Reglement. Netwerk. Doel. Uitgangswaarden / Verantwoordelijkheden t.a.v. Reglement Netwerk/ April 2013 Pagina 1. Lidmaatschap: Organisatie:

Transcriptie

1 Reglement Netwerk Een netwerk bestaat uit verpleegkundigen en verpleegkundig specialisten die affiniteit hebben met een specifiek deskundigheidsgebied of thema binnen de oncologie waarbinnen zij zich volgens de missie van V&VN Oncologie inzetten voor excellente zorg. Doel Uitwisselen van kennis en ervaringen met betrekking tot een specifiek onderdeel binnen het vakgebied oncologie ten behoeve van verpleegkundigen, verpleegkundig specialisten en andere zorgprofessionals werkzaam binnen het oncologisch vakgebied. De uitwisseling van kennis en ervaringen kan op verschillende manieren plaatsvinden, bijvoorbeeld door het organiseren van netwerkbijeenkomsten of via digitale netwerken. Uitgangswaarden / Verantwoordelijkheden t.a.v. Lidmaatschap: De leden van een netwerk zijn (buitengewoon) lid van V&VN Oncologie. Binnen een netwerk onderscheiden we leden en actieve leden. Verpleegkundigen die actief lid zijn van een netwerk kunnen voor deelname aan een netwerk 5 punten per jaar opvoeren onder overige deskundigheidsbevorderende activiteiten van het Kwaliteitsregister V&V. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor opvoering van de punten in het digitaal portfolio. Verpleegkundig Specialisten die actief lid zijn van een netwerk kunnen 2 punten per bijeenkomst van een netwerk opvoeren, met een maximum van 12 punten, in het digitaal portfolio ten behoeve van herregistratie. Bewijsvoering is verplicht, bijvoorbeeld door aanleveren van notulen van de bijeenkomst. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor opvoering van de punten in het digitaal portfolio. De voorzitter van een netwerk meldt het secretariaat van V&VN Oncologie jaarlijks in januari welke netwerkleden het jaar ervoor actief zijn geweest en in welke vorm en dus recht hebben op deze punten. Organisatie: De voorzitter van een netwerk wordt voorgedragen door het netwerk waarbij het profiel voorzitter netwerk leidend is. De voorzitter van een netwerk wordt benoemd door het bestuur V&VN Oncologie. Een netwerk bestaat uit een kerngroep (actieve leden) en leden. Reglement Netwerk/ April 2013 Pagina 1

2 De samenstelling van de kerngroep is zichtbaar op de webpagina van het netwerk. Een netwerk komt volgens afspraak bij elkaar met haar (kerngroep-)leden waarvan verslag wordt gelegd. Een netwerk is verantwoordelijk voor de door hen gevolgde werkwijze en activiteiten, welke passen binnen de beleidskaders van V&VN Oncologie, waarbij de voorzitter eindverantwoordelijk is Een netwerk functioneert op basis van door hen vastgelegde werkafspraken welke vallen binnen de kaders van dit reglement. De werkafspraken zijn niet in strijd met het door V&VN Oncologie gevoerde beleid. In de vastgelegde werkafspraken van een netwerk is beschreven op welke wijze de verslaglegging en het webbeheer binnen het netwerk is geregeld. Contact bestuur V&VN Oncologie: De contactpersoon vanuit het bestuur V&VN Oncologie communiceert met de kerngroep van een netwerk aangaande beleid en het webbeheer. De contactpersoon vanuit het bestuur V&VN Oncologie ontvangt de notulen van alle bijeenkomsten welke binnen een netwerk plaatsvinden. Het bestuur V&VN Oncologie maakt daar waar mogelijk gebruik van de aanwezige inhoudelijke deskundigheid en expertise binnen een netwerk, denk bijvoorbeeld aan afvaardiging voor een richtlijnwerkgroep. Op verzoek van de voorzitter van een netwerk of op verzoek van de contactpersoon vanuit het bestuur V&VN Oncologie kan de contactpersoon een bijeenkomst van een netwerk bijwonen. De voorzitter van een netwerk en de contactpersoon vanuit het bestuur V&VN Oncologie onderhouden contact met elkaar met een minimale frequentie van twee keer per jaar. Dit contact vindt onder andere plaats tijdens de halfjaarlijkse voorzittersvergadering. Indien de voorzitter van een netwerk niet aanwezig kan zijn bij de voorzittersvergadering, wordt voor vervanging gezorgd. Indien onverhoopt niemand aanwezig kan zijn, verloopt afmelding via het secretariaat van V&VN Oncologie. Een netwerk meldt geschillen, mochten deze zich voordoen, bij de contactpersoon van het bestuur V&VN Oncologie. Activiteiten/Producten: Een netwerk levert kopij voor het jaarverslag van V&VN Oncologie vóór 1 maart aan bij het secretariaat van V&VN Oncologie. In het jaarverslag wordt opgenomen in welke organen/ werkgroepen netwerkleden participeren namens V&VN Oncologie. Een netwerk is verantwoordelijk voor het actualiseren van eventueel zelf ontwikkelde producten en diensten. Reglement Netwerk/ April 2013 Pagina 2

3 Bij presentaties wordt het logo van V&VN Oncologie gebruikt. Logo/benaming van een netwerk staat naast het logo van V&VN Oncologie. Oncologiedagen: Het bestuur V&VN Oncologie is eindverantwoordelijk voor duidelijke en eenduidige afspraken omtrent de communicatie rondom de Oncologiedagen waarbij deze verantwoordelijkheid wordt gedelegeerd naar de voorzitter van de Commissie Oncologiedagen. Zowel binnen een netwerk als de Commissie Oncologiedagen onderhouden vaste personen het contact aangaande de Oncologiedagen. Een netwerk heeft de mogelijkheid zich te profileren op de jaarlijkse Oncologiedagen. Enerzijds door zich als netwerk te presenteren aan de bezoekers, anderzijds door een bijdrage te leveren aan één of meerdere inhoudelijke sessies/ workshops. Een netwerk laat indien gewenst maximaal 1 maand na de Oncologiedagen (=eind december), middels een mail, aan de contactpersoon van de Commissie Oncologiedagen weten op welke wijze het netwerk een bijdrage kan/wil leveren aan de volgende Oncologiedagen en wat de wensen zijn t.a.v. inhoud van de sessie/workshop. Een netwerk kan een voorkeur aangeven voor het tijdstip van de sessie/workshop. De Commissie Oncologiedagen bepaalt uiteindelijk welke onderwerpen en op welk tijdstip een workshop/sessie in het programma wordt opgenomen. Een netwerk krijgt na de tweede vergadering (meestal januari) van de Commissie Oncologiedagen te horen welke workshop/sessie is toegekend. Vervolgens vindt overleg plaats tussen de contactpersonen over de definitieve invulling van de sessie/workshop. De contactpersoon van een netwerk is coördinator van de sessie/workshop en verantwoordelijk voor het aanleveren van de gegevens van de sprekers en van de tekst voor de flyer (vóór 1 april). De coördinator onderhoudt het contact met de sprekers en begeleidt indien gewenst de sprekers voorafgaand aan de Oncologiedagen. Bij bijzonderheden heeft de coördinator/contactpersoon van een netwerk laagdrempelig contact met de contactpersoon vanuit de commissie Oncologiedagen. Wanneer de farmaceutische industrie betrokken is bij een sessie/workshop van een netwerk, wordt de acquisiteur ingeschakeld via de Commissie Oncologiedagen en verloopt alle communicatie via hem/haar. De ontbijt-, lunch- en avondsessies van de Oncologiedagen worden altijd gecoördineerd door de acquisiteur in verband met de betrokkenheid van de farmaceutische industrie. Als een netwerk een geschikt onderwerp wil aandragen voor een gesponsorde sessie wordt zowel het onderwerp als de naam van de contactpersoon van het netwerk aan de acquisiteur door gegeven. Reglement Netwerk/ April 2013 Pagina 3

4 Oncologica: Een netwerk heeft de mogelijkheid zich te profileren middels het vakblad Oncologica door het aanleveren van kopij. De Commissie Oncologica bepaalt uiteindelijk of en wanneer een artikel geplaatst wordt. Externe Communicatie: Website: Een netwerk is verantwoordelijk voor het beheren en actualiseren van de eigen webpagina binnen (zie Reglement commissie Digitale Communicatie) Nieuws: Een netwerk kan nieuws aanleveren voor de website en decentrale V&VN Oncologie digitale nieuwsbrief door een mail te sturen aan (zie Reglement commissie Digitale Communicatie) Decentrale nieuwsbrief: Een netwerk heeft de mogelijkheid om een eigen digitale nieuwsbrief uit te sturen. Het template hiervoor wordt aangeleverd door V&VN Oncologie. (Voor inhoud en beheer zie Reglement commissie Digitale Communicatie) Evenementenagenda: Een netwerk maakt middels een aan.. melding van een evenement voor de evenementenagenda. De commissie deskundigheid plaatst het evenement op de evenementenkalender. Op de netwerk-websitepagina kan het evenement ook vermeld worden waarbij websitepagina en evenementenkalender op elkaar afgestemd zijn en dezelfde evenementen genoemd worden. (zie Reglement commissie Digitale Communicatie) Financiën: Een netwerk krijgt jaarlijks een door het bestuur V&VN Oncologie vastgesteld budget. De kosten van een eventuele presentatie tijdens de Oncologiedagen worden gedeeld. De kosten van de stand zijn voor rekening van de afdeling V&VN Oncologie. De kosten van bemensing van de stand worden gedragen door de betreffende netwerkleden. De financiële afwikkelingen met betrekking tot het vastgestelde budget lopen via de voorzitter van een netwerk en de boekhouder van V&VN Oncologie. Declaraties kunnen ingediend worden bij de boekhouder van V&VN Oncologie met behulp van het declaratieformulier met duidelijke vermelding op welk netwerk de declaraties van toepassing zijn. De voorzitter van een netwerk is verantwoordelijk voor een juiste afhandeling van de declaraties en draagt er zorg voor dat declaraties minimaal één keer per kwartaal (zo mogelijk vaker) worden ingediend. Reglement Netwerk/ April 2013 Pagina 4

5 Een netwerk ontvangt twee maal per jaar een overzicht van de inkomsten en uitgaven van de boekhouder. De eventuele inkomsten van een netwerk worden opgenomen in de begroting en bestaande rekeningen van V&VN Oncologie. Deze inkomsten worden geoormerkt als gelden van het betreffende netwerk. Indien er activiteiten ontstaan tijdens het lopende jaar waar extra budget voor noodzakelijk is, dient een netwerk een projectverzoek in bij de contactpersoon vanuit het bestuur V&VN Oncologie. (zie stroomdiagram en format in bijlage) Wanneer het projectverzoek wordt goedgekeurd door het bestuur V&VN Oncologie, schrijft het netwerk een projectplan. Op basis van dit projectplan wordt een overeenkomst opgesteld door het netwerk, acquisiteur en bestuur V&VN Oncologie. In deze overeenkomst wordt opgenomen dat de acquisiteur externe financiering zoekt voor het project en indien er inkomsten worden gegenereerd, zullen de daadwerkelijk gemaakte uren van de acquisiteur en een eenmalig bedrag betaald worden aan V&VN Oncologie. (zie stroomdiagram) Bijlagen Organogram V&VN Oncologie Logo V&VN Oncologie Profiel voorzitter netwerk Stroomdiagram Projecten Format Projectverzoek Format Projectplan Format Projectovereenkomst Format Jaarverslag Declaratieformulier Voorbeeld Bewijs van Deelname Netwerk Reglement Netwerk/ April 2013 Pagina 5