aan de inrichting van de werkplek stelt en heeft de Arbochecklist naar waarheid ingevuld. De telewerker weet dat NXP Nederland zich het recht voorbehoud om de telewerkplek te (laten) controleren. 6. Arbeidstijdenwet De telewerker neemt de bepalingen van de Arbeidstijdenwet in acht. 7. Overwerk Er kan slechts sprake zijn van overwerk wanneer de telewerker daartoe uitdrukkelijk de opdracht heeft gekregen van zijn leidinggevende. 8. Financiele/Fiscale check De Financiele en fiscale gevolgen van het telewerken zijn besproken met. met het volgende resultaat Toestemming betreden privé-woning De medewerker geeft de werkgever of een in opdracht van de werkgever handelende derde toestemming de privé-woning te betreden met als doel controle van de werkplek. Indien de werkgever hiervan gebruik wenst te maken, zal hierover met de medewerker overleg plaatsvinden. 10. Aansprakelijkheid De medewerker is gehouden de onder 4 door NXP Nederland ter beschikking gestelde apparatuur en softwareprogramma s zorgvuldig te gebruiken. Voor zover eventuele schade aan apparatuur of de softwareprogramma s niet door de verzekering wordt gedekt, draagt de werkgever alle schade tenzij deze schade is ontstaan door opzet of bewuste roekeloosheid van de medewerker of diens huisgenoten. 11. Duur en beëindiging overeenkomst Deze overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd. Deze overeenkomst eindigt: a. door opzegging door de medewerker met inachtneming van een opzegtermijn van één volle kalendermaand b. door opzegging door de werkgever met inachtneming van een opzegtermijn van één volle kalendermaand;. c. door beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Aldus in tweevoud overeengekomen te:. (invullen: plaats), De werkgever: de... invullen: datum) De medewerker:

9 Pagina 9 van 12 BIJLAGE 2 Checklist Telewerken Deze checklist is bedoeld om de medewerker te ondersteunen bij het inrichten van de telewerkplek. Het is van belang dat de telewerkplek, net zo goed als de kantoorwerkplek, goed op de medeweker afgesteld is. Bij een goed afgestelde werkplek en het in acht nemen van de arboregels vermindert men het risico om werkplekgerelateerde klachten te krijgen. Bij onderstaande checklist is het vak van het gewenste antwoord grijs gemaakt. De dik gedrukte items geven het grootste risico op werkgerelateerde klachten indien deze niet goed afgesteld/geregeld zijn. Telewerkplek Ja Nee 1. Zorg ervoor dat de telewerkplek is ingericht op een plaats waar voldoende rust te waarborgen is. 2. Zorg ervoor dat in de werkruimte voldoende (kunst) licht om altijd goed te kunnen lezen. 3. Zorg ervoor dat de ramen voorzien van een lichtdichte en instelbare helderheidwering? 4. Zorg ervoor dat het beeldscherm niet direct aan het venster staat i.v.m hinderlijke spiegeling. 5. Zorg ervoor dat de vloeren vrij zijn van obstakels. 6. Zorg ervoor dat u geen last heeft van hinderlijke kou of tocht op de werkplek. Het meubilair Ja Nee 7. Is het werkvlak voldoende ruim (minimaal 120 cm breed x 80 cm diep voor 17 inch CRT beeldscherm en minimaal 120 cm breed x 100 cm diep voor een 21 inch CRT beeldscherm met extra ruimte aan de achterzijde om het scherm uit te kunnen laten steken) om het beeldscherm recht voor u te kunnen plaatsen? Voor een TFT scherm voldoet een werkvlak van 120x80 cm. 8. Is het werkvlak inclusief draagconstructie aan de voorzijde maximaal 5 cm dik dan kan dit problemen geven met de aanbevolen instellingen(zie afbeelding hieronder). Als dit problemen geeft moet u voor een andere tafel kiezen. 9. Zorg ervoor dat het werkblad niet donker getint en /of spiegelend is. 10. Heeft u op plaatsen waar u aan de tafel werkt ter hoogte van uw knieën beenruimte van ten minste 60 cm breed en 60 cm diep onder het werkvlak? 11. Heeft u onder het werkvlak voldoende voetruimte (minimaal 80 cm diep) op de plaatsen waar u aan de tafel werkt? 12. Is de kantoortafel op een juiste werkhoogte tussen de 62 en 82 cm te zetten? 13. Als dit niet mogelijk is kunt u dan gebruik maken van een voetenbank die op de juiste hoogte afgesteld is? 14. Is er een bureaustoel die voldoet aan de NPR 1813 een in hoogte verstelbare zitting en instelbare zitdiepte een rugleuning van tenminste 37 cm hoog die in hoogte verstelbaar is armleuningen die in hoogte verstelbaar zijn

10 Pagina 10 van 12 De beeldschermopstelling Ja Nee 15. Staat het beeldscherm recht voor de medewerker? 16. Kan het (losse) beeldscherm op voldoende afstand geplaatst worden? Laptop cm 17 inch monitor cm 21 inch monitor cm 17. Kunt u net over het beeldscherm heen kijken? 18. Heeft de medewerker last van spiegelingen op het beeldscherm? 19. Is er voldoende ruimte om toetsenbord en muis neer te kunnen zetten? Organisatie van het werk Ja Nee 20. Worden er voldoende pauzes gehouden, min na iedere 2 uur werken een pauze van 10 min. en regelmatig micropauzes (een pauze van 10 sec.) 21. Wordt er gebruik van Workpace of Workrave gemaakt? 22. Werkt men langer dan 6 uur per dag met het beeldscherm (thuis en op het werk)? 23. Wordt er meer dan 2 uur per dag met een laptop zonder hulpmiddelen gewerkt? Indien het antwoord ja is dan moet men gebruik maken van hulpmiddelen zoals een extern toetsenbord en een externe muis. Tevens kan men dan gebruik maken van een externe monitor of de laptop op een standaard zetten zodat de bovenkant van het beeldscherm op ooghoogte komt te staan 24. Is uw werkplek volgens onderstaande tekening afgesteld? 25. Is een foto van de werkplek aangeleverd? Indien de dik gedrukte items niet goed geregeld zijn dient u zich te realiseren dat het risico dat u loopt op werkgerelateerde klachten aanzienlijk groter wordt. Het is de bedoeling dat u ervoor zorgt dat minimaal deze punten goed geregeld zijn. Dit kan betekenen dat u enkele punten aan moet passen voordat u met telewerk kunt beginnen.

11 Pagina 11 van 12 Voor aanvullende vragen over deze checklist kunt u terecht bij: Jessica de Boer, ergonomie deskundige NXP Nederland Tel: (di + wo hele dag, do ochtend) jessica.de.boer@nxp.com Hierbij verklaart ondergetekende deze checklist naar waarheid te hebben ingevuld. Deze checklist zal door een medewerker van NXP Nederland beoordeeld worden... (invullen: plaats), de invullen: datum) Handtekening medewerker Naam: Functie: Salarisnummer: Handtekening leidinggevende De checklist dient tezamen met de telewerkovereenkomst en foto van de werkplek gearchiveerd te worden in het personeelsdossier.

12 Pagina 12 van 12 BIJLAGE 3 Eisen voor bureaustoel npr a Zithoogte in cm Minimum versteltraject voor de zithoogte. 14 b Zitdiepte in cm Minimum versteltraject voor de zitdiepte. 10 f hoogte lendesteun in cm Minimum versteltraject voor de lendesteun. 6 p Armleggerhoogte in cm Minimum versteltraject voor de armleggerhoogte. 10 r Armleggerbreedte in cm q armlegger positionering in cm >20