HUISHOUDELIJK REGLEMENT S.V. ARGUS

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT S.V. ARGUS BESTUUR S.V. ARGUS OKTOBER 2017 HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN S.V. ARGUS, BEHORENDE BIJ HET STATUUT VAN S.V. ARGUS. VASTGESTELD D.D WAARIN OPGENOMEN DE WIJZIGINGEN VASTGESTELD TIJDENS DE ALGEMENE VERGADERING D.D

2 INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave Algemene bepalingen Leden, ereleden en donateurs De algemene vergadering Het bestuur Algemeen Samenstelling Bestuursvergaderingen besluitvorming Bestuursverantwoordelijkheden Bestuurstaken De (plaatsvervangend) voorzitter De secretaris De penningmeester Commissies (m.u.v. commissie finance & control en de adviescommissie) Erelidmaatschap

3 1. ALGEMENE BEPALINGEN (GEBASEERD OP ART. 1, 2 EN 3 VAN HET VERENIGINGSSTATUUT) a. De in deze reglementen opgenomen bepalingen gelden voor alle leden, voor zover van toepassing voor begunstigers en ereleden van de vereniging. Daarnaast zijn deze bepalingen van toepassing op eenieder die gebruik maakt van de faciliteiten die studievereniging Argus biedt. b. De bepalingen in dit reglement vinden hun oorsprong in het Statuut van. Daar waar deze (ogenschijnlijk) in strijd zijn met laatstgenoemde, dient de desbetreffende bepaling in dit huishoudelijk reglement herzien te worden en geldt de bepaling welk genoemd is in het Statuut van. c. In de gevallen waarin de reglementen, noch in het Statuut van, noch de wet voorziet, beslist het dagelijks bestuur. d. De doelen van de vereniging zijn: - Het vergroten van het netwerk en de kennis van studenten Integrale Veiligheidskunde aan de Avans Hogeschool te Breda. - Het organiseren van zowel studiegerichte als ontspannende activiteiten voor de studenten van de opleiding Integrale Veiligheidskunde aan de Avans Hogeschool te Breda. 2. LEDEN, ERELEDEN EN DONATEURS (GEBASEERD OP ART. 4, 5, 6 EN 7 VAN HET VERENIGINGSSTATUUT) a. Gewone leden dienen hun lidmaatschap jaarlijks te verlengen door aan het begin van ieder verenigingsjaar de door de algemene vergadering vastgestelde jaarlijkse contributie van 15,00 te voldoen. b. Ereleden, zoals beschreven in artikel 4, lid 4 van het Statuut van, zijn vrijgesteld van de jaarlijkse contributie zoals bedoeld in artikel 2, lid a van het huishoudelijk reglement als zij zich inschrijven als lid voor de rest van hun studieduur. c. Lidmaatschap van de vereniging vervalt indien een persoon niet langer als gewoon lid kan worden ingeschreven zoals genoemd in artikel 6 van het Statuut van of wanneer een persoon niet voldoet aan artikel 2, lid a van het huishoudelijk reglement. In beide gevallen is geen teruggave van het betaalde lidmaatschapsgeld mogelijk. d. Donateurs, zoals beschreven in artikel 5 van de het Statuut van, als zijnde natuurlijke personen dienen de vereniging per verenigingsjaar met ten minste 15,00 te steunen. Dit bedrag is vastgesteld tijdens de algemene vergadering. e. Voor donateurs als zijnde rechtspersonen geldt een minimumbedrag van 15,00. f. Leden, ereleden en donateurs hebben recht op een door het algemeen bestuur eventueel vastgestelde reductie op entreeprijzen, kantineprijzen en inschrijfgelden voor activiteiten van de vereniging. g. Leden, ereleden en donateurs dienen zelf wijzigingen (adres, telefoonnummer en adres) aan het bestuur door te geven opdat hun gegevens volledig, correct en actueel zijn. 3

4 h. Ieder lid dient kennis te nemen van het Statuut van en het huishoudelijk reglement der vereniging. 3. DE ALGEMENE VERGADERING (GEBASEERD OP ART. 13 EN 14 VAN HET VERENIGINGSSTATUUT) a. De algemene vergadering kan besluiten een aantal adviseurs toe te laten tot de vergadering. Deze personen hebben een adviserende stem. b. Leden zijn bevoegd in de algemene vergadering voorstellen te doen. De algemene vergadering beslist bij meerderheid van stemmen over het voorstel. c. De voorzitter heeft het recht staande de vergadering de algemene vergadering voor onbepaalde tijd te schorsen, wanneer dat in het belang van de vereniging is. De voorzitter van de vereniging heeft hierover verantwoording af te leggen aan het bestuur op de eerstvolgende bestuursvergadering. 4. HET BESTUUR (GEBASEERD OP ART. 8, 9, 10, EN 11 VAN HET VERENIGINGSSTATUUT) 4.1 ALGEMEEN a. Het bestuur dient te handelen in het belang van de vereniging. b. Het bestuur dient erop toe te zien dat het Statuut van en de reglementen worden nageleefd. c. Het bestuur kan zelfstandig rechtshandelingen en investeringen aangaan tot 250 per rechtshandeling/investering. Voor rechtshandelingen en investeringen boven genoemd bedrag dient het bestuur alle leden via op de hoogte te stellen. Bij bezwaar van een van de leden binnen twee weken na verzending van de , dient binnen vier weken na bezwaar een algemene vergadering belegd te worden waar goedkeuring gevraagd dient te worden aan de algemene vergadering. d. Het bestuur kan zelfstandig rechtshandelingen aangaan die betrekking hebben op een periode van maximaal twee jaar. Voor rechtshandelingen die betrekking hebben op een langere periode dient goedkeuring gevraagd te worden tijdens de algemene vergadering. e. Het bestuur is in alle gevallen verantwoording schuldig tijdens de algemene vergadering. Hiervoor wordt verwezen naar het daarover vermelde in het Statuut van. f. Het bestuur is belast met de uitvoering van de besluiten genomen tijdens de algemene vergadering. g. Het bestuur onderhoudt de contacten met andere verenigingen. h. Het bestuur draagt zorg voor de promotie van de vereniging. i. Het bestuur dient aan het begin van zijn bestuursperiode een beleidsplan met begroting te laten goedkeuren tijdens de algemene vergadering. Het bestuur dient zich dan ook zo goed mogelijk aan dit beleidsplan te houden tenzij er noodzaak bestaat hiervan af te wijken. 4

5 j. Het bestuur en/of individuele leden van het bestuur mogen in geen geval gebruik maken van bankof girocheques of van betalingsmethodes van dergelijke strekking namens de vereniging met uitzondering van de aangewezen personen door het bestuur. 4.2 SAMENSTELLING a. Het bestuur (ook wel algemeen bestuur) wordt gevormd door het dagelijks bestuur en eventuele daartoe benoemde commissarissen. b. De vereniging wordt bestuurd door een bestuur dat bestaat uit ten minste drie (3) en ten hoogste acht (8) natuurlijke personen. c. Het dagelijks bestuur bestaat uit minimaal de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. De functies van secretaris en penningmeester kunnen in één persoon worden verenigd. d. Het bestuur wordt gekozen middels de volgende procedure: 1. In september worden de vacatures bekend gemaakt door het zittende bestuur. 2. Het zittende bestuur ontvangt de sollicitaties en voert de sollicitatiegesprekken waarbij ten minste 3 zittende bestuursleden aanwezig zullen zijn. 3. Het bestuur voorziet zelf in de aanwezige bestuursleden zoals beschreven in artikel 4.2, lid d onder 2 van het huishoudelijk reglement. 4. Het zittende bestuur zal de door haar geschikt geachte kandidaten voordragen tijdens de algemene vergadering. 5. Tijdens de algemene vergadering worden de leden gekozen die het bestuur zullen vormen. e. Het zittende bestuur is verantwoordelijk voor het tijdig overdragen van haar taken. f. Bij vervroegde beëindiging van de bestuursfunctie zal bij de eerstvolgende algemene vergadering een nieuw bestuurslid gekozen worden volgens de vaste procedure (art. 4.2 lid d, huishoudelijke reglement) 5. BESTUURSVERGADERINGEN BESLUITVORMING (GEBASEERD OP ART. 12 VAN HET VERENIGINGSSTATUUT) a. Data voor algemene bestuursvergaderingen worden ten minste een week van tevoren schriftelijk dan wel mondeling dan wel op een andere manier met bevestiging aangekondigd bij alle bestuursleden. b. De agenda voor de komende algemene bestuursvergadering dient ten minste zeven dagen van tevoren bekend gemaakt te worden bij alle bestuursleden. c. Minimaal eenmaal per maand zal een algemene bestuursvergadering plaats moeten vinden. Vakantie- en tentamenperioden tellen hierbij niet mee. d. Algemene bestuursvergaderingen zijn besloten vergaderingen. Echter wanneer het bestuur dit wenselijk of noodzakelijk acht, kunnen een aantal adviseurs/toehoorders tot een vergadering toegelaten worden. Adviseurs/toehoorders hebben in de algemene bestuursvergadering een adviserende stem. Er mogen maximaal acht adviseurs/toehoorders de bestuursvergadering bijwonen. 5

6 e. Al het besprokene op de algemene bestuursvergadering is vertrouwelijk. De aanwezigen op de algemene bestuursvergadering dienen dit vertrouwelijke karakter te waarborgen. f. Ieder bestuurslid dient op de algemene bestuursvergadering aanwezig dan wel vertegenwoordigd te zijn. Dit laatste is, na afmelding voor de vergadering, mogelijk op de volgende manier: ieder bestuurslid kan bij afwezigheid zijn stem via een schriftelijke machtiging door een ander bestuurslid laten uitbrengen. Een bestuurslid kan door maximaal één ander bestuurslid gemachtigd worden. g. De algemene bestuursvergadering wordt geleid door de voorzitter. Indien de voorzitter afwezig is zal de plaatsvervangend voorzitter de algemene bestuursvergadering leiden. Indien de plaatsvervangend voorzitter ook afwezig is, voorziet de vergadering hier zelf in. h. De verantwoording voor het goed verlopen van de algemene bestuursvergadering ligt bij de voorzitter. i. De voorzitter dient alle voorstellen ter stemming te brengen. Hij heeft echter de bevoegdheid, slechts in het belang van de vereniging, de stemming over een bepaald voorstel maximaal één vergadering uit te stellen. j. Stemmingen geschieden overeenkomstig het in artikel 12 van het Statuut van. k. Indien op een algemene bestuursvergadering minder dan tweederde deel van de stemgerechtigden vertegenwoordigd is, krijgen de genoemde besluiten een voorlopig karakter. In dat geval dienen de voorstellen in de algemene bestuursvergadering direct volgend op de desbetreffende algemene bestuursvergadering opnieuw ter stemming te komen. In het geval ook dan minder dan tweederde van de stemgerechtigden vertegenwoordigd is, is het dan genomen besluit over de betreffende voorstellen bindend. l. In geval een bestuurslid het oneens is met een besluit of besluitvorming, staat hem te allen tijde het beroep op de algemene vergadering open. m. Van het behandelde in iedere algemene bestuursvergadering worden notulen opgemaakt. In alle gevallen is het bestuur bevoegd opmerkingen omtrent bepaalde onderwerpen te schrappen uit, dan wel niet op te nemen in de notulen. 6. BESTUURSVERANTWOORDELIJKHEDEN (GEBASEERD OP ART. 8, 11 EN 12 VAN HET VERENIGINGSSTATUUT) 6.1 BESTUURSTAKEN Middels een bestuursreglement dat bij start van een nieuwe bestuurssamenstelling afgesproken dient te worden, worden de rollen met bijbehorende taken, zoals beschreven in volgende paragrafen, verdeeld onder de bestuursleden. Additionele afspraken binnen het bestuur en taken kunnen opgenomen worden in het bestuursreglement. Het bestuursreglement is voor de vereniging openbaar. Het bestuursreglement mag niet in strijd zijn met de wet, ook waar die geen dwingend recht bevat, noch met het Statuut van of het huishoudelijk reglement. 6

7 6.2 DE (PLAATSVERVANGEND) VOORZITTER a. Is belast met het leiden van de algemene vergadering en de algemene bestuursvergadering. b. Beschikt samen met de penningmeester over de geldmiddelen van de vereniging. Hiervoor wordt verwezen naar artikel 6.4 van het huishoudelijk reglement. c. Behoudt het recht commissievergaderingen bij te wonen, wanneer hij dat wenselijk acht. Hij heeft in dergelijke vergaderingen een adviserende stem. d. Is bevoegd om correspondentie van bestuurs- en commissieleden tegen te houden en daarover een besluit te vragen van het bestuur, wanneer dit in het belang van de vereniging is. e. Roept minimaal een keer per verenigingsjaar een commissievoorzittersoverleg bijeen, welke hij voorzit en waarvoor het bestuur en de voorzitters van alle commissies uitgenodigd worden. 6.3 DE SECRETARIS a. Dient voor de algemene vergadering en de algemene bestuursvergadering te notuleren. b. Dient alle in- en uitgaande post bij te houden. c. Dient alle administratie van de vereniging bij te houden. Hieronder valt de jaaragenda, de materialenlijst, de fotobibliotheek en de ledenadministratie met uitzondering van de administratie van de contributies. d. Is belast met het versturen van uitnodigingen naar de leden van de vereniging voor activiteiten van de vereniging of voor de algemene vergadering. 6.4 DE PENNINGMEESTER a. Dient het kasboek bij te houden. b. Dient bij iedere bestuursvergadering verslag uit te brengen aan het bestuur van de financiële situatie van de studievereniging. c. Is belast met het uitbrengen van een jaarlijks financieel verslag tijdens de algemene vergadering. d. Is belast met de coördinatie en advisering van de kascommissie. e. Dient de contributiebetalingen te innen en te administreren. 7. COMMISSIES (M.U.V. COMMISSIE FINANCE & CONTROL EN DE ADVIESCOMMISSIE) (GEBASEERD OP ART. 12 EN 15 VAN HET VERENIGINGSSTATUUT) a. Het bestuur kan voor de uitvoer van haar taken commissies aanstellen. We onderscheiden twee soorten commissies; I. Vaste commissies die voor onbepaalde tijd opgericht worden. II. Ad hoc commissies die voor een beperkte tijdsduur opgericht kunnen worden. 7

8 b. Commissies worden voorgezeten door een commissievoorzitter, welke; I. Belast is met de coördinatie van de activiteiten van de overige commissieleden. II. Zorg draagt voor het goed functioneren van de commissie. III. Belast is met het indienen van een programma en een begroting aan het begin van ieder kwartaal van de activiteiten die de commissie het dan lopende halfjaar gepland heeft. IV. Bevoegd is de correspondentie van commissieleden tegen te houden en daarover een besluit van het dagelijks bestuur te vragen, wanneer dit in het belang van de vereniging is. V. De verantwoording draagt voor het bijhouden van een draaiboek en het opstellen van een verslag van evenementen en dient beide op te slaan in het elektronisch archief. VI. Belast is met het bijhouden van een inventaris van zaken, die door hem of in opdracht van hem door commissieleden aangeschaft zijn ten behoeve van de vereniging. VII. Minimaal eenmaal per twee maanden verslag uit dient te brengen aan de penningmeester van de vereniging van de financiële situatie van de commissie die hij voorzit. VIII. Tijdens een commissievoorzittersoverleg verslag uitbrengt aan het bestuur. c. Bestaan uit leden, ereleden en/of donateurs. d. Zijn belast met het organiseren van activiteiten voor de vereniging. Zij hebben daarvoor de beschikking over een deel van de totale gelden van de vereniging. Over de grootte hiervan beslist het bestuur. e. Kunnen zelf subsidies of sponsorgelden aanvragen. Dit dient echter altijd in overleg met het bestuur plaats te vinden. f. Voeren een eigen correspondentie waarvan een duplicaat elektronisch aan het bestuur overhandigd dient te worden. Over de correspondentie kunnen zij de secretaris om advies vragen. g. Dienen een draaiboek bij te houden en een verslag op te stellen van alle georganiseerde evenementen. h. Zijn voor al hun activiteiten verantwoording schuldig aan het bestuur. i. Dienen in het belang van de vereniging te handelen. 10. ERELIDMAATSCHAP (GEBASEERD OP ART. 4 VAN HET VERENIGINGSS TATUUT) a. Volgens artikel 4 lid 4 van het Statuut van kan een lid benoemd worden tot erelid. b. Een erelid kan aangedragen worden door zowel het bestuur als leden. c. Het aandragen van een erelid geschiedt middels een helder onderbouwde motivatie. Deze dient minimaal twee weken voor de algemene ledenvergadering naar het bestuur te worden gezonden. De secretaris verzorgt de distributie naar alle leden minimaal één week voor de algemene ledenvergadering. d. De benoeming geschiedt wanneer een tweederde meerderheid van de aanwezigen op de algemene ledenvergadering goedkeuring verleent aan het erelidmaatschap. 8

9 e. Het verkiesbaar erelid kan niet deelnemen aan de stemming. f. Om in aanmerking te komen voor het erelidmaatschap moet de desbetreffende persoon, in ieder geval buiten proportionele prestaties geleverd hebben voor. Dit moet echter niet in strijdt zijn met andere functies en/of taken binnen, mits hier toestemming voor verleend is. 9