Publicatie 2015 verslag

Transcriptie

1 Publicatie verslag

2 Publicatieverslag Stichting Welzijn Ouderen Zwijndrecht 1. Algemene gegevens Stichting Welzijn Ouderen Zwijndrecht, Nordertstedtplein 14, 3332GK Zwijndrecht K.v.K fiscaalnummer Doelstelling en missie De Stichting Welzijn Ouderen Zwijndrecht (de SWOZ) is in 1979 opgericht met het doel, het vanuit de gemeente Zwijndrecht verrichten van werkzaamheden ter bevordering van het welzijn in brede zin van senioren, zorgbehoeftigen, gehandicapten en chronisch zieken, teneinde hen mede hierdoor in staat te stellen een zelfstandige levenswijze te voeren. Hieraan ligt een integrale visie met betrekking tot wonen, zorg en welzijn ten grondslag, en voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords. De SWOZ focust zich op het partner in zelfstandigheid zijn en werkt aan maatschappelijke participatie van de doelgroepen. Vanuit die visie ondersteunt de SWOZ ouderen en kwetsbare groepen optimaal door de dienstverlening goed, efficiënt en betaalbaar te organiseren. De SWOZ is een HKZ gecertificeerde organisatie en levert proactief maatwerkdiensten en activiteiten en ontwikkelt een gericht ontmoetings-, activiteiten- en ondersteuningsaanbod. De SWOZ streeft een continue verbetering van de diensten, activiteiten en de organisatie na, teneinde te voldoen aan de kwaliteitseisen conform de HKZ normen. Om vorm te geven aan wonen, zorg en welzijn, werkt de SWOZ nauw samen met andere organisaties. Zo is zij deelnemer aan Vivera en zet zich in voor de ontwikkeling en uitvoering van het Vivera beleid. Voorts participeert zij in samenwerkingsprojecten zoals Diensten bij Wonen met Zorg, woonzorgcentrum Midden-Inn, Zwijndrechtvoorelkaar en de Vivera Wijkteams. Jaarlijks wordt offerte uitgebracht aan de gemeente Zwijndrecht, op basis waarvan de opdracht verstrekt wordt. Tweemaal per jaar vindt rapportage over de resultaten aan de gemeente Zwijndrecht plaats. Jaarlijks worden een formeel jaarverslag en een publicatieverslag uitgebracht, conform wettelijke eisen. 2 Publicatieverslag

3 1.2. Organisatie De SWOZ heeft een Raad van Toezicht en een Raad van Bestuur die bestaat uit de directeur bestuurder, de heer H. Lintjes. De besluitvorming ten aanzien van het beleid van de organisatie ligt bij de Raad van Bestuur. Er zijn 13 mensen in loondienst, totaal 7,6 fte, voor hen geldt de CAO Welzijn & Maatschappelijke diensten. Daarnaast zorgen ca. 173 vrijwilligers voor de daadwerkelijke uitvoering van het aanbod. Gericht op preventie en dienstverlening bestaat het aanbod uit sociaal culturele activiteiten, diensten, informatie, advies en coördinatie van samenwerking op het gebied van wonen, zorg en welzijn. Ten einde haar doelstellingen te behalen levert de SWOZ: Personen alarmering Ouderenadvies voor bemiddeling, coördinatie en begeleiding Informatie en advies, huisbezoek en loketfunctie Individuele maaltijdenverstrekking Seniorenrestaurants Praktische dienstverlening Ontmoeting en recreatie o Ontspanning en ontmoeting o Beweging o Educatie o Informatie o Dienstverlening 2. De organisatie 2.1. Raad van Toezicht (RvT) en de Raad van Bestuur (RvB) Samenstelling RvT D.P. Knol, voorzitter B.J. van den Bogaard, lid, belast met financiële zaken Mevr. A. v.d. Wetering, lid, secretaris Mevr. M.J.J. Hamer, lid, algemene zaken Mevr. J.S. Verhage, lid, algemene zaken Bezoldiging Leden van de RvT ontvangen jaarlijks een bedrag van 500,-- per persoon. De RvB bestaat uit één directeur bestuurder, in loondienst bij de SWOZ. Werkwijze RvT en RvB werken conform het Reglement voor de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur van Stichting Welzijn Ouderen Zwijndrecht. Tot dit reglement is met inachtneming van de statuten van de stichting met ingang van 9 oktober 2008 besloten. 3

4 In genoemd reglement zijn geregeld: Positionering Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Informatievoorziening Samenstelling en profiel RvT Samenstelling RvB Intern en extern optreden van RvT en RvB Benoeming leden RvT Einde lidmaatschap RvT Werkwijze Evaluatie Honorering en / of onkostenvergoeding RvT Verantwoording RvT Wijziging reglement 2.2. Medewerkers De SWOZ werkt met medewerkers in loondienst (personeel) en medewerkers niet in loondienst (vrijwilligers) Personeel Ten aanzien van het personeel is het volgende beleid opgesteld: Arbo-zorgsysteem Bedrijfshulpverlening Integriteit Jaargesprekken Ongewenste omgangsvormen Rookbeleid Veiligheid, gezondheid en welzijn Verlof, overwerk en compensatie Werkplekinrichting Werving en selectie Ziekteverzuimbeleid Overleg met personeel Behalve de informele contacten, die veelvuldig zijn in deze kleine organisatie, zijn er formele overleggen. Het doel van de overleggen is een goede communicatie met de medewerkers over de producten en diensten. Daardoor zijn medewerkers gemotiveerd om mee te werken en te denken over het aanbod en wordt het arbeidspotentieel efficiënt gebruikt. De dienstverlening wordt besproken, beoordeeld en waar nodig verbeterd. Werkoverleg Er vindt regulier overleg tussen leidinggevende en de medewerker plaats waarin de uitvoering van het werk in al zijn facetten aan de orde komt. In deze gesprekken wordt het product besproken, de registratie, de klanttevredenheid, eventuele 4 Publicatieverslag

5 veranderingen en de werkdruk. De dienstverlening wordt besproken, beoordeeld en waar nodig verbeterd. Teamoverleg Het hele team (10 personeelsleden) heeft maandelijks overleg onder voorzitterschap van de RvB. In dit overleg worden de teamleden op de hoogte gehouden van zaken die belangrijk zijn voor het behalen van de doelstelling van de SWOZ, zoals veranderingen in het aanbod, samenwerking met ketenpartners, automatisering. Voor dit overleg ontvangen de teamleden een uitnodiging en er worden notulen gemaakt. Managementteam (MT) Tweewekelijks vergadert het MT, bestaande uit de RvB en het hoofd financiën, over het beleid en de koers van de organisatie. Hierbij komen zaken als financiën, personeel, rapportages en de diensten aan de orde. Van het overleg worden notulen gemaakt die ter informatie aan de RvT beschikbaar gesteld worden. Jaargesprekken Jaarlijks wordt een jaargesprek gehouden tussen leidinggevende en medewerker. Conform de CAO kan de medewerker gebruik maken van het Intern Keuzebudget en het Loopbaanbudget Vrijwilligers Vrijwilligers worden na overleg met de RvB geworven door de coördinator van de dienst waarvoor vrijwilligers nodig zijn. Ten aanzien van vrijwilligers is beleid opgesteld: - Visie op vrijwilligers - Taken en bevoegdheden - Werving en selectie - Introductie - Begeleiding - Voorwaarden en regelingen o Legitimatie o Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) o Privacy o Onkostenvergoeding op basis van declaratie o Bedrijfskleding en materialen o Vaste onkosten vergoeding o Fiscale aftrekbaarheid vrijwilligersvergoeding o Andere vergoedingen o Attenties o Consumpties o Vrijwilligerspas o Verzekeringen o Arbo - Inspraak - Informatie en communicatie 5

6 - Klachtenregeling - Deskundigheidsbevordering Overleg met vrijwilligers Tussen vrijwilligers en hun coördinator zijn veel informele overleggen. Daarnaast vindt per vrijwilligersgroep periodiek overleg plaats tussen de coördinator en de groep. In deze overleggen worden de diensten besproken waar de vrijwilligers aan meewerken. Ook relevant beleid, zoals Arbobeleid en Kwaliteitsbeleid, komen aan de orde. Het doel van de overleggen is een goede communicatie met de vrijwilligers, zodat zij op een goede manier kunnen meewerken en meedenken over het aanbod. De dienstverlening wordt besproken, beoordeeld en waar nodig verbeterd. Van de overleggen wordt verslag gemaakt Administratie De administratie wordt onder verantwoordelijkheid van de RvB uitgevoerd door de administrateur en de medewerker administratie. Ten aanzien van de administratie is het volgende geregeld: Inkoopprocedure Bij de SWOZ worden verschillende producten en diensten ingekocht bij externe leveranciers. Om de inkoop beheersbaar uit te voeren, is de inkoopprocedure opgesteld. Er is onderscheid in producten die gekocht worden binnen een raamcontract en producten die worden aangeschaft als uitbreidingsinvestering of vervanging. Daarnaast zijn er de inkopen die in De Nederburgh plaatsvinden. Alle inkopen vinden plaats onder verantwoordelijkheid van de RvB. Alle facturen worden door de medewerker die de bestelling gedaan heeft en door de RvB met een paraaf geautoriseerd alvorens de administratie de betaling in werking zet. Van alle parafen is een overzicht bij de administratie. Procedure voor o Betalingen o Salarisbetaling o Bank en giroboekingen o Crediteurenfacturen o Debiteuren o Facturatie o Kas kantoor Ook wordt elke twee jaar een frauderisicoanalyse opgesteld ICT beheer Intern is de administrateur verantwoordelijk voor ICT. De hoofdserver staat op kantoor en wordt beheerd door Aspect. Dagelijks wordt een back-up gemaakt. Met Aspect is een overeenkomst gesloten. 6 Publicatieverslag

7 2.5. Kwaliteitsmanagement In het kader van bewaking van de kwaliteit, is er een kwaliteitsteam samengesteld. Beschreven is: Samenstelling van het kwaliteitsteam Taken en bevoegdheden van het team Communicatie over kwaliteit met de medewerkers Overleggen en besluitvorming Tevens is er beleid ten aanzien van kwaliteitsonderzoeken. Hierin staat beschreven: Onder wiens verantwoordelijkheid de kwaliteitsonderzoeken uitgevoerd worden De frequentie van onderzoek (inclusief meerjarenplanning) Welke klantgroepen onderzocht worden Hoe onderzocht wordt 3. Producten en diensten In hoofdstuk 1 genoemde producten en diensten worden volgens vaste procedures geleverd en/of ingekocht. Producten worden ingekocht bij geselecteerde, gecertificeerde leveranciers. Met deze leveranciers zijn overeenkomsten gesloten. Diensten worden voornamelijk geleverd door vrijwilligers, die onder leiding staan van de coördinator van betreffende dienst. Voor alle diensten zijn vaste aanvraagformulieren. Alle aanvragen worden in behandeling genomen en afhankelijk van persoonsgebonden kenmerken van de aanvrager (leeftijd, handicap) gehonoreerd of afgewezen. Klachten over de kwaliteit van de diensten worden geregistreerd en door het kwaliteitsteam besproken. Eventuele maatregelen worden door de RvB besloten. In het kader van de kwaliteit van de dienstverlening, heeft de SWOZ een overzicht opgesteld met individuele risico s bij de klanten en de maatregelen ter voorkoming daarvan. De coördinator van de dienst ziet er op toe dat risico s vermeden worden en rapporteert hierover jaarlijks aan de directeur/bestuurder. In de rapportage wordt melding gemaakt van de risico s, de genomen maatregelen, de resultaten daarvan en eventuele verbeteringen. 7

8 4. Externe communicatie 4.1. Folders Het uitgeven van folders is een deel van de dienst informatieverstrekking. Er zijn folders met informatie over alle diensten. Ook is er een algemene folder met specifieke informatie voor senioren in Zwijndrecht. De Nederburgh heeft een eigen folder met informatie over de activiteiten. Folders worden volgens een vast format uitgebracht Jaar- en publicatieverslagen Jaarlijks worden een formeel jaarverslag en een publicatieverslag uitgebracht, conform wettelijke eisen. De gemeente Zwijndrecht ontvangt tevens een halfjaarrapportage Website D e SWOZ heeft een website waarop behalve de folders ook formulieren en algemene en actuele informatie te vinden zijn. De website wordt bijgehouden door de medewerker die ook de PR en voorlichting onder zich heeft. 8 Publicatieverslag

9 Balans 31 december 2014 ACTIVA A. Vlottende activa I Voorraad II Debiteuren III Transitoria B. Liquide middelen Totaal vlottende activa TOTAAL ACTIVA PASSIVA C. Eigen vermogen Algemene reserve D. Bestemmingsreserve I Investeringsfonds II Overige bestemmingsreserve E Schulden op korte termijn I Crediteuren II Overige rekeningen courant III Transitoria vooruit ontv./gefaktureerd IV Omzetbelasting V Transitoria te betalen TOTAAL PASSIVA

10 Staat van Baten en Lasten over t.o.v. tekort t.o.v begroot begroot realisatie begroot realisatie A. Salarissen en sociale lasten B. Algemeen organisatie DIENSTEN: C. Maaltijdendienst* D. Alarmering* E. Praktische dienstverlening F. Ouderen Advisering* G. Seniorenrestaurants H. Informatie & advies SOCIAAL CULTUREEL & WELZIJN: I. De Nederburgh J. Ouderenvoorziening Heerjansdam Totaal Subsidies Gemeente Zwijndrecht BCF Rente inkomsten Bijzondere opbrengst Resultaat Resultaat bestemming: Toevoeging reserve Ouderen advies extra Onttrekking project Decentralisatie 0 0 Onttrekking onderhoudsreserve 0 0 Toevoeging aan Algemene reserve * = deze bedragen staan negatief omdat de ontvangsten hoger zijn dan de kosten 10 Publicatieverslag

11 11