1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt een Collega met sterke interesse in digitalisering subsidiestromen kunsten en cultureel erfgoed contractueel Niveau: B Rang: B1 Graad: deskundige Met standplaats: Arenbergstraat 9, 1000 Brussel /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT We zoeken een nieuwe collega die samen met ons de subsidiestromen inzake kunsten en erfgoed onder de loep neemt en meewerkt aan de digitalisering van deze processen. Hiervoor ben jij de verbinding tussen de collega s die de subsidiestromen uitvoeren en de collega s van IT die de digitale toepassingen beheren. Ben jij sterk in het analyseren van processen, heb je voeling met ICT, streef je naar efficiëntie en wil je meewerken aan een goede ondersteuning van kunsten en cultureel erfgoed in Vlaanderen? Dan is deze vacature misschien wel iets voor jou! 2 FUNCTIECONTEXT Het Departement Cultuur, Jeugd en Media staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Je wordt tewerkgesteld in het team Kunsten en Cultureel Erfgoed, maar werkt ook samen met andere teams in onze organisatie.

2 3 TAKENPAKKET Binnen ons Departement vertalen we onze subsidieprocessen naar digitale applicaties. Dit proces dient met de collega s binnen het team Kunsten en Cultureel Erfgoed opgevolgd te worden in het kader van aanpassingen van subsidiestromen, nieuwe regels, nieuwe applicaties en gebruikersproblemen. Je bent aanspreekpunt voor, ondersteunt en structureert de digitalisering van subsidiestromen. Je analyseert de subsidiestromen, leert snel het hele proces kennen en volgt vervolgens de digitale uitwerking hiervan in samenwerking met de interne IT diensten op. Je neemt de volgende taken in digitale processen zelf op (na opleiding), in overleg met collega s: Je vertaalt nieuwe regelgeving in aanpassingen van de betrokken formele systemen. Je pakt dagelijkse problemen in de werking van digitale tools aan en zorgt waar nodig voor correcties. Je leert alle systemen kennen inzake de subsidiestromen Je maakt rapporteringen op Je denkt mee na over de verdere ontwikkeling van de formele systemen binnen het team en binnen de hele organisatie Je maakt eenvoudige sjablonen op voor de applicaties Dit uit zich in verschillende resultaatsgebieden: 1. Behoefteanalyse (Proactief) verzamelen van de behoeften van de organisatie en klanten met als doel een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en noden. Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Uitvoeren van analysen Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening 2. Dienstverlening uitbouwen en optimaliseren Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening proactief mee definiëren, implementeren en bijsturen. Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening Akkoord bereiken rond de dienstverlening De continue werking van de organisatie mee helpen verzekeren pagina 2 van 9

3 Actieplan opstellen, werkmethode definiëren Definiëren van langere termijnplanning Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort (Interne) klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, 3. Werkinstrumenten Ontwikkelen en aanpassen van systemen, methoden en technieken in nauw overleg met collega s met als doel met maatgerichte producten en diensten de dienstverlening te kunnen uitvoeren. Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Innovatieve ideeën ontwikkelen Meewerken aan projecten van productontwikkeling Uitwerken van procedures en richtlijnen 4. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het vakgebied met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken en problemen. Antwoorden op vragen van klanten Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Proactief knelpunten signaleren 5. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voorgang of resultaten van processen en dienstverlening met als doel een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen. Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Toezien op naleving van kwaliteitsnormen Evalueren van klanttevredenheid Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie 6. Opvolgen digitaliseringsprocessen Digitaliseringsprocessen ondersteunen en opvolgen. Subsidieprocedures vertalen naar formele stappen en systemen als voorbereiding op het digitaliseren van deze processen; aanspreekpunt zijn in de samenwerking met de IT dienst om onze processen te vertalen naar digitale processen pagina 3 van 9

4 subsidieprocessen vertalen naar formele schema s en stappen in het kader van digitalisering 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de datum van indiensttreding voldoe je aan onderstaande voorwaarde: Je hebt een bachelor diploma. Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke Ben Geenens, ben.geenens@cjsm.vlaanderen.be. 3.2 COMPETENTIES Technische competenties - Je hebt kennis van MS office, in het bijzonder Excel. - Je hebt voeling met ICT. - Je werkt zeer nauwgezet, zelfstandig, gestructureerd en proactief. - Samenwerking staat centraal; je kan duidelijk communiceren over complexe materie en betrekt collega s bij het analyseren van processen. - Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel schriftelijk als mondeling Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk (niveau 1) Samenwerken: Je stimuleert de samenwerking binnen de entiteit, werkgroepen of projectgroepen (niveau 2) Analyseren: Je ziet de essentie van het probleem (niveau 1) Initiatief: Je neemt het initiatief om structurele problemen binnen het takendomein op te lossen (niveau 2) pagina 4 van 9

5 Klantgerichtheid: Je reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure; 6. Je bevindt je niet in één van de onverenigbaarheden zoals bepaald in artikel 6 van de wet tot regeling van de private veiligheid van 10 april Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD - Je krijgt een contract van onbepaalde duur. - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. pagina 5 van 9

6 Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. - Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris bedraagt minimaal euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van jouw ingevuld sollicitatieformulier (en het kopie van je diploma) gaan we na of je aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: Je hebt een bachelor diploma. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats op 5 juli VOORSELECTIE op basis van standaardvragenlijst Tijdens deze selectiefase worden aan de hand van het ingevuld sollicitatieformulier volgende punten beoordeeld: - Eerste toetsing motivatie - Eerste toetsing inzicht in de functie - Eerste toetsing technische competenties - Relevantie van de werkervaring Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 8 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. pagina 6 van 9

7 De selectiefase vindt plaats op 5 juli EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET ZELFBESCHRIJVING Het jurygesprek wordt gevoerd met een afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je motivatie en verwachtingen Je visie en inzicht in de functie Je technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Je persoonsgebonden competenties Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 13 juli 2018 (timing onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 7. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 3 juli Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur - via mail naar sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel. - of per post naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media, Arenbergstraat 9,1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je een kopie van het vereiste diploma toevoegt pagina 7 van 9

8 - je je kandidatuur uiterlijk op 3 juli 2018 naar ons stuurt (datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). 6 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van deskundige digitalisering bij Departement Cultuur, Jeugd en Media, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als deskundige digitalisering. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort 7 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Caroline Uyttendaele Arenbergstraat 9, 1000 Brussel caroline.uyttendaele@cjsm.vlaanderen.be tel 02/ Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Ben Geenens, Selectieverantwoordelijke Arenbergstraat 9, 1000 Brussel ben.geenens@cjsm.vlaanderen.be tel 02/ pagina 8 van 9

9 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 7 pagina 9 van 9