Risicomanagement in relatie tot Contractmanagement. 21 april 2016

Transcriptie

1 Risicomanagement in relatie tot Contractmanagement 21 april 2016

2 Leveringsgebied drinkwater

3 Missie Evides zorgt voor water. Voor mens en bedrijf. Betrouwbaar van bron tot kraan. We doen dat klantgericht met deskundige medewerkers. We beheersen de processen om water te zuiveren en te leveren als de beste. Dat doen we met respect voor mens, milieu en op een veilige manier. We zijn efficiënt en realiseren een maatschappelijk aanvaardbaar rendement. 26 april

4 Bewustwording en ambitie Wens van ons MT tot het inrichten professioneler Opdrachtgeverschap Werk opgeschoven in de keten, steeds meer regievoerend, minder uitvoerend Veranderde eisen vanuit de omgeving Veranderde eisen rondom kwaliteit Meer digitalisering Het vastleggen op zichzelf leidt nog niet tot verbetering Aanstellen fulltime contractmanager bij Infra 26 april

5 Inrichten contractmanagement Belangrijkste opdrachten Implementeren Raamcontract Ondergrondse Infra in 2013 Inrichten processen en werkwijzen Model als raamwerk, maar vanuit de praktijk inrichten Belangrijkste vragen Implementatie: Hoe organiseren we waarde voor geld? Waarde als bijdrage aan strategische doelstellingen Evides Wat is er nodig om werkende afspraken te krijgen? 26 april

6 Mensgerichte aanpak Vastleggen van afspraken leidt niet tot verandering Continu veranderende eisen vereist flexibiliteit Kick-off verantwoordelijke directieleden partners en eigen contracteigenaar Wat is jullie belang? Wanneer zijn we tevreden? Wat gaan we daarvoor organiseren? 26 april

7 Relatiethermometer Professionaliteit en vakmanschap Rolvastheid Pro-activiteit Deskundigheid Gevoelswaarde Aantal escalaties Gevoel van onderling vertrouwen Samenwerking Nakomen afspraken Openstaande actiepunten Gezamenlijk bespreken/evalueren Alles op tafel (geen verrassingen) Transparantie Beschikbaarheid van informatie 26 april

8 Aanpassing procesmodel van Van Weele Bedrijfsbeleid Inkoopbeleid Organisatie & Personeel Methodes & Procedures Internal Interne Customers klanten Specificeren Select Contract Contracteren Order Monitor After- Selecteren care Implementeren Aftercare Bestellen Bewaken Nazorg Leveranciers markt Informatie Prestaties 26 april

9 Verlengen overeenkomst Service Provider Zeeland e.o. Bedrijfsbreed specificeren Niet alleen gebruikers, maar ook beleidsverantwoordelijken SWOT (met een beperkte groep) Belangen Kansen en risico s Randvoorwaarden/ succesfactoren We hebben onze partner gevraagd hetzelfde te doen Daarna gezamenlijk wijzigingen en verbeteringen op de overeenkomst en samenwerking formuleren 26 april

10 Volgende invulling procesmodel van Van Weele Bedrijfsbeleid Inkoopbeleid Organisatie & Personeel Methodes & Procedures Internal Interne Customers klanten Specificeren Contrac- Imple- Select Contract Order Monitor teren menteren Selecteren Aftercare Aftercare Bestellen Bewaken Nazorg Leveranciers markt Informatie Prestaties 26 april

11 Risk based contractmanagement Wanneer starten we zo n uitgebreid traject op? Hebben we nu alle risico s in beeld? Kraljic matrix Aanpak Stap 1: Inkoop analyse Stap 2: Quick scan - common sense Stap 3: Diepe scan Kraljic Stap 4: Risk assessment 26 april

12 minimaal enigszins beperkt aanzienlijk ernstig Toetsingscriteria effect klasse Risicomatrix Effectomschrijvingen van toetsingscriteria A B C D E Waterkwantiteit Waterkwaliteit Verplichting (Wet & Regelgeving en Overeenkomsten) VGM (Veiligheid, Gezondheid en Milieu) Financieel (Gevolgscha de & directe ) Reputatie & imago % kans van optreden effect Onwaarschijnlijk < 1 per 30 jaar (<3%/jaar) Zelden 1 per 15 to 30 jaar (3-7%/jaar) Mogelijk 1 per 5-15 jaar (7-20%/jaar) Zo goed als zeker 1 per 1-5 jaar (20-50%/jaar) Zeker 1 per jaar (100%/jaar) 5 Infra: Leveringsonderbreking > 15 Mio OLM > huishoudens >24h niet redundant EIW / EDW leveringsonderbreking, (EIW klant krijgt geen water) Infra/PDW: Ziektegevallen / doden EIW: Geleverd water voldoet niet aan contractuele voorwaarde Stilleggen van een locatie van Evides door bevoegd gezag of Industriele klant mogelijk: Dodelijke slachtoffers of blijvende invaliditeit > 5M Euro Internationale (social)media aandacht en/of langdurig negatieve 5 A5 B5 C5 D5 E5 4 3 Infra: Leveringsonderbreking 1,5Mio - 15 Mio OLM of > huishoudens > 24h niet redundant EIW: Productie onderbreking (levering uit buffers) EDW: Verminderde productie op niet redundante lijn of leiding, Infra: 150k tot 1,5Mio OLM of > huishoudens > 24h niet redundant EIW: Verminderde productie (productie<vraag 30 %) EDW: Verminderde output (op niet redundante lijn of leiding), maar voldoende productie voor klantvraag Infra/PDW: Voldoet niet aan normen DW regeling en DW besluit (wettelijke normen) EIW: Geleverd water voldoet niet aan contractuele voorwaarde Infra/PDW: Geur, smaak en kleurklachten, buiten eigen norm / Aeromonas, troebeling (sediment), hoge zuurstof, temperatuur en hardheid EIW: geproduceerde water voldoet wel aan contractuele voorwaarde, maar is van mindere kwaliteit dan bij normale Bevoegd gezag of Industriele klant geeft Evides officiele waarschuwing en maakt sancties duidelijk van overtreding. Niet voldoen aan administratieve verplichtingen uit Wet & Regelgeving (geen nadelinge effecten op omgeving) mogeljk: Zwaar gewonden, >2 maanden verzuim mogeljk: Gewonden, enkele dagen tot 2 maanden verzuim 500K -5M Euro 50K - 500KEuro Nationale (social)media tijdelijke negatieve Regionale (social)media beperkte negatieve 4 A4 B4 C4 D4 E4 3 A3 B3 C3 D3 E3 2 Infra: 15k -150k OLM of < 1000 huishoudens > 24h niet redundant EIW : Verlies van redundantie EDW: Verlies van redundantie / verminderde output op redundante lijn of leiding Infra/PDW: Geleverd water is binnen wettelijke normen, maar buiten interne norm EIW: nvt.zie Beperkt Niet voldoen aan interne normen of richtlijnen mogeljk: Licht gewonden, EHBO of poli 5K - 50K Euro Lokale (social)media enigszins negatieve 2 A2 B2 C2 D2 E2 1 Infra: <15k OLM EIW/PDW: Minimaal effect Minimaal of geen effect Minimaal of geen effect Minimaal of geen effect < 5000 Euro Geen (social)media geen negatieve invloed op relatie met 1 A1 B1 C1 D1 E1 26 april

13 aanzienlijk ernstig Toetsingscriteria effect klasse Toetsingscriteria Waterkwantiteit Waterkwaliteit Verplichting (Wet & Regelgeving en Overeenkomsten) VGM (Veiligheid, Gezondheid en Milieu) Financieel (Gevolgscha de & directe ) Reputatie & imago 5 Infra: Leveringsonderbreking > 15 Mio OLM > huishoudens >24h niet redundant EIW / EDW leveringsonderbreking, (EIW klant krijgt geen water) Infra/PDW: Ziektegevallen / doden EIW: Geleverd water voldoet niet aan contractuele voorwaarde Stilleggen van een locatie van Evides door bevoegd gezag of Industriele klant mogelijk: Dodelijke slachtoffers of blijvende invaliditeit > 5M Euro Internationale (social)media aandacht en/of langdurig negatieve 4 Infra: Leveringsonderbreking 1,5Mio - 15 Mio OLM of > huishoudens > 24h niet redundant EIW: Productie onderbreking (levering uit buffers) EDW: Verminderde productie op niet redundante lijn of leiding, Infra/PDW: Voldoet niet aan normen DW regeling en DW besluit (wettelijke normen) EIW: Geleverd water voldoet niet aan contractuele voorwaarde Bevoegd gezag of Industriele klant geeft Evides officiele waarschuwing en maakt sancties duidelijk van overtreding. mogeljk: Zwaar gewonden, >2 maanden verzuim 500K -5M Euro Nationale (social)media tijdelijke negatieve 26 april

14 Wat zien we als risico Er is een gerede kans op een aanzienlijke impact op de bedrijfsdoelen, wanneer de leverancier: Producten of diensten niet (in voldoende mate) kan leveren Producten of diensten levert die kwalitatief onder de maat zijn 1. Er is geen contract afspraken over kwaliteit en dienstverlening zijn niet vastgelegd 2. Contract dekt onvoldoende risico s af afspraken bieden geen mitigatie voor bedrijfswaarden 3. Contract wordt niet bestuurd (gemanaged) afspraken zijn niet geïmplementeerd en bewaakt 26 april

15 effect klasse ernstig aanzienlijk beperkt enigszins minimaal Toetsingscriteria Infra: Leveringsonderbreking > 15 Mio OLM > huishoudens >24h niet redundant Infra/PDW: Ziektegevallen / doden EIW: Geleverd water voldoet niet aan contractuele voorwaarde Infra: Leveringsonderbreking 1,5Mio - 15 Mio OLM of Infra/PDW: Voldoet niet > huishoudens > aan normen DW regeling 24h niet redundant en DW besluit (wettelijke normen) EIW: Productie onderbreking (levering uit EIW: Geleverd water buffers) voldoet niet aan EDW: Verminderde contractuele voorwaarde productie op niet redundante lijn of leiding, Infra/PDW: Geur, smaak Infra: 150k tot 1,5Mio OLM en kleurklachten, buiten of > huishoudens > eigen norm / Aeromonas, 24h niet redundant troebeling (sediment), hoge zuurstof, EIW: Verminderde temperatuur en hardheid productie (productie<vraag 30 %) EIW: geproduceerde EDW: Verminderde output water voldoet wel aan (op niet redundante lijn of contractuele voorwaarde, leiding), maar voldoende maar is van mindere productie voor klantvraag kwaliteit dan bij normale Infra: 15k -150k OLM of < 1000 huishoudens > 24h niet redundant EIW : Verlies van redundantie EDW: Verlies van redundantie / verminderde output op redundante lijn of leiding Infra: <15k OLM EIW/PDW: Minimaal effect EIW / EDW leveringsonderbreking, (EIW klant krijgt geen water) Waterkwantiteit Waterkwaliteit Infra/PDW: Geleverd water is binnen wettelijke normen, maar buiten interne norm EIW: nvt.zie Beperkt Verplichting (Wet & Regelgeving en Overeenkomsten) Stilleggen van een locatie van Evides door bevoegd gezag of Industriele klant Bevoegd gezag of Industriele klant geeft Evides officiele waarschuwing en maakt sancties duidelijk van overtreding. Niet voldoen aan administratieve verplichtingen uit Wet & Regelgeving (geen nadelinge effecten op omgeving) Niet voldoen aan interne normen of richtlijnen VGM (Veiligheid, Gezondheid en Milieu) mogelijk: Dodelijke slachtoffers of blijvende invaliditeit mogeljk: Zwaar gewonden, >2 maanden verzuim mogeljk: Gewonden, enkele dagen tot 2 maanden verzuim mogeljk: Licht gewonden, EHBO of poli Minimaal of geen effect Minimaal of geen effect Minimaal of geen effect Financieel (Gevolgscha de & directe ) > 5M Euro 500K -5M Euro 50K - 500KEuro 5K - 50K Euro < 5000 Euro Reputatie & imago Internationale (social)media aandacht en/of langdurig negatieve Nationale (social)media tijdelijke negatieve Regionale (social)media beperkte negatieve Lokale (social)media enigszins negatieve Geen (social)media geen negatieve invloed op relatie met % kans van optreden effect Onwaarschijnlijk < 1 per 30 jaar (<3%/jaar) Zelden 1 per 15 to 30 jaar (3-7%/jaar) Mogelijk 1 per 5-15 jaar (7-20%/jaar) Zo goed als zeker 1 per 1-5 jaar (20-50%/jaar) Zeker 1 per jaar (100%/jaar) Belang van het product Hoog Laag De methodiek Leveringsrisico en/of impact bij overstap Laag Hoog Effectomschrijvingen van toetsingscriteria A B C D E + = 5 A5 B5 C5 D5 E5 4 A4 B4 C4 D4 E4 3 A3 B3 C3 D3 E3 2 A2 B2 C2 D2 E A1 B1 C1 D1 E1 Kraljic Evides risicomatrix Monitoren en evalueren Reactief besturen 2. Prestaties managen Managen 3. Relatie managen Managen 4. Samenwerken Optimaliseren 26 april