Intergemeentelijke archivaris Land van Dendermonde. Jaaractieplan 2017

Transcriptie

1 Intergemeentelijke archivaris Land van Dendermonde Jaaractieplan 2017

2 Intergemeentelijke archivaris Jaaractieplan Inhoudstabel 1. Inleiding Intergemeentelijke archivaris in cijfers Aandachtspunten Inhoudelijke werking Projecten per gemeente Overkoepelende projecten Communicatie Expertise 14

3 3 1. Inleiding In 2017 gaat het Traject gemeentearchieven zijn derde werkingsjaar in. De intergemeentelijke archivaris zette in zes gemeenten een basisarchiefwerking en een vrijwilligerswerking op poten. De opvolging ervan vertaalde zich in tal van projecten, zowel op maat van de gemeenten als overkoepelend. De intergemeentelijke archivaris zet in 2017, naast de inhoudelijke werking, in op het samenbrengen van vrijwilligers en archiefverantwoordelijken en het openstellen van de archiefdepots tijdens Erfgoeddag. Gezien het huidige contract tussen de archivaris en de zes gemeenten in december 2017 ten einde loopt, is er tevens een evaluatiemoment gepland en een overleg met de gemeentesecretarissen in het kader van de verdere samenwerking. 2. Intergemeentelijke archivaris in cijfers De intergemeentelijke archivaris is een personeelslid van de Erfgoedcel Land van Dendermonde. Zij wordt echter niet betaald met middelen uit het cultureelerfgoedconvenant. Sinds april 2015 zijn het de gemeenten waar de archivaris is tewerkgesteld die de loon- en werkingskosten betalen. Deze werkingskosten omvatten de kosten voor telefonie, vormingen, verplaatsingen buiten woon-werkverkeer en de eventuele aankoop van klein werkmateriaal (bijvoorbeeld handschoenen). De gemeenten die tot het werkingsgebied van de intergemeentelijke archivaris behoren, zijn Buggenhout, Hamme, Laarne, Lebbeke, Wichelen en Zele. In 2017 betalen de gemeenten 0,58 euro per inwoner.

4 4 Op een totaal van inwoners betekent dit een inbreng van euro. De intergemeentelijke archivaris werkt vanaf september 2016 t.e.m. juni 2017 deeltijds (opname 0,2 ouderschapsverlof). Gemeente Aantal inwoners op 1/1/2016 Bedrag voor werking in 2017 Buggenhout Hamme Laarne Lebbeke Wichelen Zele Totaal aantal inwoners/bedrag

5 5 3. Aandachtspunten Bij de opstart van het Traject Gemeentearchieven luidde de basisopdracht als volgt: Een basisarchiefwerking opstarten om het archief met een cultureel maatschappelijke waarde te bewaren. Verankering binnen de gemeenten, sensibilisering en de opbouw van een netwerk, zowel binnen de gemeente als binnen de professionele wereld van de archivistiek waren belangrijke deelopdrachten. De verankering verkreeg de archivaris door naam- en gezichtsbekendheid te creëren en archiefverantwoordelijken aan te stellen. Momenteel zijn er nog 2 gemeenten waar zulke verantwoordelijken, ofwel aanspreekpunten nog niet zijn aangesteld. De secretaris fungeert daar nog steeds als doorgeefluik van informatie. Het is echter aangewezen, want bevorderlijk voor de doorstroming van informatie, in de 2 overige gemeenten te gaan werken met archiefverantwoordelijken per afdeling of dienst. Tijdens een inspiratiedag zal de intergemeentelijke archivaris de archiefverantwoordelijken samenbrengen om kennis te maken met elkaar en met de archiefwerking en projecten binnen iedere gemeente. Sinds 2015 werkt de intergemeentelijke archivaris met een vaste planning zodat zij maandelijks 2 of 3 dagen in elke gemeente doorbrengt. Dit bevordert eveneens de verankering en gezichtsbekendheid in de gemeenten en zal dus worden behouden. Door in 2017 deel te nemen aan Erfgoeddag wil de intergemeentelijke archivaris haar werking binnen het Land van Dendermonde en binnen elke gemeente specifiek meer bekendheid geven. Geïnteresseerde burgers krijgen dan de kans om een kijkje achter de schermen van een gemeentearchief te nemen. Naast een netwerk van archiefverantwoordelijken startte de intergemeentelijke archivaris tevens een vrijwilligerswerking op. Deze werking vraagt een constante opvolging, zowel van de vrijwilligers als van de projecten waarvoor zij zich inzetten. In het voorjaar brengt de intergemeentelijke archivaris de

6 6 vrijwilligers uit de 6 gemeenten samen tijdens een informeel ontmoetingsmoment. Hieraan koppelt de intergemeentelijke archivaris een uitstap naar een archiefdienst in de regio. Sensibiliseren en informeren zijn eveneens blijvende aandachtspunten. Aan de hand van overleg met de archiefverantwoordelijken en contactpersonen binnen de gemeenten en vormingen/workshops tracht de intergemeentelijke archivaris de archiefwerking onder de aandacht te brengen en te houden. Via de interne infokanalen zoals intranet en een vaste plaats in de mappenstructuur, verzamelt de intergemeentelijke archivaris de belangrijkste informatie omtrent archiefzorg in de gemeente op één makkelijk toegankelijke plaats. Deze dienen in enkele gemeenten nog verder worden uitgewerkt en bekendgemaakt. Als laatste aandachtspunt in 2017 staat het digitale archief, meer bepaald de mappenstructuren, op de agenda. Voor diverse diensten zal de intergemeentelijke archivaris deze onder de loep nemen om op die manier een stand van zaken op te maken over de gemeenten heen. Daarbij is het belangrijk de nodige kennis mee te geven omtrent de duurzame omgang met digitale bestanden.

7 7 4. Inhoudelijke werking 4.1. Projecten per gemeente Buggenhout Actie Partner Timing Lopende projecten - Plaatsingslijst onderhouden (aanvullen met interne Gemeentelijke diensten overdrachten en verplaatsingen van archiefblokken + + vrijwilligers vernietigde dozen uit de lijst halen) - Vrijwilligerswerking: ondersteuning vrijwilligers EGC Nieuwe projecten - Selectie voorbereiden en uitvoeren Gemeentelijke diensten Hamme Actie Partner Timing Lopende projecten - Academie: archief verder schonen Academie - Jeugddienst: verhuis archief naar JC Den Appel Jeugddienst Eerste helft Voorbereiding archief van diverse diensten in het kader Gemeentelijke diensten

8 8 van de bouw van het AC en eventuele verhuisbewegingen - Vrijwilligerswerking: ondersteuning vrijwilligers EGC Nieuwe projecten Selectie: uitvoering vernietiging archief Technische uitvoeringsdienst Eerste helft 2017 Laarne Actie Partner Timing Lopende projecten - Vrijwilligerswerking: ondersteuning vrijwilligers EGC Nieuwe projecten - Opmaak plaatsingslijst archiefdepot gemeentehuis Vrijwilligers + Gemeentelijke diensten - Buitendiensten - Sportdienst: aanpak structuur van het Sportdienst Eerste helft 2017 analoge en digitale archief - Selectie: uitvoering vernietiging archief Technische Eerste helft 2017 uitvoeringsdienst Lebbeke Actie Partner Timing

9 9 Lopende projecten - Verhuis archief gemeentehuis naar AC: uitvoering en Vrijwilligers verwerking Cultuurdienst en EGC Eerste helft Vrijwilligerswerking: werving vrijwilligers Wichelen Actie Partner Timing Lopende projecten - Milieudienst: opmaak structuur voor analoog en digitaal Milieudienst archief (+ voorbereiding: schonen oud archief) - Vrijwilligerswerking: ondersteuning vrijwilligers EGC Nieuwe projecten - Selectie: uitvoering vernietiging archief Technische uitvoeringsdienst Eerste helft 2017 Zele Actie Partner Timing Lopende projecten - AGB/Afdeling Vrije tijd: opmaak structuur voor analoog en Cultuur-, sport- en digitaal archief jeugddienst - Vrijwilligerswerking: ondersteuning vrijwilligers EGC

10 10 Nieuwe projecten - Selectie: uitvoering vernietiging archief Technische uitvoeringsdienst Tweede helft Overkoepelende projecten Actie Partner Timing Erfgoeddag Zorg - 23 april De intergemeentelijke archivaris zet in samenwerking met de vrijwilligers en de gemeenten de deuren open van de 6 gemeentearchieven. Op die manier wil zij zowel de archief- als de vrijwilligerswerking in de kijker zetten. Erfgoedcel Land van Dendermonde Regiocoördinator, gemeentelijke cultuurdienst, vrijwilligers November 2016-april 2017

11 11 Erfgoeddag Zorg : promotie - De erfgoedcel verzorgt de opmaak en verspreiding van een intergemeentelijke brochure met daarop alle erfgoeddagactiviteiten in het Land van Dendermonde (oplage: 3000 exemplaren). De voorzijde wordt steeds gebruikt voor eigen communicatie. Die voorzijde kan nu gebruikt worden voor het traject rond de gemeentearchieven en als extra promo voor de werking van de intergemeentelijke archivaris. - Via de website en de facebookpagina van de erfgoedcel zal de nodige promotie worden gevoerd. Elke gemeente gebruikt het gemeentelijk infoblad, zijn website en andere aanwezige sociale media ter promotie van de activiteit binnen zijn gemeente. Erfgoedcel Land van Dendermonde - Regiocoördinator Regio- en lokale coördinator Februari 2017 Maart-April 2017 Erfgoeddag Zorg : vrijwilligerswerving - De intergemeentelijke archivaris maakt van deze dag gebruik om nieuwe vrijwilligers aan te spreken. Geïnteresseerden komen in contact met de huidige ploeg van vrijwilligers en zien de projecten waaraan zij werken. April 2017

12 12 Inspiratie(voormid)dag voor archiefverantwoordelijken 24 maart 2017 Doel - Kennismaken met elkaar en met diverse projecten die lopen in de gemeenten - Uitwisseling van ideeën en feedback Programma - Ontvangst - Spreker (60 ) - Werkgroepen rond diverse projecten (60 ) - Middag - gezamenlijke broodjeslunch Bijeenkomst van de vrijwilligers 24 maart 2017 (namiddag) Doel - Kennismaken met elkaar en met de diverse projecten waarrond men werkt - Uitwisseling van ideeën en feedback Erfgoedcel Land van Dendermonde Erfgoedcel Land van Dendermonde Januari maart 2017 Januari maart 2017

13 13 Programma - Een uitstap naar een archiefdienst in de regio - Een hapje en drankje 4.3. Communicatie Cf. Sensibiliseren De intergemeentelijke archivaris tracht diverse doelgroepen op een zo geschikt mogelijke manier aan te spreken en te informeren. Doelgroep Kanaal Inhoud Timing Werkingsgebied Facebook-pagina Erfgoedcel Land Korte weergave van de /Wekelijks Erfgoedcel Land van van Dendermonde archief- en Dendermonde #intergemeentelijkearchivaris vrijwilligerswerking binnen het werkingsgebied van de intergemeentelijke archivaris

14 14 De gemeentelijke Intranet Verslagen overleg diensten archiefverantwoordelijken, tips&tricks, richtlijnen en procedures 4.4. Expertise Cf. Netwerken, Sensibiliseren Aan de hand van vormingen en collegagroepen vergaart de intergemeentelijke archivaris nieuwe kennis of vaardigheden én bouwt zij een netwerk uit met collega s en gemeentepersoneel. Via diverse vormen en momenten van overleg, of op vraag van de gemeentelijke diensten, onderzoekers, vrijwilligers, tracht de intergemeentelijke archivaris deze vergaarde kennis op haar beurt te delen. Actie Frequentie/Timing Organisator/Partner Werkgroep Lokaal Overheidsarchief Deze werkgroep wil bijdragen tot een grotere deskundigheid en professionaliteit in het gemeentelijk archiefbeheer en sensibiliseren en brengt archivarissen bijeen uit Vlaanderen 2x/jaar VVBAD

15 15 Overleg intergemeentelijke archiefdiensten Momenteel telt Vlaanderen 6 archiefdiensten met een intergemeentelijke archiefwerking. Bij 4 van de 6 diensten zijn ook OCMW-besturen betrokken. Middels overleg ter plaatse bij één van de betrokken besturen, willen de archiefdiensten zich toespitsen op het uitwisselen van ervaringen specifiek voor deze vorm van samenwerken. 2x/jaar Afwisselend een intergemeentelijke archiefdienst Denktank Archieven - Deze denktank bestaat uit een aantal experts in verschillende archiefdomeinen zoals wetgeving, depotbeheer, digitale evolutie,...! wellicht krijgt deze denktank een nieuwe invulling en samenstelling 2x/jaar Intergemeentelijke archivaris + Erfgoedcel Overleg met archiefverantwoordelijken - In 4 van de 6 gemeenten werden per dienst of afdeling een archiefverantwoordelijke aangesteld, al dan niet met een back-up. Tijdens dit overleg Minimum 2x/jaar/gemeente Intergemeentelijke archivaris

16 16 Loketfunctie - De intergemeentelijke archivaris fungeert als aanspreekpunt voor de gemeenten binnen haar werkingsgebied; zij kunnen steeds bij haar terecht per mail, telefoon, bij problemen en met vragen betreffende archiefzorg. De intergemeentelijke archivaris behandelt deze zelf of brengt hen in contact met de bevoegde organisatie. - De registratie van de uitgewisselde expertise dient meer gestructureerd te worden geregistreerd. Erfgoedcel Land van Dendermonde