Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Transcriptie

1 Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport > Retouradres Postbus DA heerlen AANGETEKEND Stadspiateau AZ Utrecht Veilig Thuis Noord-Holland Noord Postbus 2518 T.a.v. de directeur Publieke Gezondheid GGD Hollands 6401 DA Heerlen Noorden T IJZ/ J N/ H Datum 19 september 2018 Betreft Verlenging verscherpt toezicht Veilig Thuis Noord-Holland Noord Geachte, Bij deze deel ik u mee dat de Inspectie Gezondheidszorg en ]eugd (hierna: de inspectie) het verscherpt toezicht op Veilig Thuis Noord-Holland Noord met ingang van 1 oktober 2018 verlengt, tot 15 januari U bent hier door mij op 19 september 2018 telefonisch over geïnformeerd. Bevindingen inspectie Instellen verscherpt toezicht Veilig Thuis Noord-Holland Noord is op 30 maart 2018 voor een periode van zes maanden onder verscherpt toezicht gesteld. Vanwege terugkerende wachtlijsten, het overschrijden van wettelijke termijnen en tekortkomingen ten aanzien van het inzetten en monitoren van verbetermaatregelen, had de inspectie onvoldoende vertrouwen in de verbeterkracht van Veilig Thuis Noord-Holland Noord. De inspectie beschouwde de opgelopen wachtlijsten en het moment waarop Veilig Thuis Noord-Holland Noord hierover contact opnam met de inspectie (niet conform afspraak onverwijld) als zorgwekkend omdat dit mogelijk gevolgen had voor de veiligheid van de kinderen, leden van gezinnen en huishoudens. Voor het wegnemen van de risico s voor de veiligheid van cliënten en herstel van het vertrouwen in het functioneren van Veilig Thuis Noord-Holland Noord was het voor de inspectie onontbeerlijk dat Veilig Thuis Noord-Holland Noord concrete resultaten zou boeken ten aanzien van de wachtlijst en doorlooptijd triage, de wachtlijst en doorlooptijd onderzoeken, het prioriteren van meldingen en het uitvoeren van nog openstaande monitoringszaken. Daarnaast verzocht de inspectie Veilig Thuis Noord-Holland Noord twee stukken toe te sturen: zicht houden op veiligheid van casuïstiek van de wachtlijsten en het plan voor de (middel)lange termijn. Ook verzocht de inspectie Veilig Thuis Noord-Holland Noord belanghebbenden te informeren dat sprake was van wachtlijsten. Veilig Thuis Noord-Holland Noord moest de inspectie maandelijks informeren over de stand van zaken van de wachtlijsten, de personele bezetting en het ziekteverzuimpercentage. Bovendien verwachtte de inspectie geïnformeerd te worden over alle nieuwe ontwikkelingen en relevante zaken die van invloed waren op de kwaliteit van Veilig Thuis Noord-Holland Noord. Pagina 1 van 7

2 Activiteiten inspectie De inspectie volgde in de periode van het verscherpt toezicht nauwkeurig of Veilig Thuis Noord-Holland Noord de toegezegde verbetermaatregelen uitvoerde en of dit leidde tot de beoogde resultaten. De inspectie bracht hiertoe aangekondigde en onaangekondigde bezoeken aan Veilig Thuis Noord-Holland Noord en voerde voortgangsgesprekken op 17 april, 14 mei, 11 juni, 10 juli en 27 augustus De inspectie sprak tijdens de bezoeken met uitvoerend medewerkers, gedragswetenschappers, vertrouwensartsen, management, directie, administratie en voerde dossieronderzoek uit. Eerst maandelijks en vanaf half juni 2018 tweewekelijks, ontving en beoordeelde de inspectie de toegezonden managementinformatie van Veilig Thuis Noord-Holland Noord. I]Z/ JN/18-OQ1-H Behaalde resultaten Veilig Thuis Noord-Holland Noord Bij het instellen van het verscherpt toezicht maakte de inspectie concrete resultaatafspraken met Veilig Thuis Noord-Holland Noord. De inspectie sprak tijdens bezoeken en telefonische contacten haar zorg uit over het stagneren van een doorontwikkeling en het uitblijven van sommige beoogde resultaten zoals de afname van de wachtlijst onderzoeken en de uitvoering van de monitoring. Naar aanleiding van een onaangekondigd toezichtbezoek op 11 juni 2018 legde de inspectie deze zorg vast in een brief aan de directie dd. 26 juni Naar aanleiding van de ontvangst van het meerjarenplan van Veilig Thuis Noord-Holland Noord legde de inspectie haar zorg opnieuw vast in een brief aan de directie dd. 6 juli De inspectie miste in het plan op meerdere punten concretisering van de te treffen maatregelen. Ook was de financiering van het plan nog niet volledig gedekt. De stand van zaken ten aanzien van de te nemen stappen is als volgt: Ten aanzien van de wachtlijst triage (meldingen die niet binnen 5 dagen worden getriageerd): deze wordt met prioriteit opgepakt en neemt zo spoedig mogelijk lineair af van 190 meldingen tot 0 in de komende periode tot uiterlijk 31 augustus De wachtlijst van voor 15 april 2018 is weggewerkt. De reguliere wachtlijst voor triage was op 23juli 2018 gedaald tot 0, maar is op 3 september 18. De oudste melding wacht dertien werkdagen op triage. Veilig Thuis Noord Holland Noord voldoet niet aan deze verwachting; Ten aanzien van de wachtlijst onderzoeken: deze neemt zo spoedig mogelijk lineair af van 75 onderzoeken tot een maximale werkvoorraad van onderzoeken per uiterlijk 31 augustus 2018, waarbij deze gezinnen en huishoudens niet langer dan vier weken na triage wachten op de start van het onderzoek. De wachtlijst van voor 15 april 2018 is gedaald tot 0. De reguliere wachtlijst voor onderzoek was in augustus gestegen tot 87 en is op 3 september 69 onderzoeken waarvan 65 gezinnen en huishoudens langer dan vier weken na triage wachten. Veilig Thuis Noord-Holland Noord voldoet niet aan deze verwachting; Zo spoedig mogelijk en met voorrang triageert Veilig Thuis Noord-Holland Noord nieuwe meldingen binnen 5 dagen. In augustus 2018 heeft Veilig Thuis Noord-Holland Noord 49% van de meldingen binnen vijf werkdagen na ontvangst getriageerd. Veilig Thuis Noord-Holland Noord voldoet niet aan deze verwachting; Pagina 2 van 7

3 Per uiterlijk 31 augustus 2018 rondt VT NHN nieuw binnengekomen onderzoeken binnen 10 weken af In augustus 2018 rondde Veilig Thuis Noord-Holland Noord 47% van de onderzoeken (met een triagebesluit na 15 april 2018) binnen tien weken af. Veilig Thuis Noord-Holland Noord voldoet niet aan deze verwachting; Veilig Thuis Noord-Holland Noord stuurt de inspectie uiterlijk 10 april 2018 het werkproces zicht houden op veiligheid van casuïstiek van de wachtlijsten. De inspectie verzoekt hierin te benoemen welke concrete termijnen worden gehanteerd en wie hiervoor verantwoordelijk is. Dit werkproces is toegezonden en aangescherpt na reactie van de inspectie. Veilig Thuis Noord-Holland Noord voldoet aan deze verwachting; Onderzoeken met prioriteit hoog pakt Veilig Thuis Noord-Holland Noord direct op. Veilig Thuis Noord-Holland Noord voldoet aan deze verwachting; Veilig Thuis Noord-Holland Noord informeert belanghebbenden (melders, wachtenden) dat sprake is van wachtlijsten. Veilig Thuis Noord-Holland Noord voldoet aan deze verwachting; Veilig Thuis Noord-Holland Noord voert de monitoring, zoals afgesproken in de afsluitbrieven die Veilig Thuis Noord-Holland Noord per 1 april 2018 verzendt, ook daadwerkelijk uit. De nog uit te voeren monitoring van afgeronde onderzoeken zijn uiterlijk 1 juni 2018 gedaan. Door een knelpunt in het registratiesysteem zijn alle afgesloten casussen handmatig gecontroleerd. Sinds begin september is in beeld of in alle voorkomende gevallen de monitoring is ingezet. In 155 dossiers blijkt de monitoring na drie maanden nog niet te zijn uitgevoerd, in 79 dossiers blijkt de monitoring na twaalf maanden nog niet te zijn uitgevoerd. Veilig Thuis Noord- Holland Noord voldoet niet aan deze verwachting; De inspectie ontvangt per omgaande en vervolgens maandelijks een overzicht van de wachtlijsten van alle zaken die wachten op triage, op onderzoek en op overdracht naar het lokale veld, met daarbij vermelding van de datum van binnenkomst van de melding. Veilig Thuis Noord Holland Noord voldoet aan deze verwachting. Vanaf half juni 2018 ontvangt de inspectie deze overzichten elke twee weken; De inspectie ontvangt per omgaande en vervolgens maandelijks een overzicht van de bezetting (afgezet tegen de formatie) van de verschillende functiegroepen en het ziekteverzuimpercentage. Daarbij maakt Veilig Thuis Noord-Holland Noord onderscheid tussen de bezetting door eigen (tijdelijk) personeel en door externen. Veilig Thuis Noord Holland Noord voldoet aan deze verwachting. Vanaf half juni 2018 ontvangt de inspectie deze overzichten elke twee weken; Veilig Thuis Noord-Holland Noord informeert de inspectie uiterlijk 1juni 2018 over het plan voor de (middel)lange termijn, het plan dat Veilig Thuis Noord-Holland Noord ontwikkelt naar aanleiding van de bevindingen van het externe onderzoeksbureau. Veilig Thuis Noord-Holland Noord voldoet aan deze verwachting. De inspectie reageerde op 9 juli 2018 middels een brief op het meerjarenplan; Veilig Thuis Noord-Holland Noord informeert de inspectie direct over alle relevante zaken die van invloed zijn op de kwaliteit van Veilig Thuis Noord Holland Noord. Veilig Thuis Noord-Holland Noord voldoet aan deze verwachting. IJZ/ ]N/18001-H Op 9 september 2018 ontving de inspectie een eerste versie van het door ontwikkelingsdocument van Veilig Thuis Noord-Holland Noord, een nota die onder andere ingaat op de belangrijkste belemmeringen voor het inlopen van de Pagina 3 van 7

4 achterstanden en het duurzaam verstevigen van het fundament onder Veilig Thuis Noord-Holland Noord. Belangrijke belemmeringen ten aanzien van personeel zijn volgens Veilig Thuis Noord-Holland Noord de werving van personeel, het verloop van personeel, het aanhoudend hoge ziekteverzuim en een beperkte draagkracht van medewerkers mede door langdurige blootstelling aan grote werkdruk. De cultuur zoals die aanwezig was bij Veilig Thuis Noord-Holland Noord bleek niet op alle punten ondersteunend genoeg voor medewerkers. Daarnaast is te weinig ingezet op verbetering van werkprocessen, aansturing en begeleiding op de werkvloer en is sprake van een forse toename van meldingen (het aantal meldingen is in het eerste halfjaar van 2018 met 2l% toegenomen ten opzichte van de begroting 2018) en adviezen. Aan de hand van casuïstiek wordt de aanpak van onderzoeken en reden van de lange doorlooptijd onderzocht. Prognoses van de instroom bleken steeds aan de voorzichtige kant te zitten. De bezetting bleek tijdens de schoolvakantieperiode opnieuw een knelpunt waardoor de wachtlijsten niet verder teruggebracht werden. Ten slotte levert de huidige versie van het registratiesysteem nog onvoldoende informatie op voor de interne bedrijfsvoering en voor het verbeteren van de efficiency van de werkprocessen. IJZ/ JN/18-OO1-H Het door-ontwikkelingsdocument gaat nader in op de stappen die nodig zijn met betrekking tot de inrichting van Veilig Thuis Noord-Holland Noord; de aansturing en begeleiding van medewerkers, de ondersteuning bij de inhoudelijke doorontwikkeling van Veilig Thuis Noord-Holland Noord, de verbetering van de bedrijfsvoering en efficiency van de werkprocessen. Daarnaast volgt Veilig Thuis Noord-Holland Noord een cultuurtraject met als doel gezamenlijke normen en waarden te benoemen en een veilige constructieve werkomgeving te creëren. Gesprek met de directie en het Dagelijks Bestuur Gezien de achterblijvende verbeteringen sprak de inspectie op 10 september 2018 met u, de adjunct-directeur en een afvaardiging van het Dagelijks Bestuur. In dit gesprek gaven u en het Dagelijks Bestuur aan dat in het afgelopen halfjaar hard gewerkt is door medewerkers, management en ondersteunend personeel van Veilig Thuis Noord-Holland Noord en dat veel is bereikt. U gaf ook aan dat het verbeterproces nog niet klaar is en dat het urgentiebesef bij de directie, het Dagelijks Bestuur en gemeenten aanwezig is. U herkent de conclusie van de inspectie dat Veilig Thuis Noord-Holland Noord binnen de termijn van zes maanden vanaf 30 maart 2018 verscherpt toezicht niet gaat voldoen aan de verwachtingen. U geeft aan meer tijd nodig te hebben om aan alle gestelde verwachtingen te voldoen en alle verbeteringen uit te voeren om duurzaam resultaat te boeken. Als verklaring voor het uitblijven van beoogde resultaten noemt u dat voorheen een cultuur heerste van met name ad hoc oplossingen, voorzichtig begroten, te weinig personeel en expertise inhuren en te weinig vooruit denken. De bestuurlijke impasse gedurende de verkiezingen en aansluitende collegevormingen werkten volgens u ook niet mee. De laatste bestuurders zijn pas in juli 2018 aangesteld. De directie en het Dagelijks Bestuur zijn ervan overtuigd dat het Veilig Thuis Noord-Holland Noord binnen de toegezegde termijnen lukt om aan alle gestelde verwachtingen te voldoen. Veilig Thuis Noord-Holland Noord zet het werven van personeel breder uit bij externe bureaus. Minder ervaren personeel zet Veilig Thuis Noord-Holland Noord in op werkzaamheden die zij wel aankunnen en het externe bureau verzorgt het inwerken van minder ervaren personeel om eigen personeel Pagina 4 van 7

5 te ontlasten. Het nieuwe landelijke informatieprotocol draagt bij aan betere bedrijfs- en sturingsinformatie en ten aanzien van de benodigde financiële middelen realiseren de verantwoordelijke gemeenten zich dat het een overheidstaak is om te zorgen voor een veilige thuisomgeving voor iedereen. In oktober is de besluitvorming over de begroting van 2018 en snel daarna over de begroting van Gegeven de bestuurlijke context zal hierover door de afzonderlijke gemeenten worden besloten. Volgens u is bij het bestuur en personeel van VT NHN inmiddels een bepaald bewustzijn ontstaan waarbij vanuit de inhoud meer vooruit wordt gedacht, meer wordt geanticipeerd op ontwikkelingen en ruimer wordt ingezet op wat nodig is om te verbeteren. De interne stuurgroep die wekelijks bij elkaar komt is helpend om toekomstgericht te blijven denken. IJZ/ ]N/18-OO1-H U doet als directie, gesteund door het Dagelijks Bestuur, de volgende toezeggingen: aanzien van de wachtlijst triage: de toezegging is gedaan dat eind september 2018 de wachtlijst triage is gedaald tot 0 en stabiel blijft; aanzien van de wachtlijst onderzoeken: de toezegging is gedaan dat op 1 december 2018 de wachtlijst onderzoeken is gedaald tot 0. U gaf aan dat momenteel zowel gewerkt wordt aan het reduceren van de wachtlijst onderzoeken als aan een efficiëntere werkwijze; aanzien van de doorlooptijd van de triage: de toezegging is gedaan dat eind september nieuwe meldingen binnen vijf werkdagen worden getriageerd; aanzien van de doorlooptijd van onderzoeken: de toezegging is gedaan dat alle meldingen die vanaf 1 oktober 2018 binnenkomen en leiden tot onderzoek binnen de wettelijke termijn van 10 weken vanaf binnenkomst melding zijn afgerond. De toezegging is gedaan dat dit stabiel blijft gezien de ophoging van de formatie van het onderzoeksteam in dit najaar. Alle meldingen die tot 1 oktober 2018 op de werkvoorraad onderzoek staan, zullen de wettelijke termijn van 10 weken na binnenkomst melding niet in alle gevallen halen. De toezegging is gedaan dat deze wel vanaf datum start onderzoek binnen 10 weken zijn afgerond. aanzien van de monitoring: de toezegging is gedaan dat op 31 oktober 2018 de achterstallige monitoring is uitgevoerd. Het gesprek van 10 september 2018 is vastgelegd in een gespreksverslag dat in concept aan u en het Dagelijks Bestuur is voorgelegd en vervolgens is vastgesteld. Conclusie De inspectie komt tot de conclusie dat Veilig Thuis Noord-Holland Noord op alle verbeterpunten maatregelen heeft ingezet, maar dat deze nog niet op alle punten leiden tot afdoende verbeteringen. Veilig Thuis Noord-Holland voldoet nog niet aan alle verwachtingen waaronder de wettelijke termijnen voor onderzoek en triage. Het sturen op de wettelijke termijnen voor triage en onderzoeken en het sturen op het monitoren van meldingen vragen om meer aandacht. Tevens signaleert de inspectie een risicovolle situatie voor de toekomst, gegeven de achterblijvende verbeteringen en de landelijke ontwikkelingen (zoals de verbeterde meldcode) die van invloed zijn op de taakuitvoering en de instroom. Pagina S van 7

6 Tegelijkertijd concludeert de inspectie dat op dit moment wel de goede stappen gezet worden om tot duurzame resultaten te komen. Veilig Thuis Noord-Holland Noord zet het werven van personeel breder uit en benut mogelijkheden om ook minder ervaren personeel goed in te zetten. De bedrijfs- en sturingsinformatie verbetert met de komst van het nieuwe informatieprotocol en naar verwachting stellen de gemeenten de benodigde financiële middelen beschikbaar. De governance is aangescherpt wat naar verwachting zorgt voor verbeterde besluitvorming en het urgentiebesef is bij het nieuwe Dagelijks Bestuur sterk aanwezig. IJZ/ JN/18-OO1-H Veilig Thuis Noord-Holland Noord heeft meer tijd nodig om te voldoen aan de gestelde verwachtingen en de verbetermaatregelen daadwerkelijk goed in te bedden in de organisatie. Naar inschatting van de inspectie moet het mogelijk zijn om binnen vier maanden aan de gestelde verwachtingen te voldoen. Vervolgacties inspectie De resultaten die Veilig Thuis Noord-Holland Noord moet realiseren zijn conform de toezeggingen die de directie, gesteund door het Dagelijks Bestuur, op 10 september 2018 uitsprak. Daarnaast verwacht de inspectie dat Veilig Thuis Noord-Holland Noord de inspectie tot nader bericht tweewekelijks blijft informeren over de wachtlijsten, de bezetting en over alle relevante zaken die van invloed zijn op de kwaliteit van Veilig Thuis Noord-Holland Noord. In de periode van het verlengd verscherpt toezicht kan de inspectie Veilig Thuis Noord-Holland Noord aangekondigd en/of onaangekondigd bezoeken. Aan het einde van de periode van het verlengd verscherpt toezicht zal de inspectie, op grond van haar bevindingen en conclusies naar aanleiding van een inspectiebezoek en de resultatenrapportages, oordelen of het verscherpt toezicht kan worden opgeheven of dat verdere stappen genomen moeten worden in de vorm van bestuursrechtelijke maatregelen. Als tijdens de periode van de verlenging van het verscherpt toezicht hiervoor aanleiding ontstaat, kan de inspectie ook besluiten tot verdere stappen in de vorm van bestuursrechtelijke maatregelen. Procedure verlengd verscherpt toezicht en openbaarmaking Het verlengen van een verscherpt toezicht is geen besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht en daarom niet vatbaar voor bezwaar en beroep. Ik vind het van belang dat de neutrale lezer het complete beeld krijgt. Dus niet alleen de visie van de inspectie ten aanzien van de situatie bij uw instelling ten tijde van de bezoeken en gesprekken, maar ook uw kant van het verhaal. Ik heb u daarom in de gelegenheid gesteld om binnen vijf werkdagen na dagtekening van deze brief een schriftelijke reactie in te dienen die tegelijkertijd met deze brief wordt gepubliceerd. Uw reactie heeft de inspectie (voor publicatie) bij deze brief gevoegd. Conform artikel 4.8 van de Algemene wet bestuursrecht heeft de inspectie u tevens gelegenheid geboden uw eventuele bedenkingen tegen de openbaarmaking van het verscherpt toezicht in te dienen. U heeft aangegeven geen bedenkingen te hebben tegen openbaarmaking. Deze brief wordt derhalve tezamen met een persbericht op de website van de inspectie gepubliceerd ( Pagina 6 van 7

7 Een afschrift van deze brief stuurt de inspectie aan de plaatsvervangend voorzitter van het Dagelijks Bestuur. IJZ/ JN/18-OO1-H Hoogachtend, senior inspecteur Pagina 7 van 7

8 6401 DA HEERLEN Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd Postbus 2518 Per mail Hollands Noorden GGD Directeur publieke gezondheid namens GGD Hollands Noorden, Hoogachtend, Uiteraard kunt u onze reactie toevoegen bij de publicatie van uw beslissing. stand van zaken bij Veilig Thuis NHN. Mocht u naar aanleiding van deze brief nog vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met directeur publieke gezondheid. De komende maanden informeren wij u, zoals afgesproken, tweewekelijks over de voortgang en de afgelopen halfjaar zijn zowel bestuur als directie tot het inzicht gekomen dat een doortastende aanpak noodzakelijk is, die rekening houdt met de werkzaamheden en verantwoordelijkheden van Veilig Thuis verder voort te zetten. op de lange termijn. De verlenging van vier maanden biedt ons de mogelijkheid om onze aanpak behelsden en daarmee achterliepen op de toenemende druk op Veilig Thuis in de praktijk. Het Wij beseffen dat de maatregelen, die in het verleden genomen zijn, een grote mate van voorzichtigheid bestuur, de directie en het team van Veilig Thuis NHN. halfjaar zijn er grote inspanningen geleverd. Desondanks is nog niet aan alle, door u gestelde, voorwaarden voldaan. Uw bevindingen en besluit tot verlenging van het verscherpt toezicht toont aan dat uw inspectie vertrouwen heeft in onze Veilig Thuis organisatie en de door ons genomen en nog te nemen maatregelen. Het vertrouwen dat uw inspectie uitspreekt, wordt gedeeld door het dagelijks Veilig Thuis NHN onderschrijft de bevindingen van de inspectie en het genomen besluit. Het afgelopen 1 oktober wordt verlengd tot 1 5 januari U stelt ons in de gelegenheid om binnen vijf geïnformeerd dat het verscherpt toezicht op Veilig Thuis Noord Holland Noord met ingang van werkdagen na dagtekening schriftelijk te reageren op uw besluit. Bij brief d.d. 19 september 2018, kenmerk IJZ/I IN/ H, heeft u ons Geachte, Bijlage