Projectplan Waterschapverkiezingen 2015 Waterschap Rijn en IJssel

Transcriptie

1 Projectplan Waterschapverkiezingen 2015 Waterschap Rijn en IJssel BIJLAGE 1

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Projectresultaat 3 Hoofdstuk 2 Inleiding Verantwoordelijkheden Landelijke activiteiten 5 Hoofdstuk 3 Eigen activiteiten, fasering en planning Deelprojecten Planning 8 Hoofdstuk 4 Communicatie Niveaus Middelen 10 Hoofdstuk 5 Risico s 11 Hoofdstuk 6 Projectorganisatie 12 Hoofdstuk 7 Kosten 13 Bijlagen Bijlage 1 Overzicht gemeenten en buurtwaterschappen 14 Bijlage 2 Planning 15 2

3 Hoofdstuk 1 Projectresultaat Het resultaat van het project Waterschapverkiezingen 2015 Waterschap Rijn en IJssel is: 1. rechtmatige (in formeel opzicht foutloos) verlopen verkiezingen; 2. rechtmatige benoeming (toelating) van een nieuw algemeen bestuur op 26 maart 2015; 3. uitgevoerde communicatie volgens vooraf afgestemd plan; 4. rechtmatige benoeming van een dagelijks bestuur binnen de wettelijke termijn; 5. een geïnformeerd algemeen bestuur per 1 juli 2015; 6. evaluatie van het verkiezingsproces juni Het behalen van een bepaald opkomstpercentage is geen expliciet doel van dit project. Bij een lage opkomst zal echter de discussie over het voortbestaan van de waterschappen in alle hevigheid losbarsten. Hoofdstuk 2 Inleiding De verkiezingen 2008 zijn rechtmatig verlopen, maar ondervonden landelijk toch de nodige kritiek, vooral door de beperkte opkomst en het aantal ongeldige stemmen. Mede daardoor is landelijk veel discussie geweest over de gewenste manier van verkiezingen van de waterschapsbesturen. Het vorige kabinet had plannen voor indirecte verkiezingen, het huidige kabinet heeft gekozen voor directe stembusverkiezingen. De Eerste Kamer heeft het betreffende wetsvoorstel in januari 2014 aangenomen. Dat betekent dat op 18 maart 2015 voor het eerst stembusverkiezingen plaats zullen vinden voor alle waterschappen (met uitzondering van Waterschap Vechtstromen). Deze verkiezingen betreffen de categorie ingezetenen. De benoemingsprocedure van de categorieën ongebouwd, bedrijfsgebouwd en natuur blijft ongewijzigd. LTO, Kamer van Koophandel en Bosschap zijn binnen de wettelijke bepalingen verantwoordelijk voor de voordracht voor de geborgde zetels. De verkiezingen vinden tegelijk plaats met die van Provinciale Staten. De gemeenten hebben een belangrijke uitvoerende rol bij deze gecombineerde verkiezingen. De Unie van Waterschappen heeft een landelijk project verkiezingen, waarin activiteiten worden opgepakt waarvan landelijke aanpak efficiënter is dan lokale. Dit projectplan is een overzicht op hoofdlijnen. In de vergadering van het algemeen bestuur van 4 november 2014 zal aanvullend een communicatieplan worden aangeboden. Indien er nieuwe ontwikkelingen zijn, wordt het bestuur hierover tijdig geïnformeerd. 3

4 2.1 Verantwoordelijkheden Schematisch ziet de organisatie van de gecombineerde verkiezingen van waterschaps- en provinciebestuur er als volgt uit. Waterschappen Organisatie passief deel waterschapsverkiezingen Waterschappen Vaststellen verkiezingsuitslag waterschap Gemeenten Drukwerk en verzending, inrichten stembureaus, telling Provincies Organisatie passief deel statenverkiezingen Gemeenten Vaststellen verkiezingsuitslag provincies Communicatie: waterschappen en provincies De gelijktijdige verkiezingen met Provinciale Staten vereist een goede samenwerking met de gemeenten, de provincies en met andere waterschappen. Waterschappen De waterschappen organiseren het passieve deel van de verkiezingen, namelijk de registratie van de lijsten die deelnemen aan de verkiezingen en de kandidaatstelling. Ook zorgt het waterschap er voor dat, daar waar een gemeente in meerdere waterschappen valt, de gemeente de benodigde informatie krijgt om te bepalen welke personen kiesgerechtigd zijn voor welk waterschap. Gemeenten Gemeentes worden belast met de organisatie van de uitvoering van de waterschapverkiezingen. Zij zorgen voor het opmaken en verzenden van de stembescheiden en de organisatie van de feitelijke stemming. De uitkomst van de stemming levert de gemeente vervolgens aan het waterschap, dat de uitslag vaststelt. In september zal een bijeenkomst voor gemeenten worden georganiseerd waarin praktische zaken rondom de organisatie van de verkiezingen worden besproken en afspraken gemaakt. Bijlage 1 geeft een overzicht van de inliggende gemeenten en de buurtwaterschappen. Afstemming met alle partijen is van groot belang. Provincies Organisatorisch gezien heeft het waterschap het meest te maken met de gemeenten. Vanuit communicatie is afstemming met de provincies wenselijk. De communicatie richt zich enerzijds op potentiële kandidaten, maar ook op de kiezers. Het is aan de partijen om campagne te voeren en hun standpunten duidelijk te maken. Het formele proces is vastgelegd en wordt bepaald in de Waterschapswet, het Waterschapsbesluit, de Kieswet en het Kiesbesluit. 4

5 2.2 Landelijke activiteiten De Unie van Waterschappen neemt de volgende zaken voor haar rekening: - afstemming met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), het Interprovinciaal Overleg (IPO) en de ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en Infrastructuur en Milieu ((I&M); - begeleiding van het wetgevingstraject en oplevering juridische procedures en producten en draaiboek waterschapverkiezingen; - ontwikkeling (aanpassing) verkiezingssoftware ; - ontwikkelen van een landelijke systematiek voor aanlevering van waterschapgrenzen; - ontwikkelen en uitvoeren landelijke communicatiestrategie en ontwikkelen tool-box voor de lokale communicatie, zie hoofdstuk 4. De regionale activiteiten worden in hoofdstuk 3 besproken. 5

6 Hoofdstuk 3 Eigen activiteiten, fasering en planning 3.1 Deelprojecten Projectmanagement (Carmen Molenaar) Dit omvat: - afstemming landelijk proces; - bewaken voortgang deelprojecten; - samenwerking met gemeenten; - rapportage voortgang aan opdrachtgever en project-groepsleden; - het opstellen van een plan van aanpak; - bestuursvoorstel voor een projectbudget; - organiseren overleggen projectgroep; - evaluatie. Bestuurlijk/juridisch (Riet Slaghekke) Waterschapswet, Kieswet en Kiesbesluit schrijven voor hoe het verkiezingsproces dient te verlopen. De fasen hierin zijn: - benoeming stembureau; - registratie partijen; - kandidaatstelling; - stemperiode; - uitslag; - ontvangen van benoemingen voor de geborgde zetels; - toelating nieuw algemeen bestuur; - verkiezing nieuw dagelijks bestuur. De organisatie valt uiteen in een groot aantal activiteiten. Deze worden opgenomen in een draaiboek. De mogelijke kandidaten zullen tijdig over de formele procedure worden geïnformeerd en geconsulteerd over de gewenste ondersteuning. Aandachtspunt is dat zowel de groeperingen die nu in het algemeen bestuur vertegenwoordigd als de niet vertegenwoordigde groeperingen gelijk bediend worden. Aan de organisaties die verantwoordelijk zijn voor de benoeming van de geborgde zetels zal specifieke informatie worden verstrekt. Na de toelating van het nieuwe bestuur zullen er vier informatieavonden worden georganiseerd om het nieuwe algemeen bestuur op hoofdlijnen te informeren over de taken en verantwoordelijkheden van het waterschap. Communicatie (Carmen Molenaar/Arian Kuil) Doel van de communicatie is: - informeren en stimuleren potentiële kandidaten; - bevorderen van de opkomst: landelijk, regionaal en inhoudelijk; - duidelijke informatie over de wijze van stemmen (praktisch van aard); - bekendmaking van de uitslag. Onze regionale communicatie sluit aan landelijke communicatieactiviteiten. We streven er naar om bij de regionale communicatie zo veel als mogelijk samen te werken met de provincies Gelderland en Overijssel. 6

7 In hoofdstuk 4 wordt de communicatiestrategie, zowel landelijk als regionaal toegelicht. In de vergadering van het algemeen bestuur van 4 november 2014 zal een concreet communicatieplan worden aangeboden. Omdat er de komende tijd nog diverse overleggen met de provincies Overijssel en Gelderland en de waterschappen plaatsvinden, is een uitgewerkt plan nu nog niet mogelijk. Interne communicatie Als doelgroep voor de interne communicatie onderscheiden we twee groepen: 1. de ambtelijke organisatie: zij moeten als ambassadeurs van het waterschap weten dat er verkiezingen zijn en de boodschap uit kunnen dragen in hun omgeving, mochten ze hier vragen over krijgen; 2. de bestuurlijke organisatie: we houden hen regelmatig (elk kwartaal of zoveel vaker als nodig is) op de hoogte van de voortgang via een update en / of voorstellen. ICT (Nico Immink) Het waterschap hoeft geen verkiezingsbestanden (bestanden met stemgerechtigden) op te bouwen; dit is een taak van de gemeenten in ons gebied. Het waterschap is wel verantwoordelijk voor aanlevering van de waterschapgrenzen aan die gemeenten die in verschillende waterschappen vallen. Hiervoor wordt een landelijke methodiek ontwikkeld. Voor een foutloos verkiezingsproces is het cruciaal dat de juiste personen de juiste stem-pas krijgen toegestuurd. Een juiste aanlevering en verwerking van de waterschapgrenzen is daarvoor de basis. Deze zal door GBLT moeten worden verzorgd. De gemeenten moeten hun software aanpassen om gelijktijdig de stempassen voor provinciale staten en het waterschapsbestuur te verzenden. Dit wordt landelijk gecoördineerd. De aanlevering van kandidatenlijsten aan de gemeente en de terug-levering van de uitslag aan het waterschap geschiedt via landelijke Ondersteunende Software Verkiezingen (OSV). De OSV voegt ook de uitkomsten van de gemeenten samen en berekent de uitslag van de verkiezingen (inclusief restzetels). De aanpassing van het OSV wordt landelijk gecoördineerd. 7

8 3.2 Planning De voorbereidingen voor de verkiezingen zijn in volle gang. Er vinden zowel interne overleggen met de projectgroep als overleggen met andere waterschappen en de provincies plaats. Een overleg met de gemeenten vindt in september plaats. Na de voorbereidingsfase (tot en met juni 2014) is gestart met de werving van kandidaten, de registratie en de kandidaatstelling. Deze periode duurt tot 17 maart De verkiezingsdag is op 18 maart. Op 23 maart om uur wordt de uitslag bekend gemaakt. De planning kan worden verdeeld in een aantal fasen waarbij we mijlpalen definiëren. Een uitgebreide planning treft u in bijlage 2 aan. Fasen Fase 1: Voorbereiding: t/m juni 2014 Fase 2: Werving kandidaten, registratie en kandidaatstelling: t/m 17 maart 2015 Fase 3: Verkiezingsdag: 18 maart 2015 Fase 4: Bekendmaking uitslag: 23 maart 2015 Fase 5: Nieuw bestuur binnen de wettelijk gestelde termijn Mijlpalen 22 december 2014: Partijen en belangengroeperingen moeten zich uiterlijk op deze datum hebben geregistreerd; 2 februari 2015: Kandidatenlijsten en eventuele verklaringen inzake lijstverbindingen moeten uiterlijk op deze datum zijn ingeleverd op het hoofdstembureau; Eind februari 2015: Gemeenten moeten de stempassen, stemlokalen, identificatieplicht, onderhandse volmachten en kandidatenlijsten gereed hebben; 18 maart 2015: Verkiezingsdag; 23 maart 2015: Bekendmaking uitslag; 26 maart 2015: Installatie en beëdiging nieuw algemeen bestuur. Benoeming heemraden vindt daarna plaats. 8

9 Hoofdstuk 4 Communicatie 4.1 Niveaus In de communicatie onderscheiden we drie niveaus: Niveau 1: opkomstbevorderende communicatie vanuit het Rijk: verkiezingen voor provincies en waterschappen zijn dit keer gezamenlijk, breng uw stem uit. Een multimediale landelijke Postbus 51-actie kondigt aan dat er verkiezingen zijn. Doel: de burger mobiliseren een stem uit te brengen. Niveau 2: Gezamenlijke overkoepelende hoofdboodschap van alle waterschappen: er valt wat te kiezen (geen letterlijke slogan). Kernboodschappen: - Uw waterschap zorgt voor droge voeten, schoon en voldoende water. - Er valt wat te kiezen. Kern is te communiceren welke taken het waterschap heeft en welke keuzes waterschapsbestuurders daarin maken. Er wordt een landelijke toolkit ontwikkeld die regionaal kan worden ingezet. Daarin een handreiking voor de overkoepelende communicatieboodschappen, een FAQ en een strategie voor crisiscommunicatie. Er zullen geen grote budgetten worden vrijgemaakt voor een landelijke campagne vanuit de gezamenlijke waterschappen. Er wordt ingezet op free publicity. Niveau 3: individuele waterschappen geven regionale inhoud en kleur. De burger wordt het meest aangesproken door specifieke thema s uit de eigen leefomgeving. De burger krijgt inzicht in de keuzes en dilemma s in het regionale waterbeheer waarmee gekozen bestuurders te maken krijgen. Samenwerking provincies We streven ernaar om bij de regionale communicatie zoveel mogelijk samen te werken met de provincies Gelderland en Overijssel. Er hebben al diverse gesprekken plaatsgevonden, zowel op bestuurlijk als ambtelijk niveau. Gezamenlijk communiceren is niet alleen effectiever en goedkoper, het is bovendien duidelijker richting kiezer. Het risico ondergesneeuwd te raken, wordt niet kleiner door apart van elkaar te communiceren. Door onderlinge afstemming over boodschap en gebruik te maken van elkaars middelen, kan juist versterking optreden. Praktisch De informatievoorziening over de verkiezingen dient helder en eenduidig te zijn en niet onnodig veel vragen op te roepen. Het projectteam heeft hier aandacht voor. Alhoewel we niet alles zelf in de hand hebben, zal goede afstemming met gemeenten daarbij van groot belang zijn. 9

10 4.2 Middelen In de vergadering van het algemeen bestuur van 4 november 2014 zal een concreet communicatieplan worden aangeboden. Voor nu alvast inzicht in de in te zetten middelen en de te maken keuzes. Landelijk Postbus 51 campagne Regionaal Eigen website met aparte verkiezingspagina; hierop kunnen alle partijen zich te zijner tijd profileren. Stemhulp; er loopt een aanbesteding vanuit de UvW2014; of en hoe de provincies hierbij aansluiten, is nog niet bekend. November/december zal een workshop worden gegeven. Free publicity; een dure publiciteitscampagne stuit op veel weerstand; zie ervaringen Waterschap Vechtstromen die onlangs verkiezingen hielden. Social media met gezamenlijke hashtag (#) Verkiezingskrant met o.a. informatie over de groeperingen; we streven ernaar hierin samen met de provincies op te trekken; mochten de kosten voor een verkiezingskrant te hoog worden, dan zullen alternatieven worden onderzocht, zoals pagina s in de huis-aan-huis bladen. Gemeente Verkiezingsborden; zowel voor groeperingen provincies als waterschappen Groeperingen Eigen campagne Verwachtingen Als overheidsorganisatie is het waterschap onpartijdig. De keuze is aan de kiezer. Het waterschap kan voor de deelnemende groeperingen daarom uitsluitend faciliterend optreden voor de eigen website, stemhulp en een eventuele verkiezingskrant en kan onafhankelijke media met algemene informatie voeden. Het is aan de partijen zelf om campagne te voeren, de mensen te raken en de kiezer duidelijk te maken dat er wat te kiezen valt met aandacht voor de leefwereld van de kiezer. 10

11 Hoofdstuk 5 Risico s Risico Gemeenten onderschatten uitvoering gecombineerde verkiezingen; uitslag verkeerd of te laat We hebben enkele gemeenten die in twee of meer waterschappen liggen; kans op fouten groter dan gemiddeld Rijk wil kosten landelijke Postbus 51- campagne niet dragen (landelijk ,-) BZK wil eventuele kosten aanpassing GBA of alternatieve voorziening voor aanlevering waterschapgrenzen niet betalen ( PM) Partijen slagen er onvoldoende in om de verwachting dat er wat valt te kiezen in te vullen met hun verkiezingsprogramma Samenwerking met provincies over de communicatie verloopt moeizaam of slecht Gescheiden communicatie waterschap provincie waardoor de burger veel kritiek uit over hoge kosten Lage opkomst waardoor discussie over voortbestaan waterschappen losbarst Beheersmaatregel - BZK en Kiesraad zorgen voor instructie gemeenten, de Unie bewaakt de landelijke ontwikkeling. Wij houden vinger aan de pols bij onze eigen gemeenten. - Vroegtijdig contact opnemen met gemeenten (en provincie) en deze contacten onderhouden gedurende het verkiezingstraject (najaar 2014: bijeenkomst gemeenten) - Crisiscommunicatie voorbereiden - Bewaken dat landelijke oplossing aanlevering waterschapgrenzen tijdig tot stand komt. - Vroegtijdig contact opnemen met betreffende gemeenten (verantwoordelijkheid voor het selecteren van de kiezers ligt bij b&w gemeenten) -Vroegtijdig contact opnemen met GBLT - Ruimte inbouwen bij besteding communicatiebudget - Opvangen in post onvoorzien - Partijen hieraan herinneren en hen stimuleren verschil te maken (geplande workshop 6 mei ging niet door). Maak er geen referendum van ( Stem op het waterschap ) - Vroegtijdige afstemming met provincies over gezamenlijke campagne en inzet stemhulp - Crisiscommunicatie voorbereiden - Crisiscommunicatie voorbereiden Er dient een protocol te komen hoe om te gaan met problemen, zowel technisch, juridisch als communicatief van aard. 11

12 Hoofdstuk 6 Projectorganisatie Bemensing Opdrachtgever en voorzitter stembureau : Hein Pieper Opdrachtnemer : Johan Meeringa Projectleider : Carmen Molenaar Projectleden : Arian Kuil (Communicatie), Riet Slaghekke (Bestuurlijk Juridische Zaken), Marieke Rutjes (projectsecretaris/bestuurlijke zaken). Omdat het automatiseringsaspect beperkt lijkt, is ICT (Nico Immink) agenda-lid van de projectgroep. Taakverdeling en verantwoording De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het in ontvangst nemen van de bestuurlijke opdracht en het wegzetten hiervan in de organisatie. De opdrachtgever rapporteert periodiek aan het bestuur. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de projectmatige aanpak en het toezicht hierop. De opdrachtnemer rapporteert periodiek aan de opdrachtgever. De projectleider is verantwoordelijk voor uitvoering van het project binnen de door randvoorwaarden in het projectplan. Zij bespreekt de voortgang maandelijks met de opdrachtnemer. Het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur worden periodiek geïnformeerd over de voortgang van het project. 12

13 Hoofdstuk 7 Kosten Belangrijkste kosten worden gevormd door de vergoeding aan gemeenten, die wordt geraamd op 1,84 per kiesgerechtigde. Dit bedrag moet waarschijnlijk verspreid over vier jaar aan het ministerie van BZK worden betaald. Het totale investeringsbedrag wordt voor bijna 85% bepaald door de bijdrage per kiesgerechtigde. Dit bedrag is niet vanuit Waterschap Rijn en IJssel beïnvloedbaar. We betalen ook een aandeel in de kosten van het landelijke verkiezingsproject van de Unie van Waterschappen. Het exacte bedrag is nog onbekend, onderstaand bedrag is een schatting. Vaste kosten (niet beïnvloedbaar) Vergoeding gemeenten ,- Bijdrage projectkosten Unie ,- Variabele kosten (beïnvloedbaar) Uitgaven communicatie ,- Interne uren ,- Onvoorzien ,- Totaal ,- 13

14 Bijlage 1 Overzicht gemeenten en buurtwaterschappen 14

15 Bijlage 2 Planning Datum Activiteit november/december Workshop stemhulp. 22 dec 2014 Laatste dag registratie belangengroeperingen. 2 febr 2015 Dag van de kandidaatstelling HOOFDSTEMBUREAU* Van 9.00 uur tot uur: inlevering van kandidatenlijsten Tot uur: inlevering van verklaringen verbinding tot lijstencombinaties. 3 tot 5 febr HOOFDSTEMBUREAU Mogelijkheid tot herstel van verzuimen door de inleveraar. 4 febr HOOFDSTEMBUREAU Openbare zitting voor het nummeren van de kandidatenlijsten en over de geldigheid van de lijstencombinaties. 5 febr HOOFDSTEMBUREAU uur Openbare zitting ter beslissing over de geldigheid van de ingeleverde kandidatenlijsten en over het handhaven van de daarop voorkomende kandidaten, alsmede over het handhaven van de daarboven geplaatste aanduiding van een politieke groepering. Ter inzage leggen van het procesverbaal I-4 van de zitting van het hoofdstembureau en de geldige, genummerde en van aanduiding voorziene kandidatenlijsten. 5-9 febr HOOFDSTEMBUREAU Periode waarin door belanghebbenden bij de Raad van State beroep kan worden ingesteld tegen de beslissing van het hoofdstembureau over de geldigheid van de ingeleverde kandidatenlijsten en over het handhaven van de daarop voorkomende kandidaten, alsmede over het handhaven van de daarboven geplaatste aanduiding van een politieke groepering. 25 februari Tweede openbare kennisgeving over: stemlokalen, stempas, identificatieplicht en onderhandse volmacht. 25 en 26 febr Bezorging stempassen** door TNT Post. 27 febr tot 8 maart Periode voor het afleggen van verklaringen van ondersteuning van een kandidatenlijst. 2 maart Laatste dag voor het indienen van een schriftelijk verzoek om bij volmacht te stemmen of te stemmen in een stembureau naar keuze binnen het waterschap, binnen de provincie (kiezerspas). 4 maart Uiterste datum voor bezorging van de stempassen. 3 en 4 maart Bezorging huis-aan-huis kandidatenlijst. 11 maart Openbare kennisgeving Tijdstip en plaats van de openbare zitting van het hoofdstembureau op 4 maart 2011 om uur ter vaststelling ten aanzien van iedere lijst van het aantal op iedere kandidaat uitgebrachte stemmen en de som van deze aantallen. Het proces-verbaal van deze zitting wordt ter inzage gelegd. 15

16 11 maart Laatste dag voor het indienen van een mondeling verzoek aan de balie om een kiezerspas. 16 maart Laatste dag aanvragen van een vervangende stempas. 18 maart Dag van de verkiezingen 23 maart om Verkiezingsuitslag uur 26 maart Aftreden algemeen bestuur en eerste samenkomst. april Evaluatie. * Voor de verkiezing van de leden van het algemeen bestuur treedt het hoofdstembureau tevens als centraal stembureau op. ** Het model voor de stempassen wordt bepaald door de minister. Voorts is in het Kiesbesluit vastgelegd dat de stembescheiden voor de verschillende verkiezingen voldoende onderscheidend dienen te zijn. 16