1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap zoekt Ondersteuner team Beleid en Organisatie contractueel Rang: B1 Graad: Deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 2018/08 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben jij gebeten door technische verwerkingstools en de ondersteuning van data-analyse? Dan ben jij de geknipte persoon om een dynamisch team Beleid en Organisatie van het VAPH te ondersteunen. Het team Beleid en Organisatie van het VAPH situeert zich binnen de afdeling Horizontale teams. Het team zet de bakens uit m.b.t. het te voeren beleid binnen het VAPH, het ondersteunt het wetenschappelijk onderzoek en het neemt organisatiebeheersing en procesmanagement voor zijn rekening. Als ondersteuner van het team Beleid en Organisatie ben jij een kei in het aanleveren van gespecialiseerde tools ter ondersteuning en opvolging van verschillende activiteiten van dit team. Je levert niet alleen passende producten, maar je neemt ook een deel van de verwerking en analyse van gegevens voor je rekening. Daarnaast neem je ook algemeen ondersteunende taken waar voor verschillende beleidsmensen binnen het team. 2 HET VAPH Het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) heeft als taak de sociale integratie van mensen met een handicap te bevorderen. Daartoe ondersteunt het initiatieven om personen met een handicap te laten deelnemen aan het dagelijkse maatschappelijke leven. In ruimere zin betekent dit maatschappelijke aanvaarding en volwaardig burgerschap voor deze groep.

2 Het betaalt daartoe allerhande subsidies uit zowel aan personen met een handicap (materiële hulpmiddelen, persoonsvolgend budget). De maatschappelijke zetel bevindt zich in Brussel maar er zijn ook provinciale kantoren in Leuven, Brugge, Hasselt, Antwerpen en Gent. Het VAPH telt +/- 300 personeelsleden. 3 TAKENPAKKET 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Aan de teamcoördinator van het team Beleid en Organisatie / 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: / / / 2. Doel van de functie Diverse vakinhoudelijke activiteiten inherent aan de eigen specialisatie voorbereiden en uitvoeren volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten en procedures met als doel aan de bevoegde instanties of personen gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren. pagina 2 van 10

3 Als ondersteuner van het team Beleid en Organisatie ben jij een kei in het aanleveren van gespecialiseerde tools ter ondersteuning en opvolging van verschillende activiteiten van het team Beleid en Organisatie. Je werkt je ook in de materie van het team om de juiste ondersteuning te kunnen bieden. Je levert niet alleen passende producten, maar je neemt ook een deel van de verwerking en analyse van gegevens voor je rekening. Je neemt daarenboven algemeen ondersteunende taken waar voor verschillende beleidsmensen binnen het team. 3. Resultaatgebieden Voorbereiding Resultaat De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren met als doel er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Uitvoering Diverse activiteiten inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren met als doel bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Context: Volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften. Rapporteren Rapporteren over de eigen werkzaamheden en resultaten met als doel de leidinggevende/het team/zichzelf in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Voorbeelden van activiteiten - Contact opnemen met de nodige mensen om informatie in te winnen ter verduidelijking van de opdracht - Het maken van een analyse van de benodigdheden van het team - Inhoudelijk studiewerk van de processen - Administratie in orde brengen voor opdrachten, uitvoeren van voorbereidende administratieve taken - Opzoekwerk doen naar informatie en hulpmiddelen om taken vlot en efficiënt af te handelen - - Gegevens en specifieke data verzamelen en verwerken in functie van wetenschappelijk onderzoek - (excel)specifieke bestanden ontwerpen om dataverzameling en verwerking te vergemakkelijken - Tools ontwikkelen ter ondersteuning van organisatieontwikkeling - Uitvoeren van analyses en metingen - Ontwikkelen, beheren en onderhouden van applicaties zoals het beheer teamdrives) - Ontwikkelen, beheren en onderhouden van applicaties (beheer teamdrives) - Redactie van teksten, vertaalwerk, (zoals lay-out van word, powerpoint) - - Verduidelijken van de voorgestelde oplossingen en tools - Informatie geven omtrent de gedane data verwerkingen - Trends rapporteren - Nota s maken of voorbereiden - Bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken en outputindicatoren pagina 3 van 10

4 - Verslag uitbrengen aan de betrokken opdrachtgever over het verloop van de analyses, ontwerpen, - Beheer van materiaal en/of gegevens Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal (grondstoffen en werktuigen) en/of analyseren van gegevens met als doel altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. - Beheer van gegevens van onderzoeken - Aanvullen van de sjablonen en tabellen rond organisatieontwikkeling - Opvolgen van de informatiebeheersing van het team - Opvolgen van de mailbox van team Beleid en organisatie. - Analyseren van data - Invoeren, valideren, verwerken en rapporteren van data - Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures met als doel er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Context: Vanuit de vakinhoudelijke specialisatie Binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden. Kennis m.b.t. het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein met als doel via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. - Collega s ondersteunen bij het gebruik van ontwikkelde ondersteuningsproducten - Voorbereiden van presentaties of demo s - Beantwoorden van vragen en advies verstrekken - Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, - Opnemen van secretariaat van beleidsoverleggen - Uitleg geven rond procedures, regelgeving, dienstnota s, - Opzoeken van functies en mogelijkheden om activiteiten te vereenvoudigen of stroomlijnen - Opvolgen van de ontwikkelingen m.b.t. databeheer - Informatie-uitwisseling met vakgenoten en teamgenoten, medewerkers uit verschillende afdelingen - Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Samenwerken niveau 1 Zorgvuldigheid niveau 2 Analyseren niveau 1 Plannen en organiseren niveau 1 pagina 4 van 10

5 Initiatief nemen niveau 1 Communiceren niveau Vaktechnische competenties Je hebt een bachelor/graduaat Informatica. Je hebt minstens 3 jaar aantoonbare ervaring in de technische ondersteuning (met tools en middelen) van processen als wetenschappelijk onderzoek, organisatiebeheersing of procesmanagement. 5. Andere functierelevante informatie 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: Je bent in het bezit van een bachelor/graduaat diploma Informatica. Je hebt minstens 3 jaar aantoonbare ervaring in de technische ondersteuning (met tools en middelen) van processen als wetenschappelijk onderzoek, organisatiebeheersing of procesmanagement.. Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit dient te beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma. pagina 5 van 10

6 Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met Marijke Bosteels, 4.2 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren van de Vlaamse overheid (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 6 van 10

7 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier en het kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats midden april. 6.2 Voorselectie op basis van de standaardvragenlijst Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen - Eerste toetsing van je inzicht en visie op de functie - Technische competenties - Eerste toetsing van de relevantie van je werkervaring Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van het VAPH en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Wie minstens 60 % behaalt op het geheel van de 4 criteria én wie behoort tot de 10 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. 6.3 PSYCHOTECHNISCHE SCREENING Tijdens deze selectiefase worden de persoonsgebonden competenties, bepaald in de functiebeschrijving, getoetst. De screening gebeurt door een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. pagina 7 van 10

8 6.4 JURYGESPREK Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van het VAPH en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel.. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.5 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 10 april pagina 8 van 10

9 Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail het vacaturenummer (18/08). Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 10 april 2018 naar ons stuurt (datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Ann Van den Abbeele, via ann.vandenabbeele@vaph.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Marijke Bosteels, Hr-team VAPH, via hrm@vaph.be of Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar brussel@searchselection.com met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van Ondersteuner team Beleid en Organisatie bij het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap, die bestaat uit de lijst van geschikten. pagina 9 van 10

10 Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. Het VAPH kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Ondersteuner team Beleid en Organisatie. De lijnmanager kan beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Het VAPH kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10