F.A.Q. Digitaal Toetsen

Transcriptie

1 F.A.Q. Digitaal Toetsen Hoofdstuk 1: Algemeen 1.1 Wat gaat er veranderen en waarom? 1.2 Wat is het plan van aanpak? 1.3 Wanneer is het nieuwe ondersteuningsmodel klaar? 1.4 Wat betekenen de veranderingen voor faculteiten? Hoofdstuk 2: Ondersteuningsmodel 2.1 Aanvraag van toetsen Hoofdstuk 3: Toetslaptops 3.1 Pilots 3.2 Karren met toetslaptops 3.3 Ondersteuning tijdens de toets 3.4 Mogelijkheden toetslaptops 3.5 Mogelijkheden toetszalen 3.6 Capaciteit toetszalen 3.7 Toekomst 2.2 Nieuwe rollen en verantwoordelijkheden

2 Hoofdstuk 1: Algemeen 1.1 Wat gaat er komend jaar veranderen en waarom? Komend studiejaar voeren we een paar wijzigingen door in de werkwijze rondom digitaal toetsen. Hieronder vind je per categorie de belangrijkste aanpassingen. Ondersteuningsmodel Er wordt een nieuwe rol geïntroduceerd namelijk die van (assistent)floormanager. In deze rol worden de taken van de zaal-icto ondersteuner/cdt en WPO samengevoegd. Uit de workshops in 2017 kwam naar voren dat er behoefte was aan een effectievere vorm van ondersteuning in de toetszaal en één centraal georganiseerde dienst. Deze nieuwe werkwijze zorgt daarnaast ook voor kostenbesparingen (individueel toetstarief). Het model wordt overigens opgesplitst in een basis- en een plusvariant. Bij de plusvariant kunnen ook speciaal daarvoor opgeleide e-surveillanten worden ingezet. Voorzieningen We hebben ervoor gekozen om naast de toets-pc s ook toetslaptops (Chromebook) te gebruiken. Deze kunnen we zowel centraal als decentraal (dus buiten de tentamenzalen) inzetten, geven ons meer flexibiliteit en ook meer capaciteit. We hebben de afgelopen jaren gemerkt dat het aantal digitale toetsmomenten en daarmee ook het aantal knelpunten is toegenomen. De capaciteit moet dus omhoog. Daarnaast hebben faculteiten al langer de wens om decentrale toetsen voor kleine groepen studenten mogelijk te maken. Het percentage toetsen met een basis toetsprofiel (TestVision only zonder andere onderwijssoftware) ligt boven de 60%. Daarom hebben wij als extra oplossing gekozen voor de toetslaptops. Enerzijds vanwege de relatief lage kosten en anderzijds vanwege de betrouwbaarheid. Veel onderwijsinstellingen werken er al mee. Toetszalen De vaste Windows toets-pc s in REC-M301 zullen komend studiejaar (18/19) worden vervangen door 150 toetslaptops omdat de afschrijvingstermijn is bereikt. In IWO-geel zal komend studiejaar (18/19) getoetst kunnen worden op 300 toetslaptops. De toetszalen IWO Rood/Blauw en de 4 FMB zalen zullen in het nieuwe studiejaar digitale toetsen op een vaste pc blijven faciliteren voor 730 studenten, maar de IWO zalen worden ook geschikt gemaakt voor toetsen met toetslaptops. Systeemeigenaarschap (Functioneel Beheer) Het systeemeigenaarschap van de centraal beheerde toetssoftware (TVO, Maple TA en Sowiso) is overgebracht van ICTS naar FS-BOL. Plus het centraal functioneel beheer van deze applicaties. Het systeemeigenaarschap is ondergebracht bij de diensteigenaar digitaal toetsen. 1.2 Wat is het plan van aanpak? Op grote lijnen zijn dit de belangrijkste onderdelen die worden (of al zijn) opgeleverd in chronologische volgorde: 1. Transitie functioneel beheer (CFB & DFB) 2. Overdracht systeemeigenaarschap (ICTS -> FS-BOL) 3. Definiëren flexibel schaalbare toetsfaciliteit 4. Gedefinieerd en vastgesteld ondersteuningsmodel (floormanager + e-surveillant) 5. Realisatie flexibel schaalbare toets faciliteit 6. Logistiek ondersteuningsmodel 7. Ingevoerd ondersteuningsmodel (floormanager) 8. Eén dienstenloket voor digitaal toetsen 1.3 Wanneer is het nieuwe ondersteuningsmodel klaar? Het nieuwe ondersteuningsmodel is per 1 november 2018 klaar. Tot die tijd zal er een geleidelijke overgang plaatsvinden. 1.4 Wat betekenen de veranderingen voor faculteiten? Alle faculteiten kunnen komend studiejaar (2018/2019) gebruikmaken van de nieuwe mogelijkheden: het ondersteuningsmodel (floormanager) en een flexibel schaalbare toets faciliteit. Randvoorwaarde hiervoor is dat de voorbereiding binnen de faculteit correct verloopt. Op die manier kunnen we ad-hoc wijzigingen voorkomen en kunnen we het individuele toetstarief en een kwalitatief hoogwaardige ondersteuning garanderen.

3 Hoofdstuk 2: Ondersteuningsmodel 2.1 Aanvraag Kan ik later in het studiejaar nog een (decentrale) toets aanvragen? Dat is mogelijk. Om alles goed te laten verlopen en ook de betrouwbaarheid te kunnen garanderen, moet FS-BOL de aanvraag wel uiterlijk vier weken voor het tentamen ontvangen. Het team van FS-BOL zal dan zijn best doen een aanvraag alsnog te plaatsen (op basis van best effort). Er wordt dan wel afgeweken van de standaarddienstverlening, maar dat gebeurt altijd in overleg met de facultaire CDT-er. En hoe zit het dan met hertentamens en inzages? De aanvraag van hertentamens en inzages wordt op dezelfde manier behandeld als een reguliere aanvraag. Bovenstaande is dus ook van toepassing op hertentamens en inzages. Moet de zaal-icto/wpo worden aangevraagd door de faculteits-icto? In september en oktober wordt het nieuwe ondersteuningsmodel met de floormanager geleidelijk ingevoerd. De huidige aanvraagprocedure blijft voor nu nog bestaan. FS-BOL regelt dan met ICTS de zaalondersteuning. Dat kan gaan om een WPO & Zaal-ICTO, (assistent)floormanager of een combinatie van beide. Dit zal van tevoren altijd met de faculteit worden afgestemd zodat niemand voor verrassingen komt te staan. 2.2 Nieuwe rollen en verantwoordelijkheden Wat betekent de nieuwe rolverdeling voor de faculteiten? Faculteiten kunnen ervoor kiezen ontzorgd te worden tijdens een TestVision-toetsafname omdat de (assistent)floormanager de taken in de toetsapplicatie kan overnemen. De andere centraal beheerde toetsapplicaties (Sowiso en Maple TA) zullen in eerste instantie nog worden uitgevoerd door de facultaire ICTO er, maar daar zal een geleidelijke overgang plaatsvinden. Ook niet centraal beheerde toetsapplicaties zullen voorlopig nog leunen op de inzet van de facultaire ICTO er. Het voorbereiden en gereedmaken van de toetsplekken in REC M3.01, IWO Rood/Blauw/Geel en FMB zal wel altijd door de (assistent)floormanager worden gedaan. Mits de gebruikte toetsapplicatie wordt goedgekeurd door Functioneel Beheer FS-BOL. Hoofdstuk 3: Toetslaptops 3.1 Pilots Wat zijn de resultaten van de pilots? Er zijn 7 pilots (met 1-20 studenten) geweest bij de volgende faculteiten: FNWI, FdR, FMG, FDMCI en FGw. Zowel de formatieve als summatieve digitale toetsafnames in TestVision zijn goed verlopen. De resultaten van de pilots laten zien dat de werkbeschrijvingen en procedures voor de logistiek medewerker en de floormanager werkbaar zijn en de basis vormen voor een stabiele en betrouwbare toetsafname. Studenten hebben daarnaast aangegeven dat zij de toetslaptops als prettig ervaren. Enkele ervaringen van de studenten: Ze vonden het fijn op een laptop te werken omdat ze dat gewend zijn. Het toetsenbord maakt weinig geluid. Opstarten en werken op de toetslaptop gaat snel. Inloggen op de toetslaptop is niet noodzakelijk zodat ze snel kunnen beginnen met de toets. Het laptopscherm zorgt voor een goede visuele weergave van TestVision. 3.2 Karren met toetslaptops Waar haal ik de karren met de toetslaptops vandaan? De karren worden (de)centraal in een opslaglocatie neergezet. De (assistent) floormanager haalt deze kar minimaal 1 uur voor de toets op en zorgt dat de kar ruim op tijd aanwezig is in de toetszaal. Je hoeft hier dus niks extra s voor te doen. Hoeveel karren met toetslaptops zijn er? Er zijn in totaal 23 karren, in elke kar zitten 30 toetslaptops (plus 2 reserve). Je kunt meerdere karren tegelijk gebruiken. Als je bijvoorbeeld een toets wilt afnemen onder 40 studenten, moet je twee karren (60 toetslaptops in totaal) aanvragen. Er kan decentraal getoetst worden met 2 karren, maximaal 60 studenten dus. Kan ik één student laten toetsen i.v.m. een roosterconflict en/of medische beperking? Het gebruik van toetslaptops kan alleen per kar (30 stuks) plaatsvinden, ongeacht het aantal studenten dat een toets of inzage heeft. 3.3 Ondersteuning tijdens de toets Wat doe ik als de toetslaptops niet voldoende batterij hebben? De (assistent) floormanager is altijd bij de toetsafname aanwezig en ziet er op toe dat dit niet gebeurt. Bij normaal gebruik

4 kunnen de toetslaptops tot 12 uur werken op een volle batterij. Mocht een toetslaptop onverhoopt toch te weinig batterij hebben, dan zijn er naast 30 toetslaptops altijd 2 reservetoetslaptops aanwezig. Wie kan ik bellen bij storingen? Er is tijdens een toetsafname altijd een (assistent) floormanager aanwezig. Eventuele storingen kunnen dus ter plekke worden opgelost. De (assistent) floormanager is ook altijd het eerste aanspreekpunt voor de docent tijdens de toets. Moet de faculteits-icto aanwezig zijn bij een decentrale toets? Dit is niet noodzakelijk als de facultair ICTO in samenspraak met de floormanager een goede voorbereiding heeft gedaan. De ICTO dient echter wel telefonisch bereikbaar te zijn in het geval van een noodgeval, onduidelijkheden of om goedkeuring te geven voor een wijziging aan de afname-instellingen in de toetsapplicatie TestVision. Welke rekenmachine kunnen studenten gebruiken op de toetslaptops? Er wordt gebruikgemaakt van een Google-rekenmachine. Net als een Windows-rekenmachine is de versie van Google ook een wetenschappelijke rekenmachine. Rekenmachine van Google. 3.4 Mogelijkheden toetslaptops Wat is het verschil tussen een basistoetsprofiel en een uploadtoetsprofiel? Een basistoetsprofiel is een toets met TestVision, volledig webbased, en zonder gebruik van andere applicaties en onderwijssoftware (bijvoorbeeld Word, Excel, SPSS etc.). Een uploadtoets is een toets waarbij een bestand door de student wordt bewerkt en daarna via een uploadvraag als antwoord in TestVision wordt gezet. Een toets waarbij studenten wel werken met onderwijssoftware, maar de bestanden niet inleveren valt ook onder de uploadtoets. Daarnaast vallen ook andere online toetsapplicaties geen TestVision-toets onder het uploadtoetsprofiel. Kunnen bijlagen op een toetslaptop worden bekeken? Pdf-bijlagen of een zip-file met daarin pdf-bijlagen die aan een vraag of de introductietekst in TestVision worden gekoppeld, kunnen op een toetslaptop worden geopend. Hoe kunnen studenten een zip-file downloaden op een toetslaptop? Een zip-file in TestVision download je als volgt: 1. Klik op bronnen. 2. Een zip-file wordt automatisch gedownload. Klik op downloaden voltooid. Welke toetsen kunnen worden afgenomen op een toetslaptop? Alleen digitale toetsen met een basis-toetsprofiel kunnen worden afgenomen op een toetslaptop: dus toetsen waarbij alleen TestVison wordt gebruikt. Wat moet je doen als je van tevoren niet weet of studenten Nederlands of Engelstalig zijn? Binnen TestVision kan de student de taal zelf instellen. Ook kan de student dit wijzigen op de toetslaptop zelf. Hoe weten roosteraars of het een basisprofiel is of niet? De CDT-er van de betreffende faculteit zou eventueel na afstemming met de docent een antwoord moeten kunnen geven of een toets een basisprofiel heeft of niet. Bij twijfel moet de roosteraar aangeven dat de status nog onbekend is. 3. Bekijk vervolgens de bestanden door er dubbel op te klikken.

5 3.5 Mogelijkheden toetszalen Moeten studenten de laptops terugbrengen na het voltooien van de toets (net als bij een schriftelijk examen dus)? De toetslaptops worden, zodra een student klaar is, onder aanvoering van de (assistent)floormanager door de surveillant dichtgeklapt, teruggeplaatst in de kar en aan het stroom gekoppeld. Kunnen er buiten tentamenweken in IWO Geel of REC M3.01 digitale tentamens worden afgenomen op toetslaptops? Ja, in overleg met BOL en afhankelijk van de beschikbaarheid van de toetslaptops. Kan ik gebruik maken van een beamer of scherm? Momenteel moeten instructies tijdens de toets mondeling (bijvoorbeeld met de zaalmicrofoon) of door middel van flyers onder de aandacht worden gebracht bij de studenten. In de aanloop naar het studiejaar kijken we zeker naar de mogelijkheden om te kunnen communiceren via zaal- of computerschermen in de IWO-zalen. In REC M3.01 en FMB is er wel communicatie mogelijk via de zaalschermen. Welke soort toetsen kunnen in welke centrale toetszalen geplaatst worden? Alle digitale toetsen kunnen afgenomen worden in IWO Rood, IWO blauw en Fraijlemaborg-zalen. In REC M3.01 en IWO-geel kunnen alleen toetsen met toetslaptops worden afgenomen. Welke decentrale zalen zijn geschikt om digitale tentamens op toetslaptops af te nemen? De zaal moet aan de volgende criteria voldoen: - De zaal moet verduisterbaar zijn. - Er moet een docent PC aanwezig zijn. - Er moet een stroompunt aanwezig zijn om de laptopkar op aan te sluiten. - Het moet toegankelijk zijn voor de laptopkar en voor mensen met een rolstoel. - Er moet een WiFi-punt zijn. - Het meubilair moet in een tentamenopstelling kunnen staan, dus het liefst een zaal met los meubilair. Het is aan de faculteit zelf om het meubilair in de tentamenopstelling te zetten. - De zaal moet in Syllabus + staan. 3.6 Capaciteit toetszalen Wat is de maximale capaciteit voor basistoetsen en uploadtoetsen? Voor basistoetsen met TestVision kunnen ook de toetslaptops ingezet worden, voor de uploadtoetsen alleen toets-pc s. Onderstaande tabel geeft inzicht in de beschikbare capaciteit. Toetslaptop Centraal (IWO geel & REC M3.01) en decentraal tbv kleine groepen Toets-pc Basistoets met TestVision IWO-blauw IWO-Rood Fraijlemaborg Fraijlemaborg Fraijlemaborg Fraijlemaborg Totaal Toekomst Uploadtoets en andere toetsapplicaties Kunnen er in de nabije toekomst ook uploadtoetsen op een toetslaptop worden afgenomen? De wens is om op termijn de toetslaptops breder in te zetten dan alleen voor basistoetsen met TestVision. In het najaar wordt hiervoor een traject opgestart waarbij de wensen van de faculteiten ook worden geïnventariseerd.