PROMOTIEBEKOSTIGING. Colofon. Regeling

Transcriptie

1 Regeling PROMOTIEBEKOSTIGING Kaders en uitvoeringsregeling promotiebekostiging Avans Hogeschool. Vastgesteld door het College van Bestuur op 16 juni 2015 Colofon ons kenmerk datum auteurs Astrit Verstijnen, Marjo Stevens status Definitief, CvB besluit: d.d. 16 juni 2015/Positief advies AMR d.d. 2 juni 2015

2 pagina 2 van 13 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Kaders promotiebekostiging Uitgangspunten Voorwaarden Verantwoordelijkheid 6 3 Voorbereidings- en aanvraagprocedure 7 4 Voorwaarden voor toekenning 8

3 pagina 3 van 13 1 Inleiding Sinds 2010 kent Avans Hogeschool een promotiebekostigingsregeling, bedoeld als stimuleringsinstrument voor eigen Avans-promovendi. Met de regeling promotiebekostiging is beoogd om in de periode aan 60 personen een bijdrage te leveren in de promotiekosten. Tot nu, december 2014, zijn 37 plaatsen toegekend. Van meerdere 1 kandidaten is bekend dat ze zich op een promotietraject aan het voorbereiden zijn, zodat in de nabije toekomst nog met regelmaat een beroep op de bekostigingsregeling verwacht mag worden. Uit recente aanvragen is gebleken dat de bestaande aanvraagprocedure niet meer naar tevredenheid functioneert. De procedure en de toepassing van de regeling is niet altijd duidelijk voor de aanvragers en de routing van de procedure past niet meer bij de huidige onderzoeksorganisatie van Avans Hogeschool. Ook geven de aanvragen de academiedirecties en het College van Bestuur onvoldoende inzicht in de volledige (financiële) consequenties van een toekenning, met name de promotie gerelateerde kosten. Voorgaande was aanleiding om de hele procedure van de aanvraag onder de loep te nemen (CvB Besluit ). Voorliggende regeling bevat de bijgestelde procedure. De gronden van toekenning zijn ongewijzigd ten aanzien van de regeling van 2010 (Hoofdstuk 2). De procesgang van de aanvraag is vereenvoudigd en afgestemd op de ingerichte expertisecentra (hoofdstuk 3). De lay-out van het aanvraagformulier is aangepast. Het aanvraagformulier is als een losse bijlage beschikbaar. De door het College van Bestuur vastgestelde voorwaarden voor toekenning zijn integraal toegevoegd, zie Hoofdstuk 4: Voorwaarden voor toekenning van de bijdrage in de promotie-bekostiging door het College van Bestuur. De bijgestelde procedure gaat in per 16 juni 2015 (of zo mogelijk eerder) en is geldig tot 31 december Tussentijdse wijzigingen in de regeling zullen via een apart collegebesluit worden vastgesteld, waarna deze wijziging in de tekst van de regeling wordt opgenomen. Om een kwalitatief beeld van de promovendi te krijgen, vindt jaarlijks een toetsing van het effect en de uitvoering van de regeling plaats via de reguliere planningen controlcyclus van de academies. Voortgang in besluitvormingsproces regeling Bijstellen regeling LIC Advies door DP&O, DFS Advies BE&C Instemming AMR op regeling Voorgenomen besluit CvB Instemming bonden op terugbetalingsregeling Definitief besluit CvB 1 Op de peildatum ( ) waren er bij Avans 80 gepromoveerden geregistreerd. Dit is slechts 6,92%. van de docenten) 2 Na instemming van AMR en bonden op de terugbetalingsregeling.

4 pagina 4 van 13 2 Kaders promotiebekostiging 2.1 Uitgangspunten Het College van Bestuur vindt het belangrijk dat het onderzoek potentieel van Avans Hogeschool wordt vergroot in de vorm van gepromoveerde medewerkers. Daarom levert het College, onder strikte voorwaarden en met toetsing, een substantiële bijdrage in de bekostiging van promotieplaatsen. In het nu volgende wordt uitgegaan van de zittende docent die een promotietraject gaat uitvoeren. De uitvoering van het traject kent zowel kosten voor het beschikbaar stellen van de benodigde tijd (in lijn met hoofdstuk O van de cao, basisrecht in uren ) als voor de direct aan de promotie gerelateerde uitgaven ( out of pocket kosten conform cao). Kostenposten: tijd en promotie-gerelateerde uitgaven Tijd Uitgangspunt is dat het promotietraject is op te delen in drie fasen: a. De voorbereidingsfase, waarin een kandidaat door deskundigen naar voren wordt geschoven als potentieel onderzoeksvaardig en hij of zij deze vaardigheid toont en aanscherpt door een onderzoeksopdracht te formuleren die door een promotor als werkbaar en proefschriftfähig wordt geaccepteerd. b. De onderzoeksfase, waarin de promovendus het onderzoek uitvoert en het proefschrift schrijft. c. De afrondingsfase, het proefschrift is nagenoeg af, de promotie zelf wordt voorbereid en de kandidaat oriënteert zich op de post promotie mogelijkheden. Promotie-gerelateerde kosten Bij promotie-gerelateerde kosten kan gedacht worden aan: reiskosten, congresbezoek, onderzoekskosten, de dataverzameling, de productie van het proefschrift et cetera. Het uitgangspunt van het College van Bestuur is dat de onderzoeksfase een 0,6 fte aanstelling voor een periode van 4 jaar omvat. Hierbij is gestreefd naar een balans tussen de noodzakelijke tijd voor het uitvoeren van het onderzoek, het aangaan van een binding met de universiteit, ruimte voor het uitvoeren van (onderwijs)activiteiten binnen de instelling, de beschikbare middelen en de investering van de promovendus zelf. Beschikbare middelen a. O&O middelen: aan te wenden door het College van Bestuur b. Lectoraatsmiddelen: aan te wenden door een lector voor het lidmaatschap van een docent van een kenniskring, doorgaans 0,2 fte c. Deskundigheidsbevorderingsgelden: aan te wenden door de directeur van de academie ten behoeve van de promotiekosten. Het budget bevat 3,0% van de bruto loonsom per onderdeel en is integraal onderdeel van het academiebudget. Het College van Bestuur heeft er in 2010 voor gekozen om een gerichte en substantiële bijdrage te leveren aan de financiering van fase b, de onderzoeksfase. De bijdrage van het College van Bestuur aan de onderzoeksfase omvat maximaal 0,4 fte per traject gedurende

5 pagina 5 van 13 maximaal 4 aaneengesloten jaren. Op basis van een gemiddelde bruto loonsom van een docent ( ,- per jaar per 2015). Dit komt overeen met maximaal ,- per promovendus per jaar (niet-geïndexeerd). Hiermee betaalt het College van Bestuur twee derde van de geraamde kosten van een promotietraject in fase b, de onderzoeksfase. De bijdrage van het College wordt door een lectoraat of, als daar geen sprake van is, een academie aangevuld tot 0,6 fte. De kosten in fase a, de voorbereidingsfase en fase c, de afrondingsfase komen voor rekening van de academie; deze liggen in het verlengde van het basisrecht in uren ten aanzien van professionalisering. De promotie-gerelateerde kosten (out of pocket kosten professionalisering) komen voor rekening van de academie. Samenvattend levert dit het volgende indicatieve beeld op: Indicatie van de kosten per Voor rekening van promotietraject Dekking vanuit Voorbereidingsfase Formuleren onderzoeksopdracht Academie Basisrecht in uren professionalisering N.B. Onderzoeksfase Loonkosten 0,6 fte aanstelling voor onderzoek College van Bestuur Middelen O&O ,- gedurende de onderzoeksfase van 4 jaar (op basis van een gemiddelde bruto loonsom van (0,4 fte) Academie (0,2 fte), Basisrecht in uren ,- een docent van per jaar) onderdeel van de eigen bijdrage van de academie voor het lectoraat professionalisering (lectoraat of academie) Promotie-gerelateerde kosten (onderzoekskosten, reis- en congres) worden in het oriënterende gesprek doorgenomen met Academiedirectie. Academie onderdeel van de eigen bijdrage van de academie voor het lectoraat Out of pocket kosten professionalisering (lectoraat of academie) N.B. ter indicatie: plm ,- (vooraf gespecificeerd) Totaal ,- Afrondingsfase Voorbereiden op promotie en vervolg Academie Basisrecht in uren professionalisering N.B.

6 pagina 6 van Voorwaarden De toekenning van een bijdrage door het College van Bestuur vindt plaats onder de voorwaarden zoals beschreven in de Voorwaarden voor toekenning van de bijdrage in de promotiebekostiging door het College van Bestuur. Essentiële elementen in de aanvraag behelzen voorwaarden waaraan voldaan moet worden aangaande kwaliteit, relevantie, productiviteit en haalbaarheid. De kwaliteit blijkt uit de acceptatie van zowel de kandidaat promovendus als het onderzoeksvoorstel door een lector of andere in- of externe expert, en een promotor. De relevantie blijkt uit de wisselwerking tussen het onderzoeksproject, de onderzoeksambities van de academie 3 en de afstemming met het expertisecentrum. De bewaking van de relevantie is belegd bij de academiedirecteur en de lector. De productiviteit en de haalbaarheid blijken uit een projectplan, dat in de aanvraagfase de grote lijnen moet aangeven en in de vroege onderzoeksfase verder kan worden uitgewerkt. In het plan zijn voldoende tussentijdse deliverables opgenomen, in de vorm van bijvoorbeeld publicatierijpe artikelen na het tweede en derde jaar. Tussentijdse deliverables liggen tevens aan de basis van de noodzakelijke vroegtijdige disseminatie van onderzoeksactiviteiten en - resultaten in de eigen organisatie (kenniskring en academie). De academiedirecteur en/of de lector zullen dit tussentijds monitoren. Naast de essentiële elementen in de aanvraag zijn ook randvoorwaardelijke en organisatorische vereisten van kracht. De promovendus werkt minimaal vier dagen per week voor Avans Hogeschool, zodat tijdens het promotietraject nog minimaal één dag per week beschikbaar is voor het uitvoeren van onderwijsactiviteiten. De promovendus is lid van een kenniskring, waarbij de lector optreedt als interne begeleider en als co-promotor. De promotie dient plaats te vinden aan een Nederlandse universiteit. 2.3 Verantwoordelijkheid De gelden die het College ter beschikking stelt, zullen aan het budget van de academie toegevoegd worden. Op deze manier heeft de academiedirectie, die functionerings- en beoordelingsgesprekken met de promovendus voert, de beschikking over de financiële en sturingsmiddelen in het kader van haar integrale bevoegdheden. 3 Die zijn gericht op praktijkgericht onderzoek ten behoeve van het onderwijs en het beroepenveld.

7 pagina 7 van 13 3 Voorbereidings- en aanvraagprocedure De aanvraag voor de toekenning wordt gedaan door de academiedirecteur via het indienen van het volledig ingevulde Aanvraagformulier toekenning van de bijdrage in de promotiebekostiging door het College van Bestuur (zie Bijlage 1). Het totale traject van voorbereiden tot indienen kent de volgende stappen:

8 pagina 8 van 13 4 Voorwaarden voor toekenning Voorwaarden voor toekenning van de bijdrage in de promotiebekostiging door het College van Bestuur (vastgesteld bij CvB besluit , dd ) Profiel van de promovendus en het promotieonderzoek a. De kandidaat promovendus is een docent-werknemer van Avans Hogeschool, beschikt over de juiste startkwalificatie (een doctoraal of mastertitel) en rechtvaardigt, gezien zijn of haar curriculum vitae waaruit relevante recente onderzoekservaring spreekt, de verwachting dat hij of zij in staat zal zijn binnen afzienbare tijd een promotieonderzoek te voltooien. b. De wetenschappelijke kwaliteit van het voorgestelde promotieonderzoek (onderwerp en opzet) rechtvaardigt de verwachting dat er binnen een afzienbare termijn van een promotie sprake zal zijn. c. De kwaliteiten van zowel de kandidaat als het project blijken uit de acceptatie van de kandidaat en het project door een promotor en een lector van Avans Hogeschool, op basis van toetsbare gegevens, waaronder een curriculum vitae en het projectvoorstel zelf. e. Het onderwerp en de opzet van het promotieonderzoek dienen zich op vruchtbare wijze te verhouden tot de onderzoek ambities van de academie. Deze ambities zijn gericht op het verwezenlijken van praktijkgerichte onderzoeksactiviteiten in relatie tot het onderwijs en het beroepenveld. Het oordeel over de relevantie van het onderwerp van het promotieonderzoek 5, ligt bij de academiedirecteur, geschraagd door een advies van de lector en de instemming van de stuurgroep van het expertisecentrum 6. f. Alle partijen (de promotor, de lector, de directeur en de promovendus) zijn zich bewust van de mogelijke spanning tussen de maatstaven voor onderzoek zoals gehanteerd in enerzijds het universitaire wetenschappelijk bedrijf en anderzijds de praktijkgerichte onderzoeksomgeving van de hogeschool, en zijn bereid de dialoog aan te gaan om dit op te lossen. 2. De aanstellingsomvang voor promotieonderzoek a. Het College van Bestuur staat voor een 0,6 fte aanstellingsomvang voor onderzoek gedurende 4 aaneengesloten jaren. b. De minimum omvang van de aanstelling als geheel is 0,8 fte, dit om te waarborgen dat de promovendus voor tenminste 0,2 fte actief blijft in het onderwijs. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat de promovendus voor een periode van 4 jaar uit het onderwijs verdwijnt. 4 De regeling is een bijstelling van de eerdere Voorwaarden voor toekenning, zoals besproken in de B vergadering van het CvB dd. 5 juni De aanvraagprocedure en de besluitvorming rond de aanvraag is afgestemd op de Nota Onderzoekbeleid (mei 2014). Passend bij CvB besluit , 15 april 2014, is de Terugbetalingsregeling (artikel 13) aangepast. 5 Voor de stand alone lectoraten geldt dat de beslissing wordt genomen door de betrokken academies. 6 Waar (nog) geen lector voorhanden is, kan de academiedirecteur aanvullend advies vragen aan een ter zake kundige persoon van binnen of buiten Avans Hogeschool.

9 pagina 9 van De bijdrage van het College van Bestuur a. De financiële bijdrage van het College van Bestuur aan het promotietraject spitst zich toe op de onderzoeksfase. b. De bijdrage van het College van Bestuur aan de onderzoek aanstelling bestaat uit: maximaal per promovendus, per jaar, gedurende maximaal 4 aaneengesloten jaren. Dit komt overeen met 0,4 fte per jaar op basis van de gemiddelde loonkosten van een docent ad per jaar. Dit bedrag wordt niet geïndexeerd. Kosten hierboven komen voor rekening van de academie. Voorstellen tot arrangementen die de periode van 4 jaar overschrijden worden niet in behandeling genomen. c. De hoogte van de uiteindelijk toe te kennen bijdrage van het College hangt af van de redelijkerwijs te verwachten promotiedatum, in het licht van een mogelijk reeds afgelegd traject. d. De gelden die het College ter beschikking stelt worden toegevoegd aan het budget van de academie. Op deze manier heeft de academiedirectie, die functionerings- en beoordelingsgesprekken met de promovendus voert, de beschikking over de financiële en sturingsmiddelen in het kader van haar integrale bevoegdheden. e. Het College stelt de gelden betaalbaar, onafhankelijk van een mogelijke bijdrage door een derde. Indien de bijdrage van een derde in mindering gebracht zou worden op de bijdrage van het College, ontbreekt immers de prikkel om een additionele financiering aan te vragen. f. Gelden uit de regeling promotiebekostiging worden, na goedkeuren door het College van Bestuur, middels budget toegekend aan de academie. g. In het geval van langdurige afwezigheid wegens ziekte (langer dan twee maanden) of zwangerschaps-/bevallingsverlof treden de promovendus en de academiedirecteur in overleg teneinde de consequenties voor de voortgang van de promotie te bepalen. 4. De bijdrage vanuit het lectoraat a. Waar mogelijk treedt de lector op als dagelijks begeleider of co-promotor van de promovendus. De bijdrage van het lectoraat bestaat voorts uit: een aanstelling van 0,2 fte per jaar bij de kenniskring, gedurende een periode van 4 jaar. 5. De bijdrage vanuit de academie a. De academiedirecteur biedt de promovendus de praktische voorwaarden die hij of zij nodig heeft om het onderzoek binnen de tijd te kunnen uitvoeren en zorgt voor de inbedding van de promovendus en zijn onderzoeksactiviteiten in de academie. b. De promovendus kan hiertoe een beroep doen op een door de academiedirecteur vast te stellen deel van de deskundigheidbevorderingsgelden. Een onderbouwde begroting van de promotie-gerelateerde onkosten voor het totale promotietraject, vormt integraal onderdeel

10 pagina 10 van 13 van de aanvraag. De vergoeding van de onkosten door de academie vindt achteraf plaats, op basis van declaratie van de werkelijk gemaakte kosten door de promovendus. c. De academiedirecteur zorgt, waar noodzakelijk, voor vervanging van de 0,4 fte voor onderwijstaken gedurende de periode van vier jaar. d. In het geval een academie niet is aangesloten bij het expertisecentrum of lectoraat, vult de academie de onderzoeksaanstelling van de promovendus aan tot 0,6 fte, gedurende het vierjarige promotietraject. e. Met het indienen van de aanvraag promotiebekostiging spreekt de academie de intentie uit om de promovendus ook na het afronden van de promotie werkzaam te laten zijn in het onderwijs van de academie. 6. De bijdrage van de promovendus a. De bijdrage van de promovendus bestaat uit een forse persoonlijke inspanning, die in de meeste gevallen de reguliere arbeidstijd te buiten zal gaan. b. De promovendus is verplicht om de resultaten van zijn onderzoek al tijdens het promotietraject ten goede te laten komen aan zijn taken in het onderwijsproces en de kenniskring. c. De promovendus conformeert zich om tot minimaal 3 jaar na het afronden van de promotie bij Avans Hogeschool werkzaam te zijn ten behoeve van het onderwijs en gedurende deze periode niet uit dienst te treden. d. De promovendus is tijdens het gehele promotietraject minimaal 0,8 fte beschikbaar voor de promotie en de reguliere werkzaamheden en zal bijvoorbeeld geen verlof opnemen c.q aanvragen (anders dan het reguliere vakantieverlof J-4) indien en voor zover hierdoor niet langer aan de bedoelde beschikbaarheid kan worden voldaan. e. Artikel E-7 Cao Hbo (auteursrecht) is onverkort van toepassing. f. De promovendus verklaart zich vooraf schriftelijk bereid de hiervoor bedoelde inspanningen en bijdragen te leveren door ondertekening van de promotieverklaring. 7. De bijdrage van de promotor a. De promotor draagt zorg voor de adequate begeleiding van de promovendus. b. De promotor verklaart zich schriftelijk bereid de hiervoor bedoelde inspanning te leveren door ondertekening van de promotieverklaring.

11 pagina 11 van Aanvraagprocedure a. De aanvraag voor promotiebekostiging wordt gedaan door de academiedirecteur. Hiertoe zendt hij of zij in: het Aanvraagformulier toekenning van de bijdrage in de promotiebekostiging door het College van Bestuur volledig ingevuld en voorzien van originele handtekeningen aan het College van Bestuur, alsmede een digitale kopie. de schriftelijke verklaring van de promovendus als bedoeld in artikel 7 en de verklaring als bedoeld in artikel 8. b. De projectmedewerker onderzoek toetst de aanvraag op de Voorwaarden voor toekenning van de bijdrage in de promotiebekostiging door het College van Bestuur op volledigheid van de documenten. Op basis van het totaal aan informatie brengt zij een advies uit aan het College van Bestuur. c. De academiedirecteur en de betreffende diensten, DP&O en DFS, worden van het besluit van het College van Bestuur op de hoogte gesteld. d. Na toekenning worden de gemaakte afspraken bevestigd middels een aanvulling op de arbeidsovereenkomst met de promovendus. 9. Tussentijdse toetsing a. Uiterlijk drie maanden na aanvang van de promotieaanstelling heeft de promovendus een gedetailleerd werkplan gereed met daarin: Een uitgewerkte probleemstelling; Een indicatie van de beoogde uitkomsten; Een planning ter toetsing van de uitvoerbaarheid en de haalbaarheid. Een lijst met tussentijdse deliverables Een plan voor (tussentijdse) disseminatie van uitkomsten en onderzoeksvaardigheden in de thuisbasis (het lectoraat en/of de academie), met activiteiten na 1, 2, 3 en 4 jaar. b. De productie van het werkplan vindt plaats onder auspiciën van de promotor en wordt afgestemd met de lector en de academiedirecteur. Het plan wordt jaarlijks gemonitord en zo nodig bijgesteld. c. De vorderingen van de promovendus op basis van het genoemde werkplan worden bewaakt door de academiedirecteur in de normale functionerings- en beoordelingscyclus. Bij de beoordeling geven de promotor en de lector een zwaarwegend advies.

12 pagina 12 van Stopzetten financiering a. Het College van Bestuur behoudt zich het recht voor om na advies van de leidinggevende directeur de financiering tussentijds stop te zetten bij een aantoonbaar onvoldoende voortgang van het project. Hiervoor kan het College terugvallen op schriftelijke verslaglegging naar aanleiding van onder meer de functionerings- en beoordelingscyclus. b. Het College van Bestuur beslist maar biedt de mogelijkheid om een verzoek tot heroverweging in te dienen bij het College van Bestuur. Als de medewerker meent dat zijn rechtspositie wordt geschaad (financieel, functie inhoudelijk o.i.d.) kan hij de bezwaren kenbaar maken aan het College van Bestuur. Het College van Bestuur vraagt de directeur DP&O om advies en besluit daarna opnieuw. 11. Succesvol afronden van de promotie a. Afspraken over de taken die de promovendus na de promotie gaat uitvoeren worden gemaakt voorafgaand aan de aanvraag voor promotiebekostiging en worden jaarlijks besproken in de functionerings- en beoordelingsgesprekken. 12. Terugbetalingsregeling a. De promovendus is gehouden aan de terugbetaling van door Avans gemaakte kosten in het kader van het promotietraject indien promovendus zelf na twee (2) jaar besluit te stoppen, of binnen drie (3) jaar na afronding van het promotietraject uit dienst treedt. In beide gevallen moet het gaan om verwijtbaar handelen van de promovendus. b. Bij terugbetaling wordt uitgegaan van vaste bedragen: nadat het traject twee jaar heeft geduurd, nadat het traject drie jaar heeft geduurd en indien het promotietraject is afgerond. c. Tevens wordt een staffel gehanteerd waarbij uitdiensttreding direct na promoveren leidt tot een terugbetalingsplicht van 36/36 ste van de door Avans ten behoeve van het promotietraject vergoede out-of-pocketkosten. d. Elke maand na afronding van het promotietraject wordt de volledige terugbetalingsplicht met 1/36 ste verlaagd. 36 maanden na afronding van het promotietraject is de terugbetalingsplicht volledig afgebouwd. Indien artikel 10. of artikel 14. van toepassing is, is promovendus niet gehouden aan de terugbetalingsregeling. 13. Kader van de regeling a. Deze regeling gaat in per 1 juli 2015 (of zo mogelijk eerder) en is geldig tot en met 31 december b. Voor de periode van 2015 tot 2017 zijn vanuit de oorspronkelijke regeling nog 22 promotieplaatsen te vergeven. c. Deze plaatsen kunnen bezet worden door zittende docenten. d. De verdeling van deze plaatsen gebeurt in afstemming met de stuurgroepen van de expertisecentra.

13 pagina 13 van 13 e. De academies dienen jaarlijks in hun businessplan aan te geven of ze het komend jaar een aanvraag denken te gaan indienen. Hiervoor volstaat het te vermelden wie de plaats gaat bezetten en op welke termijn de volledige aanvraag te verwachten is. 14. Hardheidsclausule a. Indien zich in individuele gevallen omstandigheden voordoen welke leiden tot een onbillijke of onredelijke situatie voor de promovendus, kan een afwijkende regeling worden getroffen. Een beslissing hierover is uitsluitend voorbehouden aan het College van Bestuur. Hiertoe kan de promovendus een beroep op de hardheidsclausule schriftelijk indienen bij het College van Bestuur. Binnen vier weken stelt het College de promovendus schriftelijk op de hoogte van de genomen beslissing.