Relatietabel. Toelichting op de vragen in het Self Assessment Buisleidingexploitanten. Hoofdstuk 1 Systeem wettelijke kaders

Transcriptie

1 Relatietabel Toelichting op de vrag in het Self Assessmt Buisleidingexploitant Categorie Code No. Vraag Self Assessmt Toelichting koppeling met Bevb eis (B = bijlage) Hoofdstuk 1 Systeem wettelijke kaders 1.1 Onderhoudt het bedrijf e systeem waarin alle relevante wettelijke eis zijn opgom? Het bedrijf dit e systeem te hebb waarin wordt geregistreerd aan welke wettelijke eis voor externe buisleiding het moet voldo. Doorgaans zal het systeem onderdeel zijn van e algeme managemt systeem. Hiertoe is het van belang dat het bedrijf expliciet heeft geregeld: welke relevante wettelijke domein er zijn, welke functionaris of functionariss wijziging of ontwikkeling in dit domein volg wie de wettelijke eis wijziging zo nodig doorvertaalt naar maatregel om te borg dat ze word nageleefd. wat de verantwoordelijkhed van deze functionariss zijn. B5, B6 E overzicht van wettelijke eis kan bestaan uit e register met alle relevante wettelijke eis dat regelmatig wordt geactualiseerd op basis van e hiertoe strekkde procedure. De toewijzing van de verantwoordelijkheid om wijziging ontwikkeling in bepaalde wettelijke domein bij te houd kan bestaan uit e beknopt overzicht met daarin het wettelijke domein (bijvoorbeeld milieuwetgeving, of Kernergiewet met daarachter de naam van dege die verantwoordelijk is om dit domein inhoudelijke te volg. Bij de exploitatie van buisleiding met gevaarlijke stoff gaat het vooral om hoe het kader waarin het Besluit externe veiligheid buisleiding gerelateerde eis word bijgehoud. Zoals de Regeling externe veiligheid buisleiding, het Registratiebesluit relevante vergunning(voorschrift).

2 1. Zijn alle relevante wet- regelgeving bekd goed toegankelijk? 2. Zijn de eis uit de wett bekd snel toegankelijk? 3. Zijn de eis gekoppeld aan de activiteit van de organisatie 1.2 Is de verantwoordelijkheid voor het onderhoud van het systeem vastgelegd? Hierbij gaat het om de vraag wie verantwoordelijk is voor zowel de idtificatie van de geldde wet- regelgeving als het vaststell van de consequties voor de organisatie. 1. Is vastgelegd wie zorgt dat de wet- regelgeving bekd is bij de organisatie (dit kan van buit word betrokk)? 2. Wie beoordeelt of de wet- regelgeving consequties heeft (technisch, organisatorisch) op het niveau van activiteit? 3. Is duidelijk wat m binn het bedrijf moet do om de eis na te lev? B5, B6 1.3 Houdt het bedrijf het systeem actueel volledig? Aangezi de wettelijke eis aan verandering onderhevig zijn, dit het systeem ge statische toestand te zijn, maar dynamisch te zijn opdat ook de naleving van wijziging in wettelijke eis is geborgd. B1, B5, B6 1. Is vastgelegd wie er voor zorgt dat de wijziging in wettelijke eis word bijgehoud? 2. Word regelmatig wijziging van wettelijke eis gesignaleerd geregistreerd? 3. Zijn alle relevante wettelijke eis in het systeem opgom? 1.4 Onderzoekt het bedrijf structureel de duidelijkheid de naleefbaarheid van de wettelijke eis? Compliance managemt vereist e proactieve houding t aanzi van wettelijke eis bevoegd gezag. Mocht het zo zijn dat wettelijke eis onduidelijk of niet naleefbaar zijn, dan is het van belang dat dit wordt gesignaleerd besprok met het bevoegd gezag voordat zich problem voordo met interpretatie of overtreding van die eis. Bedrijv met e werkd

3 compliance managemt systeem wacht dus niet af met onduidelijke of niet naleefbare wettelijke eis maarzett de overheid voortijdig aan tot verbetering van deze eis. 1. Heeft het bedrijf vastgelegd hoe wordt gehandeld op het momt dat blijkt dat eis niet duidelijk zijn /of niet naleefbaar zijn? 2. Is in deze procedure ook de communicatie met het bevoegd gezag geregeld? 3. Is er e overzicht van eis die niet duidelijke /of niet naleefbaar zijn? 4. Wordt het managemt betrokk bij het besluit over de handelwijze wanneer het risicovolle eis betreft? 1.5 Heeft het bedrijf e effectief risicomanagemtsysteem? Het Besluit externe veiligheid buisleiding verlangt van de bedrijv die buisleiding met gevaarlijke stoff exploiter, dat zij de risico s beheers. Dit houdt in dat het bedrijf op basis van e risicoanalyse vaststelt welke risico s bestaan dat beheersmaatregel word gom die ervoor zorg dat de restrisico s acceptabel zijn. Het bedrijf dit in elke levsfase van de pijpleiding maatregel te nem om er voor te zorg dat de kans op ongewone voorvall de gevolg hiervan voor ms milieu tot e aanvaardbaar niveau terug te brg. Beheersmaatregel kunn technisch van aard zijn (voorziing, installaties) organisatorisch (procedures, instructies). E methode voor risico managemt is beschrev in de NTA Het bedrijf dit de bovbeschrev wijze van het beheers van risico s te documter in e risicomanagemtsysteem (RMS). B3, B4, B6, B7 B8 Artikel 4.6, 6.1, 6.2, 7.1, 8.1, 8.2, Past het bedrijf e geschikte methode toe om risico s te analyser (kans x effect), reking houdd met alle levsfas van e buisleiding? 2. Word in deze analyse de aspect veiligheid, gezondheid milieu expliciet meegom? 3. Is de methode de aspect die word beschouwd afgestemd met het bevoegd gezag? 4. Bepaalt het bedrijf wat het effect is van de beheersmaatregel op de initiële risico s, zodat voor alle relevante risico s het restrisico bekd is? 5. Wordt bij belangrijke wijziging in transport/medium, technische integriteit, omgeving organisatie bepaald wat de invloed hiervan is op de risico s?

4 6. Wat doet het bedrijf aan technische integriteitbewaking aangaande buisleiding waarbij onderscheid wordt gemaakt tuss Design integrity, Technical integrity and operational integrity? 1.6 Bevat het systeem e expliciete koppeling tuss risico beheersmaatregel de onderdel van het managemtsysteem waarin de werking van deze beheersmaatregel is geborgd? Bij het beoordel van dit onderdeel is het van belang vast te stell of het bedrijf de verschillde onderdel die e rol spel bij effectief risicomanagemt van externe buisleiding heeft geborgd. Dit houdt concreet in dat de verschillde onderdel van het risicomanagemt effectief moet zijn (geschikt) dat ook duidelijk moet zijn in welke onderdel van het managemtsysteem (procedures, instructies) deze geborgd zijn (gedocumteerd). Tslotte moet ook duidelijk zijn dat de betreffde procedures instructies in de praktijk daadwerkelijk conform word uitgevoerd (geïmplemteerd). B6 Er dit e expliciete koppeling (cross referce) te zijn tuss de beheersmaatregel die zijn gekoz om de risico s tot e aanvaardbaar niveau terug te brg erzijds de anderzijds de del van het managemtsysteem waarin de juiste werking hiervan is geborgd. 1. Is er e overzicht van risico beheersmaatregel met e verwijzing naar de procedures instructies waarin de werking is geborgd? 2. Wordt dit overzicht actueel gehoud? 3. Is geregeld wie dit overzicht beheert? Hoofdstuk 2 Visie gedrag 2.1 Heeft het bedrijf e op schrift gestelde, gedrag visie op regelnaleving? Het gaat er hierbij om of het bedrijf de visie op het belang van regelnaleving heeft vastgelegd. 1. Geeft de visie expliciet aan dat het bedrijf streeft naar regelnaleving? 2. Is deze visie op de e of andere manier formeel vastgesteld? B6 Artikel 4.3

5 3. Is de visie tot stand gekom met intsieve betrokkheid van het personeel? 2.2 Steunt de directie het compliance managemtsysteem De vraag is of er aandacht is voor compliance vanuit de directie zo ja, of de directie dit als e verplichting ervaart dan wel echt als e belangrijke randvoorwaarde voor het ondernem daar vervolgs ook naar handelt. Steun betrokkheid van de directie kan blijk uit precies wet hoe het compliance managemtsysteem eruit ziet, beschikbaar stell van middel voor naleving, aandacht in managemtbespreking, directe betrokkheid van de directie bij oploss van afwijking, interne externe audits, uitsprak in bijvoorbeeld speeches, interviews, regelmatige communicatie intern extern over nalevingsprestaties nalevingsprestaties als onderdeel van beoordelings- beloningmethodiek. B6 Voorbeelvrag: 1. Welke aanwijzing zijn er dat de directie compliance van belang vindt, bijvoorbeeld e directiebeoordeling van het systeem? 2. Staat compliance managemt vast op de agda van het directieoverleg? 2.3 Heeft het bedrijf e gedragscode waarin concreet is vastgelegd wat het bedrijf van de werknemers verwacht t.a.v. regelnaleving? E gedragscode kan e goed hulpmiddel zijn. In algeme zin geldt dat hoe concreter de gedragscode is uitgewerkt, des te beter deze ondersteund werkt op het borg van compliance. E voorbeeld hiervan is de gedragscode die in financiële instelling is ontwikkeld om geschk aan te nem. E belangrijk aspect hierbij is de betrokkheid van het managemt. Indi het managemt zelf zichtbaar leeft naar de gedragscode actief is in de bewaking van de naleving ervan, zal dit ook e positief effect hebb op de rest van de organisatie. Het omgekeerde geldt ook: als het managemt de eig visie gedragscode niet naleeft, mag word verwacht dat het personeel dit ook niet doet. De gedragscode kan ook andere verschijningsvorm hebb zoals reglemt, instructies e.d. B6 Artikel Hoe concreet is de gedragscode t.a.v. regelnaleving? 2. Leeft het managemt de eig visie gedragscode na?

6 3. Welke aanwijzing zijn er dat er in de praktijk actief met de gedragscode wordt gewerkt? 2.4 Zijn visie de gedragscode bekd bij de medewerkers? Het bedrijf dit actief de gedragscode te verspreid zodat de medewerkers knis nem van de inhoud. Dit kan bijvoorbeeld door de werknemers actief te betrekk in het opstell formuler van de gedragscode, door deze persoonlijk aan iedere werknemer te overhandig of de inhoud te besprek in werkoverlegg. Bekdheid met de code kan blijk uit navrag bij medewerkers in de vorm van e steekproef bij e audit. B6 Artikel Kn de ms de inhoud van de visie gedragscode? 2. Hebb de werknemers de visie gedragscode persoonlijk ontvang? 3. Is de betekis van de visie gedragscode toegelicht besprok? 2.5 Is in de gedragscode expliciet aangeduid wat van de medewerkers wordt verwacht inzake opheid, opleiding, pro-activiteit zelf kritische houding t aanzi van regelnaleving? De gedragscode dit aan te gev dat van de medewerkers e op, proactieve zelfkritische houding wordt verwacht t.a.v. compliance. Ook dit de gedragscode aan te gev dat van de medewerkers wordt verwacht dat zij zich actief op de hoogte houd van relevante wettelijke eis. Ondersteunde vraag: 1. Wat staat er in de gedragscode over wat van werknemers wordt verwacht is dit duidelijk concreet? B6 Artikel 4.3 Hoofdstuk 3 Kwaliteitsdk, opleiding, zelfkritische houding continue verbetering 3.1 Heeft het bedrijf e gecertificeerd managemtsysteem? E gecertificeerd managemtsysteem conform gangbare ISO norm als ISO 9001 of ISO vormt e goede basis voor e compliance managemt systeem. De middel die bij e dergelijk systeem word ingezet voor het borg van kwaliteits- of milieudoel, kunn in aangepaste vorm di voor het borg van compliance. Naast de goemde ISO norm zijn er nog meer norm die e goede indicatie gev voor de mate waarin de betreffde organisatie het kwaliteitsdk heeft ingevoerd. B6 Artikel 4.1, 4.2, 4.6

7 1. Is het bedrijf gecertificeerd volgs ISO 9001, 14001, OHSAS of anderszins? 2. Als er ge certificaat is, is het managemtsysteem certificeerbaar waaruit blijkt dit? 3. Zijn er relevante del van e managemtsysteem waaruit blijkt dat het bedrijf in staat is tot borging continue verbetering? 3.2 Wordt het onderhavige managemtsysteem systematisch toegepast voor het borg van regelnaleving? E bedrijf met e goed werkd compliance managemt systeem zet naleving van wettelijke eis ctraal bij borging continue verbetering. Bewijs hiervoor kan word gevond in specifieke procedures om naleving van wettelijke eis te borg, afwijking in de naleving structureel aan te wd voor verbetering (correctieve prevtieve maatregel). Niet altijd wordt wat op papier goed is geregeld in procedures, in de praktijk conform de procedures uitgevoerd. Het is daarom van belang ook steekproefsgewijs te controler of volgs deze specifieke procedures wordt gewerkt. B6, B12 Artikel 4.1, 4.2, Welke procedures/instructies zijn er die bedoeld zijn om te borg dat de wettelijke eis word nageleefd? 2. Welke procedures/instructies zijn er om ervoor te zorg dat het bedrijf op de hoogte is van de relevante wettelijke eis? 3. Word deze procedures in de praktijk toegepast? 4. Is er e overzicht waarin alle registraties vermeld zijn kom de in de NTA goemde registraties daarin terug (inspecties, onderhoud, incidt, auditresultat)? 3.3 Stelt het bedrijf objectieve gekwantificeerde doelstelling vast t aanzi van regelnaleving? Hoewel 100% naleving voor elke organisatie het strev is kan het voorkom dat, mede door bijvoorbeeld de hoeveelheid gedetailleerdheid van eis, e organisatie eis (tijdelijk) overtreedt. Ook kunn incidt optred die e overtreding van wettelijke eis betek. Bij de doelstelling kan onderscheid word gemaakt naar de mate van risico die aan e eis is verbond. Dit is vooral van belang als het bedrijf te mak heeft met veel detailregels. De doelstelling voor afwijking met grote pottiële gevolg (milieu, veiligheid, schade) B2, B6, B12 Artikel 4.1, 4.2, 4.6

8 di ambitieuzer te zijn dan die voor afwijking met minder grote pottiële gevolg. Zo is het belangrijker dat het bedrijf risico s op persoonlijk letsel reduceert dan risico s op e kleine administratieve fout, ervan uitgaande dat de pottiële fysieke gevolg van de laatste veel kleiner zijn. Bij veel detailregels is e doelstelling van 0 overtreding niet realistisch. Hoewel het strev te all tijde moet zijn het aantal overtreding te minimaliser, moet het bedrijf ook gericht de managemtcapaciteit inzett om het grootste risico te beperk. E bedrijf kan doelstelling opstell t aanzi van bijvoorbeeld e verbetering t opzichte van het aantal overtreding in e vorige periode. Stel dat in e voorgaand jaar x overschrijding of incidt zijn voorgekom, dan kan e doelstelling word geformuleerd om dit terug te brg tot maximaal y overschrijding of incidt. 1. Welke doelstelling heeft het bedrijf t aanzi van regelnaleving? 2. Zijn deze doelstelling SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch tijdgebond) geformuleerd? 3.4 Stelt het bedrijf jaarplann op waarin voorgom acties zijn gedefinieerd t aanzi van regelnaleving? Hierbij is de vraag aan de orde of het bedrijf e plan maakt om voor het komde jaar acties te programmer die gericht zijn op verbetering van de naleving van wettelijke eis. Deze planmatige aanpak is van belang om te waarborg dat de noodzakelijk beheersmaatregel daadwerkelijk zull word gom dat de organisatie hiervoor voldode middel (tijd, geld, ms) budgetteert. B6, B10 Artikel 4.1, 4.2, Is er e jaarplan met acties voor externe buisleiding die betrekking hebb op naleving? 2. Wordt het jaarplan formeel goedgekeurd? 3. Word middel beschikbaar gesteld om de acties van het jaarplan uit te voer? 3.5 Heeft het bedrijf Als het bedrijf doelstelling heeft geformuleerd t aanzi van regelnaleving (onderdeel 3.3), B5, B6,

9 vastgesteld hoe de nalevingsprestatie wordt bepaald? is het vervolgs de vraag hoe het bedrijf de nalevingsprestatie meet zodat kan word bepaald of de doelstelling word gehaald. Het moet dus duidelijk zijn wat wordt verstaan onder het begrip nalevingsprestatie waarvoor deze doelstelling geld hoe dit wordt gemet. Het met van de nalevingsprestatie kan bijvoorbeeld door gebruik te mak van geregistreerde gegevs van uitstoot van stoff, eig inspecties of controles, gebruik van administratieve gegevs etc. Hierbij is de vraag hoe actief het bedrijf zelf op zoek gaat naar afwijking. Naarmate e bedrijf zelf actiever gaat controler door middel van bijvoorbeeld kritische interne audits, inspectierondes dergelijke, zal het meer afwijking vind. E dergelijke actieve opstelling zorgt ervoor dat er meer informatie beschikbaar komt om verbetermaatregel te nem (met is wet). B10 Artikel 4.1, 4.2, 4.6 De wijze waarop de frequtie waarmee de nalevingsprestatie wordt gemet zal samhang met de risico s die aan de orde zijn. E organisatie zal op basis van eig onderzoek e uitspraak moet kunn do over de mate van naleving. 1. Is vastgelegd op welke manier periodiek wordt bepaald of er daadwerkelijk sprake is van naleving? 2. Moet verantwoordelijk ervoor tek dat er sprake is van naleving wat niet wordt nageleefd? (dus niet alle afwijking constater maar ook positief verklar dat er sprake is van naleving). 3. Wordt de mate van naleving gemet door person die onafhankelijk (niet direct operationeel verantwoordelijk) zijn voor de naleving? 4. Wordt het resultaat aan het managemt/de directie gerapporteerd? 5. Word afwijking van eis t aanzi van risicovolle onderwerp bekd gemaakt aan het hoogste managemt? 3.6 Wordt de nalevingsprestatie planmatig gemet? Van belang is dat er e systematiek is waarbij periodiek opnieuw de nalevingsprestatie wordt vastgesteld. Het ligt voor de hand daarbij e jaarlijkse cyclus te hanter. Dit wil niet zegg dat jaarlijks elke wettelijke eis opnieuw moet word beoordeeld. De frequtie hangt sam met het risico. Wanneer e bepaald apparaat emaal per drie jaar moet word gekeurd kan word volstaan met driejaarlijks te bepal of de keuring heeft plaatsgevond. Uiteindelijk B5, B6, B10, B11 Artikel 4.1,

10 zal het managemt op basis van het geheel aan activiteit met e redelijke mate van zekerheid e uitspraak moet kunn do over de nalevingsprestatie. Het met van de nalevingsprestatie kan in eig beheer word uitgevoerd, maar ook door e extern gespecialiseerd bureau. Aannemelijk moet zijn dat de meting van de nalevingsprestatie onafhankelijk gebeurt van dege die verantwoordelijk is voor naleving. 4.2, Is de bepaling van de naleving e vast onderdeel van de jaarlijkse managemtcyclus? 2. Is geregeld wie de prestaties meet, op welke manier wanneer dit gebeurt hoe de rapportage plaats vindt? 3. Is de wijze van meting administratieve verwerking vastgelegd? 4. Is de meetfrequtie van adequaat? 3.7 Registreert het bedrijf systematisch afwijking van wettelijke eis? De afwijking van wettelijke eis di te word opgehev in het vervolg te word voorkom. Om die red is het van belang afwijking van de wettelijke norm ( bijna afwijking) te registrer. Alle dan is het mogelijk om e goede analyse uit te voer van oorzak maatregel te nem om gevolg te herstell herhaling te voorkom. 1. Is er e overzicht van de afwijking van wet- regelgeving op de verschillde niveaus van de organisatie? 2. Word ook bijna afwijking geregistreerd? B6, B9, B10, B11 Artikel 4.1, 4.2, Onderzoekt het bedrijf systematisch de oorzaak van deze afwijking? Er bestaan verschillde method om afwijking te onderzoek (bv. Root Cause Analysis). De mate van grondigheid van het onderzoek is mede afhankelijk van de ernst van de afwijking. Het is van belang om bij het onderzoek van ernstige afwijking na te gaan wat de achterliggde oorzak zijn. Dus bij e lekkde slang niet alle maar tot de conclusie kom dat er nieuwe slang nodig zijn, maar ook nagaan hoe het kon gebeur dat er wordt gewerkt met knelijk ongeschikt materiaal wat er gedaan kan word om dit in de toekomst te voorkom. B5, B6, B9, B10 Artikel 4.1, 4.2, 4.6

11 1. Is er e procedure voor het onderzoek van afwijking waarin vastligt wie wat wanneer onderzoekt aan wie rapporteert? 2. Is de methode van onderzoek adequaat voor het niveau van de afwijking? 3. Maakt e plan van aanpak deel uit van het onderzoek? 4. Is vastgelegd wie e besluit neemt op basis van de uitkomst van de analyse het voorstel voor e plan van aanpak? 3.9 Onderneemt het bedrijf systematisch actie naar aanleiding van het onderzoek naar de oorzaak van afwijking ter verbetering van de nalevingsprestatie? Beoordeeld moet word of de organisatie systematisch de naleving verbetert. De toepassing van dit mechanisme van continue verbetering dit verifieerbaar te zijn in de vorm van rapportages registraties. Wanneer het afwijking betreft die niet direct kunn word opgelost die betrekking hebb op belangrijke risico s is het van belang dat het bevoegd gezag op de hoogte is instemt met het plan van aanpak. B6, B9, B10, B11 Artikel 4.1, 4.2, Is in e bepaalde situatie geregeld wie actie moet nem n.a.v. e onderzoek wat deze persoon moet do wanneer dit moet gebeur? 2. Wordt gecontroleerd of gemonitord of de acties op e toereikde manier uitgevoerd zijn wordt bij opstaande acties tijdig vanuit het managemt adequaat opgetred? 3. Wordt e plan van aanpak vastgesteld op e passd niveau in de organisatie? 4. Wordt de uitvoering van het plan van aanpak intern beoordeeld? 3.10 Is er e werkwijze hoe nieuwe werkinstructies t.a.v. regelnaleving aan medewerkers word gecommuniceerd? Het bedrijf dit te hebb geborgd dat medewerkers die e rol spel bij het nalev van wettelijke eis door het bedrijf, word geïnformeerd over wat er van h op dit gebied wordt verwacht. Dit kan door middel van het toelicht van e procedure of instructie, het gev van voorlichtingsbijekomst het train van medewerkers. Het gaat erom dat procedures instructies in de praktijk word gebruikt. Het is niet nodig dat instructies t.a.v. regelnaleving anders word baderd dan andere instructies zolang er maar voor wordt gezorgd dat alle werknemers bekd zijn met nieuwe instructies wordt

12 gezorgd dat deze word gebruikt. 1. Wat doet het bedrijf om ervoor te zorg dat de medewerkers op de hoogte zijn van hun verplichting t.a.v. regelnaleving? 2. Hoe word nieuwe instructies bekd gemaakt? 3. Wordt vastgesteld of werknemers ook bekd zijn met de inhoud deze hebb begrep? 4. Wordt gecontroleerd of de nieuwe instructies ook functioner in de praktijk? Hoofdstuk 4 Compliance officer pro-activiteit 4.1 Heeft het bedrijf e functionaris (hierna te noem compliance officer) of afdeling (hierna te noem compliance afdeling) die toeziet op de regelnaleving door het bedrijf? Bij e bedrijf met e effectief compliance managemt ziet e functionaris of e afdeling toe op de naleving binn de eig organisatie vervult hiermee in wez de rol van e interne toezichthouder. Deze functionaris of afdeling toetst of gedraging voorziing voldo aan de wettelijke norm, spreekt overtreders aan rapporteert afwijking rapporter aan het verantwoordelijk managemt. De betreffde functionaris of afdeling kan verschillde nam hebb zoals interne auditing, kwaliteit, arbo milieu (KAM), safety, health, vironmt (SHE), afhankelijk van de keuze van het bedrijf. Het gaat dus niet om de naam, maar om de formele rol, tak, bevoegdhed verantwoordelijkhed. 1. Is er e compliance officer/afdeling met als taak de naleving op onafhankelijke wijze te beoordel? 4.2 Zijn de tak, bevoegdhed verantwoordelijkhed van de compliance officer of compliance afdeling De boeming van e compliance officer heeft als doel om de beoordeling van de naleving los te koppel van de verantwoordelijkheid voor de naleving. E compliance officer/afdeling met e onafhankelijke positie heeft kan bevoegdhed hebb om bijvoorbeeld e proces tijdelijk stil te legg; contact op te nem met het bevoegd gezag; interne toezichthouders te informer etc..

13 schriftelijk vastgelegd? De compliance officer of compliance afdeling heeft e formele positie die ervoor zorgt dat hij onafhankelijk van de (lijn)organisatie kan rapporter aan het (top)managemt over de nalevingsprestatie. In de praktijk kan deze functie op verschillde manier word ingevuld. Op zichzelf is het ge bezwaar als de compliance officer of afdeling ook e adviserde taak heeft voor de (lijn)organisatie, als dit maar niet t koste gaat van zijn onafhankelijke positie t opzichte van het toezi op rapporter over de nalevingprestatie. Soms, vooral bij kleinere organisaties, speelt de compliance officer de rol van adviseur: hij houdt de wet- regelgeving bij voor de hele organisatie geeft relevante wijziging door of stelt instructies procedures op voor de lijn. Het gevaar hiervan is dat als de compliance officer relevante aspect of wijziging in de wet- regelgeving mist, er niemand is die dit corrigeert. Idealiter is er redundantie van knis van relevante wettelijke eis: zowel de lijn als de compliance officer is op de hoogte van de wettelijke eis. Als dit om praktische red niet kan word gerealiseerd, ontbreekt op dit punt de interne controle moet er maatregel word gom om ervoor te zorg dat de organisatie goed op de hoogte is blijft, bv. door adequate opleiding van de compliance officer in combinatie met bijvoorbeeld periodiek extern advies. 1. Zijn in de functieomschrijving van de compliance officer/manager compliance afdeling de tak, bevoegdhed verantwoordelijkhed geregeld? 2. Is deze functieomschrijving bekd bij de betrokk? 3. Welke aanwijzing zijn er dat de compliance officer indi nodig actief ingrijpt om ervoor te zorg dat actie wordt ondernom op afwijking of overtreding? 4. In hoeverre houdt de compliance officer/afdeling actief specifiek intern toezicht op de naleving van eis voor buisleiding? 4.3 Is er e vervangingsregeling voor het geval dat de compliance officer afwezig is? Het is van belang dat de compliance functie niet afhankelijk is van één persoon, maar dat bij dis afwezigheid de compliance rol nog steeds goed kan word vervuld.

14 4.4 Onderhoudt de compliance officer of compliance afdeling contact met de overheid met betrekking tot het definiër van de betekis van wettelijke eis voor het bedrijf? Bedrijv met e effectief compliance managemt systeem hebb e proactieve houding t opzichte van compliance. Dit uit zich onder meer in het actief onderhoud van contact met het bevoegd gezag over bijvoorbeeld de interpretatie van wettelijke eis, de naleving van regels, etc. Soms zijn de betekis de gevolg van wettelijke eis vergunningsvoorschrift voor het bedrijf niet mete duidelijk. Het is belangrijk dat het bedrijf onduidelijkhed niet laat voortbestaan totdat het mis gaat er naar aanleiding van e afwijking of incidt e discussie met het bevoegd gezag plaats vindt. Aankaart van onduidelijkhed voordat zich problem manifester is van belang om achteraf moeizame discussies te voorkom. 1. Heeft de compliance officer periodiek overleg met het bevoegd gezag? 2. Wordt in deze bespreking aandacht besteed aan de interpretatie van wettelijke eis de betekis hiervan voor het bedrijf voordat zich problem voordo? 4.5 Rapporteert de compliance officer of compliance afdeling rechtstreeks aan het hoogste managemt onafhankelijk van deg die binn het bedrijf verantwoordelijk zijn voor de regelnaleving? E goed werkde compliance functie heeft e sterke formele positie binn het bedrijf. Om de onafhankelijke rol goed te kunn spel is het van belang dat de compliance officer toegang heeft tot het hoogste managemt om evtuele tekortkoming aan de orde te stell. 1. Maakt de compliance officer deel uit van het managemt team? 2. Welke mogelijkhed voor escalatie zijn er als het lokale managemt niets doet met de door de compliance officer aangekaarte afwijking? Kan de compliance officer e stap hoger in de organisatie zo ja, is dit formeel geregeld? 3. Heeft de compliance officer voldode formele informele bevoegdhed middel? 4.6 Is de compliance officer of compliance afdeling bevoegd te sprek nams Voorbeeldvraag: 1. Is de bevoegdheid formeel geregeld bijvoorbeeld in de functieomschrijving van de compliance officer?

15 het bedrijf? 4.7 Heeft de compliance officer adequate ervaring, opleiding training opgedaan? De compliance officer behoort te beschikk over de bodigde knis ervaring in de organisatie voldode aanzi te hebb om zijn rol goed te kunn spel. Dit betekt dat hij knis moet hebb van het inhoudelijke gebied waarop zijn functie betrekking heeft dan wel deze knis ter beschikking heeft. Soms kan het nodig zijn om op specifieke onderdel knis in te kop vanuit externe deskundig, bijvoorbeeld bij tijdelijke specifieke werkzaamhed zoals vergunningaanvrag, onderzoek e.d.. 1. Is de compliance officer technisch op de hoogte van zijn vakgebied? 2. Ontvangt de compliance officer / medewerkers compliance afdeling regelmatig bijscholing? 3. Hoe houdt de compliance officer zich op de hoogte van wijziging in wettelijke eis is er e reële kans dat hij relevante zak mist? Hoofdstuk 5 Opheid jaarverslag 5.1 Communiceert het bedrijf op op wijze met overheid, omwond andere belanghebbd over de eig regelnaleving? Minder belangrijk Onderdel 5.1 t/m 5.6 E op, coöperatieve relatie tuss het bedrijf het bevoegde gezag heeft e positieve invloed op de naleving. E bedrijf dat op met de toezichthoudde instantie communiceert over zijn nalevingsprestatie maakt zich kwetsbaar t opzichte van het bevoegde gezag wekt onder voorwaard- vertrouw. Enerzijds is dit bevorderlijk voor de relatie de naleving. Anderzijds loopt het bedrijf het risico dat het bevoegd gezag naar aanleiding van de opheid sancties oplegt voor door het bedrijf zelf gemelde overtreding. Van e bedrijf mag word verwacht dat m op communiceert over de eig nalevingsprestatie. Van e overheid mag word verwacht dat proportioneel wordt gereageerd bijvoorbeeld reking houdt met het zelf meld van overtreding, onderzoekt welke (repressieve, curatieve prevtieve) maatregel het bedrijf heeft gom haar reactie daarop aanpast. Het ligt voor de hand dat e overheid gepast reageert op e overtreding. Als er sprake is van wederzijds vertrouw, mag van het bedrijf word verwacht dat het bevoegd gezag volledig wordt geïnformeerd over de nalevingsprestatie.

16 5.2 Communiceert het bedrijf op op wijze met belanghebbd over de werking de resultat van het compliancesysteem? Minder belangrijk 5.3 Stelt het bedrijf e jaarverslag op waarin wordt gerapporteerd over de eig nalevingsprestatie? Minder belangrijk 5.4 Wordt dit jaarverslag beschikbaar gesteld aan belanghebbd? Minder belangrijk 5.5 Vermeldt dit jaarverslag de prestatie van het bedrijf t aanzi van het nalev van alle relevante wettelijke eis? Minder belangrijk 5.6 Is dit jaarverslag transparant eduidig? Minder belangrijk

17 Hoofdstuk 6 Screing medewerkers disciplinaire maatregel 6.1 Heeft het bedrijf aan de werknemers bestuurders duidelijk gemaakt welke maatregel het bedrijf neemt met betrekking tot person die wills wets overtreding begaan? Het bedrijf heeft op schrift gesteld welke disciplinaire maatregel kunn word gom teg werknemers die wills wets wettelijke eis overtred. Dit sanctiebeleid kan op verschillde manier vastgelegd zijn, bijvoorbeeld in arbeidsreglemt. Doorgaans wordt er onderscheid gemaakt in verschillde soort sancties met uitelopde zwaarte zoals mondelinge waarschuwing, schriftelijke waarschuwing, schorsing, ontslag op staande voet. 1. Heeft het bedrijf e schrift gesteld sanctiebeleid? 2. Is duidelijk dat er sancties zijn voor werknemers bestuurders van het bedrijf dat opzettelijke overtreding bestraft kunn word? 6.2 Heeft het bedrijf aan de werknemers bestuurders duidelijk gemaakt dat het bedrijf ge maatregel neemt tot dege die onopzettelijke overtreding meldt? E PDCA cyclus kan alle goed werk als er voldode melding zijn van afwijking of bijna afwijking. Deze vorm belangrijke input voor verbetermaatregel. Het is daarom van belang melding van afwijking zoveel mogelijk te stimuler. Dit kan o.a. door aan werknemers duidelijk te mak dat het meld van overtreding van wettelijke eis verplicht is dat de melder niet wordt bestraft, tzij er sprake is van bijzondere omstandighed (opzet/grove nalatigheid). Ondersteunde vraag: 1. Wat doet het bedrijf om werknemers aan te spor melding van afwijking te do? 6.3 Heeft het bedrijf e overzicht van fraudegevoelige functies? Minder belangrijk Onderdel 6.3 t/m 6.5 Sommige functies bij bedrijv zijn fraudegevoeliger dan andere. Zo zal bij e afvalbedrijf de functie van acceptant kritisch zijn omdat deze doorgaans controleert of de voor acceptatie aangebod afvalstoff voldo aan de eis. Het bedrijf heeft daarom aantoonbaar bepaald welke fraudegevoelige functies bestaan, hoe ervoor wordt gezorgd dat deze functies word vervuld door werknemers die integer handel geregeld dat op dit integer handel periodiek wordt gecontroleerd. Deze controle kan er bijvoorbeeld uit bestaan dat in interne

18 audits extra aandacht wordt besteed aan de vervulling van deze functies. 6.4 Heeft het bedrijf maatregel gom om ervoor te zorg dat fraudegevoelige functies word bekleed door person die integer handel? Minder belangrijk 6.5 Heeft het bedrijf e systeem om steekproefsgewijs te controler of de kritische fraudegevoelige tak integer word uitgevoerd? Minder belangrijk 6.6 Neemt het bedrijf mete maatregel bij het constater van overtreding? Bij geconstateerde overtreding word direct passde maatregel gom. Als dit zinvol of verplicht is, wordt tijdig melding gedaan aan de betrokk instanties zoals de overheid, omwond e.d. 1. Hoe reageert het bedrijf op overtreding word de noodzakelijke maatregel direct gom? 2. Is de responstijd in overestemming met de mate van urgtie van de overtreding? 3. Zijn de gom maatregel adequaat? 6.7 Heeft het bedrijf aan de werknemers duidelijk Gezi het eerder goemde (zie onderdeel 6.2) belang van melding is het van belang dat het bedrijf de medewerkers duidelijk maakt dat het meld van overtreding verplicht is. Dit

19 gemaakt dat het meld van overtreding verplicht is? heeft twee zak tot gevolg: erzijds krijgt het bedrijf meer informatie over de eig nalevingsprestatie de evtuele tekortkoming zodat hierop evtueel actie kan word gom, anderzijds wordt het belang van naleving bij de werknemers nog es onderstreept. 1. Zijn werknemers op de hoogte van de verplichting om overtreding te meld? 2. Hoe actief meld werknemers overtreding? 3. Is er e cultuur om overtreding zonder oordeel in opheid bespreekbaar te mak? 6.8 Heeft het bedrijf e systeem om het meld van overtreding te bemoedig? Het meld wordt gestimuleerd door bijvoorbeeld e evoudige toegankelijke meldingprocedure, door e snelle duidelijke terugkoppeling naar de melder door duidelijk te mak dat de melder niet wordt bestraft voor zijn melding. 1. Hoe gemakkelijk is het voor alle medewerkers om overtreding te meld? 2. Welke terugkoppeling krijgt de melder wanneer? 3. Welk belang heeft e medewerker bij het meld van overtreding? Opmerking bij relatietabel: Als meer dan 50% van de belangrijke vrag met nee wordt beantwoord, wordt dit beschouwd als e overtreding van Bevb bijlage punt 6. Minder belangrijke vrag tell all mee voor compliance managemt niveau 5. Score Om te voldo aan de systeemeis van het Bevb moet tminste word voldaan aan 19 esstiële vrag (1.1, 1.2, 1.3, 1.5, 1.6, 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5, 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5, 3.6, 3.7, 3.8, 3.9); plus 50% van de belangrijke vrag (1.4, 3.10, 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5, 4.6, 4.7, 6.1, 6.2, 6.6, 6.7, 6.8).