o 1 NOV Uw kenmerk Uw brief Onderwerp:

Transcriptie

1 1 Gemeente ļj įí Berçen Bergen op Zoom Aan de leden en duoburgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom III II III II III INI III IIII o 1 NOV Uw kenmerk Uw brief Onderwerp: Verslag Kritische Prestatie Indicatoren Archief 2010/2012 Ons kenmerk U Beh. door W. Reijnders Afdeling Gemeentearchivaris Datum Doorkiesnr. Bijlage(n) Geachte leden en duoburgerleden, Conform het bepaalde in artikel 8 van de Archiefverordening ontvangt u hierbij ons verslag "Kritische Prestatie Indicatoren Archief ". In het verslag vindt u informatie over de activiteiten ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet De in verslag opgenomen aanbevelingen zijn inmiddels vertaald naar actiepunten ter uitvoering door de ambtelijke organisatie. Zoals wij in de brief aan de fractie BSD van 1 november 2012 (U ) hebben laten weten is de opzet van de verslaglegging wezenlijk veranderd. Dit vanwege veranderende regelgeving, namelijk de wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT). Voor de verantwoording/verslaglegging heeft de VNG de zogenaamde KPľs ontwikkeld (Kritische Prestatie Indicatoren). Door het beantwoorden van deze KPľs blijkt of de gemeente aan de eisen van de wet- en regelgeving voldoet. Tevens brengen de KPľs een uniformering aan in de wijze waarop dit gebeurt. Hierdoor kunnen de prestaties van gemeenten ter uitvoering van de Archiefwet 1995 onderling vergeleken worden. Gelijktijdig met deze brief wordt het verslag en de interne actiepunten ook toegezonden aan Gedeputeerde Staten. Dit conform de verplichtingen volgend uit de Archiefwet 1995 en RGT. Voor de komende jaren wordt de verslaglegging ondergebracht binnen de P&C cyclus. Door de hernieuwde opzet is dat dit jaar niet haalbaar gebleken. Mocht u over deze brief nog vragen of opmerkingen hebben dan kunt u contact opnemen met de heer W. Reijnders, bereikbaar via telefoonnummer Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom secreu tan -is evr. Mr. A.C. Spindler Jacob Obrechtlaan AR Bergen op Zoom E stadskantoor@bergenopzoom.nl Postbus AA Bergen op Zoom I T F (0164) KvK B nv BNG rek. nr B IBAN: NL41BNGH B BIC: BNGHNL2G

2 Verslag Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) Archief Gemeente Bergen op Zoom» Algemeen Wie heeft er naar deze lijst gekeken? De volgende personen hebben gekeken naar de vragenlijst van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) Ruud Quispel; projectleider digitaliseringsprojecten Herwin Aarssen; applicatiebeheerder CORSA Bente Steffensen; medewerker DIV Wim Reijnders; directeur Markiezenhof S gemeentearchivaris Mireille Franken; hoofd publiek S collecties André Moerbeek; collectiebeheerder Het is aan te bevelen dat volgend jaar iemand van de afdeling audit betrokken is bij het onderzoek naar de KPI's. Hoofdstuk 1:» Lokale regelingen Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen conform Archiefwet 1995? Een tekstuele aanpassing is nodig op zowel het besluit informatiebeheer als de archiefverordening. Beide gemeentelijke regelingen verwijzen naar de ministeriële regeling geordende en toegankelijk staat archiefbescheiden. Dit is nu archiefregeling geworden. «Gemeenschappelijke regelingen: Voldoen de regelingen aan de wettelijke eisen conform Archiefwet 1995? Bij de belasting en bij milieu zijn in de gemeenschappelijke regelingen vooraf geen afspraken gemaakt betreffende de archiefvorming. Conform artikel 40 van de Archiefwet dient een gemeenschappelijke regeling een voorziening te regelen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden van bij die regeling ingestelde openbare lichamen of gemeenschappelijke organen. Neem een paragraaf voor archiefvorming op bij nieuwe vormen van samenwerking en zorg dat dit ook bestuurlijk geregeld is. Hoofdstuk 2:» Interne kwaliteitszorg en toezicht. Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Zijn er toetsbare eisen? De machtiging substitutie is binnen. De Toetsbare eisen zijn geformuleerd in "Kaders en Richtlijnen digitale documentenhuishouding" Deze is in maart 2013 vastgesteld. Hierin worden de algemene kaders, normen en richtlijnen t.a.v. de digitale documentenhuishouding genoemd die vervolgens vertaald zijn in principes. Hierbij is de Baseline als basis gebruikt. In dit kader kan de Baseline gezien worden als een kwaliteitssysteem.

3 Eerste kwartaal 2014 een toetsing door de afdeling audit uitvoeren ten aanzien van de digitale informatiehuishouding. Hoofdstuk 3: «Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden. Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? Er is geconstateerd dat er meerdere registratiesystemen gebruikt worden binnen de gemeentelijke organisatie. Het is onduidelijk welke gegevens zich in welk registratiesysteem bevindt en of deze gegevens ook in Corsa aanwezig zijn. Vanuit het in control zijn van de informatiehuishouding is het belangrijk dat er één registratiesysteem is welke ook leidend is voor de organisatie. CORSA is hiervoor het aangewezen registratiesysteem. Digitale duurzaamheid kan alleen worden gegarandeerd als afdeling DIV beheerder is van het registratiesysteem. Breng alle registratiesystemen in kaart door middel van een inventarisatie die dit jaar wordt uitgevoerd. Maak vervolgens de koppeling naar CORSA om zodoende een effectieve, transparante en vloeiende bedrijfsvoering te hebben. Hoofdstuk 4:» Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden. Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? De machtiging voor substitutie (digitale vervanging) is binnen. Vanaf 1 januari 2014 zal de substitutie toegepast worden en worden de digitale documenten leidend. Volledige substitutie verreist een e- depot. Er is een west-brabants initiatief tussen drie diensten die via een bestuurlijke opdracht werken aan de mogelijke gezamenlijke opzet van zo'n digitaal depot. Voor het waarborgen van de authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid van de archiefbescheiden zal met voorrang een migratieplan opgesteld en beheerd moeten worden. Hoofdstuk 5:» Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden. Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Voor de digitale vernietiging voldoet de gemeente nog niet aan alle wettelijke eisen. Er is nog geen vernietiging toegepast op de bestanden in CORSA. Zorg dat alle documenten die voor vernietiging in aanmerking komen, vernietigd zijn in Hoofdstuk 6:» Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. f 2

4 Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet (te bewaren archiefbescheiden overbrengen) correct in de praktijk? na 20 jaar Op enkele archiefbescheiden na zijn alle daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden ouder dan 20 jaar overgebracht. Met de start van een driehoeksoverleg in 2004 wordt de overdracht van de toekomstige over te brengen archiefbescheiden besproken en gerealiseerd. Het college heeft als zorgdrager geen machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd bij gedeputeerde staten. Er is nog geen volledig overzicht van bestanden die wel overgebracht hadden moeten zijn; dit wordt zo spoedig mogelijk opgesteld met daaraan verbonden een plan van aanpak van de bewerking van die archiefbestanden met het jaar waarin overbrenging zal plaatsvinden. Hoofdstuk 7:» Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? De gemeente Bergen op Zoom beschikt sinds 2010 over een goede archiefbewaarplaats, die aan alle eisen voldoet. Er is nog geen sprake van een e-depot. In de gemeentelijke organisatie zal dit meer aandacht moeten krijgen. De archiefdiensten in de regio West-Brabant zijn met elkaar in gesprek om gezamenlijk tot een digitaal depot te komen. Geef bestuurlijk aandacht voor het realiseren van een e-depot. Hoofdstuk 8:» Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? aan alle geldende eisen wordt voldaan. Hoofdstuk 9:» Rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden omstandigheden? bij bijzondere de gemeente is in het bezit van alle plannen voor bijzondere omstandigheden en is daar volledig en goed voor uitgerust. Hoofdstuk 10:» Middelen en mensen. Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Nee Het traditioneel proces voor de div medewerker is sterk aan het veranderen. Het is noodzakelijk dat er een structurele bezetting is voor het borgen van de kwaliteit van de digitale informatiehuishouding. Deze is er momenteel niet. ï

5 Laat een extern onderzoek uitvoeren naar de kwaliteit en kwantiteit van de DlV organisatie met het oog op de snelle veranderingen in de organisatie waarbij mensen van papier naar digitaal moeten werken inclusief alle processen. Bergąn/bļ) Zoom^ juli 2013 'W.F.L Reijnders 4