Samen DENKEN, samen AFSPREKEN en samen DOEN!

Transcriptie

1 Formeel burgerinitiatief: Raad, zet dit op de agenda. Raad vraagt burgers: Wat wilt, kunt, weet u? De raad beslist Betrokken burgers vanuit drie perspectieven Voorstel: Laten we burgers een actieve rol geven in Opdracht: Betrek burgers bij uw beleid- en planvorming. De burger heeft kennis, ideeën, wensen en belangen Collega vraagt burgers: Denk, praat, beslis mee over Burgerinitiatief: Wethouder, help ons met Het college realiseert Samen DENKEN, samen AFSPREKEN en samen DOEN! september

2 2 Inhoud Woord vooraf 3 Samenvatting 4 1 Inleiding 5 2 Waarom kiezen we voor burgerparticipatie? Wat is de visie bij de inzet en organisatie van burgerparticipatiebeleid? Wat betekent burgerparticipatie voor de zelfbewuste gemeente Westvoorne? Hoe begin je zo n transformatie? 7 3 Beleidskader Welke definitie hanteren we als we praten over burgerparticipatie? Participatieniveaus - De participatieladder In welke beleidsfasen kan burgerparticipatie worden toegepast? Wie doet wat in welke beleidsfase? Afwegingskader burgerparticipatie A. Politieke en bestuurlijke randvoorwaarden B. Organisatorische randvoorwaarden Spelregels - wat mogen inwoners van de gemeente verwachten? Borging van burgerparticipatiebeleid in de organisatie 16 Bijlagen 1 Uitgangspunten, omgevingsfactoren en doelen van 18 2 Beleidsfasen 20 3 Rollen en verantwoordelijkheden 22 Gebruikte literatuur Deze notitie is gebaseerd op : Materiaal van verschillende gemeenten (o.a. Nieuwkoop, Leek en Velsen). Spoorboekje burgerparticipatie voor raad en college, een uitgave Van In actie met burgers! Boekje De burgemeester als houder van de democratie, over de zorg voor kwaliteit van participatieprocessen Hein Albeda - Utrecht april Overig workshopmateriaal aangeleverd door Hein Albeda.

3 3 Woord vooraf Beste lezer en collega, Jij vertegenwoordigt als ambtenaar, raadslid, wethouder of MT lid net als ik de inwoners van (jouw) gemeente Westvoorne. Jij maakt beleid en neemt besluiten die van invloed zijn op de directe leefomgeving. De inwoners van Westvoorne willen hier vaak bij betrokken worden. Sterker nog, zij komen zelf ook steeds meer in actie. De initiatiefnemers van het ATB-parkoers in Oostvoorne zijn hiervan zo n mooi voorbeeld. Dit vraagt om een andere manier van werken. Met als doel: een slagvaardige gemeente met beter en gedragen beleid. Hoe benut jij de ideeën en denkkracht van de inwoners van jouw gemeente zonder het algemeen belang uit het oog te verliezen? En welke rol heb of neem jij zelf in dit proces? De beleidsnotitie burgerparticipatie, Samen denken, samen afspreken en samen doen! is een uitwerking van de beleidsnotitie Communicatie en het collegeprogramma en geeft je een kader voor burgerparticipatie. Met deze notitie wordt het leerproces van burgerparticipatie voortgezet. Door te experimenteren en van de leerervaringen gebruik te maken en te innoveren wordt burgerparticipatie in de gemeente Westvoorne vorm gegeven. Deze notitie moet daarom ook niet als einddoel, maar als een vervolgstap worden beschouwd. Laat je inspireren, overleg met collega s en inwoners! Samen denken, samen afspreken en samen doen! Peter de Jong Portefeuillehouder

4 4 Samenvatting Mensen willen vaker hun stem laten horen, meedenken én zelfs meebeslissen. Dit blijkt ook uit de interviews die zijn gevoerd voor de beleidsnota Communicatie, de reacties van inwoners bij (bouw)projecten en uit de evaluatie van het wijkveiligheidsbeleid. Directe betrokkenheid van burgers bij beleid- en besluitvorming is steeds meer een belangrijke randvoorwaarde om concrete resultaten te bereiken voor ingewikkelde maatschappelijke vraagstukken. Door de direct betrokkenen in een vroeg stadium te betrekken, ontstaat er beter beleid. Immers, geen enkele ambtenaar of politicus weet zo goed wat het probleem is en niemand kent de voor- en nadelen van mogelijke oplossingen beter, als de direct betrokkenen zelf. Daarnaast is de acceptatie van de gekozen oplossing groter als er ruim gelegenheid is geweest om mee te denken en te praten. In het collegeprogramma Samen werken aan verbetering is burgerparticipatie het eerste speerpunt. De behoefte is geuit om te komen tot een kader voor burgerparticipatie. Met burgerparticipatie wil de gemeente Westvoorne burgers betrekken bij het beleid. Voor betere aansluiting op de verschillende wensen van burgers en beter gebruik te maken van de kennis van burgers. Hierdoor wordt de kwaliteit en de effectiviteit van het beleid verbeterd en ontstaat draagvlak. heeft vele vormen en is maatwerk. Het moet geen doel op zich zijn. Ook moet helder zijn wat we onder burgerparticipatie verstaan. Een definitie van participatie is van belang. gaat niet vanzelf. Raadsleden, collegeleden en ambtenaren zullen extra inzet moeten plegen om open te staan voor burgerparticipatie. Deze andere manier van werken dienen zij zich eigen te maken en in de praktijk vorm te geven. Dit kost tijd en randvoorwaarden zoals budget en capaciteit zijn belangrijke aandachtspunten. Het is een leerproces om uiteindelijk ervoor te zorgen dat burgerparticipatie in het hart van de organisatie komt te zitten! Een handvat voor burgerparticipatie vormt de participatieladder. Hierdoor wordt inzichtelijk gemaakt wanneer en hoe burgerparticipatie te gebruiken is. Om te bepalen of burgerparticipatie op zijn plaats is, is een afwegingskader opgesteld. Ook wordt ingegaan op de fasen en actoren in een participatietraject en de rollen van gemeenteraad, college, ambtenaren en burgers. Voor een goede borging van beleid en uitvoering worden maatregelen gegeven voor structuur, cultuur en beleid. Borging van processen is een veranderingsproces. En dat vraagt wat anders dan kennis over de werkwijze en individuele kwaliteiten van ambtenaren.

5 1 Inleiding 5 Het collegeprogramma Samen werken aan verbetering is aanleiding voor het opstellen van een kader voor burgerparticipatie. In het collegeprogramma wordt de burger gezien als samenwerkingspartner. is niet nieuw voor de gemeente Westvoorne. We laten de burger al op verschillende manieren en over diverse onderwerpen meepraten. De gemeente beseft dat de maatschappij complexer is geworden en dat burgerparticipatie een methode is om in te zetten bij verschillende beleidsvraagstukken. Dat burgerparticipatie een bijdrage kan leveren aan de kwaliteit van gemeentelijk beleid en zorgt voor draagvlak, vertaalt zich in onze organisatie al ruimschoots in praktische initiatieven en structuren. Denk aan de aanpak bij wijkveiligheidsplannen en het aantal adviescommissies. Een knelpunt in de huidige inzet van het instrument burgerparticipatie is dat het grotendeels ad hoc gebeurt met wisselend succes. Kaders en tools die medewerkers helpen bij het maken van keuzes om wel of niet een participatietraject in te gaan en theoretische en praktische ondersteuning ontbreken. In het verleden heeft de inzet van burgerparticipatie teleurstellingen met zich mee gebracht, bijvoorbeeld doordat het traject niet planmatig werd aangepakt of er te weinig kennis in huis was om het traject goed te laten verlopen of verkeerde verwachtingspatronen waren gewekt. De manier waarop burgerparticipatietrajecten tot stand komen en het proces dat daarop volgt is verschillend. Dit geeft niet alleen onduidelijkheid bij inwoners maar ook bij de lokale politiek. Om in de toekomst burgerparticipatie effectiever vorm te geven zijn duidelijke spelregels nodig. Een eerste aanzet voor deze spelregels is de beleidsnotitie. De doelstelling van deze notitie is het formuleren van beleid, waarin antwoord wordt gegeven op de volgende vragen: Waarom kiezen we voor burgerparticipatie? Wat verstaan we onder burgerparticipatie? Wie doet wat in welke beleidsfase? Wanneer zetten we burgerparticipatie in? Hoe managen we de verwachtingen over burgerparticipatie? Hoe borgen we burgerparticipatie? # Dat betekent dus dat ze invloed De burger als samenwerkingspartner. moeten kunnen uitoefenen. Door het beantwoorden van deze vragen wordt het kader voor burgerparticipatie geschetst. Het kader - de notitie - is een essentiële stap in het vervolgtraject om participatie meer tussen de oren van de gemeente Westvoorne te brengen. Deze notitie biedt burgerde gemeenteraad, college en ambtenaren de mogelijkheid om burgerparticipatie (meer) in te bedden in de werkwijze van de organisatie. Met het beleidskader leggen we vast hoe gemeente Westvoorne omgaat met burgerparticipatie en binnen welk kader dit plaatsvindt. is hierbij wel een leerproces en geen papieren nota, met een sterke nadruk op regels en procedures. De gemeente moet blijven leren en de beleidsnota verder ontwikkelen om effectief te zijn. De toekomst met actieve burgerparticipatie is niet zomaar bereikt en vraagt om oefenen en experimenteren. Beïnvloedingsfactoren zoals de mate van beleids- en/of juridische ruimte en het managen van verwachtingen spelen daarbij een belangrijke rol. Helderheid over en een duidelijk beleidskader waarbinnen burgerparticipatie kan plaatsvinden zijn randvoorwaarden om met burgerparticipatie aan de slag te gaan.

6 6 2 Waarom kiezen we voor burgerparticipatie? Het collegeprogramma beschrijft onderstaande visie op het inzetten van burgerparticipatie. Directe betrokkenheid van burgers bij beleid- en besluitvorming is steeds meer een belangrijke randvoorwaarde om concrete resultaten te bereiken voor ingewikkelde maatschappelijke vraagstukken. Het gemeentebestuur zal nadrukkelijk de samenwerking met de burgers zoeken en hun denkkracht en inzet benutten bij het zoeken naar oplossingen voor problemen. Op deze manier vindt co-productie van beleid plaats. Ook bij de fase van uitvoering en beheer zullen burgers nadrukkelijk betrokken worden. Halverwege deze raadsperiode wordt via een (digitaal) onderzoek nagegaan wat de resultaten zijn van deze nieuwe manier van werken. Daarnaast zullen via de website regelmatig onderzoeken onder burgers plaatsvinden. Er vindt ook onderzoek plaats naar de mogelijkheid van het in het leven roepen van een of meer burgerpanels. Voor een overzicht van de uitgangspunten, omgevingsfactoren en meerdere doelen van burgerparticipatie zie Bijlage Wat is de visie bij de inzet en organisatie van burgerparticipatiebeleid? De gemeente Westvoorne zet burgerparticipatie vooral in voor betere aansluiting op de verschillende wensen van burgers en beter gebruik te maken van de kennis van burgers. Ter bevordering van de kwaliteit van gemeentelijk beleid en om draagvlak voor beleid te vergroten. Dit kan in alle onderdelen van het beleids proces, dus bij zowel het ontwikkelen van beleid en projecten, als bij de uitvoering ervan. De afweging over de inzet van het instrument moet structureel gebeuren, volgens een vastgesteld stappenplan. Daarbij is het kunnen voldoen aan de randvoorwaarden van doorslaggevend belang. Westvoorne zet het instrument in op een planmatig en gecoördineerde wijze waarbij de uitvoering maatwerk is. Volgens een professionele methode op papier die consequent in de praktijk wordt toegepast. Zo nodig maakt de gemeente (financiële en/of personele) middelen vrij voor de planvorming, coördinatie en/of uitvoering en evaluatie van het instrument.

7 7 De toekomst is een gemeente waarbij het vanzelfsprekend is dat burgers participeren bij de planen beleidsvorming. Westvoorne zet inwoners zo veel mogelijk in als adviseur of co-producent. Maar juist niet voor alles, het is ook vaak prima om inwoners gewoon te informeren. Dit betekent dat gemeenteraad, college en ambtenaren moeten leren omgaan met een andere manier van denken en werken en een andere bestuurlijke cultuur actief stimuleren. Door middel van experimenteren en leren wordt de organisatie in staat gesteld om daar stappen in te kunnen maken. Soms ondersteund door het aanleren of versterken van competenties door scholing of training. Het is echter wel van belang om daarbij een realistisch ambitieniveau voor ogen te houden. een hoge(re) prioriteit geven heeft invloed op de inzet van raadsleden, collegeleden en ambtenaren, zowel in tijd als ook in financieel opzicht. We moeten daarom realistisch blijven in welke inzet we willen plegen en hoeveel tijd en financiële middelen we daaraan willen besteden. Meer tijd hieraan vooraf besteden, verdient zich op langere termijn vaak terug. 2.2 Wat betekent burgerparticipatie voor de zelfbewuste gemeente Westvoorne? vraagt om duidelijke keuzes, een andere manier van werken, integraal samenwerken en een langetermijnvisie. moet onderdeel worden van het organisatieveranderingsproces en de gemeentelijke strategie op lange termijn. sluit naadloos aan op onze organisatie-ontwikkeling en wordt getoetst aan onze kernwaarden samenwerken, externe gerichtheid, verantwoordelijkheid en reflectie. is een leerproces en onderdeel van de cultuurverandering met een andere houding en ander gedrag, zowel op bestuurlijk (raad en college)-, als op management- en medewerkerniveau. Met burgerparticipatie maakt Westvoorne zich klaar voor de toekomst! En dat doen we met elkaar. 2.3 Hoe begin je zo n transformatie? << Kwaliteit en effectiviteit van het beleid worden verhoogd en Het belangrijkste is dat het gemeentebestuur heldere keuzes maakt over de mate van inspraak van burgers en daarvoor ook capaciteit en budget reserveert. Deze beleidsnotitie is hiervoor de basis. In 2011 wordt de conceptnotitie besproken met het ambtelijk apparaat, MT-leden, college, raad en waar mogelijk de inwoners. Welke keuzen er in de komende maanden ook worden gemaakt, de gemeente moet hiervoor draagvlak hebben. Het moet voor alle betrokkenen duidelijk zijn wat het gemeentelijke participatiebeleid inhoudt. Raadsleden zijn voor inwoners de aangewezen partners. Zij kunnen de mening van de inwoners verwoorden en samen met het college tot een standpunt komen. Daarnaast zijn zij de ambassadeurs die het gekozen beleid moeten uitdragen. De volgende stap is het vaststellen van het participatiebeleid door de raad in 2011 en het (nieuwe)beleid in 2012 borgen/opnemen in het organisatieontwikkeltraject. In 2013 wordt deze manier van werken geëvalueerd om te kijken of het werkt en wordt het participatiebeleid eventueel bijgesteld. het draagvlak voor te nemen beslissingen wordt vergroot.

8 8 3 Beleidskader Hoe maken we burgerparticipatie voor zowel het bestuur en de organisatie als voor de burgers zo helder en hanteerbaar mogelijk? Hiervoor moeten wij een kader formuleren. Een kader dat fungeert als handvat over hoe burgerparticipatie goed wordt toegepast, zodat alle partijen en betrokkenen er zoveel mogelijk aan hebben. Dat betekent dus vooraf het goed benoemen van spelregels, participanten, randvoorwaarden en uitgangspunten. Het beleidskader heeft tot doel de toepassing van burgerparticipatie op een succesvolle, gestructureerde, consistente en stuurbare/gecontroleerde manier te laten plaatsvinden. Hierbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van wat er al over burgerparticipatie is geschreven, ervaringen en wensen binnen de organisatie op dit gebied. Ook wordt gekeken naar goede praktijkvoorbeelden en innovatieve ideeën van omliggende gemeenten. Met vaststelling van het kader door de raad wordt een aanzet gegeven voor kaderstelling, die het uitgangspunt is voor de verdere beleidsontwikkeling burgerparticipatie. 3.1 Welke definitie hanteren we als we praten over burgerparticipatie? is een middel om de kwaliteit van het beleid te verbeteren en het draagvlak voor een plan of beslissing te vergroten. Als we het hebben over burgerparticipatie in de zin van meedenken, meepraten en meebeslissen kan burgerparticipatie worden omschreven als: is het proces waarbij gemeente, burgers, maatschappelijke organisaties, ondernemers en eventueel externe deskundigen via een open houding naar elkaar en een vooraf besproken aanpak samen vorm en inhoud geven aan de ontwikkeling, uitvoering en/of evaluatie van (delen van) plannen of beleid. Het proces is gericht op het benutten van elkaars deskundigheid waardoor de kwaliteit en effectiviteit van het beleid worden verhoogd en het draagvlak voor te nemen beslissingen wordt vergroot. (mee)beslissen 3.2 Participatieniveaus - De participatieladder coproduceren adviseren raadplegen informeren De participatieladder hanteren we om een afgewogen keuze voor een participatietraject te kunnen maken. De treden van de ladder zijn de rollen die burgers krijgen toe-bedeeld in een participatieproces. Elke trede stelt een bepaalde mate van invloed voor. Van weinig bij de 1e trede (informeren) tot veel bij de laatste trede (meebeslissen). De verschillende treden zijn: informeren, raadplegen, adviseren, co-produceren en mee-beslissen. In dit kader wordt Informeren niet als een vorm van participatie beschouwd, aangezien de burger hierbij slechts op de hoogte wordt gesteld van een bepaald beleidsvoornemen. De burger krijgt hierbij niet de kans om - op welke manier dan ook - invloed uit te oefenen op dat beleid. De participatieladder zorgt niet voor een structurele mate van participatie. Deze verschilt afhankelijk van de beleidsfase en de complexiteit van het beleidsproces

9 Niveau van participatie Rollen van gemeente en inwoners Informeren 9 Inwoners worden door de gemeente geïnformeerd en kunnen vrijblijvend reageren. Er wordt niet afgesproken wat met de reactie wordt gedaan. De gemeente bepaalt zelf de agenda voor besluitvorming en houdt betrokkenen op de hoogte. Betrokkenen hebben geen inbreng. Hun rol is toehoorder. Feitelijk is dit geen participatie. Plannen worden door de gemeente opgesteld zonder dat belanghebbenden invloed hebben. Informeren vindt vaak na besluitvorming plaats. Bijvoorbeeld door een wijkbericht, de gemeentepagina, informatieavonden of de website. 1 Raadplegen Het politiek bestuur bepaalt zelf de agenda voor de besluitvorming. Ziet betrokkenen als gesprekspartners bij ontwikkeling van beleid. Meningen, ervaringen en ideeën/opvattingen van inwoners/ betrokkenen over of visie op bepaalde beleidsonderwerpen worden geïnventariseerd, maar zijn voor de gemeente niet bindend. De burgerrol is dus die van geconsulteerde/informant. De deelname is relatief kort en weinig inspannend, de verantwoordelijkheid is licht. Plannen worden door de gemeente opgesteld en voorgelegd aan belanghebbenden. De reacties van belanghebbende worden meegenomen in het vervolgproces. De reacties vormen mogelijk bouwstenen voor beleid. De vrijheid van de politiek om de resultaten te gebruiken is relatief groot. Politieke bestuurders verbinden zich niet aan de resultaten die uit de gesprekken voortkomen. Raadplegen vindt veelal tussen ambtelijke voorbereiding en bestuurlijk meningsvorming plaats. Voorbeelden zijn inspraakavonden, hoorzittingen, (digitale) burgerpeiling en enquêtes. 2 Adviseren NB. Het verschil tussen raadplegen en adviseren is niet altijd duidelijk aan te geven. Het ligt soms dicht tegen elkaar aan. Het politieke bestuur bepaalt zelf de agenda. Betrokkenen krijgen informatie over een beleidsonderwerp en kunnen problemen en oplossingen aandragen. Overleggen daarover en komen tot een advies aan het gemeentebestuur over dat onderwerp. Dit advies speelt een volwaardige rol bij het ontwikkelen van beleid. De rol van de participant is adviseur. De betrokken partijen kunnen ook zelf met een voorstel komen. Dit hoeft niet aan te sluiten op een plan van de gemeente of ontwikkelaar. Deelname vergt een redelijke tijdsinvestering van burgers; bij adviesraden zelfs een substantiële. Deelnemers nemen een duidelijke verantwoordelijkheid: ze zijn aanspreekbaar op hun advies. Politieke bestuurders verbinden zich niet aan de resultaten van het interactieve traject. Raad of college kunnen weliswaar het advies naast zich neerleggen bij de uiteindelijke besluitvorming, maar ze dienen wel uitvoerig te beargumenteren waarom ze dat doen. Adviseren vindt veelal tussen ambtelijke voorbereiding en bestuurlijke meningsvorming plaats. Voorbeelden zijn Wmo-adviesraad, expertmeetings, dorpsraad. 3 Co-produceren Het politieke bestuur en de betrokken inwoners bepalen samen de probleem-agenda en zoeken samen naar oplossingen. Samen met beleidsambtenaren en eventueel externe deskundigen werken ze beleidsvoorstellen uit. De betrokkenen zitten zelf aan tafel om over uitgangspunten, een plan of ontwerp mee te denken. Vaak al in een vroeg stadium om ook het proces mede vorm te geven. Dit heet een open plan proces. De rol van de participant is samenwerkingspartner en lijkt op die van beleidsambtenaar. Deelnemers investeren relatief veel tijd en ze nemen ook hier een duidelijke verantwoordelijkheid: ze zijn mede-aanspreekbaar op de geleverde voorstellen/plannen/oplossingen. De gemeente verbindt zich aan deze oplossingen in de besluitvorming. Bestuurders kunnen bij de uiteindelijke besluitvorming beargumenteerd afwijken van de inbreng van de deelnemers, maar hun commitment is veel zwaarder dan bij het participatieniveau adviseren. De politiek moet het resultaat zwaar mee laten wegen in de besluitvorming en dient veel aandacht te geven aan terugkoppeling naar de deelnemers over het effect van hun inbreng. Voorbeelden zijn overleggroepen, convenanten, werkateliers. 4 Meebeslissen Beleidsontwikkeling en besluitvorming wordt aan de betrokkenen gedelegeerd/overgedragen. De betrokkenen hebben de rol van medebeslisser. Het ambtelijk apparaat vervult een adviserende rol. Het politiek bestuur verbindt zich aan deze besluiten. Inwoners nemen zelf beslissingen binnen het kader dat de raad stelt. Soms spreekt men ook wel van beslissingen van inwoners als buurt-, dorps- of wijkbewoners zelf bestemmingen mogen geven aan hun buurt-, dorps- of wijkbudget. De raad geeft dan gecontroleerd en onder strikte voorwaarden bevoegdheden aan een groep inwoners. Vanzelfsprekend moeten dan zaken als representativiteit (in de zin van gelegitimeerde vertegenwoordiging), verantwoording en controle, goed zijn geregeld.

10 In welke beleidsfasen kan burgerparticipatie worden toegepast? Het proces van beleidsvorming bestaat uit 5 fasen met ieder hun eigen kenmerken. In iedere fase van beleidsvorming kan opnieuw de mate van participatie worden bepaald. Voor meer uitleg over de beleidsfasen, zie bijlage 2. Fase Kenmerken Voorbereiding Participatie vindt plaats in de fase van agendavorming. Dit wordt ook wel de initiatieffase genoemd. Deelnemers dragen onderwerpen aan voor beleid. Ontwikkeling Dit wordt ook planvorming genoemd. Deelnemers denken mee over de plannen van de gemeente en over beleidsalternatieven. Besluitvorming Inwoners nemen zelf een beslissing (binnen het kader dat de raad stelt). Uitvoering Deelnemers gaan participeren bij de uitvoering van het beleid, of ze gaan meedenken over hoe de uitvoering het best georganiseerd kan worden. Evaluatie Inwoners hebben een rol in de beoordeling van de effecten van het beleid. 3.4 Wie doet wat in welke beleidsfase? Beleid Onderwerpen Kader Beleid Begeleiding Wie doet wat? Inwoners, bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties Gemeenteraad College van B&W Ambtelijke organisatie Voorbereiding Geven signalen aan het college en raad over onderwerpen die politiek aan de orde moeten komen. Krijgen inzicht in welke onderwerpen wanneer in paricipatie worden ontwikkeld en welke niet. Kunnen initiatiefnemer zijn door burgerinitiatief. Draagt onderwerpen aan op basis van termijnkalender en signalen uit de samenleving. Stelt randvoorwaarden aan het college en geeft aan wie minimaal bij het proces betrokken moeten worden. Draagt onderwerpen aan op basis van college-programma en vanuit burgerinitiatief. Toetst alle onderwerpen (ook van de raad) op haalbaarheid voor participatie aan de hand van randvoorwaarden. Stelt onderwerpen vast voor participatie. Adviseert bij toetsing van onderwerpen. Ontwikkeling Zijn deelnemers aan het participatieproces zowel digitaal als tijdens gespreksrondes. Volgt het proces van participatie. Eventueel tussentijdse evaluatie. Laat startdocument opstellen en kiest een methode. Start participatietraject. Rondt participatietraject af. Stelt startdocument op en verzorgt actoren- en krachtenveldanalyse. Begeleidt proces en inhoudelijke expertise. Beheert content internet en overige communicatieuitingen. Adviseert college. Besluitvorming Worden geïnformeerd over het besluit en hebben vervolgens de mogelijkheid tot inspraak (als inspraak verplicht is). Wordt geïnformeerd over voorlopige eindconclusies uit de participatie en geeft het resultaat vrij voor inspraak. Raadsbesluit. Inspraakprocedure indien dit verplicht is. Collegebesluit. Uitvoering Worden betrokken op uitvoeringsniveau, op basis van genomen besluit(en). Controlerende rol in de uitvoering. Voert regie over uitvoering. Zorgt voor uitvoering. Evaluatie Gebruiken (interactieve) vormen van evaluatie. Ontvangen resultaten van de evaluatie. Evaluatie over de uitvoering. Zorgt voor evaluatie.

11 Rolverdeling tussen raad en college Ook op het gebied van burgerparticipatie moet er een heldere taakverdeling zijn tussen raad en college. In dit verband wordt aangesloten bij de taakverdeling zoals deze is vastgesteld bij de invoering van het dualisme. 11 De raad heeft een kaderstellende en controlerende taak en het college draagt zorg voor beleidsvoorbereiding en uitvoering. In de praktijk kan dit betekenen dat de gemeenteraad de burgers betrekt bij zijn oordeelsvorming over de inhoud van het beleid en/of plannen en bij de evaluatie van de bereikte resultaten. Het college is verantwoordelijk voor het realiseren van de betrokkenheid van de burgers bij de beleidsvoorbereiding en de beleidsuitvoering. Voor meer uitleg over de verschillende rollen van college en raad en de verantwoordelijkheden, zie Bijlage 3. Rol burgers Burgers zijn participanten in het participatieproces. Onder burgers wordt verstaan inwoners en vertegenwoordigers van instellingen en bedrijven. Burgers kunnen verschillende rollen innemen in het participatieproces. Bijvoorbeeld probleemeigenaar, uitvoerder, initiatiefnemer, adviseur, aflegger van verantwoording, budget beheerder, ontwikkelaar van beleid/plan of vinder van oplossing. De gemeente Westvoorne ziet de burger als partner en participant. De betrokkenheid van de burgers, maatschappelijke organisaties en ondernemers is één van de speerpunten tijdens deze collegeperiode. Onder deze groepen is veel kennis aanwezig en daar maakt de gemeente Westvoorne graag gebruik van. De betrokkenheid en medeverantwoordelijkheid van (groepen) burgers wordt heel erg gewaardeerd. 3.5 Afwegingskader burgerparticipatie Als wet- en regelgeving van hogere overheden, eerder beleid of regelgeving van de eigen overheid, of financiële of andere beperkingen geen mogelijkheden meer geven voor verschillende reële beleidsalternatieven, dan is burgerparticipatie onwenselijk. Meedenkende burgers moeten substantiële keuzen kunnen maken. Het beleidsonderwerp moet voor individuele inwoners - of tenminste voor een bepaalde categorie daaruit - direct van belang en ook begrijpelijk zijn of minstens begrijpelijk kunnen worden gemaakt. Technisch-bestuurlijke onderwerpen zoals de relatie tussen raad en college, intern-organisatorische onderwerpen als bijvoorbeeld de structuur en werking van het ambtelijk apparaat en juridische en/of financiële problemen zijn in het algemeen niet geschikt voor burgerparticipatie. Met een meerjarenplanning wordt participatie inzichtelijk gemaakt. Sectorhoofden geven in het sectorplan (langetermijnplanning) - in overleg met teamhoofden - een inschatting bij welke projecten/activiteiten burgerparticipatie een rol gaat spelen. Bij de daadwerkelijke uitvoering zal het niveau van participatie en de invulling worden bepaald. Aanvullingen op de activiteitenplanning zijn de thema s van het college-programma.

12 12 3.6A Politieke en bestuurlijke randvoorwaarden Het moet duidelijk zijn welke politieke en bestuurlijke randvoorwaarden zijn vastgesteld. De politieke randvoorwaarden zijn: De burgemeester is coördinerend portefeuillehouder van het burgerparticipatiebeleid. Het college is verantwoordelijk voor de vormgeving van burgerparticipatieprocessen. Bij (burgerparticipatie)projecten wordt altijd gewerkt met een startnotitie. De startnotitie wordt opgesteld door het college en aangeboden aan de raad. Helder moet zijn dat het een beperkt stuk is met vaste onderdelen zoals: Aanleiding, Probleem, Doelen, Actoren, verwacht Proces, (en eventueel verder: Uitwerking sturing, Interactief beleid, Uitvoering, Monitoring, Handhaving). De verwachtingen worden meegenomen in de startnotitie. Hoe vroeg de raad wordt betrokken wordt aangegeven bij het onderdeel Uitwerking sturing. Bij grotere burgerparticipatieprojecten wordt het formuleren van standpunten en vormgeving van processen gesplitst in 3 fasen: B. beeldvorming, O. opinievorming en B. besluitvorming. De raad wordt geïnformeerd over de aanpak van burgerparticipatietrajecten tijdens de informatieronde. De raad wordt om haar inbreng gevraagd bij startnotities, fase 1 beeldvorming en fase 2 opinievorming tijdens de debatronde. Tijdens deze ronde kan ook de rol van de raad worden besproken. Bij het aangeven van de kaders wordt onderscheid gemaakt tussen welke beslissingen aan de raad zijn en welke ruimte er is in participatieprocessen. Er wordt altijd gewerkt met een startnotitie en/of bestuurlijke opdracht. Deze wordt opgesteld door het college en aangeboden aan de raad.

13 13 3.6B Organisatorische randvoorwaarden Hoe ga je om met initiatieven van buiten die vaak niet stroken met de interne planning met het gemeentelijk beleid? Een punt van aandacht is de organisatiecultuur. komt van een min of meer gesloten cultuur en werkt aan een open cultuur. Het is daarom van groot belang dat medewerkers die veel contact hebben met inwoners, zoals wijkambtenaren en projectleiders van bouwprojecten, voldoende ondersteund worden door het management. Hierbij wordt de rol van ICT als ondersteuningsinstrument steeds groter aangezien ICT inspeelt op verschillende doelgroepen en hun wensen. Mensen worden niet gevraagd om naar de gemeente te komen, maar kunnen op het moment dat zij willen, beschikken over de informatie die aansluit op hun behoeften. Of een vraag per mail versturen. Nieuwe technologie betekent mensen meer persoonlijk aanspreken en sneller informatie verspreiden en geven. Daarbij moet duidelijk zijn wat de organisatorische randvoorwaarden zijn die richting en vorm geven aan het beleidsproces. Deze organisatorische randvoorwaarden zijn: Vooraf is bij elk participatietraject duidelijkheid en overeenstemming over de rollen en de inbreng van de raad, het college, het ambtelijk apparaat en de deelnemers van het traject. Hierdoor is het mogelijk om regie te voeren op dit proces. Naast een heldere rol- en taakverdeling informeert gemeenteraad en college elkaar over óf en op welke wijze burgerparticipatie wordt toegepast bij belangrijke onderwerpen. Het college doet dit door middel van een aparte communicatie/burgerparticipatie paragraaf in startnotities of raadsvoorstellen en dit voor te leggen aan de gemeenteraad. Ook kan het voorkomen dat in het kader van bijvoorbeeld nieuwe ontwikkelingen zowel de gemeenteraad als het college burgers wil raadplegen en er een gezamenlijk traject wordt georganiseerd of dat de gemeenteraad het college de opdracht geeft de participatie vorm te geven. Als er geen voldoende geld en ambtelijke tijd beschikbaar is, wordt burgerparticipatie niet meer dan wettelijk verplicht en noodzakelijk om het proces soepel te laten verlopen. Ook is mogelijk dat extra geld wordt vrij gemaakt en externe expertise voor coördinatie en uitvoering wordt ingehuurd. Hierbij blijft de gemeente altijd de regie voeren. Heldere communicatie met onze burgers over de inrichting en het verloop van een interactief proces als participatie Een interactief beleidsproces kost geld. Naast ambtelijke capaciteit en het faciliteren of huren van vergaderruimten, moet er expertise worden ingehuurd, gesprekleiders*, verslaglegging en wervings-acties georganiseerd worden, informatiefolders worden ontwikkeld en geproduceerd, evenals nieuwsbrieven, maquettes, foto s etc. Hier moeten binnen de gemeentelijke begroting, via de projecten, financiële middelen voor worden gereserveerd. Werken met informatietechnologie, internet en op termijn met sociale media. Dit betekent een brede toepassing van ICT waarvoor veel techniek nodig is en waarbij een visie ontwikkeld moet worden op ICT gebied. Een ICT visie ter ondersteuning van (E) en gericht op de ontwikkeling van ICT vaardigheden van medewerkers. Een effectieve evaluatie in de vorm van onderzoek is een vak apart. Bij onderzoek wordt deskundige expertise ingezet. Vooraf wordt in de projectbegroting hiervoor budget gereserveerd, naast het budget voor de uitvoering van het interactieve traject. Het standaard opnemen van de post als apart onderdeel bij projectbegrotingen. * Goed voorzitterschap is een vak apart. Een externe voorzitter heeft geen afhankelijkheidsrelatie met de organisatie en kan daarom makkelijk op de zeepkist gaan staan en alle betrokken aanspreken.

14 Spelregels wat mogen inwoners van de gemeente verwachten? Bij participatie geldt nooit: baat het niet dan schaadt het niet. Een mislukt project kan nog jarenlang de verhouding tussen bestuur en inwoners verzuren. Wat vaak als valkuil naar voren komt is gebrek aan het managen van verwachtingen. Bijvoorbeeld de verwachting dat het gemeentebestuur de wensen van haar inwoners per definitie uitvoert. Maar meepraten is niet meebeslissen. Het is belangrijk om hier ook vooraf helder over te zijn, het gemeentebestuur beslist uiteindelijk. Zij moet een afweging maken tussen het algemeen belang en de belangen van de betrokkenen. Om het burgerparticipatieproces goed te laten verlopen moeten de verwachtingen helder zijn en daarbij horen spelregels. De belangrijkste zijn: 1 Het college nodigt inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties uit om onderwerpen op de politieke agenda te krijgen. Dit kan via het burgerinitiatief, contacten met de gemeenteraad en/of via vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties, het bedrijfsleven en wijkplatforms. Daarnaast hebben raadsleden vanuit de rol als volksvertegenwoordiger de verantwoordelijkheid om te vragen welke problemen en prioriteiten de inwoners van Westvoorne ervaren en welke behoeften en wensen er bestaan. 2 Het college en de raad interesseren zich écht voor inbreng van inwoners door ze voortdurend en volledig te informeren tijdens het proces. Het moet dus niet iets zijn voor de vorm, maar het beleid om burgerparticipatie in te zetten moet ook werkelijk gedragen en uitgedragen worden. 3 Het college maakt jaarlijks samen met de gemeenteraad een gezamenlijk overzicht van onderwerpen die geagendeerd worden voor burgerparticipatie. Het college baseert haar keuze van onderwerpen op het collegeprogramma en de gemeenteraad op reacties uit de maatschappij en op de zogenaamde termijnagenda van de gemeenteraad. 4 Het college betrekt bij haar onderwerpkeuze de politieke, bestuurlijke en organisatorische randvoorwaarden. 5 Het college motiveert de keuze van de gekozen onderwerpen. is geen doel op zichzelf. Er wordt bij elk project of beleidstraject de vraag gesteld of het interactief moet worden opgepakt en op welke manier. Welk doel wordt ermee beoogd? 6 Het college krijgt van de gemeenteraad heldere randvoorwaarden. 7 De gekozen onderwerpen worden in een tijdskalender geplaatst zodat voor iedereen duidelijk is voor welk onderwerp wanneer besluitvorming verwacht wordt. Bij deze planning wordt de randvoorwaarde tijd meegenomen. Als deze ontbreekt, kan niet voldaan worden aan een belangrijke randvoorwaarde. 8 Per onderwerp wordt van tevoren het participatieniveau bepaald (trede op de participatieladder): raadplegen, adviseren, coproduceren of meebeslissen. 9 Het college werkt elk burgerparticipatietraject uit, inclusief een actoren- en een krachtenveldanalyse. Wie bij een vraagstuk betrokken worden is afhankelijk van het onderwerp, waarbij niet bij voorbaat een beperking is. Ook kunnen er later in het proces nog actoren bij betrokken worden. 10 De rolverdeling en voornoemde kaders en randvoorwaarden zijn bij aanvang van het proces bij de actoren bekend en geaccepteerd.

15 15 11 Per onderwerp wordt van te voren bepaald wat er met de inbreng van de deelnemers gebeurt en worden afspraken gemaakt hoe besluiten worden teruggekoppeld met extra aandacht aan de argumentatie, zodat niet de indruk wordt gewekt dat er niets gedaan is met de inbreng van inwoners. 12 Het college maakt op voorhand duidelijk wanneer, hoe en in welke mate de actoren bij een interactief beleidsproces worden betrokken en wat er met hun inbreng gebeurt. 13 De raad let als representatieve vertegenwoordiger van de bevolking op waar representativiteit nodig is en op welke wijze dit is gewaarborgd. Verder is het belangrijk te zien of het lukt om stelselmatig alle actoren te bereiken en de verwachtingen goed te managen. Niets is erger dan een participatieproces waarbij de raad ruimte wil om zelf te beslissen, maar buurtbewoners menen dat zij beslissen. 14 Het college zorgt ervoor dat procedures zorgvuldig en goed doorlopen worden zodat hier geen discussie over ontstaat. Het moet gaan om de inhoud, discussies over verkeerde procedures leidt teveel af van de inhoud. 15 Het college zorgt ervoor dat evaluatie een vast onderdeel is van het proces zodat lering getrokken wordt om vervolgprocessen (nog) effectiever te laten verlopen. 16 Het college waardeert de inbreng van burgerinitiatieven. Bijvoorbeeld door de initiatiefnemers te melden in het burgerjaarverslag of, indien wenselijk, initiatiefnemers te faciliteren en/of te betrekken bij de uitvoering van het initiatief. 17 Voor het faciliteren van burgerparticipatie stelt de gemeenteraad jaarlijks budget beschikbaar in de gemeentelijke begroting voor de (extra) inzet van mensen en middelen. 18 Het college streeft naar zoveel mogelijk transparantie in het proces. Wel moet het mogelijk zijn dat betrokken partijen, in het belang van het proces, gezamenlijk afspraken maken over hoe om te gaan met de (tussentijdse) uitkomsten van het traject. 19 College en gemeenteraad dragen de verantwoordelijkheid om recht te doen aan de uitkomsten van het participatietraject. Als de besluitvorming geen duidelijke relatie heeft met de uitkomsten van de beleidsvoorbereiding en -ontwikkeling leidt dit onherroepelijk tot gebrek aan vertrouwen. 20 Tijdens elk participatieproces worden alle deelnemers blijvend geinformeerd over het verloop van het proces. Bij intensieve interactieve trajecten worden deelnemers blijvend op de hoogte gehouden van beleidswijzigingen, ook na afloop van het interactieve traject. 21 Het college blijft naast het ontwikkelen van de gemeentelijke website, ook op andere manieren mensen betrekken bij beleidsontwikkeling. Dit door bijvoorbeeld methoden als bijeenkomsten in de wijken. Per proces wordt maatwerk gehanteerd waarbij meerdere communicatiemiddelen naast elkaar kunnen worden ingezet. Ook zal aansluiting gezocht worden bij bestaande media in Westvoorne. Daarbij wordt gelet op de doelgroep, die vaak heterogeen is. Burgers verschillen van elkaar en zijn vaak niet te verdelen over verschillende herkenbare doel groepen. Social Media (zoals Twitter/ You-tube) en digitale communities (b.v. linked-in) zorgen ervoor dat groepen burgers op een andere manier, dan de traditionele manier, worden bereikt. 22 Het college blijft investeren in de ontwikkeling van de gemeentelijke website zodat interactieve applicaties als digitaal debat, digitale enquête, opiniewijzer en digitale burgerpanels mogelijk worden. Dit maakt het voor iedereen mogelijk om mee te doen aan of inzicht te hebben in de (interactieve) beleidsprocessen.

16 Borging van burgerparticipatiebeleid in de organisatie Een goede borging van beleid en uitvoering is afhankelijk van de maatregelen die Westvoorne neemt voor structuur, cultuur en beleid. In elk geval moet burgerparticipatie structureel zijn opgenomen binnen het formele beleid. Hierbij hoort ook evaluatie van het beleid als borgingsinstrument. De evaluatie van burgerparticipatie richt zich op twee onderdelen: Het burgerparticipatiebeleid/-proces Het maatschappelijke effect Evaluatie van het burgerparticipatiebeleid/-proces Het beleid wordt opgezet vanuit het beleidskader en kan steeds verder worden aangevuld en/of worden aangepast na evaluatie. Dit heeft als doel een betere beleidsontwikkeling door te leren om processen te verbeteren. Dit betekent: Evaluatie van elk burgerparticipatietraject volgens een vaste wijze Na twee jaar het burgerparticipatiebeleid evalueren Resultaten van de evaluatie doorvoeren in kaders voor burgerparticipatie 2014 = eventueel opstellen bijstellingsplan. Deze evaluatie heeft als doel om het proces te evalueren. Is er bij het burgerparticipatiebeleid/- project duidelijkheid over (financiële) middelen en capaciteit en is de inzet hiervan effectief en efficiënt. Dit is nodig om participatiebeleid goed vorm te kunnen blijven geven. Via onderstaand overzicht wordt de kwaliteit van het participatieproces beoordeeld Deze geeft tevens aan waar bij de start van een project al op kan worden gelet. Gericht op projectmatig werken Is aanwezige kennis benut? Zijn de juiste actoren betrokken? Zijn de betrokken belangen in beeld gebracht? Zijn de reële en mogelijke maatregelen geïnventariseerd? Was er vooraf duidelijkheid over voorgeschiedenis, lopend en komend beleid? Zijn de gekozen doelen realistisch, haalbaar en verwezenlijkbaar tegen lage maatschappelijke kosten? Is er een evaluatie gemaakt en is de evaluatie vastgelegd? Gericht op democratisch werken Is er op het juiste moment sturing gevraagd? Zijn politieke gevoeligheden geanalyseerd? Zijn de mogelijke verwachtingen goed gecommuniceerd? Stonden de processtappen in perspectief? Is tijd (procedures/termijnen) politiek/ juridisch goed benut? Is er een verrijking van ideeën geweest? Is gecontroleerd of de uitvoering conform de afspraak plaatsvindt?

17 17 Evaluatie van het maatschappelijke effect Dit heeft als doel om te zien of burgers daadwerkelijk qua participatie goed bediend worden. Dit betekent: In 2014 een monitoringsonderzoek Waar staat je gemeente met als minimaal gewenst beoordelingscijfer een 5,5. (nulmeting 2008: Westvoorne 4,8 - landelijk gemiddelde 5,1). Deze evaluatie heeft als doel om het maatschappelijke effect te evalueren. Worden inwoners voldoende betrokken bij totstandkoming van gemeentelijke plannen. Is de gemeente geïnteresseerd in de mening van haar burgers. Hebben burgers voldoende inspraakmogelijkheden op gemeentelijke plannen. Worden burgers voldoende betrokken bij de uitvoering van gemeentelijke plannen. Hebben burgers voldoende invloed op wat de gemeente doet. Dit is nodig om te beoordelen of we op de goede weg zitten.? Een veelgehoorde klacht: de gemeenteraad neemt aan het einde van een participatieproces een totaal andere beslissing. Hetzij vanuit eigen politieke overwegingen, hetzij in de waan van de dag.! Een veelgehoord compliment: de gemeenteraad doet open en betrokken aan het proces mee. Zij luistert, vraagt door en geeft ruimte aan burgers.

18 18 Bijlage 1 Uitgangspunten, omgevingsfactoren en doelen van Uitgangspunten Beleid wordt vaak beter als burgers erover meedenken, want burgers zijn niet alleen inwoners, maar ook vakmensen (ingenieur, hovenier, aannemer, jurist). Burgers weten veel; bewoners kennen hun eigen omgeving beter dan wie dan ook. De gemeente hoeft niet alles zelf te doen, want er zijn genoeg bewoners die zelf voor hun wijk willen zorgen; er zijn veel capabele mensen die misschien geen vier jaar, maar wel een kortere periode willen meewerken; er ontstaan steeds meer burgerinitiatieven: autonome projecten vanuit de samenleving. kan de legitimiteit van beslissingen vergroten, want door samenwerken kan naar een breed gedragen oplossing worden toegewerkt; burgers volgen niet meer één partij, maar hebben een eigen mening per onderwerp en willen vandaar uit meedenken. Direct contact tussen overheid en burger is nodig, want direct contact kan het wederzijds vertrouwen vergroten; direct contact kan de betrokkenheid van burgers bij de lokale politiek stimuleren; lokale politici kunnen via direct contact de wensen en belangen van hun burgers goed leren kennen. De totale kosten voor reguliere versus interactieve communicatie zijn nagenoeg gelijk, terwijl de baten bij interactieve trajecten fors groter zijn, want door samenwerken benut je ervaringsdeskundigheid (bij organisaties, burgers); eerder en direct contact kan kortere doorlooptijden betekenen en minder bezwaren; afhankelijkheidsrelatie neemt af en de mate van samenwerking en zelfwerkzaamheid neemt toe. Omgevingsfactoren Politieke speelveld verandert - De mondige burger, de kennissamenleving en het internet en de opkomst van de sociale media zoals twitter zorgen ervoor dat inwoners razendsnel geïnformeerd en georganiseerd zijn. Tegelijkertijd praten politieke partijen door de ontzuiling niet meer automatisch namens hun achterban. Collegeprogramma Samen werken aan verbetering - De samenleving is van ons allemaal en we zijn hier ook gezamenlijk verantwoordelijk voor. In sommige gevallen kan dit betekenen dat overheidstaken juist beter en goedkoper door inwoners en ondernemers zelf uitgevoerd kunnen worden, wat in deze tijd van bezuinigingen niet onbelangrijk is. Dit kan vooral gaan spelen bij buurt-, wijk- en dorpthema s zoals veiligheid.

19 19 Kloof tussen overheid en burger - Er is een gebrek aan vertrouwen in de overheid. Burgerparticpatie kan worden ingezet om vertrouwen in de democratie te versterken en betrokkenheid en contact tussen gemeente/politici te vergroten. Onbekend maakt onbemind. Om de legitimiteit van politiek en bestuur te herstellen is burgerparticipatie noodzakelijk. De gemeente krijgt grotere herkenbaarheid bij haar inwoners niet door achter het bureau te blijven zitten, maar juist door zelf actief naar buiten te treden en te laten zien waar ze mee bezig is. Slagvaardige overheid - Alles moet sneller en beter. Minder regels, meer service meer burgergericht, vraaggericht minder geld en meer kwaliteit. Het collegeprogramma draagt niet voor niks de titel Samen werken aan verbetering. Uit het organisatieontwikkelingsrapport kwamen de volgende pijlers naar voren: Zelfbewuste gemeente; vraaggericht en pro-actief. Van aanbodgericht naar vraaggericht = burgergericht en dienstverlenend. Structuurwijziging met een effectieve bedrijfsvoering en meer rendement en een grotere herkenbaarheid voor burgers. Doelen Verhogen kwaliteit van beleid - Het hoofddoel is om het beleid met nieuwe ideeën, suggesties en visies van inwoners te verrijken. Dan komen meestal gesloten vormen van burgerparticipatie in aanmerking. Die vormen maken het mogelijk om sterk gemotiveerde en op diversiteit geselecteerde inwoners bij elkaar te brengen en die van de nodige informatie te voorzien. Zij krijgen de tijd en de mogelijkheden om het beleidsonderwerp van alle kanten te bespreken om uiteindelijk een beredeneerd advies uit te brengen. Draagvlak voor beleid vergroten - Het doel is zoveel mogelijk inwoners informeren en raadplegen over het beleid. De gemeente wil de kans op weerstand tegen een concreet plan verminderen door aan het begin mensen te laten meedenken. Zo kan de gemeente in een vroeg stadium rekening houden met de wensen van inwoners. Niemand moet kunnen zeggen Mij is hierover niets gevraagd. Zelfwerkzaamheid van burgers bevorderen en burgerinitiatieven van de inwoners stimuleren - Door inwoners te laten participeren, wil de gemeente de inwoners meer bekend maken met wat de gemeente kan bieden op bijvoorbeeld wijkniveau. Vooral inwoners (meer) bewust maken van het feit dat ze zelf ook oplossingen kunnen vinden voor (beleids)problemen, is hierbij belangrijk. Sociale cohesie versterken - Sociale cohesie kan vergroot worden als inwoners met elkaar over beleid praten, naar oplossingen zoeken en zo elkaar goed leren kennen. Ook worden door deze participatievormen vaak moeilijk bereikbare groepen betrokken bij beleid, de gemeente en de wijk. Ideeën of informatie genereren - Het hoofddoel van participatie is om zoveel mogelijk ideeën en oplossingen vanuit verschillende perspectieven te verzamelen. Het is dan interessant om naast inwoners ook deskundigen, ondernemers, werknemers, etc mee te laten doen. Naast de overheid houden bovendien ook veel andere instellingen zich bezig met burgerparticipatie (bijvoorbeeld zorginstellingen en woningbouwcorporaties).

20 20 Bijlage 2 Beleidsfasen Fase 1 Beleidsvoorbereiding In deze fase wordt het onderwerp onderkend, geanalyseerd en gedefinieerd. Deze fase begint met de signalering van een maatschappelijk vraagstuk door een beleidsmedewerker, een bestuurder, een raadslid, een hogere overheid, een maatschappelijke instelling, een inwoner van Westvoorne of een groep inwoners. De eerste stap is vaststellen of dit vraagstuk ook daadwerkelijk een belangrijk onderwerp voor de gemeente is. Het antwoord op deze vraag en het gegeven of het probleem wel of niet de politieke agenda haalt zijn bepalend als het gaat om politieke erkenning. Deze erkenning is altijd de verantwoordelijkheid van het college of van de gemeenteraad. Na de politieke erkenning volgen de analyse en de definitie van het vraagstuk. Al in deze fase is het nodig om naast een gedegen analyse van de inhoudelijke problematiek te komen tot een analyse van de omgeving. Een actoren- en krachtenveldanalyse zijn nodig om inzicht te krijgen in de vraag wie bij een project betrokken kunnen of moeten worden en welke belangenposities deze partijen innemen. Ook de positie van de gemeente moet helder zijn. Op basis van deze analyses en op basis van het al dan niet aanwezig zijn van de al eerder beschreven randvoorwaarden, kan besloten worden of een interactieve aanpak zinvol of haalbaar is. Van belang voor deze fase is in ieder geval dat op basis van de actorenanalyse afgetast wordt of de verschillende betrokken partijen het eens zijn over de probleemdefinitie. Als dit niet het geval is, ontstaat het risico van een valse start. Om dit te voorkomen zal de probleemdefinitie zo moeten worden aangescherpt dat de verschillen in opvatting tussen de verschillende partijen zo duidelijk mogelijk worden weergegeven in de bestuursopdracht ofwel het startdocument, het eindstation van de fase van beleidsvoorbereiding. Fase 2 Beleidsontwikkeling Dit is de meest essentiële fase in het beleidsvormingsproces. Nu immers worden oplossingsrichtingen geïnventariseerd en geanalyseerd en vindt uiteindelijk de ontwikkeling en uitwerking van beleid plaats. Dit wordt aan het einde van deze fase vastgelegd in een beslisdocument. In het begin van deze fase wordt weloverwogen gekozen welke methode(n) voor interactieve beleidsvorming het meest geschikt zijn, gezien de aard van het te ontwikkelen beleid en met het oog op de inmiddels gemaakte actorenanalyse. De betrokken interne en externe deelnemers moeten zich terdege bewust zijn van de rol die zij spelen op basis van het gekozen model en bereid zijn het spel volgens deze regels te (blijven) spelen. Van raadsleden en collegeleden wordt in deze fase gevraagd om de doelstellingen, kaders, randvoorwaarden en uitgangspunten voor de interactieve processen vast te leggen en zich hier ook aan te houden. Niets is immers vervelender en slechter voor het imago van gemeente, college en gemeenteraad als een proces door de betrokken externe partijen als succesvol wordt ervaren, maar dat het uiteindelijk door de politiek wordt afgeschoten of in een fundamenteel andere oplossingrichting wordt gedirigeerd.

21 21 Fase 3 Beleidsbepaling (besluitvorming) Deze fase wordt niet voor niets ook wel de besluitvormende fase genoemd. In het beste geval is in de fase van beleidsontwikkeling al gekozen voor een oplossingsrichting waarover alle betrokken interne en externe partijen het (in hoofdlijnen) eens zijn. Ook is de inspraakprocedure afgerond. In een minder goed geval moeten er knopen worden doorgehakt en moeten college en/of gemeenteraad bestuurlijke keuzes maken, omdat de betrokken partijen het nog niet eens zijn geworden. De keuzes kunnen gaan over de gekozen oplossingsrichting, maar kunnen ook te maken hebben met het feit dat er gezien de (schaarste aan) beschikbare middelen prioriteiten moeten worden gesteld. In ieder geval is in deze fase het (laatste) woord aan de politiek: het college en/of de gemeenteraad. De nadruk ligt hier dan ook niet meer op interactie, maar op voorlichting. Wel moet in deze fase verantwoording worden afgelegd over het gevolgde proces van interactie, vooral over de uitkomsten daarvan en wat daar uiteindelijk mee gedaan is. Fase 4 Beleidsuitvoering Na de besluitvorming volgt de fase van beleidsuitvoering. Vaak blijkt dat binnen de gestelde kaders nog verschillende vormen van uitvoering mogelijk zijn. Het huiswerk zoals dat gedaan is in de fase van beleidsvoorbereiding moet in die gevallen op het niveau van uitvoering worden overgedaan. Opnieuw zal een actorenanalyse gemaakt moeten worden om te bekijken wie bij de uitvoering betrokken zijn, omdat ook nu keuzes gemaakt moeten worden. Vaak zal het gaan om meer basale keuzes, zoals de concrete invulling van een sportvoorziening of de keuze voor verkeersmaatregelen in een bepaalde buurt. Voor het verkrijgen of behouden van maatschappelijk draagvlak zijn dit echter niet minder belangrijke keuzes. Integendeel zelfs. Vaak betreft het keuzes die de betrokken burgers direct raken. De keuze voor één van de interactieve beleidsvormingsmodellen zal dus ook in deze fase wederom gemaakt moeten worden. Fase 5 Beleidsevaluatie Dit is de laatste fase in het proces van burgerparticipatie. Centraal in deze fase staat de vraag of het geformuleerde beleid geleid heeft tot de gewenste effecten. Op basis van het beleidsproces zoals dat is doorlopen, dient hier de vraag gesteld te worden met welke partijen en op welke manier het beleid geëvalueerd moet worden: een afweging die zorgvuldig gemaakt moet worden. Immers, niet voor niets is er in de vorige fases bewust voor gekozen bepaalde partijen bij het proces te betrekken. Op basis van hun rol hierin moeten zij ook een bijdrage kunnen leveren aan de evaluatie om het gewonnen maatschappelijk draagvlak niet verloren te laten gaan. Ook hier kan internet gebruikt worden als medium.

22 22 Bijlage 3 Rollen en verantwoordelijkheden De rol van de burgemeester De burgemeester ziet toe op de kwaliteit van procedures op het vlak van burgerparticipatie (artikel 170 Gemeentewet). De burgemeester ziet vooral toe op de wijze waarop processen zijn ingericht. Dit betekent: in het college de procesbewaker, in de raad het proces volgen en educatie bevorderen, in het ambtelijk apparaat integraal leren werken en proces gericht. In de samenleving verantwoordelijk burgerschap en kijken naar unieke kwaliteiten en in het algemeen als degene die vertrouwen uitstraalt in de kracht van de samenleving, vertrouwen geeft en leert van beste praktijken*. * Zie ook het boekje van Hein Albeda De burgemeester als houder van de democratie, over de zorg voor kwaliteit van participatieprocessen De burgemeester heeft inzicht in de kwaliteit van de procedures voor burgerparticipatie. De rol van wethouders en raadsleden Het college heeft bij burgerparticipatietrajecten een procesbegeleide rol, zij is de regisseur van het proces. De inhoudelijke portefeuillehouder is in de voorbereiding verantwoordelijk voor het opstellen van de doelen die bereikt moeten worden via welke specifieke projecten (eventueel in samenspraak met de raad) en de instrumenten. Een raadslid heeft een volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak. Het gaat dan om kaders stellen voor burgerparticipatie. Kies je rol als raadslid of wethouder in een participatietraject De rol kan op verschillende manieren worden opgepakt. De prototypen zijn de facilitator, de deelnemer, de selector en de adaptor. In de werkelijkheid is er vaak sprake van mengvormen. De essentie? Kies bewust je rol en zorg dat burgers weten wat de status is van hun inbreng.

23 23 De facilitator - De facilitator zorgt dat anderen een mooi resultaat bereiken. Als facilitator ondersteunt u anderen bij het proces. U kunt: optreden als gespreksleider, bemiddelaar of makelaar, soms als scheidsrechter; ontmoetingen organiseren tussen verschillende partijen; randvoorwaarden scheppen: b.v. middelen beschikbaar stellen en ondersteuning door experts aanbieden. De deelnemer - De deelnemer doet mee aan het interactieve proces en gaat het gesprek aan met inwoners en maatschappelijke organisaties. De rol als deelnemer is een leerzame en goed voor het contact met burgers. Pas op voor de volgende valkuilen: meedenken mag, maar stel vooral vragen. Luister naar uw burgers; een interactief proces is geen politieke arena: het is niet de plek om actief partijstandpunten uit te dragen; meedoen schept verwachtingen: kunt u een plan verwerpen waaraan u zelf heeft meegedacht? De selector - De selector wil nog iets te kiezen hebben aan het einde van een interactief proces. Dat kan, als alle betrokkenen daarvan maar op de hoogte zijn. Er is een aantal belangrijke aandachtspunten waarmee de selector rekening moet houden: geef vooraf aan wat voor voorstel je verwacht, bijvoorbeeld drie uitgewerkte concurrerende plannen of een groslist aan ideeën; maak vooraf helder hoe u gaat selecteren. Bedenk wat de criteria zijn en wie mag mee beslissen; koppel aan alle betrokkenen terug wat en hoe u besloten heeft. Noem ook uw afwegingen. De adaptor - De adaptor accepteert de uitkomsten van een interactief proces, zolang die binnen de gestelde kaders vallen. De open houding van een adaptor vereist zorgvuldigheid: als u deze rol kiest, zit u daar ook aan vast. Afspraak is afspraak; zorg dat u tussentijds op de hoogte blijft. Zo komt u niet voor verrassingen te staan. En de inwoners ook niet: als u nog wilt bijsturen, geldt hoe vroeger, hoe beter. Tekst: Janjoost Jullens, IMI u Naar buiten Spoorboekje burgerparticipatie voor raad en college is een uitgave van In actie met burgers!

24 Raadhuislaan AP Rockanje Postbus ZH Rockanje telefoon: (0181) gemeente@westvoorne.nl