Reiskostenvergoeding Handleiding

Transcriptie

1 Reiskostenvergoeding Handleiding 1. Inleiding. Pag.2 a. Wat heeft deze tool zoal te bieden? pag.2 2. Voorwaarden. Pag.3 a. Privé gebruik. Pag.3 b. Commercieel gebruik. Pag.3 3. Gebruiksvriendelijkheid. Pag.3 4. Ingebruikname. Pag.3 5. Hulp bij gebruik. Pag.4 a. Adressenlijst. Pag.4 b. Maand staten. Pag.7 c. Jaaroverzicht. Pag.9 6. Tot stand komen en vervolg. Pag 12 1

2 1. Inleiding: Dat je dit document opent, betekend dat je nieuwsgierig bent geworden óf vertrouwen schenkt in de kwaliteit van deze tool. Mijn dank daar voor! Deze reiskosten tool is samengesteld door een lotgenoot welke op het idee kwam om een handige tool te maken waar mee je in slechts enkele handelingen je gemaakte reiskosten kunt declareren bij de belastingdienst, je ziektekostenverzekeraar én je tegenpartij als er spraken is van letselschadetraject. Uiteraard kan/mag je niet dubbel declareren! Deze reiskostentool helpt je voorkomen dat je te veel en/of te weinig declareert, mits je hem o de juiste wijze gebruikt. Vandaar deze handleiding. Maar aangezien declaratiemogelijkheden voor iedereen anders liggen, afhankelijk van ziektekostenverzekeraar (afgesloten vorm van verzekering), én verschillende betrokken partijen (wel/geen letselschadeverzekeraar die vergoeding moet doen) betekend het ook dat iedere declaratie anders is. a) Wat heeft deze tool zoal te bieden? Deze reiskostentool heeft de flexibiliteit in gebouwd gekregen om aan nagenoeg alle vormen van declareren te voldoen met slechts enkele handelingen. Bovendien vergemakkelijkt de tool het invoeren van informatie door dat je een adres slechts één maal hoeft in te voeren in een adressenlijst. Van af dat moment hoef je het hele jaar door sléchts de twee cijferige code in te geven op de juiste datum en naam, adres, afstand en kosten worden automatisch ingevult. Verder kan me zélf brandstofverbruik wijzigen etc. Ook kan men eventueel al uitbetaalde declaraties laten verrekenen. Bovendien worden alle maandgegevens doorberekend in een jaar overzicht. Kortom; Een waanzinnig handige tool die veel tijd en energie bespaart, en een overzichtelijk en duidelijk resultaat geeft. 2

3 2. Voorwaarden: Uiteraard zijn er wél voorwaarden gestelt aan het gebruik van deze tool. Er is de grootste zorgvuldigheid betracht bij het maken van deze reiskostentool. Desondanks kan niet uitgesloten worden dat er mogelijk toch ergens een foutje in zit. Het gebruik van deze tool gebeurt volledig op eigen verantwoording. Verdere voorwaarden staan beschreven in 2a en 2b 2a) Privé gebruik: Deze reiskostentool wordt aangeboden voor privé gebruik. Dat betekend dat u de tool mag downloaden en gebruiken, inclusief uitprinten voor indienen ten behoeven van de kostendeclaratie. Maar er mogen geen rechten aan ontleend worden. 2b) Commercieel gebruik: Deze reiskostentool mag op geen enkele wijze voor commerciële doeleinden gebruikt worden. Kopiëren, verspreiden of intern gebruiken van deze tool is niet toegestaan. 3. Gebruiksvriendelijkheid: Deze reiskostentool is dusdanig samengesteld dat hij eigenlijk door iedereen gebruikt kan worden zonder dat men over boekhoudkundige of administratieve vaardigheden hoeft te beschikken. De moeilijke stappen zijn namelijk allemaal geautomatiseerd, zoals berekeningen etc. Deze vinden allemaal op de achtergrond plaats. Juist door deze eenvoudige gebruiksvriendelijkheid, is deze tool zelfs erg handig is voor mensen met bijvoorbeeld N.A.H (Niet Aangeboren Hersenletsel) en andere lichamelijke/fysieke beperkingen. 4. In gebruik name: Om de reiskostentool in gebruik te kunnen nemen hoeft men enkel de tool te downloaden op Iedere computer tegenwoordig is standaard voorzien van een zogenaamd office pakket waarin ook Excel opgenomen is. Hiermee opent u het bestand en u kunt meteen beginnen! Vergeet niet om ná gebruik het bestand weer op te slaan zodat uw aanpassingen bewaard blijven! 3

4 5. Hulp bij gebruik: Hier onder vind u een exacte beschrijving van de reiskostentool, aangevuld met duidelijke afbeeldingen. Daar staan bovendien genummerde pijlen in, waarvan de nummers corresponderen met de nummers van de uitleg. 5a) Adressenlijst: Hier onder staat een overzichtsafbeelding van de gehele adressenlijst. 4

5 Voor gebruik van de reiskostentool, heb ik enkele uitvergrote afbeeldingen gemaakt. Uitleg vindt plaats aan de hand van genummerde pijlen welke in de afbeeldingen hier onder toegevoegd zijn. afb.1 Afbeelding 1 (boven) Pijl 1; Op regel 1 en 2 staan voorbeeld adressen. Deze kan je vervangen door je eigen adressen. Je dient alle Blauw kleurige velden van een regel in te vullen Het regelnummer is tevens de code welke je in de maandoverzichten moet invullen. In totaal kan je 50 adressen invoeren. LET OP: Indien je naderhand iets verandert aan een bestaand adres, veranderd dat óók de waarden in de maandoverzichten en jaaroverzicht. Pijl 2; De witte kolom in het midden berekend automatisch de totale afstand zodra je de heen en terug reis afstanden ingevuld hebt. Deze waarde wordt automatisch doorgezet naar de maandstaten en doorberekend in het jaaroverzicht. 5

6 Afbeelding 2: Peil 4; Standaard opent de reiskostentool in de adressenlijst. terug te keren naar de reiskostenlijst dien je op de blauwe tab onder aan de pagina te klikken genaamd adressenlijst. Peil 5;! De navigatie tussen alle bladeren doe je met de tabbalk helemaal onderaan de pagina. De rode tabs onderaan brengen je op het tabblad van de maandtabel naar keuze. Je kan ten aller- tijden van het ene blad naar het andere gaan Pijl 6; De groene tab brengt je rechtstreeks bij het jaaroverzicht. (zie 5c uitleg jaaroverzicht). Pijl 7; Hier kan je de vorige postcode invoeren als geheugen steuntje. Maar heeft verder geen werking op de tool. 6

7 5b) Maandstaten: De maandstaten zijn te vinden onder de rode tabs met maandaanduiding. De navolgende informatie heeft betrekking op het op de juiste wijze gebruiken van de maandstaten. Pijl 1: Km vergoeding. Hier staat standaard een vergoedingsbedrag van 0,24 eurocent ingesteld omdat de meeste ziektekostenverzekeraars dit bedrag momenteel handhaven als terug te vorderen kilometervergoeding. Wijzigen Km vergoeding. Dit bedrag is aan te passen als blijkt dat jou ziektekostenverzekeraar een ander tarief hanteert. Of wanneer je geen beroep op ziektekostenverzekeraar kunt doen en declaratie bij de belastingdienst moet doen. LET OP!! Ga dit bedrag NIET aanpassen voor gebruik bij letselschadeclaim tegenpartij! Dat wordt namelijk in het jaaroverzicht gedaan. Zorg er óók voor dat je wél een komma gebruikt en geen punt! 7

8 Pijl 2: Hier vul je de code in welke aan het begin van de regel staat van het gewenste adres uit de adressenlijst. Volgens de voorbeeldadressen die in de tool zijn geplaatst betekend dit het volgende nl; AA 1111ZZ UMC AA 3584EA UMC Poli Lundlaan 6, Utrecht cc 7777bb Tandheelkunde, Zwolle Het systeem vult automatisch alle geel gekleurde vakken/waarden in aan de hand van de eerder door jou aangegeven waarden in de adressenlijst. Pijl 3; Mocht je tussentijds vergoedingen ontvangen, vul deze dan bij de betreffende ritten in. De reiskostentool zal dan automatisch verrekenen of je nog tegoeden hebt of juist overschot al zal dat laatste niet snel gebeuren! Pijl 4; Alle waarden uit de maandstaat worden automatisch bij elkaar opgeteld en zijn terug te lezen in deze donker blauwe balk. 8

9 5c) Jaar overzicht. Op onderstaande afbeelding zie je de gehele samenstelling van het jaaroverzicht. Uitleg over deze pagina zal ik pér kolom op de volgende bladzijden aangeven. 9

10 Brandstofverbruik. Het is mogelijk om dit aan te passen. Voor de belasting en ziektekostenverzekeraar is dat niet van belang maar wanneer je een declaratie bij een tegenpartij wilt doen, kan dit van belang zijn om aan te passen aan het verbruik van je eigen vervoersmiddel. Dit kan op jaarbasis enorme verschillen opleveren. Maar het is natuurlijk ook handig om het gewoon zelf eens te kunnen zien wat nou de meest exacte kosten zijn. Kol 1, Jaaroverzicht reiskosten; De ingegeven reizen worden allemaal omgerekend en uiteindelijk in dit Jaaroverzicht Reiskosten weer gegeven. Peil 3 Op deze regel komen alle maandwaarden bij elkaar in jaarlijkse waarden. In deze tabel valt verder niets te doen/wijzigen. 10

11 Kol.2 Omreken staat voor exacte kosten. In de gele kolom worden automatisch de totaal aantal gemaakte kilometers per maand over gezet. Pijl 2. In de licht blauwe kolom kan men per maand de gemiddelde literprijs van de soort brandstof invoeren. Deze worden vervolgens omgerekend en in de laatste donker blauwe kolom doorgerekend. Pijl 4. Hier kan men de totaal aantal verreden kilometers over het hele jaar uitlezen. Afrondend; Vul uw eigen persoonlijke gegevens in zodat u het jaaroverzicht kunt uitprinten. Vergeet ook niet om na iedere bewerking éérst de reiskostentool op te slaan alvorens af te sluiten! 11

12 Tot stand komen en vervolg. Deze reiskostentool is tot stand gekomen vanuit eigen belemmeringen en ongemakken na een ongeval. Het is zaak dat je grip op je leven houd! Dat is alleen mogelijk als je ook grip op de juridische en financiële zaken weet te behouden. Ik weet als geen ander hoe zwaar deze opgave soms kan zijn. Vandaar dat ik op zioek gegaan ben naar middelen en methoden die mijn grip mede doen vergroten. Ik zie het steeds meer mijn levenstaak om lotgenoten verder te helpen, naar mate ik steeds meer teleurgesteld raak in de behulpzaamheid van de Nederlandse overheid en onze mede burgers. Vandaar dat ik een reeks aan middelen aan het zetten ben om alle mede lotgenoten verder te helpen. Helaas gaat het allemaal niet zo snel gezien mijn eigen enorme beperkingen. Maar inmiddels zijn de Reiskostentools voor 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010 én 2011 een feit. Op dit moment heb ik een eerste opzet gemaakt van een Huishoudboekje + Kasboek Basic én een Huishoudboekje + Kasboek Extra Verder heb ik de eerste opzet gemaakt voor een ziektekostentool. Hopelijk kan ik deze laatste nog in de maand juni afronden. 12