Dit reglement voldoet aan de eisen die de Overlegwet aan een huurderscommissie stelt.

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT Toelichting: Dit reglement is bedoeld om de taken en de werkwijze van de HuurdersCommissie SassemBourg vast te leggen. De HuurdersCommissie is een groep mensen die zich inzet voor de belangen van de huurders van het complex SassemBourg. Dit reglement voldoet aan de eisen die de Overlegwet aan een huurderscommissie stelt. Artikel 1: Naam, Zetel, Werkgebied en Duur. De commissie draagt de naam: HuurdersCommissie SassemBourg, verder huurderscommissie genoemd; zij heeft haar zetel in het complex SassemBourg, verder het complex genoemd, in de kern Sassenheim in de gemeente Teylingen. Het werkgebied van de huurderscommissie omvat de 43 huurwoningen, in het complex SassemBourg gelegen aan de Jan van Brabantweg te Sassenheim De commissie is aangegaan voor onbepaalde tijd. Artikel 2: Doel. De commissie heeft ten doel: a. het behartigen van de belangen van de zelfstandige huurders van de appartementen in het complex; welke belangenbehartiging betrekking heeft op zowel de appartementen, de gemeenschappelijke ruimten als de leefomgeving; b. het stimuleren en ontwikkelen van allerlei activiteiten ter bevordering van de samenhorigheid in het complex; c. het, in overleg met de huurders en andere partijen in het complex, bevorderen van de leefbaarheid en het welzijn in de directe woonomgeving. Artikel 3: De middelen waarmee de commissie haar doel wil bereiken. De commissie tracht haar doel te bereiken onder meer door: a. het opbouwen en in stand houden van een organisatie, het beleggen van bijeenkomsten, het verstrekken van informatie, het deelnemen aan overleg, het voeren van acties en het opkomen voor de belangen van haar bewoners, daaronder begrepen het voeren van juridische procedures, alsmede door alle overige middelen die bevorderlijk zijn voor de verwezenlijking van de doelstelling. b. het voeren van periodiek overleg met de stichting HuurdersBelang Teylingen, verder HBT genoemd, de Vereniging van Eigenaren, verder VvE genoemd, de Woonstichting Vooruitgang, verder WST genoemd en zorgorganisatie ActiVite en Bedrijven. c. het nastreven van volledige inspraak van huurders bij renovatie en alle overige woonvoorzieningen, alsmede openbare voorzieningen in de omgeving; d. het verrichten en doen verrichten van onderzoeken ter zake van het wonen- en de woonomgeving, al dan niet in samenwerking met HBT en WST; e. het inschakelen van zoveel mogelijk huurders bij de werkzaamheden van de commissie en het werken in zo groot mogelijke openheid naar de huurders toe; f. het aanwenden van die middelen die via wegen ten dienste van de huurders staan. HuurdersCommissie SassemBourg 1 van 6

2 Artikel 4: Financiën. De financiële middelen van de commissie kunnen bestaan uit: a. bijdragen van de bewoners in het complex; b. opbrengsten van activiteiten; c. bijdrage van de verhuurder WST d. bijdrage van HBT e. subsidies en donaties f. overige middelen. Artikel 5: Commissieleden. De leden van de commissie worden gekozen uit en door de bewoners van woningen uit het werkgebied van huurderscommissie. Natuurlijke meerderjarige personen, die huurders zijn van een woning in het complex en die commissielid van de commissie wensen te worden, geven hiervan kennis aan de commissie. Uiterlijk binnen 1 maand na aanmelding beslist de commissie over toelating. Met inachtneming van de volgende geschiktheidseisen: a. goede algemene ontwikkeling op het niveau van minimaal middelbaar beroepsonderwijs; b. wonen in een appartement in het complex; c. bereidheid zijn om te helpen bij allerlei activiteiten. draagt de commissie uit de binnengekomen sollicitanten zoveel nieuwe commissieleden voor als noodzakelijk is om een voltallig commissie te formeren. Hierbij wordt rekening gehouden met spreiding over het complex. De verkiezing van de leden van de commissie vindt op een bewonersvergadering plaats. De zittingsduur van de leden van de commissie is vier jaar. Na afloop van de zittingsduur zijn zij terstond herkiesbaar. De leden zijn maximaal twee keer herkiesbaar. Een lid van de commissie kan op voordracht van de commissie of van de bewonersvergadering worden geroyeerd wanneer hij de belangen van de huurderscommissie heeft geschaad. Lid 7: Een besluit daartoe zal met tweederde meerderheid van het totaal aantal geldige stemmen door de bewonersvergadering moeten worden genomen. Lid 8: Het lidmaatschap van de huurderscommissie eindigt door: a. opzegging; b. verhuizing uit het werkgebied van de commissie; c. overlijden; d. royement. Artikel 6: Commissie Uit hetzelfde gezin of een economische eenheid kan niet meer dan één persoon lid zijn van de commissie. De leden van de commissie treden zoveel mogelijk bij toerbeurt af. Een rooster van aftreden wordt door de secretaris bijgehouden. Er wordt naar gestreefd het rooster zo op te stellen dat van de leden die voorzitter, secretaris of penningmeester zijn niet gelijktijdig twee of meer aftredend zijn. HuurdersCommissie SassemBourg 2 van 6

3 Als een lidmaatschap van de commissie tussentijds eindigt, kan de commissie bij meerderheid van stemmen een plaatsvervanger aanwijzen. Bij het ontstaan van één (of meer) vacature(s) in de commissie, zullen de overblijvende commissieleden met algemene stemmen (of zal het enige overblijvende commissielid) binnen twee maanden na het ontstaan van de vacature(s) daarin voorzien door benoeming van één of meer opvolgers. Het aantal commissieleden met een maximum van zeven wordt in een apart commissiebesluit bepaald, dat telkens elke vier jaar opnieuw wordt genomen. De commissie kan een aanmeldingsstop instellen wanneer het maximaal aantal commissieleden, conform de commissiebesluit van het vorige lid is bereikt. Lid 7: Indien een aanmeldingsstop is ingesteld, stelt de commissie een wachtlijst in, waarbij een volgorde wordt bijgehouden op basis van het inschrijvingsmoment. Als er ruimte ontstaat tot toelating vindt deze plaats in de volgorde van de wachtlijst. Artikel 7: Taak voorzitter. Lid1: De voorzitter is belast met het openen, schorsen, sluiten en het leiden van de vergaderingen van de commissie, alsmede de bewonersvergaderingen. De voorzitter is bij vertegenwoordiging van de commissie de woordvoerder van de commissie. De voorzitter coördineert de commissie activiteiten en stimuleert de activiteiten binnen de commissie. De voorzitter ondertekent, samen met de secretaris, de notulen van de vergaderingen van de commissie, alsmede de bewonersvergaderingen, nadat deze in de volgende gelijksoortige vergaderingen zijn goedgekeurd. De voorzitter kan steeds, wanneer hem dat goeddunkt, van de overige commissieleden rekening en verantwoording vragen. De vicevoorzitter, een bij functie van één van de overige commissieleden, vervangt bij diens ontstentenis de voorzitter en alsdan zijn alle rechten en verplichtingen ten aanzien van de voorzitter op hem van toepassing. Artikel 8: Taak secretaris. De secretaris is belast met het bijeenroepen van de vergaderingen van de commissie, alsmede de jaarvergadering, het maken van de agenda en het opstellen van het verslag. De secretaris is verantwoordelijk voor de in- en uitgaande post en verzorgt de correspondentie van de commissie. HuurdersCommissie SassemBourg 3 van 6

4 De secretaris beheert het archief en de account, maakt notulen van de vergaderingen van het dagelijks Bestuur, de commissie en verzorgt de publicatie van de daartoe bestemde gegevens. De Commissie brengt regelmatig ( per kwartaal) de huurders op de hoogte van de ontwikkelingen binnen het bestuur en het Dagelijks bestuur ( bestaande uit de voorzitter en secretaris/penningmeester) middels een Nieuwsbrief. Hierin kan tevens de donatie ter sprake komen alsmede enige enquête vragen. Artikel 9: Taak penningmeester. De penningmeester is belast met de financiële huishouding van de commissie; beheert de kas en houdt de kasboeken bij van de commissie. De penningmeester maakt jaarlijks, ter behandeling in een bewonersvergadering, in overleg met de commissie de jaarstukken op. Daarnaast maakt hij een begroting met toelichting op voor het volgende kalenderjaar. Van een goedgekeurde begroting mag niet worden afgeweken zonder machtiging door de commissie. De penningmeester brengt op de bewonersvergadering een financieel verslag uit en is op die vergadering gehouden tot rekening en verantwoording tegenover de huurders. De penningmeester beheert de financiële- alsmede de ledenadministratie en brengt tijdens de bestuursvergadering verslag uit van de financiële situatie hetgeen tevens als controle is bedoeld. Tevens verantwoordelijk voor de AVG( Europese privacywet). Artikel 10: Commissievergaderingen. De commissie komt ten behoeve van de uitoefening van zijn taak zo vaak bijeen als benodigd. De bijeenroeping geschiedt door de secretaris door middel van een schriftelijke oproeping aan de leden. De secretaris stelt voor iedere vergadering, in overleg met de voorzitter, een agenda op. Ieder lid van de commissie kan een onderwerp op de agenda doen plaatsen. Behoudens spoedeisende gevallen geschiedt de bijeenroeping en het rondsturen van de agenda ten minste 3 dagen voor de te houden vergadering van de commissie en de jaarvergadering. Wanneer meer dan de helft van het aantal leden niet is opgekomen, worden besluiten doorgeschoven naar de eerstvolgende vergadering waarbij de meerderheid van de leden wel aanwezig is. Commissiebesluiten worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Over zaken wordt mondeling en over personen wordt schriftelijk gestemd. Blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht. Stemmen bij volmacht is niet mogelijk. Lid 7: Wordt bij een stemming over personen bij de eerste stemming geen gewone meerderheid behaald, dan vindt herstemming plaats tussen hen die bij de eerste stemming de meeste stemmen kregen. Bij deze herstemming is diegene gekozen die alsdan de meeste stemmen op zich verenigd heeft. Indien de stemmen staken beslist de stem van de voorzitter. HuurdersCommissie SassemBourg 4 van 6

5 Lid 8: Bij staking van de stemmen over een door de commissie te nemen besluit dat geen betrekking heeft op personen, wordt deze zaak op de eerstvolgende vergadering van de commissie opnieuw aan de orde gesteld. Staken de stemmen opnieuw, dan wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Lid 9: De functie van secretaris en penningmeester kan gecombineerd worden indien geen andere kandidaat beschikbaar is. Artikel 11: Bewonersbijeenkomst Ten minste eenmaal per jaar wordt een bewonersvergadering gehouden tenzij de animo hiervoor ontbreekt. Alle bewoners uit het werkgebied worden voor deze vergadering uitgenodigd. Op schriftelijk verzoek van ten minste 10 bewoners uit het werkgebied is de voorzitter verplicht tot het bijeenroepen van een buitengewone bewonersvergadering. Artikel 12: Besluitvorming bewonersbijeenkomst De besluitvorming op de bewonersbijeenkomst geschiedt bij eenvoudige meerderheid van stemmen, tenzij dit reglement anders bepaalt. Over zaken wordt mondeling gestemd, tenzij één der leden schriftelijke stemming verlangt. Staken de stemmen, dan wordt bij zaken het voorstel aangehouden tot aan de volgende vergadering. Staken de stemmen weer, dan wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Over personen wordt gestemd bij gesloten briefjes, tenzij de vergadering anders beslist. Bij een stemming over personen vindt bij het staken der stemmen een herstemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen, nadat zo nodig een tussenstemming is gehouden; staken de stemmen dan weer, dan beslist de huurderscommissie. Artikel 13: Overige werkgroepen. De commissie kan bepaalde taken, zoals bijvoorbeeld onderhoud en/of nieuwbouwprojecten, public relations en ICT, aan een door haar in te stellen (bewoners)werkgroep delegeren. Een aldus geïnstalleerde werkgroep werkt onder volledige verantwoordelijkheid van de commissie. De commissie zorgt bij installatie van een werkgroep voor een schriftelijke taakomschrijving en zo nodig een budget. De voorzitters van de door de commissie ingestelde werkgroepen doen in de commissievergaderingen verslag van de werkzaamheden van hun werkgroep en stemmen zij eventuele plannen vooraf met de commissie. Artikel 14: Wijziging reglement Een besluit tot wijziging van dit reglement kan slechts worden genomen door de bewonersvergadering met ten minste tweederde van het aantal geldige stemmen. HuurdersCommissie SassemBourg 5 van 6

6 Voorstellen tot wijziging van dit reglement dienen ten minste een week voorafgaande aan de bewonersvergadering aan de bewoners te worden toegezonden, of op een daartoe geschikte plaats ter inzage worden gelegd. Artikel 15: Ontbinding huurderscommissie Een besluit tot ontbinding van de huurderscommissie kan slechts worden genomen in een speciaal daartoe belegde bewonersvergadering, met ten minste tweederde van het aantal geldige stemmen. In geval van ontbinding van de huurderscommissie worden de dan zittende leden belast met de vereffening van de commissie, tenzij de bewonersvergadering andere vereffenaars aanwijst. De bij vereffening aanwezige baten worden aangewend voor door de bewonersvergadering te bepalen zodanige doeleinden die het meest met het doel der commissie overeen komen. In geval van ontbinding van de huurderscommissie dienen de leden hiervan binnen één maand kennis te geven aan het bestuur van de huurdersorganisatie. Artikel 16: Slotbepalingen In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de huurderscommissie. Dit reglement of zijn wijzigingen treden terstond na aanneming door de bewonersvergadering in werking, tenzij het desbetreffende besluit een bepaalde datum, termijn of overgangsbepaling bevat voor het lopende commissie jaar. Dit reglement kan worden aangehaald als 'Huishoudelijk reglement HuurdersCommissie SassemBourg'. Aldus vastgesteld en ondertekend te Sassenheim op 19 juni 2018 Voorzitter: Secretaris/Penningmeester: H. van Halderen G.W. Groenbos HuurdersCommissie SassemBourg 6 van 6