Jaarverslag 2013 Interne audit

Transcriptie

1 Federaal agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Jaarverslag 2013 Interne audit Raadgevend Comité 18 juni 2014

2 Plan 1. Nieuwigheden 2. Auditprogramma 2013 Inhoud Uitvoering 3. Belangrijkste vaststellingen 4. KPI van de Cel interne audit 5. Opvolging van actieplannen 6. Externe audits 7. Conclusies 2

3 1. Nieuwigheden (1) Federaal Auditcomité (ACFO CAAF) - Aftreding voorzitter de M. De Samblanx, aanduiding nieuwe Ph. Decre - Aanduiding 2 nieuwe leden - Wenste een gecentraliseerde dienst interne audit voor alles FOD s en parastatalen van het KB , ondertussen opstart : - FOD VVVL, Soc. Zekerheid, Maatschappelijke integratie en WASO - Kanselarij, B&B, Fedict, P&O - Justitie - Regie der Gebouwen - Minister heeft wens tot afzonderlijke auditdienst FAVV hernieuwd - KB is niet gepubliceerd voor verkiezingen, opmerkingen IF 3

4 1. Nieuwigheden (2) Auditcomité FAVV Geen veranderingen in samenstelling in 2013 Cel interne audit Geen veranderingen in samenstelling in 2013 : 3,5 FTE 4

5 1. Nieuwigheden (3) Aanpassing audituniversum Stagewerk Bernard Marchoul 2 deeluniversums : 47 processen en 40 sectoren Risicobased (eerder gevoeligheid, specifieke wegingen per deeluniversum) Geeft waarde per onderwerp => 3 jarenplanning/prospectie Jaarlijks herevalueerbaar (aanpassing/actualisatie inschattingen) Keuze van 20 audits/jaar (6-7 per auditor + EMAS-audits) 18/06/2014 5

6 1. Nieuwigheden (4) Invoering ABS systeem voor aanbevelingen De anomalie die aanleiding heeft gegeven tot de aanbeveling, betekent een onmiddellijk en ernstig gevaar en/of heeft een onmiddellijk en ernstig impact op: A - de gezondheid voor mens, dier, plant; - het imago van het FAVV; - de financiering of interne werking van het FAVV; - de objectieven of het managementsysteem van het FAVV; - de toepassing van de nationale of Europese wetgeving. Een actieplan dient opgesteld te worden in het kader van de interne audit en zal door de interne auditdienst opgevolgd worden. Een root cause analyse wordt ism geauditeerde uitgevoerd. 6

7 1. Nieuwigheden (5) De anomalie die aanleiding heeft gegeven tot de aanbeveling, betekent op termijn een gevaar en/of heeft op termijn een impact op: B - de gezondheid voor mens, dier, plant; - het imago van het FAVV; - de financiering of interne werking van het FAVV; - de objectieven of het managementsysteem van het FAVV; - de toepassing van de nationale of Europese wetgeving. Een actieplan dient opgesteld te worden in het kader van de interne audit en zal door de interne auditdienst opgevolgd worden. 7

8 1. Nieuwigheden (6) Suggesties of aandachtspunten worden meegedeeld met als bedoeling het systeem van de entiteit te verbeteren. Het betreft onder andere: S - suggesties van het auditteam; - mogelijkheden tot verbetering; - verhogen van de efficiëntie. Deze vaststellingen hebben een mindere impact op de organisaties en de opvolging dient te gebeuren door de geadresseerde entiteit in het kader van het intern kwaliteitssysteem 8

9 1. Nieuwigheden (7) Vanaf september 2013 gestart met uitvoeren van een oorzakenanalyse voor de aanbevelingen type A: Op vraag van het auditcomité Conform aan de goede interne auditpraktijken In samenwerking met de geauditeerden (1/2 extra auditdag) Bij voorkeur uit te voeren vóór de slotvergadering Aan de hand van een template (zie volgende slide) In 2013: één oorzaakanalyse uitgevoerd ism met PCCB/S1 en CONT/PRI (IA : Verpakkingshout) 9

10 10

11 11

12 2. Auditprogramma 2013 (1) 19 audits IAQP gepland : Grensinspectieposten (uitbreiding ISO 17020) Nationale Opsporingseenheid (uitbreiding ISO 9001) Specifieke items controles : water, verpakkingsmateriaal (uitbreiding ISO 17020), veehandelaren, sierteelt en babyfood Samenwerking externe partners : bemonsteringen en controles door FAGG, verpakkingshout TCHN-CTIB, spuittoestellen (CRA-W en ILVO) Ondersteunende processen : facilities, sociale dienst Horizontale processen : autocontrolesysteem, implementatie wetgeving, monsternemingen tot communicatie naar operator toe Specifieke items : communicatie met DMO (slachthuizen) 3 opvolgingsaudits : DG CONT, DG PCCB en UPC BRW 12

13 2. Auditprogramma 2013 (2) 22 audits LABO gepland : 10 technische audits analyses voor ISO systeemaudits voor de laboratoria en hoofdbestuur 1 systeemaudit voor de ringtesten 5 veiligheidsaudits 10 audits EMAS gepland : 5 binnen PCE s 5 binnen de Labo s10 technische audits analyses voor ISO

14 2. Auditprogramma 2013 Uitvoering (1) DG LABO Interne auditdienst DG Labo EMAS Geprogrammeerd Gerealiseerd Op aanvraag 6 niet uitgevoerd (5 veiligheid, 1 technische) 4 bijkomende wel gerealiseerd (technische en klacht over monsters) EMAS 2 niet uitgevoerd in PCE (auditor WVL en verhuis LUX) 1 niet uitgevoerd in Labo (verhuis Wandre, niet klaar voor EMAS-registratie) 14

15 2. Auditprogramma 2013 Uitvoering (2) IAQP aanbevelingen 8 NC A (Major) 152 NC B (Minor) 162 suggesties en attentiepunten LABO aanbevelingen 26 NC A 193 NC B 104 suggesties en attentiepunten 15

16 3. Belangrijkste vaststellingen Audits uitgevoerd door de cel interne audit (1) Positieve punten en verbeterpunten Meeste processen onder controle, worden opgevolgd maar documentair kan nog verbeterd worden (stavingen niet altijd bijgehouden), competent personeel, opgeleid Controles en inspecties verlopen volgens plan en conform wetgeving Ondersteunende processen : communicatie en derogaties kunnen nog verbeteren Overleg met externe partners verloopt vlot, rapportering en beheer dossiers Bijhouden van sommige (in beslag genomen) stukken GIP s : beheer van controle en bemonsteringsmateriaal, ontbrekende procedures Registraties van sommige acties, correcties, documentaire opvolging 16

17 4. KPI s van de Cel Interne audit KPI Deadlines Doelstelling 2013 Realisatie Gemiddeld aantal dagen Realisatie van het geplande auditprogramma 31 december % 100% - Slotvergadering < 5 werkdagen 100% 95% 2 Verzending van het ontwerpverslag < 30 kalenderdagen < 50 kalenderdagen 80% 100% 52,6% 47,4% 30,5 Verzending van finaal rapport < 15 werkdagen < 30 werkdagen > 30 werkdagen 80% 100% 63,2% 31,6% 5,2% 10 Niettegenstaande de aanpassing van de KPI voor het verzenden van het draftrapport blijft dit een attentiepunt Geen duidelijke reden voor aan te halen behalve persoonlijke planning => als individuele KPI opgenomen in ontwikkelcyclus van de auditoren voor

18 5. Opvolging van de actieplannen (1) 3 opvolgingsaudits werden uitgevoerd in 2013 De reeds in werking gezette acties werden nagekeken voor een totaal van 336 aanbevelingen: 271 afgesloten (80,65%) 9 open na opvolging (2,68%) 51 in uitvoering na opvolging (15,18%) 5 geherformuleerd (1,49%) 3 nieuwe 18

19 5. Opvolging van de actieplannen (2) Jaar Aantal aanbevelingen Afgesloten In uitvoering Open na opvolging Geherformuleerd Nog te evalueren Totaal % ,2 6,0 1,2 3,9 15,7 19

20 6. Externe audits FOD VVVL : audit dierenwelzijn varkensslachthuizen ALV : audit randvoorwaarden FVO : 5 audits (Hygiëne criteria, official controls, follow up Food animal origin, TRACES, identification of hazards and management of risks) AIB Vinçotte : 9001 en EMAS BELAC :

21 7. Conclusies ISO- certificering, accreditatie en registratie is volbracht Performant kwaliteitssysteem in organisatie, ondersteunt de interne controle (organisatiebeheersing) Horizontale en verticale processen verlopen beheerst ABS-systeem audit positief onthaald Risicogebaseerd meerjarenplanningsysteem audit ontwikkeld Rapportering draft kan vlotter Auditoren volgen evoluties en scholen bij Toekomst Procesmap FAVV Verfijning risicogebaseerde methodologie Andere vorm van rapportering? Enquête onder geauditeerden 21

22 8. Vragen Kandidaten voor het Auditcomité? 22