Opleiding A.D. Projectleider Techniek / Stedelijke Installaties. Nulmeting

Transcriptie

1 / Stedelijke Installaties Handleiding Werkend Leren voor de duale opleiding A.D. Projectleider Techniek Nulmeting René Welter

2

3 / Stedelijke Installaties Handleiding Werkend Leren voor de duale opleiding A.D. Projectleider Techniek Nulmeting Versie 1.1 d.d. 17 november 2015

4

5 / Stedelijke Installaties Versie 1.1 Nulmeting 17 november 2015 Voorwoord Sinds 2009 ben ik werkzaam bij de gemeente Den Haag als projectmedewerker en in het kader van persoonlijke ontwikkeling ben ik gestart met een opleiding tot projectleider aan de Haagse Hoge School te Delft. Dit is een duale opleiding waarbij de student 1 dag naar school gaat en 4 dagen werkzaam is op zijn/haar bedrijf. Bij de eerste les werd de Handleiding Werkend Leren uitgereikt. Hierin staan diverse zaken die de student dient te volbrengen voor zijn opleiding. In de Handleiding Werkend Leren staat vermeld dat de student een Persoonlijk OpleidingsPlan (P.O.P.) maakt aan het begin van de opleiding en daarin beschrijft welk soort werkzaamheden hij wil gaan verrichten. Om ergens naartoe te kunnen werken is het verstandig om eerst te kijken waar we nu staan voordat we bepalen waar we heen gaan en hoe we daar moeten komen. Hiervoor is deze nulmeting opgezet. Zodat de beoordelende docent kan zien waar ik sta en waar naartoe ik mij wil ontwikkelen middels mijn P.O.P. Pagina 1

6

7 / Stedelijke Installaties Versie 1.1 Nulmeting 17 november 2015 Inhoudsopgave Voorwoord... 1 Samenvatting Inleiding Competenties Onderhandelen Kosten calculeren Resultaat prognosticeren Projectbewaking en beheersen Plannen Leidinggeven Ontwerpen Afhandelen meer en minderwerk Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Complexiteitsniveaus Taakrollen Geleid Zelfstandig Sturend Context Opdrachtsituatie Invloed Bekendheid van middelen en domein Complexiteit conclusie Het model Complexiteitsniveau Complexiteitsniveau Complexiteitsniveau Complexiteitsniveau Complexiteitsniveau Resultaten Zelf reflectie Beoordeling collega s Conclusie Literatuurlijst Bijlagen Bijlage Feedbackformulier Bedrijfscoach/ mentor Bijlage Feedbackformulier collega projectleider Pagina 2

8

9 / Stedelijke Installaties Versie 1.1 Nulmeting 17 november 2015 Samenvatting Onderhavig stuk behelst het ontwikkelingsplan. Er zijn 9 competenties die ik eigen moet maken. Onderhandelen Kosten calculeren Resultaat prognosticeren Projectbewaking en beheersen Plannen Leidinggeven Ontwerpen Afhandelen meer- en minderwerk Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid De vaardigheid wordt bepaald a.d.h.v. de complexiteit van de context. De complexiteit is opgedeeld in niveaus 1 t/m 5 waarbij 5 het hoogste niveau is. De school verwacht aan het einde van de opleiding dat de student voor alle competenties minimaal een niveau 3 scoort. Ontwerpen ben ik al vaardig met een niveau 4 de overige competenties ben ik nog niet vaardig. Deze 8 competenties dien ik in mijn ontwikkelingsplan op te nemen. Pagina 3

10

11 / Stedelijke Installaties Versie 1.1 Nulmeting 17 november Inleiding Voor de opleiding A.D. Projectleider Techniek/Stedelijke Installaties dien ik een Persoonlijk OpleidingsPlan (P.O.P.) op te stellen. Een P.O.P. is je doelstelling voor de toekomst. Om te kijken waar ik heen wil moet ik eerst kijken waar ik nu sta. Om een beeld te krijgen waar ik nu sta maak ik een nulmeting. Deze nulmeting is als volgt opgebouwd. Ik ga behandelen wat de verschillende competenties zijn voor het projectleiderschap. Daarna verklaar ik wat de verschillende complexiteitsniveaus zijn en wat deze inhouden. Vervolgens beschrijf ik mijn eigen kijk op mijn niveau gevolgd door de beoordeling van mijn collega s. De conclusie die ik kan trekken uit de beoordeling van mijn collega s en mijzelf vormen het uitgangspunt voor mijn P.O.P. Pagina 4

12

13 / Stedelijke Installaties Versie 1.1 Nulmeting 17 november Competenties Competenties zijn vaardigheden in bepaalde gebieden. De opleiding beschrijft negen competenties waar de student een bepaald niveau voor dient te behalen om te slagen. In de volgende paragraven worden de negen competenties verder beschrijven zoals de school ze heeft vastgesteld en opgenomen heeft in de Handleiding Werkend Leren Onderhandelen Zelfstandig omgaan bij de klant met een aantal partijen. Begrip van contactuele verhoudingen en heeft door waar de aansprakelijkheden liggen. Begrijpt de belangen en kan een project afronden naar tevredenheid van alle stakeholders. Vertrouwd zijn met de essenties van communiceren, onderhandelen en conflict hanteren. Gewenst gedrag: Stelt zich assertief op. Is onderhandeling bekwaam. Sluit aan bij de gesprekspartner(s) en brengt zijn boodschap op adequate wijze over. Weet eventuele ruis in de communicatie te signaleren en te beperken. Daarnaast is hij integer, hij laat blijken wanneer een zaak indruist tegen (zijn persoonlijke) normen en waarden. Gedraagt zich eerlijk en respectvol tegenover anderen. Doet wat hij zegt. Niet gewenst gedrag: Sluit onvoldoende aan bij zijn gesprekspartner, waardoor ruis ontstaat, is niet in staat deze ruis te signaleren en te beperken. Hanteert verborgen agenda's. Houdt zich niet aan afspraken. Handelt in strijd met gedragscode bedrijf of branche Kosten calculeren Kan in de basis een kostprijscalculatie maken. Weet welke eisen er aan een goede kostprijs gesteld worden, waaraan een kostprijs in de basis moet voldoen. Kan van daaruit zijn doelen bepalen met betrekking tot het uit te voeren project. De kostprijscalculatie is het fundament van het project Resultaat prognosticeren Kan bepalen aan de hand van de kostprijscalculatie, welke doelen voor dit project haalbaar zullen zijn, met inachtname van analyse van mogelijk risico s. Geeft vooraf een duidelijke bepaling van het projectresultaat, dat ontstaat na de oplevering van het project Projectbewaking en beheersen Indien de doelstelling, zoals in de vorige competentie gesteld, vastgesteld is, de weg naar dit doel beheersen en bewaken en in grijpen, indien de situatie daarom vraagt. Gewenst gedrag: Bewaakt de beheerst op basis van feed forward control, ofwel op tijd gas geven als je de berg oprijdt, zodat je geen snelheid verliest. In onze branche betekent dit: Ingrijpen als er nog mogelijkheden zijn, niet als het project als voor 90% gereed is. Altijd je doel in de gaten houden. Ongewenst gedrag: Is snel tevreden met het resultaat van zijn project. Wijt gemiste doelstellingen aan anderen of omstandigheden. Pagina 5

14 / Stedelijke Installaties Versie 1.1 Nulmeting 17 november Plannen In essentie gaat het om efficiënt en effectief de werkzaamheden te kunnen uitvoeren, daarnaast is dit een middel om goed inzicht in de tijdsvolgorde van de werkzaamheden te krijgen, ten slotte is het noodzakelijk om mede op basis daarvan kwaliteit te beheersen en bouwvertraging of versnelling te kunnen aantonen. Is bekend met de soorten planningen en waarom deze gebruikt worden Leidinggeven Heeft inzicht in verschillende manieren, soorten van leidinggeven gekregen. Kan situationeel leidinggeven in praktijk brengen. Heeft zicht op persoonlijk leiderschap, alles wat daarmee samenhangt. (Kernkwaliteiten). Is in staat het beste uit mensen boven te halen. Kan zijn team zodanig sturen, dat er commitment en creatie ontstaat, waardoor ambitieuze doelstellingen gehaald zullen worden. Kan conflicten hanteren Ontwerpen Kan een basis ontwerp opstellen, aan de hand van een vraag van bijvoorbeeld de klant. Weet welke eisen aan ontwerpen gesteld worden. Weet om te gaan met beschouwingen over out of the box denken, vooral ook, wanneer toepasbaar en wanneer niet. Weet onderscheid te maken, tussen kwaliteit van het ontwerp en de vraag van de klant Afhandelen meer en minderwerk Weet wat de consequenties van meer- en minderwerk kunnen zijn, bijvoorbeeld welke kosten in de organisatie hiermee gemoeid zijn. Geeft blijk, daar inzicht in gekregen te hebben. past daarop zijn strategie aan bij de uitvoering van een project. Gewenst gedrag: Signaleert op tijd meer- en minder werk, stelt de juiste milestones, randvoorwaarden en handelt dit ook daadwerkelijk af. Niet gewenst gedrag: Laat meer- en minderwerk op zijn beloop Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Het belangrijkste aspect hiervan is, dat de student zich zodanig concreet en bondig schriftelijk kan uitdrukken, dat er bij het lezen van het geschrevene geen misverstand kan bestaan over de uitleg daarvan. Pagina 6

15 / Stedelijke Installaties Versie 1.1 Nulmeting 17 november Complexiteitsniveaus In hoofdstuk 2 zijn de competenties beschreven waar een projectleider over moet beschikken. Het niveau waar de student aan moet voldoen wordt in dit hoofdstuk beschreven. Niveaus worden bepaald a.d.h.v. de rol die je vervult in een project en aan de context van het project. Een simpele taak in een moeilijk project kan qua niveau gelijk staan aan een moeilijke taak in een simpel project. In paragraaf 3.1 worden de diverse rollen beschreven die de student kan vervullen in een project. En in paragraaf 3.2 worden de verschillende moeilijkheidsgraden beschreven waarin het project zich kan bevinden. Paragraaf 3.3 worden de rollen weggezet tegen de moeilijkheidsgraad en daar komt een niveau uit Taakrollen Taakrol betekent de positie die je vervult voor een taak die uitgevoerd wordt. De taakrol zegt ook iets over de mate van vrijheid van handelen die binnen de taak wordt geëist Geleid Je werkt mee onder begeleiding van een deskundige of je werkt zelfstandig of in teamverband aan gesloten, afgebakende opdrachten volgens vastgestelde en gedocumenteerde werkmethoden, procedures, standaard e.d Zelfstandig Je werkt zelfstandig of in teamverband aan globaal beschreven opdrachten en/of richtlijnen of zelfs zonder een van te voren vastgestelde methode, instructie of richtlijn Sturend Je begeleidt, coacht of geeft leiding aan anderen die de taken voor jou uitvoeren, en je draagt een zekere verantwoordelijkheid voor de resultaten die deze personen bereiken Context De context wordt gevormd door verschillende omgevingsfactoren die invloed uitoefenen op de uit te voeren taak. De aspecten die een context ingewikkeld of eenvoudig maken zijn opgedeeld in de drie categorieën. Deze zijn beschreven in paragraven t/m Ook wordt hier in deze paragraven ingevuld wat de meest voorkomende situatie is voor mijn werkzaamheden bij simpele projecten Opdrachtsituatie Onder opdrachtsituatie wordt verstaan de situatie zoals deze is bij aanvang van de opdracht. Dit afgeleid vanuit 5 kenmerken. Zie onderstaande tabel. Opdrachtsituatie Ja Nee 1 In je opdracht heb je te maken met conflicterende (product)eisen. X 2 Je werkt onder behoorlijke tijdsdruk. X 3 Je hebt meerder (informele) opdrachtgevers die allen andere wensen/eisen kunnen hebben. X 4 Er liggen zware kwaliteitseisen op de producten die je aflevert. Je moet de kwaliteit duidelijk aantoonbaar maken. X 5 Je werk ligt politiek nogal gevoelig. X Pagina 7

16 / Stedelijke Installaties Versie 1.1 Nulmeting 17 november Invloed Onder invloed wordt verstaan de gevolgen van het project op de organisatie. Bij zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer. Invloed/impact Ja Nee 6 Deze opdracht mag absoluut niet mislukken. X 7 Als je je opdracht verknalt, kost dat de afdeling/het bedrijf klanten. X 8 Er is veel geld gemoeid met deze opdracht. X 9 Er zullen veel mensen te maken krijgen met mijn werk. X 10 Er zal veel veranderen op de afdeling / bij de klant als je werk af is. X 11 De resultaten van je opdracht heeft het management nodig om te beslissen hoe X het in de toekomst verder moet Bekendheid van middelen en domein Middelen, als zijnde de verzamelnaam voor; methoden, technieken, protocollen, tools, ect. De complexiteit van de context wordt bepaald of er veel of weinig onbekende middelen gebruikt gaan worden. En dus eventueel aangeleerd moeten worden. Domein, als zijnde is het jouw vakgebied? Voor de complexiteit van de context moet er gekeken worden of er veel of weinig kennis van het andere vakgebied vereist en/of aanwezig is en zaken bijgeleerd moeten worden. Bekendheid van de middelen en van het domein Ja Nee 12 Je moet veel nieuwe methoden / technieken leren voor deze klus. X 13 Je moet je met hele nieuwe vakgebieden van de techniek gaan bezighouden. X 14 Je hebt veel nieuwe business kennis nodig voor deze opdracht. X 15 Goh, er gaat een wereld voor je open X Complexiteit conclusie De moeilijkheidsgraad wordt bepaald a.d.h.v. het aantal ingevulde Ja-tjes bij een project. De invulling die gegeven is in t/m geeft de context complexiteit bovengrens aan van een simpel project. Overzicht van alle contexten is in onderstaande tabel neergezet 0 t/m 8 Simpel > 8 t/m 10 Lastig > 10 Complex Uiteraard is dit wel een richtlijn om naar te kijken en dient de echte complexiteit van een project afgestemd te worden tussen de school- en bedrijfsmentor Het model Het model is een tabel waarin de taakrol is weggezet tegenover de context van het project. In de tabel staan getallen 1 t/m 5 ingevuld. Alle competenties zoals beschreven in hoofdstuk 2 dienen door de student behaald te worden met een complexiteitsniveau van minimaal 3 om te slagen. Om te kijken welk niveau ik als student heb raadpleeg ik het daarvoor opgestelde model per competentie. Dit is in hoofdstuk 4 verder vorm gegeven. Pagina 8

17 / Stedelijke Installaties Versie 1.1 Nulmeting 17 november 2015 In het model wordt gekeken naar je taakrol zoals behandeld in 3.1 en de complexiteit van de context waarin jij jouw taakrol hebt, zoals behandeld in 3.2. Dit is in onderstaande tabel (Het model) tegen elkaar weggezet en verdeeld in complexiteitsniveaus. Voorbeelden vanuit het boek bij deze niveaus worden in t/m weergegeven. Het model Taakrol Geleid Zelfstandig Sturend Context Simpel Lastig Complex Complexiteitsniveau 1 Taakrol: Geleid Context: Simpel Je loopt mee met een expert zodat je de kunst van hem kan afkijken. Je werkt in een projectgroep aan een duidelijk afgekaderde opdracht. Het is duidelijk welke stappen je achtereenvolgens moet nemen om je taak correct uit te voeren, Mocht er iets mis gaan, of begrijp je iets niet, dan vraag je raad aan je chef Complexiteitsniveau 2 Taakrol: Geleid Context: Lastig Je werkt in een projectgroep aan een duidelijk afgekaderde opdracht. Het is duidelijk welke stappen je achtereenvolgens moet nemen om je taak correct uit te voeren, maar je hebt zoiets nog nooit gedaan. De resultaten van het project worden in het hele bedrijf ingevoerd, dus veel mensen zullen de gevolgen van je werk ondervinden. Omdat er dus ook veel afdelingen mee te maken krijgen, praten er ook veel mensen mee over dit project. Het is lastig om iedereen op één lijn te krijgen. Taakrol: Zelfstandig Context: Simpel Je bent medewerker in een projectgroep. Het is een tamelijk standaard project, zoals er wel meer zijn op de afdeling. Welke methoden en technieken je gebruikt om je taken uit te voeren mag je zelf bepalen zolang je dat maar goed documenteert Complexiteitsniveau 3 Taakrol: Geleid Context: Complex Je bent medewerker in een project van 10 man. Bij de taken die je krijgt, is het steeds duidelijk welke stappen je achtereenvolgens moet nemen om je taak correct uit te voeren. Het is een behoorlijk groot project, de doorlooptijd is een half jaar en er is een behoorlijk budget voor gepland. Het project is erg belangrijk, want jullie gaan er tenslotte ene grote klant mee binnen halen. Het is dus niet zo verwonderlijk dat de directie je met argusogen volgt. Iedereen heeft wel wat te vertellen over dit project en iedereen weet het natuurlijk het beste. O ja het moest natuurlijk eigenlijk gisteren af! Pagina 9

18 / Stedelijke Installaties Versie 1.1 Nulmeting 17 november 2015 Taakrol: Zelfstandig Context: Lastig Je bent medewerker in een projectgroep ofwel je bent als enige in de projectgroep deskundig op dit vakgebied. De taken die je in het project hebt zijn nieuw en je moet zelf bepalen welke methoden en technieken je gebruikt om je taken tot een goed einde te brengen. De resultaten van het project worden in het hele bedrijf ingevoerd, dus veel mensen zullen de gevolgen van je werk ondervinden. Omdat er dus ook veel afdelingen mee te maken krijgen, praten er ook veel mensen mee over dit project. Het is lastig om iedereen op één lijn te krijgen. Taakrol: Sturend Context: Simpel Je bent projectleider over een project van enkele personen. Het is een tamelijk standaard project, zoals er wel meer zijn op de afdeling Complexiteitsniveau 4 Taakrol: Zelfstandig Context: Complex Je bent vanwege jouw specifieke expertise ingezet als medewerker in een project van 10 man. Het is een behoorlijk groot project, de doorlooptijd is een half jaar en er is een behoorlijk budget voor gepland. Het project is erg belangrijk, want je gaat er tenslotte een grote klant mee binnenhalen. Het is dus niet zo verwonderlijk dat de directie je met argusogen volgt. Iedereen heeft wel wat te vertellen over jouw project en iedereen weer het natuurlijk het beste. O ja het moest natuurlijk eigenlijk gisteren af! Taakrol: Sturend Context: Lastig Je bent projectleider over een project van enkele personen. Het is een behoorlijk groot project, de doorlooptijd is een half jaar en er is een behoorlijk budget voor gepland. Het project is erg belangrijk, want je gaat er tenslotte een grote klant mee binnenhalen. Gelukkig heb je wel ruim de tijd gekregen om dit project tot een goed einde te brengen Complexiteitsniveau 5 Taakrol: Sturend Context: Complex Je bent medewerker in een project van 10 man. Het is een behoorlijk groot project, de doorlooptijd is een half jaar en er is een behoorlijk budget voor gepland. Het project is erg belangrijk, want je gaat er tenslotte een grote klant mee binnenhalen. Het is dus niet zo verwonderlijk dat de directie je met argusogen volgt. Iedereen heeft wel wat te vertellen over dit project en iedereen weet het natuurlijk het beste. O ja het moest natuurlijk eigenlijk gisteren af! Pagina 10

19 / Stedelijke Installaties Versie 1.1 Nulmeting 17 november Resultaten Na het behandelen van de competenties, complexiteitsniveaus en het raadplegen van het model kan een nul niveau bepaald worden. Dit wordt per competentie bekeken en ingevuld in dit hoofdstuk. In paragraaf 4.1 zet ik mijn zelfreflectie neer, waarbij het model per competentie is ingevuld. In paragraaf 4.2 is het gemiddelde resultaat van hoe mijn collega s mij zien Zelf reflectie Onderhandelen Taakrol Geleid Zelfstandig Sturend Context Simpel Lastig Complex Kosten calculeren Taakrol Geleid Zelfstandig Sturend Context Simpel Lastig Complex Resultaat prognosticeren Taakrol Geleid Zelfstandig Sturend Context Simpel Lastig Complex Projectbewaking en beheersen Taakrol Geleid Zelfstandig Sturend Context Simpel Lastig Complex Plannen Taakrol Geleid Zelfstandig Sturend Context Simpel Lastig Complex Leidinggeven Taakrol Geleid Zelfstandig Sturend Context Simpel Lastig Complex Pagina 11

20 / Stedelijke Installaties Versie 1.1 Nulmeting 17 november 2015 Ontwerpen Taakrol Geleid Zelfstandig Sturend Context Simpel Lastig Complex Afhandelen meer- en minderwerk Taakrol Geleid Zelfstandig Sturend Context Simpel Lastig Complex Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Taakrol Geleid Zelfstandig Sturend Context Simpel Lastig Complex Beoordeling collega s Ik heb directe collega s van de afdeling gevraag om middels het 360 Feedbackformulier mij te beoordelen. Deze getekende feedbackformulieren zijn opgenomen in de bijlagen. Uit deze formulieren komt naar voren dat niks als onvoldoende aanwezig is wordt beoordeeld. Vooral werd er voldoende en veel goed aangemerkt. Matig werd ervaren: Tijdens vergaderingen/bijeenkomsten gebruik maken van inbreng van andere; Onderkennen van conflicten; Verschillende meningen gieten in constructief voorstel; Spreekt ander aan op afspraken; Legt afspraken vast; Merendeel van aspecten onderhandelen; Opkomen voor mezelf; Evaluatie eigen aandeel project. Zeer goed werd ervaren: Eigen inbreng in vergaderingen/bijeenkomsten; Volgt de regels maar wijkt af indien nodig; Altijd aanwezig; Komt op tijd. Pagina 12

21 / Stedelijke Installaties Versie 1.1 Nulmeting 17 november Conclusie We kunnen concluderen dat ik van de negen competenties bij aanvang van de opleiding pas één competentie voldoende beheers. Namelijk Ontwerpen met een niveau van 4. Wat betreft; Kosten calculeren, Projectbewaking en beheersen, Plannen en Leidinggeven is mijn niveau nog een 2. Dit dien in ik de komende 2 jaar te brengen naar een minimum niveau van 3. Wat betreft de overige competenties; Onderhandelen, Resultaat prognosticeren, Afhandelen meeren minderwerk en Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. Staat niveau pas op 1. Dit is omdat ik er of niet tot nooit te maken mee heb gehad. Of omdat ik er slecht in ben, zoals schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. Wat betreft persoonlijke ontwikkeling a.d.h.v. gegeven feedback. Ik dien meer open te staan voor de meningen en inbreng van andere, niet meteen zelf komen met het enige antwoord. Ik dien meer afspraken te maken en vast te leggen met collega s en het niet altijd bij een mondelinge overeenkomst houden. Ik dien meer voor mezelf op te komen en meer kritisch gaan kijken mijn eigen aandeel in projecten en dit bespreekbaar maken. Pagina 13

22

23 / Stedelijke Installaties Versie 1.1 Nulmeting 17 november 2015 Literatuurlijst Hoogland, W., Dik R., Brand, I (2015). Rapport over rapporteren (7e druk). Groningen /Houten: Noordhoff Uitgevers bv Bostelaar, A. (maart 2013). Handleiding Werkend Leren, voor de duale opleiding Projectleider Techniek AD (0.4 Versie). Delft: De Haagse Hogeschool Pagina 14

24

25 / Stedelijke Installaties Versie 1.1 Nulmeting 17 november 2015 Bijlagen Pagina 15

26

27 / Stedelijke Installaties Versie 1.1 Nulmeting 17 november 2015 Bijlage Feedbackformulier Bedrijfscoach/ mentor Pagina 16

28

29

30

31 / Stedelijke Installaties Versie 1.1 Nulmeting 17 november 2015 Bijlage Feedbackformulier collega projectleider Pagina 17

32

33

34