Archiefzorg en beheer 2013/2014

Transcriptie

1 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Conclusies en aanbevelingen 4 3. Wettelijk kader 4 4. Archieven 5 5. Beantwoording van de KPI-vragen (samenvatting) 5 Pagina 2 van 8

3 1. Inleiding Bij archiefbeheer gaat het tegenwoordig niet meer alleen om papieren dossiers en met de toenemende digitalisering is het ook voor de gemeente Noordwijkerhout van groot belang om de informatiehuishouding goed op orde te hebben en over het functioneren daarvan helder te communiceren. Het ordenen, archiveren en beheren van informatie is een wettelijke plicht (Archiefwet 1995). Ook van belang hierbij is nu de Wet Revitalisering Generiek Toezicht, die op 1 oktober 2012 in werking is getreden. Door deze wet heeft de gemeente meer eigen verantwoordelijkheid gekregen voor het toezicht op het informatiebeheer. De diverse wettelijke verplichtingen die voor de gemeente gelden op het gebied van archieven zijn door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) samengevat in tien Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s). Via het beantwoorden van de daarbij behorende vragen kan beoordeeld worden of de gemeente al dan niet aan de eisen voldoet. De KPI s bevatten de volgende te toetsen elementen. 1. Lokale regelingen; 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht; 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden; 4. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden; 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden; 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats; 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots; 8. Terbeschikkingstelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid; 10. Middelen en mensen. Pagina 3 van 8

4 2. Conclusies en aanbevelingen Uit de beantwoording van de KPI-vragen blijkt dat de gemeente Noordwijkerhout niet geheel voldoet aan de wettelijke verplichtingen. Bij vier van de tien onderdelen komt daarbij taakverwaarlozing aan de orde. Het betreft met name de kwaliteitszorg en er is sprake van een grote kwetsbaarheid. Om te komen tot een adequate invulling van de taken wordt voorgesteld te komen tot een projectmatige aanpak waarbij (in overleg met het interbestuurlijk toezicht archieven van de provincie) een plan van aanpak wordt opgesteld en in het bijzonder aandacht wordt besteed aan: a. Organisatie en personele capaciteit; b. Kwetsbaarheid en mogelijke samenwerking als dit punt aan de orde is; in dit kader is relevant dat op het moment drie van de vijf bollengemeenten (Hillegom, Noordwijk en Teylingen) reeds een beroep doen op het Regionaal archief Leiden (thans genaamd Erfgoed Leiden en omstreken) zowel voor toegankelijkheid en beheer van het oud archief als voor aanlevering van expertise; c. Te nemen maatregelen om op termijn te komen tot een situatie zonder structurele achterstanden bij het archiefbeheer. 3. Wettelijk kader De Archiefwet 1995, artikel 3, schrijft voor dat de overheidsorganen verplicht zijn de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. In artikel 30 is verder bepaald dat Burgemeester en wethouders, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening, zorg dragen voor de gemeentelijke archiefbescheiden. De gemeente Noordwijkerhout is niet aangesloten bij het regionaal archief te Leiden (nu Erfgoed Leiden en Omstreken geheten) en beschikt niet over een archivaris. De gemeentesecretaris, drs. T. Fabel, is verantwoordelijk voor het beheer van het archief en het beheer van de archiefbewaarplaats. De dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden op het gebied van het archiefbeheer wordt verricht door de eenheid Archief, onderdeel van het team Informatievoorziening van de afdeling Bedrijfsvoering. Op grond van de Archiefverordening 2006 van Noordwijkerhout, artikel 8, doen burgemeester en wethouders tenminste éénmaal per twee jaar verslag aan de raad van wat zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. Daarnaast is dit verslag, door de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht op 1 oktober 2012, ook van belang geworden in het kader van het interbestuurlijk archieftoezicht. Het specifieke toezicht door de provincies is vervangen door generiek toezicht op de gemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet. Het sturende toezicht vooraf door de provincie is vervangen door een meer terughoudend toezicht achteraf. Het college van B&W moet zich in de eerste plaats verantwoorden voor de uitvoering van taken aan de gemeenteraad ( horizontale verantwoording ) en dezelfde informatie wordt gebruikt door de provincie bij de uitoefening van het toezicht. Daarom zal Pagina 4 van 8

5 dit verslag na behandeling door de raad ook worden toegezonden aan het provinciaal bestuur van Zuid-Holland. 4. Archieven Vanaf april 2011 is de gemeentelijke organisatie structureel digitaal gaan werken met gebruikmaking van het Documentair Management Systeem (DMS) van Decos. Dit houdt in dat in principe alle door de gemeente ontvangen en opgemaakte stukken worden geregistreerd en opgenomen in het DMS. De inkomende en uitgaande poststukken worden geregistreerd door de eenheid Registratie, die na de reorganisatie van begin 2013 is ondergebracht bij de afdeling Samenleving. Omdat er nog geen besluit is genomen tot substitutie (vervanging) van de gemeentelijke dossiers door digitale exemplaren is het papieren archief nog steeds leidend. Daarom worden van te bewaren stukken nog steeds analoge (papieren) dossiers aangelegd. Deze worden geklasseerd en geordend met gebruikmaking van de Basisarchiefcode van de VNG. De hybride situatie (zowel analoog als digitaal archiveren) van te bewaren stukken zal voortduren totdat door B&W een besluit tot substitutie genomen kan worden. De archiefbewaarplaats (in het souterrain van het gemeentehuis) voldoet aan de wettelijke kwaliteitseisen ten aanzien van bouw en inrichting. Het voldoen aan de wettelijke eisen is alleen al noodzakelijk omdat ook het oude gemeentelijk archief vanaf het jaar 1583 hier nog wordt bewaard. Noordwijkerhout is daarmee een van de weinige gemeenten in Nederland die hun oudste archieven nog zelf beheren. Van de collecties foto s, boeken en kaarten is nog niet alles geordend en geïnventariseerd. 5. Beantwoording van de KPI-vragen (samenvatting) 1. De gemeentelijke regelingen voldoen aan de wettelijke eisen en zijn nog actueel. 2. Voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden voldoet de gemeente niet aan de eisen voor interne kwaliteitszorg en toezicht. 3. De gemeente beschikt niet over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van te bewaren archiefbescheiden. 4. Inzake digitale archiefbescheiden voldoet de gemeente over het algemeen aan de wettelijke voorschriften. 5. Ten aanzien van selectie en vernietiging van archiefbescheiden voldoet de gemeente aan de eisen, zij het dat er een achterstand is van vier jaar bij de vernietiging. Pagina 5 van 8

6 6. Ten aanzien van de overbrenging van archiefbescheiden na 20 jaar voldoet de gemeente niet geheel aan de eisen. 7. Archiefbewaarplaats en archiefruimten (bewaaromstandigheden) zijn in orde. 8. Over het algemeen voldoet de gemeente aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet. 9. Voor de archiefbescheiden is geen rampenplan of veiligheidsplan geregeld. 10. De beschikbaarstelling van middelen en mensen vormt een aandachtspunt. De meer gedetailleerde beantwoording van de KPI-vragen is als bijlage 1 aan dit verslag toegevoegd. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 toegevoegd. Pagina 6 van 8

7 Pagina 7 van 8

8 Gemeente Noordwijkerhout Herenweg CC Noordwijkerhout Tel gemeente@noordwijkerhout.nl Pagina 8 van 8