Getting Started Guide

Transcriptie

1 Getting Started Guide Basecone Getting Started Guide Startersgids versie 2.0 augustus 2012 Welkom bij Basecone! Wij zijn blij dat u heeft gekozen voor Basecone als uw document hub Met deze Getting Started Guide kunt u eenvoudig en snel uw eigen Basecone omgeving inrichten. Laten we aan de slag gaan. Stap 1: Instellen van uw wachtwoord Na aanmelding heeft u een ontvangen met daarin, uw gebruikersnaam en een link. Door op deze link te klikken wordt u gevraagd een nieuw wachtwoord te kiezen, waarna u automatisch wordt doorgestuurd naar het login scherm Let op: het wachtwoord dient uit minimaal 8 karakters te bestaan, waarvan minimaal één hoofdletter en een cijfer Stap 2: Aanmaken van uw Basecone omgeving Na het inloggen wordt u in de gelegenheid gesteld uw eigen Basecone omgeving in te richten. Dit gebeurt aan de hand van een wizard. Wizard Stap 1/5: Controleer of de ingevoerde gegevens correct zijn en wijzig deze of vul deze aan indien noodzakelijk. Wizard stap 2/5: Vervolgens gaan we uw Basecone omgeving koppelen aan uw boekhoudsysteem. Om een koppeling tot stand te brengen, vragen wij naar de gebruikersgegevens van uw boekhoudsysteem. Met deze gegevens halen wij vervolgens de administraties op die voor de betreffende gebruiker toegankelijk zijn in het boekhoudsysteem. Uw wachtwoord slaan wij versleuteld op en is voor ons niet inzichtelijk. Wizard Stap 3/5: U kunt één of meerdere administraties selecteren. Als u een administratie selecteert koppelen wij deze met het boekhoudsysteem en is deze geactiveerd voor gebruik in Basecone. 1

2 Let op: U kunt later zelfstandig nieuwe administraties toevoegen of administraties verwijderen. Wizard stap 4/5: Vervolgens heeft u de mogelijkheid gebruikers van uw boekhoudsysteem te selecteren zodat op basis van deze gegevens een nieuwe gebruiker in Basecone wordt aangemaakt. De gebruikers die u hier selecteert worden direct als accountant aangemaakt in de Basecone omgeving en gekoppeld aan de administraties die u in de voorgaande stap heeft geselecteerd. Gebruikers die niet gekoppeld dienen te worden aan een boekhoudsysteem gebruiker, kunnen in uw eigen omgeving zelfstandig worden aangemaakt en beheerd. 2

3 Let op: uw eigen gebruiker is reeds gekoppeld omdat u de superuser bent die de omgeving aanmaakt. Deze gebruiker zal niet worden getoond in het overzicht. Wizard stap 5/5: Klaar! Basecone informeert u hoeveel administraties en hoeveel gebruikers u heeft gekoppeld. Basecone zal nu beginnen met het synchroniseren van de administraties in uw boekhoudpakket met de zojuist gecreëerde administraties. Let op: Het synchroniseren van de administratie-gegevens kan enige tijd duren. Zodra dit proces is afgerond ziet u de administraties verschijnen in uw scherm. De administraties zijn reeds zichtbaar bij de instellingen. Stap 3: Uw eigen Basecone omgeving Nadat u stap 5 heeft afgerond wordt u doorverwezen naar de instellingen van uw omgeving. Hierin kunt gegevens aanvullen, gebruikers aanmaken en instellingen wijzigen. Hieronder een korte opsomming van de mogelijkheden in Menu: Home: hierdoor navigeert u naar het beginscherm waar u alle administraties en documenten kunt terugvinden. U kunt ook op het Basecone logo (of uw eigen logo) klikken. Workload Matrix: In dit scherm is het overzicht opgenomen voor accountant-gebruikers (rol accountant) waarin overzichtelijk wordt weergegeven hoeveel documenten zich in welke fase van het proces bevinden. Instellingen: Op deze pagina zijn de instellingen van uw omgeving aan te passen. Help: op deze pagina vindt u Veelgestelde vragen en kunt u uw support-tickets aanmaken en indienen. 3

4 Stap 4: Het hoofdscherm Hieronder zijn de belangrijkste functies omschreven om u wegwijs te maken in het hoofdscherm van Basecone: 1. Administratiegegevens: Hierin ziet u onder andere: 1.1. Administratienummer en -naam 1.2. Het adres van deze administratie: hier kunnen klanten (en leveranciers) een met bijlage naar versturen Het aantal documenten in het (online)dossier 1.4. Upload button: klik hierop om u bestandsbeheer te openen of sleep uw document direct in het vierkant 1.5. Prullenbak: hierin treft u alle verwijderde documenten aan of de originelen na het splitsen van documenten 2. Documentlijst. Door op het document te klikken ziet u de document time-line verschijnen. Hierin kunt u per document zien welke acties benodigd zijn of welke status een document heeft. Tevens kunt u hier het document downloaden, printen of direct verwerken in het boekhoudpakket. 3. Document weergave: In dit scherm ziet u de weergave van het document in het online dossier. 4. Taggen: in de balk boven de factuur kunt u ieder document voorzien van een Tag. Dit kan een Tag zijn die door Basecone is voor gedefinieerd of een zogenaamde Custom Tag. Tevens kunt u hier aangeven of een document moet worden geautoriseerd en/of moet worden toegewezen aan een kostenplaats of project code. 5. Geavanceerd zoeken: met deze functie kunt u uw gehele online dossier doorzoeken. Geef uw zoekcriteria op en vind snel en gemakkelijk het document dat u wilt bekijken en/of delen. 6. Commentaar: Wilt u of uw klant een toelichting geven bij een document dan kan dit gemakkelijk. Het commentaar is in alle schermen bij het document direct inzichtelijk en op te vragen. 7. Verwijderen: indien u het document wilt verwijderen kiest u voor de prullenbak. Basecone verwijderd de bestanden in principe nooit, tenzij u dit nadrukkelijk wenst. 4

5 Stap 5: Het boekingsscherm Hieronder zijn de belangrijkste functies omschreven om u wegwijs te maken in het boekingsscherm: Basecone verzorgt op basis van haar herkenning en matching een boekingsvoorstel. Hierin wordt getracht een zo groot mogelijk aantal velden voor u te vullen op basis van uw eigen instellingen in Basecone en uw boekhoudpakket: 1. U kunt zelf gemakkelijk een nieuwe leverancier (crediteur) of klant (debiteur) toevoegen of wijzigen op basis van de door ons herkende gegevens. Deze wordt direct opgeslagen in uw boekhoudsysteem. 2. U kunt in vreemde valuta boeken en indien uw boekhoudpakket dit toelaat kunt u rekening courant boekingen maken. 3. Wij halen de BTW codes op uit uw boekhoudpakket en zijn direct bruikbaar in Basecone. 4. Bruto-netto omrekening voor sub-totaal en BTW bedragen 5. Transparantie in de herkenning en matching. Basecone laat zien welke elementen van de factuur worden herkend en welke worden gebruikt in het boekingsvoorstel. De herkende waardes zijn direct te gebruiken in het boekingsvoorstel 6. Kostenplaats- en Project-tag worden automatisch geladen in het boekingsscherm (indien aanwezig in Boekhoudsysteem) 7. Tag, Autorisatie en commentaar zichtbaar bij elke boeking 8. Selecteer tekst en bedragen met uw muis en Basecone kopieert dit automatisch in het boekingsvoorstel. Met deze vijf stappen hopen wij u op weg te hebben geholpen in uw eigen Basecone omgeving. U kunt via het menu altijd de Veelgestelde vragen raadplegen of een support ticket aanmaken, wij helpen u graag verder. Daarnaast zal Basecone een aantal getting started screencasts opnemen in het Help menu (Tutorials), zodoende kunt u via een kort filmpje zelf bekijken hoe bepaalde functies werken. Wij wensen u veel plezier en succes met het gebruik van Basecone. 5