Initiatiefvoorstel Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel

Transcriptie

1 Initiatiefvoorstel Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 9 juli 2014 / 91/2014 Onderwerp Thema- en programma-indeling Stadsbegroting 2015 en de herinrichting van de Planning & Controlcyclus Programma Bestuur & Middelen / 9610 Opgesteld door, telefoonnummer T. Mientjes/R.van Wamel/D.Leenders Voorstel van de werkgroep P&C d.d. 30 juni 2014 Samenvatting In dit initiatiefvoorstel legt de werkgroep Planning & Control een aantal beslispunten voor over de keuze van de programma indeling voor de stadsbegroting vanaf Daar aan toegevoegd is een aantal thema s die in de komende bestuursperiode de belangrijke opgaven vormen voor het stadsbestuur. U treft hierbij ook een voorstel aan voor de herinrichting van de planning en controlcyclus (p&c cyclus) met de daarbij behorende documenten. Voorstel om te besluiten: 1. de stadsbegroting met ingang van 2015 in te delen in 16 programma s zoals deze zijn opgenomen in dit voorstel; 2. met ingang van de stadsbegroting 2015 op vier thema s te sturen zoals deze zijn opgenomen in dit voorstel; 3. de cyclus van de planning en control met ingang van stadsbegroting 2015 als volgt vast te stellen: Zomernota voor het zomerreces Stadsbegroting, inclusief VGP in november Slotwijzigingen in december Stadsrekening en jaarverslag, inclusief VGP in april Raadswerkgroep P&C: R. Zwart, voorzitter R. Brouwer A. van den Berg J. Reinhoudt P. Eigenhuijsen 1

2 Inleiding In september 2012 is de raad gestart met een herbezinning op de ondersteuning van de kaderstellende en controlerende taak van de raad door middel van de planning & control cyclus en de daarbij behorende documenten. De Auditcommissie heeft in het voorjaar van 2014 het resultaat Eindadvies Politieke sturing gemeenteraad planning en controlcyclus van 25 januari 2014 aan de werkgroep nieuwe bestuursperiode aangeboden als onderdeel van het overdrachtsdossier voor de nieuwe gemeenteraad. De raad besloot op 26 maart een werkgroep P&C onder voorzitterschap van R. Zwart de opdracht te geven de aanbevelingen uit te werken in een concreet voorstel aan de raad. Het uiteindelijke eindadvies betreft drie onderdelen: 1. Sturing door de raad op vernieuwde programma s 2. Keuze van de politiek urgente thema s voor de komende bestuursperiode 3. Herinrichting van de planning & control cyclus Resultaat van de werkgroep P&C De werkgroep heeft in een drietal bijeenkomsten samen met een aantal ambtelijke deskundigen de drie onderdelen verder verkend en besproken. Tussentijds zijn de fracties, die niet deelnemen aan de werkgroep geïnformeerd over het gedachtegoed. In dit voorstel treft u een uitwerking aan van beide onderdelen. Het eerste onderdeel bevat een nieuwe indeling van de huidige programma s die meer aansluiten bij de politieke dynamiek en de wensen van zowel college en raad. Het tweede deel is de keuze voor een viertal thema s, zijnde de maatschappelijke en politieke relevante thema s die de komende jaren centraal staan vanuit de sturingsfilosofie van de gemeenteraad. Het derde deel bevat een voorstel voor de herinrichting van de p&c cyclus. Tenslotte, om de stadsbegroting voor 2015 al volgens de nieuwe opzet in te richten is het van belang dat de raad voor het zomerreces een besluit neemt. De voorbereidende werkzaamheden starten in de tweede week van juli. 1. Nieuwe indeling van de programma s in de stadsbegroting Met betrekking tot de vernieuwing in de programma indeling zijn de uitgangspunten: het aantal raadsprogramma s wordt teruggebracht, maar blijft voldoende herkenbaar voor de raad. de ordening van de programmastructuur is primair inhoudelijk gestuurd en daarmee niet congruent met de lijnorganisatiestructuur van de ambtelijke organisatie; we kiezen met voorrang voor díe samenvoeging van programma s of programmaonderdelen, die een meerwaarde heeft voor de inhoudelijke ambities in het coalitieakkoord en waar sprake is van een duidelijke inhoudelijke samenhang. de onderliggende producten worden opgeschoond en ingedikt, zodanig dat de aansluiting met het verleden financieel altijd gemaakt kan worden. bij de opschoning en indikking van producten gaat het ook om onderhoud en actualisering. Vanwege de vergelijkbaarheid in de tijd is hier altijd terughoudend mee omgegaan. Nu lijkt ons een goed moment om dit onderhoud wel te doen. Overigens kunnen we ons goed voorstellen dat we in de toekomst onderhoud plegen wanneer dat nodig is en dit niet uitstellen tot een groot revisiemoment. 2

3 Vanuit deze uitgangspunten stellen we voor het aantal programma s terug te brengen van 19 naar 16 en daarbij onderstaande indeling te hanteren. Onderdeel hiervan is ook het terugbrengen van het aantal producten. Deze uitwerking zal bij de Stadsbegroting voorgelegd worden. 1. Bestuur en Middelen 2. Citymarketing, cultuur en cultuurhistorie 3. Dienstverlening & burgerzaken 4. Duurzaamheid 5. Economie en Werk 6. Grondbeleid 7. Inkomen & Armoedebestrijding 8. Mobiliteit 9. Onderwijs 10. Openbare ruimte 11. Sport en Accommodaties 12. Stedelijke ontwikkeling 13. Veiligheid 14. Wijkontwikkeling 15. Wonen 16. Zorg en Welzijn Bij de weergave van programma s in de p&c documenten leggen we de nadruk op de functionele insteek. Het gaat minder om de bestuurlijk/politieke lading (die immers ondergebracht gaat worden in de thema s) en meer om zaken als: Autorisatie van geld (raadsbevoegdheid) Bestendige structuur (duidelijke afbakening, maar niet in beton gegoten) Structuur omvat alles (alle financiële stromen zijn binnen de programma s opgenomen) Sturen op afwijkingen en resultaten (actieve informatieplicht van College aan de Raad) Dat betekent dat de programma s in de stadsbegroting compacter en beknopter worden weergegeven. Wel zorgen we voor voldoende inhoudelijke informatie voor de raad zodat doelstellingen en resultaten op programmaniveau inzichtelijk zijn voor de sturende rol van de raad. 2. Keuze van de politiek urgente thema s voor de komende bestuursperiodes In de nieuwe opzet maken we een onderscheid tussen thema s en reguliere goingconcernprogramma s en we doen dat omdat de raad meer dan voorheen kan sturen op een aantal grote en urgente politiek maatschappelijke opgaven. Deze opgaven worden gekenmerkt door politieke ambities; urgentie; groot financieel belang; beperkte tijdsspanne en fysieke, sociale en beheersmatige componenten. De raad kiest en bepaalt de inhoud van deze thema s. De werkgroep stelt voor om met ingang van de stadsbegroting 2015 de volgende thema s te hanteren: zorgzame stad (decentralisatie jeugdzorg, awbz) woon en groeistad (wonen en grondexploitatie) stad die werkt en leert (werk, inkomen en onderwijs) stad in de regio (regionale samenwerking) 3

4 Uiteraard vindt de voeding van de vier thema's plaats vanuit de verschillende programma's / producten die we onderscheiden en waarop wij de budgetten autoriseren. In de teksten wordt hiervoor een verwijzing opgenomen naar de programma s die een bijdrage leveren. De genoemde thema s zullen wij in nauw overleg met het college, ambtelijke deskundigen en de auditcommissie verder uitwerken aan de hand van de volgende aandachtspunten: Relatie en samenhang met de programma s Heldere doelstellingen en resultaten Evaluatie inbouwen Onze rol, maar ook rol van andere betrokkenen Wijze waarop sturing wordt gegeven aan de gekozen thema s Raadsleden zijn op deze wijze vanuit een samenhangend perspectief in staat zich in de gekozen thema s te verdiepen en zo de kaderstellende, controlerende en vertegenwoordigende rol meer met elkaar te verbinden. Er gaat minder tijd en aandacht naar zaken die going concern zijn en naar tevredenheid verlopen. Bij de behandeling van de Stadsbegroting 2015 in november kunnen wij hierover met elkaar in debat gaan. 3. Herinrichting van de planning & control cyclus planning en producten Vanuit de raad is de wens geformuleerd om de producten in de planning en control meer in een logische samenhang met elkaar te willen behandelen, meer focus te brengen op de hoofdlijnen van het politieke debat en de beleidsontwikkeling en evaluaties te integreren in de planning & controlcyclus. Ingrediënten voor een samenhangende evaluatie van een themaprogramma zijn de stads en wijkmonitor, evaluaties, gesprekken met betrokken instellingen en organisaties. Er wordt gebruik gemaakt van kwalitatieve en kwantitatieve informatie, geïntegreerd met de stads en wijkmonitor, waardoor het verhaal wordt gehoord. Wij stellen voor om de planning & controlcyclus als volgt in te richten: Zomernota in juni/juli kaderstellen en bijsturing (voorheen Perspectiefnota Voorjaarsnota) De cyclus start met de Zomernota, die op hoofdlijnen de kaders aangeeft voor de stadsbegroting van het daarop volgend jaar. De nota bevat een zo actueel mogelijke rapportage over de lopende begroting (peildatum 1 mei), informatie uit de meicirculaire en een vooruitblik naar het nieuwe begrotingsjaar. Deze nota verschijnt in juni en de besluitvorming vindt direct voor het zomerreces plaats. De ambitie is erop gericht om een integrale nota aan te bieden. In de praktijk zal het zo zijn dat de informatie min of meer gefaseerd aangeboden wordt. (in het bijzonder de informatie over de mei circulaire) De keuze om de zomernota voor het zomerreces in de raad te willen behandelen betekent dat de Algemene Beschouwingen ook in juli plaats zullen vinden en niet meer bij de bespreking van de stadsbegroting in november. Door de behandeling voor het zomerreces wordt de raad in staat gesteld tijdig te sturen. De zomernota vervangt dus tevens de huidige Voorjaarsnota. Buiten dit formele moment informeert het college de raad gedurende het gehele jaar actief en actueel over belangrijke afwijkingen van de begroting. 4

5 Stadsbegroting in oktober/november kaderstellen en autorisatie In oktober verschijnt de Stadsbegroting, waarin de door de raad bij de Zomernota gestelde kaders zijn uitgewerkt. Bij de Stadsbegroting wordt in de (verplichte) paragrafen Grondbeleid en Weerstandsvermogen en risicobeheersing ingegaan op de verwachte risico s in het algemeen en die van het Ontwikkelingsbedrijf. Dat betekent dat de aparte Risiconota van het Ontwikkelingsbedrijf vervalt. Deze informatie komt integraal in de betreffende paragrafen. Bij de Stadsbegroting wordt een voortgangsdocument over de planexploitaties aangeboden. Deze voortgangsrapportage heeft een peilmoment die ongeveer een half jaar verschilt met die van het VGP die bij de Stadsrekening wordt aangeboden. Slotwijzigingen (voorheen de Najaarsnota) in december rechtmatigheid In december verschijnt de Slotwijzigingen, een noodzakelijk document uit oogpunt van de rechtmatigheid van de lopende begroting. De peildatum hiervan is 1 september. De raad neemt met de Slotwijzigingen een besluit over de laatste begrotingswijzigingen. Stadsrekening en jaarverslag in maart/april verantwoording In maart wordt de stadsrekening en jaarverslag aan de raad aangeboden, mede gebaseerd op de uitgangspunten van de risicoparagrafen uit de stadsbegroting. De jaarstukken bevatten de verplichte paragrafen over het gevoerde grondbeleid en het weerstandsvermogen/risicobeheersing. Onderdeel van deze jaarstukken is een VGP met als peildatum 1 oktober. De ambitie is erop gericht om bij de jaarrekening in maart een zo actueel mogelijk beeld te kunnen presenteren van de voortgangsrapportage en dus peildatum 1 januari. Echter de voorbereidingen inclusief de accountantscontrole vraagt meer tijd en dat betekent dat we vooralsnog niet de peildatum van 1 januari kunnen hanteren. Tenslotte In de werkgroep is ook de digitalisering van de P&C producten aan de orde gekomen. De aanzet die is gemaakt met de Stadsrekening 2013 is een grote stap voorwaarts. Deze stap maakt vooral duidelijk dat digitale ontsluiting een belangrijke rol kan spelen bij de verbetering van de planning & control cyclus en producten. Bijvoorbeeld kan door digitale ontsluiting niet alleen informatie op hoofdlijnen worden aangeboden, maar ook verdiepende informatie. Ieder kan vervolgens zelf bepalen of de hoofdlijnen voldoende zijn of dat meer verdieping gewenst is. We vinden de verdere ontwikkeling van de digitale ontsluiting belangrijk, maar zien vanwege de eindigheid van deze werkgroep niet de mogelijkheden om daar actief aan bij te dragen. Vanuit de Auditcommissie zal de verdere ontwikkeling van de digitale ontsluiting worden gevolgd. 5