Productive Ward: De eerste ervaringen uit de praktijk #INTERVIEW 1: Sjors van der Maat

Transcriptie

1 Houttuinlaan GM Woerden t f info@cczorgadviseurs.nl Productive Ward: De eerste ervaringen uit de praktijk #INTERVIEW 1: Sjors van der Maat Verpleegkundig Afdelingshoofd St. Antonius ziekenhuis, Nieuwegein Waarom zijn jullie met het Productieve Verpleegteam aan de slag gegaan? Wij vonden Productieve Verpleegteam interessant omdat het verpleegkundigen in staat stelt zelf de regie te nemen over hun eigen werkgebied. Het biedt verpleegkundigen een methodiek om meer tijd vrij te maken voor de directe patiëntenzorg, doordat minder tijd nodig is voor indirecte zorg. Een tweede aspect dat mij aanspreekt in het Productieve Verpleegteam is het efficiënt inrichten van je verpleegafdeling. Dit past goed binnen de LEANgedachte die in het ziekenhuis is geïntroduceerd. Je afdeling goed organiseren is belangrijk. Je merkt dat op de afdeling veel tijd verloren gaat aan zaken die niet direct ten goede komen aan de patiënt. Met de methodiek van het Productieve Verpleegteam worden deze zaken door de verpleegkundigen aangepakt en geëlimineerd. Voorbeelden die bij ons op de afdelingen zijn: veel ongeorganiseerde ruimtes, overdrachten duren lang en zijn ongestructureerd, de informatie over de patiënt is niet toegankelijk en niet inzichtelijk genoeg (wat resulteert in veel vragen en onderbrekingen). Ook lopen en zoeken naar materialen kosten verpleegkundigen veel tijd. Een concreet voorbeeld: het bleek dat de verbandmiddelen op een onlogische plaats stonden. De aanschaf van een goed gevulde verbandkar betekent dat verpleegkundigen minder heen en weer hoeven lopen. Dat scheelt enorm veel tijd. Laatst hebben wij een bezoek gebracht aan Scania. Je ziet daar de LEAN gedachte in de praktijk. Het heeft mij aan het denken gezet over hoe we deze gedachte kunnen vertalen naar onze verpleegafdeling. Denk bijvoorbeeld aan een bepaalde voorraad voor x aantal patiënten op de patiëntenkamer, administratie op de patiëntenkamer (digitaal of op papier) en koffie en overdracht op een vast tijdstip. Verpleegkundigen zijn enthousiast omdat zij bepalen wat wordt aangepakt en omdat dit geen opdracht van bovenaf is. Dit was ook duidelijk bij de Kick-off bijeenkomst die wij in het najaar 2010 hebben gehouden. Het blijft natuurlijk zo dat er een paar trekkers zijn en een paar mensen die eerst de kat uit de boom kijken. De eerste module Hoe doen we het nu? bestaat uit veel meten, het stellen van indicatoren en het prestatiebord. Dat is voor verpleegkundigen, die praktisch zijn ingesteld, vrij taai. De werkgroepleden van de eerste module zijn zeer enthousiast en die zien, door er mee bezig te zijn, dat het Productieve Verpleegteam daadwerkelijk wat gaat opleveren. Module 2 Goed georganiseerde afdeling en module 3 Patiëntsituatie in een oogopslag spreken de verpleegkundigen erg aan. Dit omdat je in deze modules praktisch bezig bent met je eigen afdeling. De verpleegkundigen vinden het leuk om zelf punten te bedenken en daar de middelen voor te krijgen. Het voelt niet meer als een druk, maar als het resultaat van een eigen product, gedachtegang en samenwerking.

2 Je bent nu zes weken bezig. Wat is je indruk tot nu toe? Over het algemeen is mijn indruk van de afgelopen zes weken positief. Over een aantal punten valt nog wel iets meer te zeggen. Verpleegkundigen ervaren invloed Inmiddels is het Productieve Verpleegteam een bekend verschijnsel op de afdeling. De indicatoren zijn uitgewerkt en het prestatiebord is zichtbaar. De verpleegkundigen gaan zien waarom op een bepaalde indicator wordt gestuurd. Zij ervaren dat zij invloed hebben op wat er wordt gemeten en dat met hun input resultaten worden geboekt. Zij bepalen de norm, stellen vast hoe hoog de lat ligt en hebben daar een eigen kijk op. Dat heeft een positief effect en resulteert in een actieve houding. Meedoen zorgt voor betrokkenheid Je merkt dat de werkgroepleden zeer actief en betrokken zijn bij de eerste module Hoe doen we het nu?. Bij de verpleegkundigen die niet in de werkgroep zitten is dat minder. We zijn nu hard aan het werk om deze andere verpleegkundigen er ook bij te betrekken. Zij hebben meer belangstelling voor module 2 Goed georganiseerde afdeling en module 3 Patiëntsituatie in een oogopslag. Omdat dit aansprekende onderwerpen zijn vermoed ik dat het dan gemakkelijker is om de anderen erbij te betrekken. Dan kunnen ze echt aan de slag op de eigen afdeling en is het resultaat van de inspanningen voor de gehele afdeling zichtbaar. Aanzienlijke tijdsinvestering De tijdsinvestering voor het Productieve Verpleegteam is groot. Ik was daar op voorbereid en heb daar rekening meegehouden. Hierdoor was de gevraagde extra tijd niet onverwachts voor mij en de verpleegkundigen. Ik vind het een goed teken dat verpleegkundigen voor bijeenkomsten van het Productieve Verpleegteam op hun vrije dag terug willen komen. Inzicht en discussie Een positief effect van het Productieve Verpleegteam vind ik dat het discussie op gang brengt rondom de punten die worden gemeten. Een voorbeeld. Eén van indicatoren die bij ons wordt gemeten is de zorgzwaarte. Dit geeft een discussie over de beleving van de zorgzwaarte; wanneer is het druk? Wat is druk? En wat maakt het dat we het wel of niet druk hadden? Het Productieve Verpleegteam draagt bij aan besef en bewustwording, het geeft inzicht. Creatieve oplossingen Je merkt dat de verpleegkundigen trots en tevreden zijn op het resultaat van een idee waarvoor zij zelf input hebben gegeven, of het nu een kleine of een grote verandering is. Hierdoor ontstaan nieuwe creatieve ideeën. Een voorbeeld daarvan is het meuk-boekje (boekje voor belangrijke/ handige gegevens) ter vervanging van het bord. Een andere kleine verandering is het plaatsen van een waaier (voor A4 tjes) in plaats van een groot bord waarop het kan worden opgehangen. Je ziet dat verpleegkundigen anders naar de werkzaamheden en activiteiten gaan kijken. De waan van de dag maakt plaats voor een houding van waarom doen we dit eigenlijk op deze manier en kan het anders?. Het maakt je bewust van zaken die je werk beïnvloeden. In het oog springende resultaten Een tip voor andere afdelingen is om de werkgroep voor module Hoe doen we het nu? samen te stellen uit verpleegkundigen die draagvlak hebben binnen het team. Verpleegkundigen die de vaardigheid hebben om het verpleegteam erbij te betrekken, iets ergens van vinden, standvastig zijn en onafhankelijk kunnen optreden (en niet met alle winden meewaaien). Laat de verpleegkundigen het doen! Een andere tip is om ook echt de regie aan de verpleegkundigen te geven en het niet als leidinggevende toch op te willen pakken. Je mag en moet dit keer echt achterover leunen, faciliteren waar nodig, en het overlaten aan de verpleegkundigen. Het is goed om bij de MultiMomentOpname naar je eigen afdeling te kijken bij de invulling van de meetmomenten. Op mijn afdeling vonden de meters het prettiger om acht uur achter elkaar te meten, dan om de drie uur te wisselen waardoor telkens informatieoverdracht moest plaats vinden. Laat deze invulling ook gewoon over aan de verpleegkundigen.

3 Leg het de verpleegkundigen niet op, maar wees een vraagbaak. Stel constant vragen aan de verpleegkundigen, zodat zij zelf met antwoorden, oplossingen en besluiten komen. Tips voor leidinggevenden Zorg ervoor als leidinggevende dat je niet gaat achterlopen met het bijhouden van de tijdsinvestering, de uren, de werkgroepnotulen etc. Het is een snel project, dus loop je eenmaal achter de feiten aan, dan blijf je dit doen. Ga als leidinggevende snel kijken bij de andere afdelingen om te kijken hoe deze afdelingen omgaan met het Productieve Verpleegteam. Zo kun je kennis en ervaringen delen. De wil van de verpleegkundigen om te veranderen is groot als de veranderingen de patiënt ten goede komen. En dat gebeurt met het Productieve Verpleegteam. Voorbeelden hiervan zijn de trendmetingen van valincidenten, zorgzwaarte en de relatie tussen deze. Praktisch Hang het prestatiebord op een prominente plek zodat iedereen het kan zien. Hoe groter het bord, hoe beter. Wat staat op korte termijn op het programma? Ik verwacht dat we de puntjes op de i gaan zetten bij het presentatiebord en de beschrijving van de prestatieindicatoren. Ook komt de projectleider een bezoek brengen aan de afdeling. In januari 2011 starten wij met module 2 Goed georganiseerde afdeling en het 5S spel. Het 5S spel is een tool in deze module. Het staat voor vijf stappen die helpen een ideale werplek te creëren door middel van organiseren, opruimen en het reduceren van verspilling. Ook moet de werkgroep voor module 2 worden vastgesteld. Dit wordt waarschijnlijk een uitgebreidere werkgroep omdat wij de afdeling (ruimtes) groots willen aanpakken. Sjors van der Maat Werkt als verpleegkundig afdelingshoofd op één van de zes pilotafdelingen binnen het St. Antonius Ziekenhuis die in het najaar van 2010 zijn gestart met het Productieve Verpleegteam. Het interview is afgenomen door Marije Wouters, werkzaam als adviseur bij CC Zorgadviseurs. Marije Wouters is de externe begeleider binnen het Productieve Verpleegteam in St. Antonius Ziekenhuis.

4 #INTERVIEW 2: Jan van Bruggen Zorgcoördinator St. Antonius ziekenhuis, Nieuwegein Waarom zijn jullie met het Productieve Verpleegteam aan de slag gegaan? Wij zijn met het Productieve Verpleegteam aan de slag gegaan omdat het verpleegteam de verbetermethodiek krijgt aangereikt. Met behulp van een aantal modules, waarin de verbetermethodiek is verwerkt, gaan zij aan de slag op de eigen afdeling. Het zijn herkenbare modules en dat maakt het gemakkelijk om ze toe te passen in de praktijk. Herkenbare aspecten zijn onder andere de benamingen van de modules, bijvoorbeeld de Afdelingsronde/visite lopen, Maaltijden, Opname en gepland ontslag. Dit zijn activiteiten die wij in ons werk doen. Zo is snel duidelijk waarop de betreffende module effect heeft. Je bent nu acht weken bezig. Wat is je indruk tot nu toe? Projectmatig werken wordt als zeer leuk ervaren. Het werkt goed om in verschillende samenstellingen aan de modules te werken. Het verhoogt ons wij-gevoel en het resultaat wordt breed gedragen. Tevreden over het resultaat De verpleegkundigen die hebben meegedraaid in de werkgroep zijn tevreden over het resultaat. Ondanks de taaie aspecten van module 1 Hoe doen we het nu?, kijken wij met een goed gevoel terug. Het en het prestatiebord (groot whitebord dat door visueel management de resultaten zichtbaar maakt) zijn bij de meeste leden van het verpleegteam nu bekend. De basismodules zijn belangrijk Verpleegkundigen zijn echte doeners, daarom vinden zij de eerste module vrij taai. Het is voor doeners minder makkelijk om in te zien welke tijd je wint door alles te meten, op papier te zetten en indicatoren te stellen. Toch zien wij in dat module 1 nodig is voor de andere twee basismodules (module 2 Goed georganiseerde afdeling en module 3 Patiëntsituatie in één oogopslag ). Het helpt je om even goed na te denken over je eigen handelingen en processen, voordat je in het vervolg het proces induikt. In het oog springende resultaten Wij zien in onze indicatoren terug dat we bewuster omgaan met de onderwerpen die zijn onderzocht, zaken zijn zo beter op orde. Ook kijken we kritisch naar waarom en hoe wij de dingen bij ons op de afdeling doen. Visueel management is belangrijk Een tip voor andere afdelingen is om resultaten visueel te presenteren. Dit maakt het project levendig en herkenbaar voor het verpleegteam. Bij ons is het prestatiebord daarom van een indrukwekkende omvang. Planning MultiMomentOpname (MMO) Een andere tip is om de MMO s goed te organiseren. De MMO vraagt een behoorlijke (extra) inspanning van het verpleegteam. Een goed georganiseerde planning

5 en passende roosters zijn dus belangrijk. Daarom is het ook verstandig om met het verpleegteam, vooraf aan de meting, de termen in de MMO door te lopen om verwarring en verspilling van tijd te voorkomen. De MMO is namelijk een hulpmiddel om gemakkelijk inzichtelijk te maken hoe de verdeling van de werkzaamheden in je dienst is. Daarin wordt onder andere een onderverdeling gemaakt naar de directe tijd en de indirecte tijd voor patiëntenzorg, het aantal gelopen meters en het aantal onderbrekingen die gedurende je dienst hebben plaats gevonden. Wat staat op korte termijn op het programma? Wij zijn in december 2010 gestart met module 2 Goed georganiseerde afdeling. Een belangrijk onderdeel van deze module is het 5s spel. Hiervoor hebben wij net een training gehad. Het 5S spel is een tool in deze module. Het staat voor vijf stappen die helpen een ideale werplek te creëren door organiseren, opruimen en het reduceren van verspilling. Op 10 januari 2011 volgt de eerste werkgroepvergadering van module 2 Goed georganiseerde afdeling. Verder gaan we kijken hoe we de indicatoren meer inhoudelijk kunnen meten. We moeten natuurlijk niet alleen controleren of we meten, maar er moet ook gekeken worden naar het hoe en waarom we dingen meten bij patiënten. Anders is het bijhouden van indicatoren niet zinvol en op den duur ook niet meer uit te leggen aan het team. Verder hoop ik dat door het Productieve Verpleegteam de rust terugkomt op onze afdeling, voor onze ogen en in ons hoofd door op te ruimen en goed te organiseren. Ik hoop dat door het draaien van het Productieve Verpleegteam het team met plezier naar zijn werk blijft gaan c.q. het fijner vindt om te werken dan voorheen. Jan VAN Bruggen Werkt als zorgcoördinator op één van de zes pilotafdelingen binnen het St. Antonius Ziekenhuis die in het najaar van 2010 zijn gestart met het Productieve Verpleegteam. Het interview is afgenomen door Marije Wouters, werkzaam als adviseur bij CC Zorgadviseurs. Marije Wouters is de externe begeleider binnen het Productieve Verpleegteam in St. Antonius Ziekenhuis