Faciliteren. Zo doe je dat Deel

Transcriptie

1 Faciliteren. 1 Zo doe je dat Deel

2

3 1 Van communicatie-expert naar facilitator Steeds meer communicatieadviseurs pakken de rol van facilitator op. Als communicatieadviseur wil je mensen bij de organisatie betrekken en in beweging krijgen. Je wilt dat ze meedenken, meepraten en meedoen. Je wilt bewust de communicatie in tweerichtingsverkeer stimuleren. Maar hoe doe je dat? Je maakt het communicatieproces interactiever door mensen daadwerkelijk te betrekken bij vraagstukken en met hen te communiceren via een dialoog. Met groepen mensen kan dat op verschillende manieren: in een workshop, werkoverleg, bijeenkomst of werkconferentie. Je organiseert bijvoorbeeld een brainstorm of een sessie waarbij je aan de hand van beelden of vragen ervaringen aan elkaar uitwisselt. Op dat moment ben je een groep aan het faciliteren. Tweerichtingsverkeer. Hoe doe je dat? Jarenlang heb ik als communicatiemanager en communicatieadviseur gezegd hoe belangrijk ik het vond dat er communicatie in tweerichtingsverkeer plaatsvindt. Maar eerlijk gezegd wist ik nooit goed hoe ik dat zou moeten aanpakken. Ik zorgde er netjes voor dat op bijeenkomsten van directie ook de medewerkers een paar woorden konden zeggen, maar ik voelde ook wel aan dat dat het niet helemaal was. Tot het moment dat ik me realiseerde dat er zoiets als faciliteren van groepen bestond. En dat er meer dan genoeg mogelijkheden zijn om medewerkers mee te laten denken en doen. Als je maar weet hoe. Het zou gemakkelijk tot de toolkit van iedere communicatieprofessional kunnen behoren. Het is goed dat steeds meer communicatieopleidingen hier aandacht aan besteden. 13

4 14 Deel 1 Faciliteren. Zo doe je dat Ideeën van medewerkers achterhalen Betekenisgeving Dialoog Inspraak Participatie Betrokkenheid Samenwerken Creativiteit Tweerichtingsverkeer Draagvlak Kennisdelen Interactie Bottom -up Meedenken Wat is faciliteren? Faciliteren betekent letterlijk vergemakkelijken. In het bijzonder het vergemakkelijken van probleemoplossing, beleidsvorming en innovatie in teams, organisaties of andere samenwerkingsverbanden (De Monchy). Wat is een facilitator? Een facilitator begeleidt sessies waar mensen bij elkaar komen om effectiever een doel te bereiken. Het resultaat van een sessie oplossing, inzicht, uitgesproken emotie, besluit of plan komt uit de groep zelf. Daarbij geldt als uitgangspunt dat het vermogen om de kwestie aan te pakken in de groep aanwezig is. De facilitator richt het proces in om tot resultaat te komen en bevordert dat de aanwezige kennis en ideeën ook naar boven komen. Een facilitator kun je dus zien als een moderator, procesbegeleider of teamcoach. Het verschil met de rol van trainer is dat een trainer kennis toevoegt in een groep en de groep iets leert, en dat een facilitator de kennis uit de groep laat komen.

5 Van communicatie-expert naar facilitator 15 De rol van een facilitator Een facilitator neemt een speciale rol in. Een goede facilitator beschikt over de volgende eigenschappen/competenties: Een facilitator is in staat een geschikte sessie te ontwerpen. Een facilitator heeft kennis van en ervaring met inspirerende en passende werkvormen die hij of zij kan inzetten, Een facilitator is flexibel. Waar nodig past hij andere werkvormen toe dan hij vooraf bedacht had. Hij speelt dus in op wat op dat moment nodig is. Een facilitator is primair verantwoordelijk voor het proces en niet voor de inhoud. De groep is en blijft eigenaar van het probleem en de oplossing. Ook de ingebrachte kennis is afkomstig van de groep en niet van de facilitator zelf. Een facilitator is een vragensteller, kan goed luisteren en is belangstellend. Een facilitator is uitnodigend en laagdrempelig. Hij nodigt mensen uit een bijdrage te leveren. Een facilitator is inhoudelijk neutraal. Een goede facilitator is op de hoogte van groepsdynamische processen en weet wanneer hij het beste welke interventies kan plegen. Een facilitator verbindt mensen en ideeën Een facilitator vindt het leuk om met mensen te werken en hen te zien groeien. Onder de indruk Een van de eerste keren dat ik mij bewust was van het faciliteren van groepen was toen ik een keer bij een brainstorm was. Schijnbaar onvoorbereid haalde een van de deelnemers een aantal post-itsblokken te voorschijn. Zullen wij onze ideeën op deze plakkertjes zetten? En binnen korte tijd hing de wand vol met ideeën en werd er geclusterd en geprioriteerd. Ik was niet zozeer onder de indruk van de werkvorm zelf, alswel van diegene die het had voorgesteld. Dat moest wel een heel goede en ervaren adviseur zijn! Inmiddels weet ik dat het faciliteren van groepen helemaal niet moeilijk is en dat iedereen het kan leren. Als je het maar leuk vindt en tijd wilt steken in een goede voorbereiding.

6

7 2 Faciliteren als tweede beroep Er zijn weinig mensen in organisaties die van beroep facilitator zijn. Vaak doen mensen dit naast een ander vakgebied. Je ziet het onder andere in functies als communicatieadviseur, personeelsadviseur, organisatieadviseur, veranderkundige, projectleider, procesadviseurs, innovatiemanagers en opleidingscoördinator. Maar ook steeds meer leidinggevenden zien de waarde van het faciliteren van groepen in. Iedereen kan de rol van facilitator oppakken. Je kunt het inzetten wanneer jij vindt dat het nodig is. Dat geldt zeker voor communicatieadviseurs die vaak betrokken zijn bij het organiseren van evenementen en bij bijeenkomsten waar een directie het beleid toelicht. De stap naar het organiseren van sessies waar niet de directie centraal staat maar de medewerker zelf is dan niet zo groot. Bovendien past het precies in de missie van veel bedrijven om de medewerkerbetrokkenheid te vergroten. Een interne of externe facilitator Een organisatie kan eigen medewerkers als facilitator inzetten of mensen van buiten de organisatie. Voor beiden zijn goede argumenten te geven. Deze vind je in de volgende tabel. 17

8 18 Deel 1 Faciliteren. Zo doe je dat Voordelen interne facilitator Kent de afdeling en de mensen beter en kan daar op inspelen. Kent de thematiek vaak beter Goedkoper De opgedane kennis en ervaring (over werkvorm en opbrengst) blijft in huis Voordelen externe facilitator Wordt eerder als onafhankelijk gezien Kan kennis en ervaring hebben van werkvormen die niet in de organisatie aanwezig is Vreemde ogen dwingen Wordt gemakkelijker in de rol van facilitator geaccepteerd

9 3 Rollen voor communicatieadviseurs Als communicatieprofessional vervul je verschillende rollen. Het ene moment schrijf je een artikel voor het personeelsblad, het andere moment stel je een communicatieplan op, of adviseer je de directie bij een crisissituatie. De vraag is: doe je datgene wat aansluit bij de communicatievisie en het doel dat je met communicatie wilt bereiken? Naar aanleiding van een model van Betteke van Ruler, heeft Erik Rijnders samen met Van der Hilst Opleidingen een kwadrant gemaakt. In dit kwadrant zie je welke rollen je vervult. Zit het op ambachtelijk en uitvoerend niveau of is het meer strategisch? En ben je dan vooral aan het zenden of draagt het bij aan een communicatie in tweerichtingsverkeer? Ook kun je aan de hand van dit model snel beoordelen of jij en je afdeling acteren op alle vier de genoemde gebieden. Een vereenvoudiging van dit model vind je hier. In dit kwadrant zie je goed dat het faciliteren van groepen valt onder een procesondersteunende rol. Je helpt anderen om zelf beter te communiceren en je bevordert de communicatie in tweerichtingsverkeer. Als dit is wat je wilt bereiken kun je er bewust kiezen om naast je andere rollen de rol van procesondersteuner en facilitator op te pakken. In deze uitgave vind je concrete handvatten en hulpmiddelen om hier invulling aan te geven. 19

10 20 Deel 1 Faciliteren. Zo doe je dat Strategisch Beleid en beheer Rollen Onderzoek Uitvoerend Operationeel Faciliteren Procesondersteunend Eenrichtingsverkeer Tweerichtingsverkeer Anderen de communicatie laten verbeteren Wat gaat goed in de interne communicatie, en wat kan beter? En wat kunnen we concreet doen om de communicatie te verbeteren? Dat zijn prima vragen om aan leidinggevenden en medewerkers voor te leggen. Als communicatieadviseur blijf je dan helemaal van de inhoud weg. Je stelt je niet meer op als expert maar als facilitator en ondersteuner. Er zijn verschillende passende werkvormen die je kunt gebruiken. Durf je het antwoord van de deelnemers te laten komen? En durf je ze de oplossingen te laten bedenken. Je zult verrast staan van het resultaat. Ik heb zelf ervaren dat de ideeënbrengers ook graag bereid zijn om hun verbetervoorstellen zelf uit te voeren met wat hulp van de communicatieafdeling. Voor je het weet zijn er in de organisatie allerlei groepjes mensen actief om de communicatie hun communicatie te verbeteren.

11 4 Verborgen angst voor participatie Als je met groepen werkt, laat je deelnemers participeren. Participatie houdt in dat je medewerkers in staat stelt om invloed uit te oefenen. Het organiseren van interactieve werkvormen is daar natuurlijk uitermate geschikt voor. Vrijwel iedere organisatie geeft aan dat ze streeft naar meer participatie om het commitment van medewerkers te verhogen. Toch is er gelijktijdig iets raars aan de hand. Veel leidinggevenden hebben er namelijk moeite mee om medewerkers inbreng te geven. Ze zijn bang dat de organisatie een ongewenste richting opgaat als medewerkers echt inspraak krijgen. Daarom nemen ze liever zelf de besluiten en informeren ze de medewerkers hierover pas achteraf. Of ze organiseren een inspraaksessie voor de vorm waarbij feitelijk alles al vastligt. De angst voor participatie is echter niet nodig als je een aantal spelregels afspreekt. Het management stelt bijvoorbeeld de kaders vast en bepaalt het doel. De medewerkers mogen dan meepraten en meebeslissen over hoe jouw organisatie het doel gaat bereiken. Het management laat de invulling dus voor een groot deel over aan anderen. Het maakt immers niet uit welke weg de organisatie volgt, als het de bestemming maar haalt. Het is hierbij overigens wel belangrijk dat er een overeenstemming is over het probleem, anders worden er onbruikbare oplossingen bedacht. Deze aanpak staat beschreven in de volgende illustratie. 21

12 22 Deel 1 Faciliteren. Zo doe je dat Overeenstemming: Top Down: Bottom up: Het probleem Het vraagstuk Missie en Visie Koers Randvoorwaarden Tempo Ideeën Suggesties Knelpunten Uitwerkingen

13 5 Participatie en betrokkenheid De mate van participatie in de sessies die je organiseert kan erg verschillen. Soms wil je gebruik maken van de ideeën van de medewerkers door een brainstorm te organiseren en worden er tijdens die sessie geen besluiten genomen. Soms wil je medewerkers alleen kennis of ervaringen laten uitwisselen met elkaar. Een andere keer laat je medewerkers besluiten nemen: van de bestemming voor een personeelsuitje tot ingrijpende beleidswijzigingen. Welke mate van participatie je kiest hangt af van de doelen die je hebt. In het algemeen geldt: hoe meer participatie, hoe hoger de betrokkenheid van de deelnemers. Zes vormen van participatie Heller e.a. (1988) heeft een handige indeling gemaakt van zes participatievormen. Ze lopen op van weinig tot veel participatie. Deze indeling helpt om te bepalen hoe veel vrijheid je de deelnemers in een sessie wilt geven. 23

14 24 Deel 1 Faciliteren. Zo doe je dat Zes vormen van participatie A. Niets weten Geen of minimale informatie aan de medewerkers verstrekken. B. Meeweten Alleen informatie verstrekken aan de medewerkers. C. Meedenken Medewerkers krijgen de mogelijkheid tot het geven van advies. D. Meebeslissen De adviezen van de medewerkers spelen mee in de besluitvorming E. Meedoen Gezamenlijke besluitvorming F. Zelf doen De complete controle over het besluitvormingsproces ligt bij de medewerkers Zes vormen van betrokkenheid Naast participatie speelt ook het begrip betrokkenheid een rol bij het faciliteren van de dialoog. Daarbij kijk je meer naar het communicatie-effect bij medewerkers. Dus niet zozeer hoe iemand mee mag doen (van niets weten tot zelf doen), maar meer wat je terugziet in houding en gedrag. Quirke (in: Reijnders) heeft dit weergegeven in een communicatietrap waarbij iedere volgende stap een grotere betrokkenheid betekent. Vrij naar Quirke heb ik zes vormen van betrokkenheid benoemd die je terugziet als je met groepen werkt.

15 Participatie en betrokkenheid 25 Zes vormen van mate van betrokkenheid A. Onwetendheid Medewerkers hebben vrijwel geen kennis over het onderwerp B. Bewustwording Medewerkers hebben kennis genomen van het onderwerp en weten wat er speelt. C. Begrip Medewerkers hebben niet alleen kennis van het onderwerp, maar beseffen ook het belang er van en de keuzes die ervoor gemaakt worden. D. Betrokkenheid Medewerkers hebben affiniteit met het onderwerp en zien een rol voor zichzelf weggelegd. E. Verbondenheid Medewerkers voelen zich een met het onderwerp. Ze leveren er graag een bijdrage aan. F. Eigenaarschap Medewerkers weten en voelen dat het onderwerp van hen is, zij voelen zich er voor verantwoordelijk en geven er zelf vorm aan. Werkvormentrap: op weg naar eigenaarschap Zoals je eerder las: hoe meer je medewerkers laat participeren hoe meer betrokken en verbonden zij zich voelen bij de organisatie, de verandering of het vraagstuk waarvoor zij staan opgesteld. Bij elke vorm van participatie en betrokkenheid kun je een passende werkvorm bedenken. Ik heb hiervoor een model gemaakt dat dit inzichtelijk maakt. Stel dat het niet lekker loopt tussen twee afdelingen. Je kunt dan het begrip voor elkaar vergroten door de medewerkers na te laten denken over hoe je de samenwerking tussen de twee afdelingen kunt verbeteren. Mogelijk wil je gebruik maken van de aanwezige kennis, maar wil je nog niet dat er al besluiten gaan vallen. In dat geval kun je aan de hand van de werkvormentrap kiezen voor het adviesbureau als werkvorm waarbij je de medewerkers als een echt adviesbureau de kwestie laat analyseren en met een advies laat komen.

16 26 Deel 1 Faciliteren. Zo doe je dat Mate van ambitie De werkvormentrap Op weg naar eigenaarschap Verbondenheid - Meedoen - Eigenaarschap - Zelf doen - Werkvorm: Van dialoog tot actle Open space Betrokkenheid - Meebeslissen - Werkvorm: Ronde tafel World Café Bewustwording - Meeweten - Begrip - Meedenken - Werkvorm: Adviesbureau Brainwriting Werkvorm: Rode en groene Kaarten Sneeuwbalmethode Onwetendheid - Niets weten - Werkvorm: Pecha Kucha Marktplein Mate van betrokkenheid Voordelen van het inzetten van interactieve werkvormen Wat zijn de voordelen van het inzetten van interactieve werkvormen in groepen? Monique Hampsink en Nannette Hagendoorn beschrijven dat als volgt: Werkvormen scheppen de randvoorwaarden om deelnemers ruimte te bieden voor hun inbreng en invloed. Ze brengen actieve energie in een groep en dynamiek in de bijeenkomst. Werkvormen stimuleren het groepsgevoel, geven nieuwe impulsen en vergroten de bereidheid om samen te werken. Werkvormen doen een beroep op de creativiteit. Dit stimuleert mensen om buiten de eigen kaders te denken en zo op een andere manier naar een vraagstuk te kijken. Zo kunnen nieuwe ideeën, invalshoeken, gezichtspunten, aspecten of oplossingen opborrelen.