Hét Integrale Project Controle Systeem

Transcriptie

1 + Hét Integrale Project Controle Systeem Project applicatie om de inherente projectrisico s sneller te kunnen beheersen via moderne communicatie methoden

2 + Dé projectmanagement- en verandertool 1 Onderzoek heeft uitgewezen dat 70% van de veranderprojecten mislukt. Oorzaak: de coördinatiefunctie bij het realiseren van (complexe) veranderingen wordt niet goed ingevuld. Door betere coördinatie ontstaat beter begrip van wat wel en niet werkt. Samen met een kritische beschouwing van de gehanteerde methoden en technieken wordt de faalkans drastisch naar beneden gebracht. Het maakt de invulling van de coördinatiefunctie eenvoudig door zorg te dragen voor transparante en objectieve statusrapportage gekoppeld aan structuur, eigenaarschap, goedkeuringstrajecten, signaleringen, interventie mogelijkheden, KPI historieoverzichten en een logboek van alle transacties.

3 + Het projectrisico in beeld gebracht 2 Segment Risico Project fases Initiatie Definitie Ontwerp Realisatie Nazorg Project strategie Risicomanagement Juridisch kader Mensen Communicatie & Informatie Processen & Systemen Waarde creatie Geen fundament Geen of te late bijsturing Conflicten Weerstand, frustratie Onduidelijkheden, desoriëntatie Chaos, halfslachtigheid Teleurstelling V erg r o ot f a al k ans Legenda Management invloed Legenda Scheppen van randvooorwaarden Ad-hoc, crisis management Geld uitgifte Kader onvoldoende duidelijk

4 + Bewaking van inherente projectrisico s 3 Hét Dashboard dat Change, Measure, Monitor & Move voorstaat door middel van het Integrale Project Controle Systeem. Het draagt zorg voor een tijdige communicatie per gedefinieerd project tussen de projectmanager en de sponsor waarbij tijd, kosten, FTE, terugverdienperiode en mogelijke interventies centraal staan. Op basis van de Prince2 structuur wordt per projectfase de voortgang bewaakt op projectelementen, ingedeeld in functionele segmenten, waarbij eigenaren per gedefinieerde stap zijn toe te wijzen. Het brengt de projectrisico s beter in beeld waardoor tijdig kan worden bijgestuurd en het inherente projectrisico beter beheersbaar wordt.

5 + Juist en tijdig kunnen rapporteren over voortgang van projecten 4 Het zal per fase in het project zeven functionele segmenten bewaken. Via een voortgangsrapportage is op elk moment door de projectmanager en de sponsor een overzicht opvraagbaar De verantwoordelijke per functioneel segment en/of per projectelement is te benaderen per mail vanuit het dashboard De informatie benodigd voor de gedefinieerde projectrapportage zal deels via een koppeling naar bronsystemen kunnen geschieden, deels door het uploaden van informatie en deels door de waarneming en verwerking van data via de projectmanager/medewerker. In één oogopslag is op elk moment de status van alle gedefinieerde projecten te overzien.

6 + In één oogopslag alle lopende projecten 5 kunnen inzien

7 + Tijdige signalering projectverloop 6

8 + Rapportagemogelijkheden 7

9 + Snel en makkelijk inzicht in investering, 8 FTE s en doorlooptijd

10 + Controle op volledigheid 9 De volledigheid wordt bewaakt door middel van vooraf ingestelde projectvariabelen. Hierdoor wordt het mogelijk om tijdig waarschuwingssignalen te versturen aan de verantwoordelijke(n). Door het toepassen van autorisatieniveaus is de kwaliteit van de informatie geborgd. Elke transactie wordt in het logboek vastgelegd waardoor te allen tijde te traceren is wie wat heeft gedaan op welk moment. De historie van de project KPI s is in één overzicht vanuit het projectoverzicht te zien. Alle transacties worden blijvend vastgelegd waardoor de projectdocumentatie altijd en structureel op orde is.

11 + Transacties, log en historie 10

12 + Oplossingsgericht interventiesysteem 11 Wanneer een vertraging optreedt start een interventiescherm. Op basis van het Burke-Litwin model zal een mogelijke interventie worden aangeraden. De consequenties van de interventie worden vastgelegd waarna de project KPI s met deze nieuwe waarden worden doorgerekend. Indien de doorgerekende interventieaanpassingen de overall projectdoelstellingen aantasten zal de sponsor de interventie moeten goedkeuren. De interventies worden vastgelegd in het logboek en indien van toepassing in de historie van de overall project KPI s.

13 + Interventiesysteem 12

14 + Keuze in interventies 13

15 + Voorbeeld interventie 14

16 + Overal en altijd inzicht in projecten 15 Gebruik van de app op zowel smartphone (iphone of Androidtoestel) en tablet (ipad en androidtablet)

17 + Objectief en doelgericht besturen van projecten 16 Samengevat wordt de faalkans drastisch gereduceerd: Door de volledigheidscontrole per projectfase; Doordat maximaal 2 projectfasen tegelijk opengesteld zijn; Doordat eigenaren per project element en/of functioneel segment benoemd zijn; Door de kwaliteitsborging via ingebouwde autorisatieniveaus; Door de ingebouwde interventie mogelijkheden; Doordat elke transactie wordt vastgelegd in het logboek; Door automatische waarschuwingssystemen; Doordat de projectdocumentatie altijd op orde is; Door de continue beschikbaarheid over een objectieve status rapportage per project; Door de constante bewaking van de overall project KPI s.

18 + Contractuele afspraken worden op maat 17 ingevuld Eenmalige inrichtingskosten: De inrichtingskosten bestaan uit: bepalen en inrichten organisatie sjabloon, opzetten autorisatieniveaus, realiseren van link met bronsystemen, training 1-3 gebruikers. Na de inrichting kunnen de medewerkers direct gebruik maken van het systeem. Licentiekosten per gebruiker per maand: De licentiekosten bestaan uit beheerkosten, helpdesk, service desk en technische ondersteuning. De kosten worden per type gebruiker bepaald. Jaarlijkse licentie-fee (upgrade)

19 + Programmaondersteuning is ook mogelijk 18 De software kan, nadat de inrichting heeft plaatsgevonden, zelfstandig worden beheerd. Indien noodzakelijk kunnen wij u helpen met inhoudelijke ondersteuning. Wij bieden dit aan in de vorm van: Programma-ondersteuning per dag; Op interim projectbasis; Via inhouse workshops en trainingen; Als coachingstraject

20 + Bemmelseweg 81F 6662 PE Elst Telefoon: Website: Change, Measure, Monitor & Move!