CVO groep Zuidoost-Utrecht. Bedrijfsvoering -> PR & Communicatie. Beleids- en bedrijfsvoeringsondersteunende werkzaamheden

Transcriptie

1 FUWA-VO Sessie Functie-informatie Blz. 1 Functienaam Organisatie CVO groep Zuidoost-Utrecht Onderdeel Stafbureau Salarisschaal 7 Werkterrein Bedrijfsvoering -> PR & Communicatie Activiteiten Beleids- en bedrijfsvoeringsondersteunende werkzaamheden Datum FUWASYS-versie Functiebeschrijving Context De werkzaamheden worden verricht binnen de CVO Groep Zuidoost-Utrecht. De CVO groep bestaat uit vijf scholen voor voortgezet onderwijs: het Revius Lyceum in Doorn, het Revius Lyceum in Wijk bij Duurstede, het Christelijk College Zeist, het Christelijk Lyceum in Zeist en de Dijnselburgschool in Zeist. Het Stafbureau ondersteunt de schooldirecties en het College van Bestuur op het gebied van Kwaliteit en Bedrijfsvoering (K&B), Personeel en Organisatie (P&O) en Financien en Beheer (F&B) en is belast met de uitvoering daarvan. Het Stafbureau bestaat uit drie afdelingen die elk worden aangestuurd door een afdelingshoofd. Binnen de afdelingen zijn functionarissen met expertise op de diverse terreinen en ander uitvoerend ondersteunend personeel werkzaam. De functionaris is werkzaam binnen de afdeling Kwaliteit en Bedrijfsvoering. De communicatie en PRsectie binnen de afdeling heeft een adviserende en ondersteunende taak ten aanzien van de meerjarenbeleidsontwikkeling, -voorbereiding, - uitvoering en -evaluatie op het terrein van voorlichting, externe en interne communicatie, marketing en huisstijl en vormgeving. De webredacteur draagt zorg voor de kwaliteit van de teksten op het inter- en intranet en redigeert of stelt zelf teksten op. Daarnaast fungeert de webredacteur als functioneel beheerder van de applicatie. Daartoe draagt de functionaris bij aan de implementatie van nieuwe media, wordt de kwaliteit van de inter- en intranetsite bewaakt en wordt zorggedragen voor het beheer en het onderhoud van de documentatie. De functionaris gaat na wie de bezoekers zijn van de site en doet op basis daarvan voorstellen voor eventuele wijzigingen. De functionele aansturing vindt plaats door de beleidmedewerker communicatie, voorlichting en PR. De hierarchische verantwoordelijkheid ligt in handen van het hoofd van afdeling K&B. Werkzaamheden 1. Ontwerpt en onderhoudt de inter- en intranetsite (redactioneel en technisch) van de CVO Groep door: * het verzamelen en verwerken van relevant materiaal voor het ontwerpen van een website; * het inventariseren, afstemmen en vertalen van de wensen van de gebruikers bij wijziging of uitbreiding van de website; * het - op verzoek - ondersteunen van de scholen bij het onderhouden/vernieuwen van (delen van) de eigen sites; * het programmeren van webpagina's; * het, na beoordeling en interpretatie, vertalen van informatie naar concrete webpagina's; FUWA-VO CVOG_GROEP

2 FUWA-VO Sessie Blz. 2 * het redigeren van aangeleverde teksten; * het - op basis van verworven materiaal - zelfstandig opstellen van teksten; * het zetten van de aangeleverde content in de juiste opmaak en het plaatsen ervan op de website; * het testen van ontwikkelde delen van de website; * het signaleren en melden van storingen en afwijkingen in de website en het zonodig overleg voeren met de leverancier; * het beheren van de , namen van pagina's en de onderliggende links; * het aanpassen van grafische beelden op formaat en kleur; * het onderhouden van contacten met ontwerpbureaus; * het onderhouden van contacten met leveranciers over onderhoud en reparatie van het systeem. 2. Draagt bij aan de implementatie van nieuwe media door: * het toezien op (de naleving van) procedures met betrekking tot inter- en intranetpublicaties; * het optreden als vraagbaak voor medewerkers van de onderwijsinstelling aangaande publiceren op interen intranet; * het opstellen en onderhouden van gebruikershandleidingen/instructiemateriaal; * het instrueren van gebruikers over specifieke toepassingsmogelijkheden; * het aandragen van input, op basis van de eigen functionele expertise, voor impactanalyses bij wijzigingsverzoeken; * het, naar aanleiding van gestelde vragen, signaleren van de behoefte aan specifiek informatiemateriaal en het attenderen van de toegewezen leidinggevende hierop. 3. Bewaakt de kwaliteit van de inter- en intranetsite door: * het uitvoeren van kwantitatieve en kwalitatieve analyses; * het interpreteren en beoordelen van aanmerkingen van gebruikers; * het doen van voorstellen tot optimalisering van de kwaliteit; * het in kaart brengen van de gebruikersbehoeften; * het vertalen van gebruikersbehoeften in nieuwe toepassingen; * het behandelen van reacties van belangstellenden van het internet en gebruikers van het intranet. 4. Vervanging van de beleidsmedewerker communicatie door: * het incidenteel verrichten van standaard werkzaamheden van de beleidsmedewerker communicatie. Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden - Neemt - binnen vastgestelde kaders - beslissingen over/bij: het beheer van de toegewezen websites door het verder ontwikkelen van de websites op basis van de informatiebehoefte, overwegingen met betrekking tot de onderwerpen en/of relatie(s) tussen onderwerpen; - Kader: systeemdocumentatie, voorschriften en afspraken; - Verantwoording: *aan het hoofd van de afdeling K&B over de kwaliteit van de ontwikkeling en het onderhoud van de interen intranetsite van de instelling, het bijdragen aan de implementatie van nieuwe media en de kwaliteitsbewaking van de inter- en intranetsite; * aan de beleidsmedewerker communicatie, voorlichting en pr over de dagelijkse werkzaamheden. Kennis en vaardigheden - algemene vaktechnische kennis van en vaardigheid in het ontwerpen, ontwikkelen en beheren van aangeleverde content op websites; - kennis van en inzicht in de toepassing van communicatiemiddelen (methoden en technieken); - inzicht in de recente ontwikkelingen op het internet; - inzicht in de organisatie; - communicatieve en redactionele vaardigheden; FUWA-VO CVOG_GROEP

3 FUWA-VO Sessie - vaardigheid in het beoordelen van (gebruikers)wensen; - vaardigheid in het werken met automatiseringstoepassingen. Blz. 3 Contacten - met gebruikers over de wijze van systeemgebruik en hun wensen met betrekking tot wijziging of uitbreiding van de websites om problemen op te lossen en informatie uit te wisselen; - met medewerkers om instructies te geven over het gebruik en om zich voordoende problemen op te lossen; - met installateurs en leveranciers over het onderhoud en reparatie van het systeem om, binnen de gemaakte werkafspraken, te komen tot onderhoudsafspraken en -plannen. - met medewerkers van ontwerpbureaus's om opdrachten te bespreken en informatie uit te wisselen. FUWA-VO CVOG_GROEP

4 ALGEMEEN COMPETENTIEPROFIEL BIJ CVO GROEP Samenwerken Draagt bij aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer er geen direct eigen belang aanwezig is Zet zich in om samen met anderen doelen te bereiken Reageert actief en op constructieve wijze op de ideeën en het welbevinden van anderen Onderkent invloed en gevolgen van (eigen) beslissingen of activiteiten op onderdelen van de organisatie Communicatief vaardig Is zich bewust van de gevoelens en behoeften van anderen en houdt hiermee rekening in de wijze van communiceren Geeft op een eerlijke manier grenzen en mogelijkheden aan Staat open voor signalen van anderen en geeft hen de ruimte om (zich) uit te spreken Richt zich op het gedrag van de ander, niet op de persoon Richt de samenwerking ook op anderen buiten de eigen werkkring (team/school/cvo Groep) Zoekt actief de dialoog en gaat op constructieve wijze om met feedback Integriteit Hecht eraan sociale en ethische normen en waarden te handhaven en handelt hiernaar Is zich bewust van algemeen geldende normen en waarden, handelt daar consequent naar en spreekt ook anderen hierop aan Is aanspreekbaar op de voor de CVO Groep geldende normen en waarden Komt beloften en afspraken na Ontwikkelingsgerichtheid Besteedt aandacht aan en creëert kansen voor eigen ontwikkeling Besteedt zichtbaar tijd en energie aan de eigen ontwikkeling afgestemd op het beleid van de organisatie (school/cvo Groep) Trekt lering uit eigen ervaringen Kan leren goed te functioneren onder veranderende omstandigheden in de organisatie of in het werkveld Kwaliteitsbewust zijn en kwaliteitsgericht handelen Hecht eraan met een permanent oog voor kwaliteit te werken Is zich bewust van het belang van kwaliteit voor de organisatie Kent de kwaliteitscriteria Brengt mogelijkheden voor kwaliteitsverbetering in de organisatie naar voren Formuleert daarbinnen criteria waaraan de eigen werkzaamheden moeten voldoen en evalueert de resultaten Klantgerichtheid Hecht eraan in te spelen op wensen en behoeften van de klant (collega/leerling/ouder) Herkent behoeften en belangen van de collega/leerling/ouder en handelt hier naar Is op de hoogte van veranderingen en omstandigheden waar leerlingen mee te maken krijgen Vraagt door op wensen en behoeften van de klant en komt met (oplossings-)voorstellen Toont belangstelling voor de vraagstukken/problemen van de leerling

5 1. Competenties Kwaliteitsgericht handelen: hecht eraan kwalitatief goed werk af te leveren Toetst het afgeleverde werk Corrigeert werk van zichzelf of anderen Maakt bondige teksten Past taalgebruik aan het niveau van de doelgroep aan Stelt ideeën en meningen helder en gestructureerd op Dienstverlenend/klantgerichtheid: hecht eraan in te spelen op wensen en behoeften van de klant (collega/leerling/ouder) Is behulpzaam Biedt ongevraagd extra service of informatie Toont respect voor meningen en wensen van de leerling/collega Samenwerken: draagt bij aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer geen direct eigen belang aanwezig is Speelt informatie door die voor andere van belang zijn Wisselt ongevraagd kennis en ervaring uit Lost, als dat nodig of wenselijk is, problemen van anderen op Heeft aandacht voor collega s en de eigen omgeving Is betrokken bij collega s en schoolactiviteiten Creativiteit: is in staat met vernieuwende ideeën te komen Komt met oorspronkelijke oplossingen voor problemen Doorbreekt bestaande denkkaders Herkent goede ideeën van anderen en bouwt hierop voort Bedenkt nieuwe werkwijzen ter vervanging van een traditionele aanpak of benadering

6