Verslag Algemene Ledenvergadering vv Helpman op woensdag 2 november 2016

Transcriptie

1 Verslag Algemene Ledenvergadering vv Helpman op woensdag 2 november 2016 Locatie: Helperborg tijdstip aanvang: uur. Stukken half uur voor aanvang ter inzage Aanwezig: 33 leden inclusief bestuur Afmeldingen: De heer H. van Ringen en de heer H. Meijboom hebben zich officieel afgemeld 1. Opening De voorzitter, Frits Dekker opent de vergadering en heet iedereen welkom op deze vergadering. Hij maakt gebruik van de gelegenheid iedereen te bedanken voor het vertrouwen in de afgelopen jaren. Frits benadrukt nogmaals dat alle genomen beslissingen zijn genomen in het belang van de club. Opnieuw een lage opkomst. 2. Medelingen Komen later terug in het verslag onder punt Vaststellen notulen vorig jaar De notulen worden per pagina doorgenomen. Er zijn weinig tot geen vragen Waardoor notulen worden aangenomen. Afgetekend exemplaar is opgeslagen en geadministreerd door Bestuur. Opmerking: Jan Klip: Ik vind de website niet goed werken. Niet overzichtelijk en mis teveel informatie. Wedstrijden, verslagen, verjaardagen etc. etc. Voor de website is het bedrag in begroting verhoogd. Voor het koppelen van Sportlink aan onze site is een plug-in c.q. API van KNVB benodigd. Kosten EUR 97 per jaar. Dit is al opgenomen in de nieuwe begroting. Actiepunt Bestuur ALV Pagina 1

2 4. Financieel; verslag afgelopen jaar Uldrik neemt het over van Fits en geeft toelichting over de cijfers van het afgelopen jaar. We schrijven weer zwarte cijfers. Daarbij is een belangrijk item dat er een schoning heeft plaatsgevonden in ons ledenbestand. Opmerking we zijn gestart met Clubcollect. De data van ons ledenbestand moet hiervoor up-to-date zijn. Hierbij is het een wens c.q. gedachte mijn.helpman.nl te introduceren zodat leden online hen eigen gegevens kunnen bijwerken. Actiepunt: Bestuur Iedereen draagt bij dus spelend lid, donateur. Daarnaast belangrijke verbetering van Kantineresultaat mede door betere controle. Gewenst resultaat is 20 % van 2 x inkoop X omzetwaarde. Opmerking c.q. actiepunt: Koppeling Kassa met pin. Eventueel uitbreiding o.a. Credit Sportive Actiepunt Bestuur Opmerking: Harry Zwiers: Ik vind het bedrag voor Opleiding bij een grootte vereniging wel erg laag. Er wordt aangegeven dat er bijna geen aanmelding zijn geweest om trainers een cursus te laten volgen. Bestuur neemt dit wel mee voor de komende jaren. Voor bedrage vanuit sponsoring verwachten we nog een verbetering. Zo is er een nieuwe hoofdsponsor. Daarnaast achterstallige gelden geïncasseerd bijv. Maartenscollege voor gebruik van Kleedkamers. Voor verrekening van verlichting gaan we nog in overleg met Rugby. Tevens nakijken wie betaalt voor veld van Wolters Noordhof. Voor gas en elektra zijn we opnieuw geswitcht van leverancier. Dit wordt ieder jaar opnieuw bekeken. Voor verzekering hebben we opstal een aanpassing doorgevoerd ook in verband met uitbreiding van het XL Screen. Kosten voetbal. Navraag over netten van de gemeente. Dit jaar hebben wij nieuwe netten geleverd gekregen door gemeente. ( , 1 x per 3 jaar). Tevens dient gemeente de dug-outs op veld 6 te onderhouden. Dit wordt meegenomen in overleg Sportpark Esserberg. De uitgaven van TC zijn behoorlijk naar beneden. Samenstelling bedragen TC: Algemene opmerking: Meer investeren in opleiding om eigen mensen een kans te geven. Denk hier ok om het opleidingsplan. Beleid moet worden aangepast met budget verhoging. Daarnaast bepalen welke trainer naar welke cursus gaat. Na volgen cursus ook vastlegging van termijn: minimaal 3 jaar. Betekent voor club betere uitstraling, en is wellicht extra stimulans voor bestaande trainers. Budget opleiding aanpassen als de begroting het toelaat. Voor Bestuur betekent het meenemen in het beleidsplan en formuleren van omschrijving trainers en invulling binnen het beleidsplan. ALV Pagina 2

3 Verzoek aan de vergadering om gelden als volgt te verdelen. Besloten wordt te prioriteren op verbouwing van de kleedkamers. Hier wordt al jaren over gesproken echter heeft het nog niet het gewenste resultaat opgeleverd. Actiepunt: Bestuur Reservering voor jubileum wordt doorgeschoven tot na aflossing bestaande leningen. Resume: Bestuur wil naar verhouding van 20 % eigen vermogen. Binnen 3 jaar terug naar gewenste niveau. 5. Kascommissie, Decharge bestuur Uitgevoerd door Geert Kuipers en Hans Frijling. Akkoord voor verslag. Transparante boekhouding. Kantine laat stijgende lijn zien. Aanbeveling om nog meer te gaan pinnen. Opmerking: Club van 50. De club is behoorlijk terug gelopen met het aantal leden. Doelstelling is om vanuit club van 50 een gezamenlijk doel verbetering voor de club te realiseren. Probleem heeft te maken met overgang naar IBAN. Acties zijn in middels uitgezet om meer leden te werven. Wellicht dat deze ook via Clubcollect kan lopen. Optie: voor leden een extra feestavond organiseren. 6. Bestuur Voorde verkiezing van het bestuur 2 aftredende leden die niet herkiesbaar zijn. Te weten: Frits Dekker en Mia van Ringen. Daarnaast een verkiezing van een nieuw bestuur. Zie volgende samenstelling: ALV Pagina 3

4 Opmerking Rob Seuren is geen bestuurslid. Maar neemt wel deel in Projecten. Het nieuwe bestuur wordt gekozen door aanwezige leden. 7. Mededelingen ALV Pagina 4

5 Er worden aantal punten genoemd waarmee het nieuwe bestuur een start heeft gemaakt. Inmiddels zijn een aantal zaken zichtbaar. Opmerking dat XL Screen geen investering is voor de club echter via contract is aangeboden voor periode van 5 jaar door NDC. Helpman betaald dus geen kosten. Daarna gaat het bestuur aan de slag met nieuw beleidsplan. Waar staan we voor als vereniging en waar willen we naar toe. IN het komende jaar zullen we hier regelmatig op terugkomen en communiceren naar de leden. Doelstelling nieuw beleidsplan voor de komende 3 jaren. Rondvraag: Rianne: Wanneer beginnen we met aanpakken van Douches? Er zijn offertes opgevraagd. Wat we zelf kunnen doen als club gaan we ook zelf doen. Echter kijken wat we kunnen doen per kleedkamer. Hierbij speelt ook Legionella verhaal waardoor de prijs behoorlijk oploopt. Cor vd Lei: Er gaat nog steeds gerucht over spelers? Wat is Stand van Zaken De zaak ligt nog steeds bij OM in lopende procedures. Bij ons is verder niets bekend. Wij wachten dus uitspraak af van OM. De nieuwe voorzitter sluit de vergadering en nodigt iedereen uit voor een drankje aan de bar. Versie: concept verslag ALV gehouden op woensdag 2 november 2016 ALV Pagina 5