De kracht van een goede opdracht

Transcriptie

1 PREVIEW

2 De kracht van een goede opdracht Het moment is nu Als er íets zeker is, dan is het wel dat dit een bijzonder interessante tijd is om bij een woningcorporatie te werken. Naast de sociale opgave die je hebt, sta je voor tal van andere uitdagingen. Verduurzaming, herstructurering, betaalbaarheid, industrialisatie, omgaan met een kritische omgeving, alle technologische ontwikkelingen Dat betekent boven alles dat nu het moment is. Had je eerder zóveel kansen om zo n positieve impact te hebben op het leven van je huurders? Op onze samenleving? De manier waarop je als corporatie opdrachten in de markt zet speelt hierin een cruciale rol en nieuwe tijden vragen om nieuwe werkwijzen. Met het (verder) professionaliseren van opdrachtgeverschap draag je bij aan nieuwe antwoorden op de opgaven van de toekomst. Professioneel opdrachtgeverschap: eerst een pilot? Oké, dus het is tijd voor verandering. Hoog tijd. Maar zijn we niet ook al goed bezig? Ja, en nee. Er zijn veel goede initiatieven, maar nadenken over professioneel opdrachtgeverschap is tot nu toe in de branche vooral nog gekoppeld aan projecten en niet aan de strategie van de organisatie. Het is een thema dat ook bij bestuurders nog te weinig leeft. Doorgaans zijn het experimenten die geen deel uitmaken van een strategie en visie. Terwijl het daar wel mee begint, met een goed projectoverstijgend, strategisch plan. Professioneel opdrachtgeverschap heeft namelijk veel meer met competenties en de inrichting van de organisatie te maken, dan met alleen maar een nieuwe manier van werken op een project. Hoe pak je dat stap voor stap aan?

3 Stap 1 Analyse van de status quo De eerste stap naar professioneel opdrachtgeverschap is zorgen voor inzicht: wat is de situatie nu? In welke mate werk je efficiënt en effectief? Daag je de markt uit tot verdere ontwikkeling? Hoe werk je samen met partners uit de keten? Is dit een logisch gevolg van je doelstellingen en strategie? En is het opdrachtgeverschap ook echt ingebed? Passen de competenties van je mensen hierbij? Allemaal vragen die tijdens deze onderzoeksfase aan de orde komen. De inzichten die dit je geeft helpen je om het nut en de noodzaak van een ander type opdrachtgeverschap te bepalen. Om te zien wat daarvoor nodig is en om in een latere fase te toetsen welke resultaten je haalt. Belangrijk: maak de analyse van de status quo met mensen uit allerlei niveaus en van allerlei afdelingen in je organisatie! Trends Je opdrachtgeversrol als woningcorporatie verandert onder meer door de snel veranderende wereld. Denk aan de behoefte aan verduurzaming en de technologische ontwikkelingen die zo snel gaan dat het soms bijna niet meer te bevatten is. Wat betekenen digitalisering, robotisering en industrialisatie voor je organisatie en de ontwikkeling van je vastgoed? Wat betekent het voor je processen en de communicatie met samenwerkingspartners en je huurders? En hoe beïnvloeden de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt de manier waarop je (samen)werkt?

4 Stap 2 Opdrachtgeven: je visie en strategie Opdrachtgeverschap goed inrichten zonder heldere missie en visie is onmogelijk. Pas als je het antwoord weet op de vraag waarom doen we wat we doen?, kun je je opdrachtgeverschap echt goed inrichten. Bovendien moet je je vastgoedstrategie (assetmanagement) goed op orde hebben. Pas dan weet je immers welke opgave je hebt en welke manier van werken het best bij je organisatie past. Welke taken móet je zelf blijven doen en welke kun je overlaten aan anderen? Hoe bedien en betrek je de huurders zo goed mogelijk, terwijl je tegelijkertijd zo efficiënt mogelijk werkt? Het is geen simpele opgave om dit helder te formuleren, maar o zo belangrijk voor professioneel opdrachtgeverschap. Stap 3 Anders opdrachtgeven, een andere organisatiestructuur en cultuur! Met je missie, visie en strategie heb je de richting bepaald die je organisatie op gaat. Welke veranderingen in de organisatiestructuur en -cultuur zijn nu nodig om dit te realiseren? Want hoe je het ook wendt of keert, het verder professionaliseren van je opdrachtgeverschap brengt een veranderingsoperatie met zich mee. Anders werken en organiseren vraagt een andere werkwijze en houding. Welke competenties mis je nog? Welke kennis heb je niet meer nodig en welke kennis moet je juist nieuw binnenhalen? Past dat wat je vraagt van je mensen ook binnen de huidige kaders en welke cultuurverandering is nodig om het nieuwe opdrachtgeverschap succesvol voet aan de grond te geven in je organisatie?

5 Stap 4 Professioneel opdrachtgeverschap inbedden Dat het professionaliseren van je opdrachtgeverschap een veranderingsoperatie met zich meebrengt, betekent doorgaans twijfel bij mensen. Mensen zijn onzeker over hun eigen toekomst en weten niet waar ze moeten beginnen. Gevolg: ze trappen op de rem. Heel veel aandacht besteden aan de interne organisatie is dan ook van cruciaal belang om professioneel opdrachtgeverschap tot een succes te maken. Spreekt je visie bij iedereen tot de verbeelding en begrijpen je mensen wat zij daarmee kunnen en moeten? Begrijpen ze ook waarom het zo belangrijk is? Kortom: hoe krijg je de mensen mee in je verhaal? Stap 5. Inkoopbeleid ontwikkelen In je inkoop- en aanbestedingsbeleid formuleer je concreet de uitgangspunten en procedures voor de samenwerking met de markt. Het vormt de basis voor het borgen van je integriteit en proces, het benutten van kansen en het beheersen van risico s. En, niet te vergeten, om je proces goed uit te leggen. Aan toezichthouders, aan medewerkers en ook aan de markt. Doel van je beleid is om te komen tot een integrale en uniforme aanpak van inkoop, op basis van je visie en strategie. Dit maakt een einde aan de vaak gedifferentieerde aanpak vanuit verschillende bedrijfsonderdelen of afdelingen. Opdrachtgeverschap is dan niet meer gekoppeld aan een persoon of afdeling, maar is verankerd in de organisatie en gekoppeld aan je strategie.

6 Stap 6 Met wie ga je samenwerken en hoe? Onderdeel van je inkoopbeleid is het optimaliseren van je leveranciersbestand en het selecteren van bouworganisatievormen. Bij de samenwerking met de markt gaat het erom een heldere taakverdeling, een heldere inrichting van het proces en een helder gekozen bouworganisatie- en contractvorm en aanbesteding te krijgen. Selecteer je vaste partners en maak je daarbij onderscheid tussen bepaalde typen werken en complexen? Ga je voor meerjarige (raam)overeenkomsten of ga je voor iedere klus opnieuw in de markt kijken wie het meest geschikt is? In alle gevallen is helder en concreet omschrijven wat je plan en doel is een randvoorwaarde voor jouw corporatie om van goed opdrachtgeverschap te kunnen spreken. Bouworganisatievormen In de bouw worden de begrippen bouworganisatievorm en contractvorm vaak door elkaar gebruikt. Er bestaat inderdaad een nauwe samenhang tussen beide, maar ze zijn tegelijkertijd ook echt verschillend. De bouworganisatievorm zegt vooral iets over de manier waarop de uit te voeren taken over de verschillende deelnemers aan het bouwproces zijn verdeeld. De contractvorm gaat over de juridische vastlegging van de contractuele afspraken. Het is uiteraard belangrijk dat de contracten consistent zijn met de bouworganisatievorm, maar bij bouwprojecten wordt de keuze voor de bouworganisatievorm vaak ten onrechte pas laat genomen. Of niet (bewust), of de keuze sluit niet aan op de visie van de organisatie. Welke bouworganisatievormen zijn er en hoe kom je tot de juiste keuze?

7 Stap 7 Aan de slag met een project De juiste partij selecteren, daar is het je uiteindelijk allemaal om te doen. Selecteren en gunnen gaat in eerste instantie vaak om harde eisen en criteria. Zijn er geen negatieve omstandigheden op de ondernemer van toepassing? Heeft hij voldoende financiële draagkracht? Beschikt de ondernemer over goede referenties? Voor de zachte kant (samenwerkingskwaliteiten, vertrouwen, een klik) is de laatste jaren terecht ook steeds meer aandacht. Sterker nog, de zachte kant is volgens projectteamleden zelfs belangrijker dan de technisch inhoudelijke harde kant. Hoe kies je nu onderbouwd, objectief en transparant de ondernemers van wie je verwacht dat zij het meest geschikt zijn voor de uitvoering van de opdracht? En hoe pak je concreet een project op? Stap 8 De uitvoering en evaluatie van het project Dit is het laatste hoofdstuk van het boek, maar eigenlijk ga je nu pas echt beginnen met anders opdrachtgeven. Je gaat nu samenwerken naar een prachtig resultaat. Wat je vanaf nu zeker niet mag vergeten: continu blijven evalueren. Want als je de vernieuwing echt wilt inbedden in je organisatie, kun je niet meer per project opnieuw beginnen. Leren van wat er goed ging en leren wat er beter kan, daar gaat het uiteindelijk om. Dan kom je tot een projectoverstijgende werkwijze die de verandering brengt die nodig is om verduurzaming te realiseren, huurders te verrassen en je middelen zo effectief en efficiënt mogelijk in te zetten voor betaalbare en kwalitatief hoogwaardige huisvesting.

8 Bestellen? De kracht van een goede opdracht komt in juli uit. Bestel hem nu voordeling in de voorverkoop. Laat je gegevens achter op en ontvang 10 euro korting. Je ontvangt het boek dan voor 29,- in plaats van 39,-.