Algemene Leden Vergadering December 2017

Transcriptie

1 Algemene Leden Vergadering December 2017

2 Agenda 1. Opening - Tonok 2. Verslag ALV Romke 3. Financiële verslaglegging - Willy 4. Verslag secretaris - Romke 5. Verslag wedstrijd secretariaat Marjolijn / Marc 6. Verslag ledenadministratie Jack 7. Wijziging Huishoudelijk Regelement 8. Projecten Tonok 3x3 basketbal project Hart voor de Club Samenwerkingsverband Pelikaan/Rechterland 9. Rondvraag 10. Sluiting

3 Aanwezige Namens bestuur: Tonok Bwefar, Romke Zijlstra, Willy Broek, Jack Borst, Rik Rosendal, Marjolijn den Hollander en Marc Reins Leden: Marianne van der Sluis, Japie van der Schaaf en Rineke van der Schaaf Afwezig maar wel aangemeld: Chris Bongers Afwezig met kennisgeving: Sandra van Beesten, Gert Huisman en Judith Huisman

4 Opening Voorzitter heet alle aanwezige welkom en opent de vergadering om 20:05 uur (locatie landstede sportcentrum)

5 Secretariële verslaglegging Romke Zijlstra

6 Verslaglegging Verslag ALV 2016 Bevindingen verslaglegging 2017 Alle bestuursvergaderingen conform regelement. Aansluitend notulen akkoord bevonden Verder geen bijzonderheden

7 Aftredende en nieuwe commissie leden 2017 Scheidsrechters Commissie Jan / Judith Technische Commissie Oud: Marc / Dimitri Nieuw: Rineke / Romke (vz) / Lodewijk Communicatie Jappie

8 Technische zaken Wijzigingen T/C Plannen T/C Indelen Jeugdteams 2018/2019 Beschikbaarheid instroom bij jeugd teams beperkt Toenadering andere clubs tot samenwerking

9 Financiën Willy Broek

10 Financiën - Willy Verslag kascommissie Financieel verslag van de Penningmeester Décharge penningmeester voor het gevoerde financieel beheer Vaststellen Begroting 2017/2018 Benoeming kascommissie

11 Verslag kas commisie Op verzoek van Willy Broek, penningmeester van Landstede Basketbal ZAC, hebben Marianne van der Sluis en Sandra van Beesten, als lid van de kascommissie, onderzoek gedaan naar de administratieve stand van zaken van basketbalvereniging Landstede Basketbal ZAC over het seizoen Dit onderzoek is uitgevoerd op woensdag 29 november Wij troffen aan een balans, een overzicht van alle uitgaven en inkomsten per post van die periode en alle bankafschriften netjes geordend. Alle kosten, incasso's en andere inkomsten zijn gemakkelijk terug te vinden en in drievoud verantwoord en nagerekend. Het geheel werd zeer overzichtelijk gepresenteerd en komt zeer zorgvuldig over. Het is goed zichtbaar waar de kosten vandaan komen. De begroting voor het seizoen kwam zo goed als overeen met het uiteindelijke resultaat. De vereniging ziet er financieel gezond uit met voldoende geld in kas. De informatie waar we naar vroegen was goed vindbaar. Op basis van het bovenstaande kan geconcludeerd worden dat het bestuur en met name de penningmeester in het kader van de financiën haar zaken goed op orde heeft! Marianne van der Sluis en Sandra van Beesten

12 Reactie op verslag kascommissie Geen vragen vanaf de leden Decharge aan penningmeester verleend Nieuwe samenstelling kascommissie Sandra van Beesten en vacant

13 Wedstrijd secretariaat Marjolijn den Hollander / Marc Reins

14 Wedstrijd secretariaat Opkomst tafelaars / scheidsrechters/zaal commissaris. Afgelopen seizoen. Overgang naar Sportlink. Introductie Digitaal wedstrijdformulier.

15 Leden administratie Jack Borst

16 Leden overzicht Spelende leden per 12/11/2017: ALV14 ALV15 ALV16 ALV17 Delta16-17 WS RE Totaal Exclusief Aspirant leden (15) Niet spelende leden: ALV14 ALV15 ALV16 ALV17 Delta16-17 Kader Bestuursleden Comissies Totaal

17 Team WS RE ASP Totaal MSE MSE MSE MSE VSE VSE U U U U V X X V X X X X X X X V M M V M V M Teambezetting Aantal teams (>12 spelers) Geen leden werving acties uitgevoerd Zouden kunnen groeien als meer kader en zaalruimte beschikbaar

18 Leeftijd en geslacht Leeftijdsopbouw ALV16 %-tueel ALV17 %-tueel < % % < % 44 16% < % 25 9% < % 25 9% Man/Vrouw (spelende leden) ALV16 %-tueel ALV17 %-tueel M % % V 84 31% 79 29% Afname senior leden; groei in jeugdleden, met name 16 / 17 jarigen

19 Samenvatting ledenbestand Jaarlijks ~75 leden die vertrekken; waarvan 80-90% voor zomer periode Gevoel: Makkelijk aanmelden/afmelden/aanmelden (bijv na 1 jaar spelen); ook midden in seizoen Laat aanmelden (aug/sept) Afname in senioren teams; wordt opgevangen door groei in jeugd teams afmelders %-tueel < % < % < % <55 7 9% 77

20 Automatisering Nieuwe omgevingen vanuit NBB: SportLink migratie en basketball.nl app Introductie ewedstrijd Formulier Update website Trainings module Te doen: Module contributie / boekhouding implementeren Module 'vrijwillegers' in evaluatie (Rik) Module 'mobiel' evalueren en evt implementeren Planning, voorbereiding en communicatie vanuit NBB matig Veel moeten opvangen in de verenigingen ewf nog niet optimaal; vooral voor ouders die 3 keer per jaar tafelen Nieuwe versies mdwf in de maak; 77 bugs voor einde jaar opgelost

21 Wijziging Huishoudelijk Reglement Wijzigingen zijn aanpassingen om het Huishoudelijk Reglement in lijn te laten zijn met de introductie van de Sportlink App, het digitale wedstrijd formulier en de VOG

22 Art 5.5. Oud: Ieder lid is verplicht eventuele wijzigingen in diens adres, telefoonnummer en adres schriftelijk door te geven aan de ledenadministratie en de trainer van het team waarin het lid als speler uitkomt. Een wijziging van bankrekeningnummer dient aan de penningmeester te worden gemeld. Bij doorgeven van al deze wijzigingen volstaat een bericht. Nieuw Ieder lid is verplicht eventuele wijzigingen in diens adres en telefoonnummer te wijzigen via de Basketball.nl app. Het adres en IBAN nummer moeten per mail worden doorgegeven aan ledenadministratie op het adres:

23 6.1.4 Oud: Om deze taken naar behoren te kunnen uitvoeren worden leden verplicht tot het behalen van de volgende diploma s: a. leden vanaf 12 jaar: het G-diploma (leren scoren en klokken) b. leden vanaf 15 jaar: het scheidsrechterdiploma F Nieuw Om deze taken naar behoren te kunnen uitvoeren worden leden verplicht tot het behalen van de volgende diploma s: a. leden vanaf 12 jaar: het G-diploma (leren scoren en klokken) b. leden vanaf 14 jaar: het Spelregelbewijs c. leden vanaf 15 jaar: het scheidsrechterdiploma BS 2

24 9.2.9 Oud Wedstrijdcommissie tafelschema (opmaken en verspreiden tafelschema aan de leden) wedstrijdsheets (versturen formulier zaalcommissaris, sheets aanwezig in sporthal, ontvangen en versturen ingevulde sheets naar de bond) Nieuw Wedstrijdcommissie tafelschema (opmaken en verspreiden tafelschema aan de leden)

25 11.6 Oud Met iedere trainer/coach wordt een contract afgesloten waar verantwoordelijkheden en verplichtingen in zijn opgenomen en dient zowel door het bestuur als de trainer/coach getekend te worden. Bij het goed functioneren ontvangt de trainer/coach een vergoeding na het eind van een periode. Nieuw oude 11.6 (zie hierboven) Iedere trainer/coach van minderjarigen dient binnen drie maanden na aanstelling een VOG in te leveren bij het bestuur. Aanvragen gebeurd via een uitnodiging tot aanvraag welke door het bestuur zal worden verzorgt. Eventuele kosten komen voor rekening van de vereniging. Bij het niet binnen de termijn kunnen overleggen van de VOG wordt de trainer/coach van zijn taken ontheven.

26 Oud De trainer/coach controleert bij alle wedstrijden het wedstrijdformulier op de juiste invulling van de lidnummers, spelersnamen en -nummers. Bij nalatigheid, waardoor de vereniging beboet wordt, zal er gehandeld worden conform het gestelde in artikel 14. Nieuw De trainer/coach controleert Is verantwoordelijk voor de juiste invulling van zijn team op het digitale wedstrijdformulier. Bij nalatigheid, waardoor de vereniging beboet wordt, zal er gehandeld worden conform het gestelde in artikel 14.

27 Wijziging is unaniem akkoord gegeven door de leden

28 Projecten 2017/2018 Tonok Bwefar

29 Samenwerkingsverband Pelikaan/Rechterland & sportpark manager Landstede Basketbal ZAC Volleybal Club Zwolle Zwolse Badminton Club Zwolse Tennis Club de Pelikaan vv Berkum sv HTC Be Quick '28

30 Sportimpuls Het Rechterland

31 Duur van het project 2 jaar Activiteiten ZAC Basketbal 3x3 basketball Doelstelling Budget:

32 Sportpark manager Grace Brok

33 Hart voor de Club 3x3 basketball project

34 Rondvraag Geen vragen, Voorzitter bedankt de aanwezigen en sluit de vergadering om 21:52uur