Een andere Archiefinspectie. SOD Jaarcongres Utrecht 17 november 2011 Ria van den Heuvel-Habraken

Transcriptie

1 Een andere Archiefinspectie SOD Jaarcongres Utrecht 17 november 2011 Ria van den Heuvel-Habraken 1

2 Ria van den Heuvel-Habraken Provinciaal archiefinspecteur Noord-Brabant en Limburg 2

3 Ontwikkelingen vanuit toezichtbeleid Kaderstellende visies op toezicht 2001 en 2005 Commissie Alders, 2005 Interbestuurlijk toezicht herijkt Commissie Oosting, 2007 Van specifiek naar generiek Kabinetsstandpunt, 2008 Uitvoeringsplan Herziening IBT van BZK/IPO/VNG 2009 Wetsvoorstel RGT, 2010 Wetsvoorstel RGT behandeld in Tweede Kamer 3

4 Ontwikkelingen vanuit Archiefveld Discussie herziening archiefbestel 2000 Convenant archieven 2002: Onderzoek inrichting archiefinspectie functie 2004/2005 Informatie op orde 2006 Wetsvoorstel wijziging Archiefwet 2010 Archiefvisie

5 5

6 Uitgangspunten Wet Rgt Toezicht in principe door naast hogere overheid Versterking van horizontale verantwoording en kwaliteitsborging binnen overheden Gelijkwaardigheid van de bestuurslagen (vertrouwen) Het IBT moet sober, selectief en proportioneel worden uitgevoerd 6

7 Regels interbestuurlijk spel College brengt verslag uit aan Raad Raad rapporteert aan GS GS doen nader onderzoek als zij aanleiding zien Bij signalering misstanden waarschuwing Bij niet opvolgen: interventieladder Tenslotte, indien nodig sancties 7

8 Het nieuwe toezicht 8

9 Wijziging interbestuurlijk archieftoezicht Specifiek archieftoezicht op basis Archiefwet wordt generiek toezicht op basis van de Gemeentewet In gemeentewet komen algemene toezichtbepalingen waarin de generieke instrumenten worden uitgewerkt Onderscheid tussen toezicht op zorg en toezicht op beheer vervalt Voortaan interbestuurlijk (generiek) toezicht op de gehele archiefketen bij lokale overheden Archieftoezicht op waterschappen op basis van gemeentewet Archiefwet wordt aangepast 9

10 Wat blijft in de Archiefwet Verplichte melding archiefverordeningen Machtigingen tot vervreemding, tot opschorting overbrengingstermijn en beperking van openbaarheid Machtiging vervanging vervalt naar verwachting per

11 Gevolgen voor toezicht archivarissen Versterking horizontaal toezicht (interne controle) Verslaglegging wordt verplicht Toezicht op beheer wordt horizontaal toezicht op gehele archiefketen Ook toezicht op archiefbewaarplaats en beheer van overgebrachte archieven? 11

12 Toezichtsinstrumenten Informatie-arrangement Taakverwaarlozingscriteria Aanvullend beleidskader Provinciale verordening Reality checks 12

13 Inhoud KPI s 1. Lokale regelingen 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 4. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding 6. Overbrenging naar de archiefbewaarplaats 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en E-depots 8. Ter beschikkingstelling van archiefbescheiden 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid 10. Middelen en mensen. 13

14 Taakverwaarlozingscriteria Vorm van taak- Wettelijke basis Welke info heeft Mogelijke vorm verwaarlozing op toezichthouder van ingrijpen: I= grond van Archiefwetgeving nodig? Waar blijkt dit uit KPI s Indeplaatsstellen S/V=Schorsen/ vernietigen van een besluit Een in gebruik zijnde archiefruimte voldoet niet aan wett.normen AW 21, AB 13, Archiefregeling hoofdstukken 4 t/m 7 en art I De vastgestelde AW 30.1,32.1, 1.1 S/V Archiefverord. is strijdig met wet- en regelgeving of alg. belang 35.1, 37.2 en 40, Politiewet 45.1,

15 15

16 Factoren bij risicoanalyse Recente eigen ervaringen met een specifieke gemeente Het niet functioneren van het horizontale toezicht Het al of niet opgenomen zijn van een gemeente in benchmarks of andere systemen met voldoende vergelijkende gegevens op dit terrein Voor het archief- en informatiebeheer risicovolle gebeurtenissen en omstandigheden Klachten en/of signalen ontvangen van derden 16

17 Sanctie indeplaatsstelling Laatste kans voor indeplaatsstelling Vooraankondiging juridische interventie Afspraken over verbetering Specifieke informatie opvragen en valideren Signaleren Generieke informatievergaring volgens afspraken Informatie-arrangement 17

18 Interventieladder schorsing en vernietiging 1. Signaleren 2. 1e beoordeling 3. informatie opvragen voor onderzoek 4. melding bij minister met schorsende werking 5. informeren uitkomsten onderzoek en overleg met betrokken bestuursorgaan 6. voordracht voor vernietiging 18

19 Hoe nu verder? Behandeling wet Rgt in Eerste kamer en inwerkingtreding Aanvullend beleidskader archieftoezicht provinciale verordeningen Voorlichting binnen provincies Implementatie, kennisoverdracht en pilots binnen provincies Evaluatie Wet Rgt 19

20 Niet weg... niet passief... Ik dank u voor uw aandacht! 20