1. TAKENPAKKET. 1.1 Doel van de functie

Transcriptie

1 SELECTIEREGLEMENT SELECTIEPROCEDURE VOOR DE STATUTAIRE WERVING VAN EEN ADVISEUR (A21) IN DE FUNCTIE VAN PMO- & PORTFOLIO-MANAGER BIJ DE VLAAMSE WATERWEG VOOR DE CEL STAF & BELEIDSCOÖRDINATIE STANDPLAATS: HASSELT OF WILLEBROEK JUNI TAKENPAKKET 1.1 Doel van de functie Interne klanten bijstaan via het ontwikkelen en uitbouwen van een specifieke dienstverlening op het gebied van projectmanagement met als doel ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. 1.2 Resultaatgebieden Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten met als doel een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Uitvoeren van (probleem)analysen Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening Dienstverlening uitbouwen en/of optimaliseren Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening op het gebied van projectmanagement met als doel de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Voorstellen doen rond de dienstverlening Draagvlak uitbouwen met betrekking tot voorstellen rond de dienstverlening in de ganse organisatie. Klantgerichtheid van de dienstverlening stelselmatig verhogen. Bespreken van de dienstverlening Akkoord bereiken rond de dienstverlening De continue werking van de organisatie mee helpen verzekeren Actieplan opstellen, werkmethode definiëren Definiëren van langere termijnplanning Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, Instaan voor de projectrapportering op het niveau van de organisatie 1

2 Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant met als doel (door algemeen toepasbare of maatgerichte producten, processen en diensten) de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen en verbeteren en/of toegankelijk maken Innovatieve ideeën ontwikkelen Uitwerken van procedures en richtlijnen op het gebied van projectmanagement (opstart, planning, uitvoering en afsluiting) Uitwerken van procedures en richtlijnen op het gebied van programma management Uitwerken van procedures en richtlijnen op het gebied van portfolio management Ontwikkelen van werkinstrumenten ter ondersteuning van capaciteitsplanning Ontwikkelen van werkinstrumenten ter ondersteuning van projectrapportering Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Antwoorden op vragen van klanten Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Management adviseren over thema s die te maken hebben met projectmanagement programma management en portfolio management. Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Proactief knelpunten signaleren Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening met als doel optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Verzamelen en verwerken van gegevens Opmaken van overzichten en verslagen Rapporteren van indicatoren Input leveren voor management rapportering Toezien op naleving van kwaliteitsnormen Evalueren van klanttevredenheid Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie 2

3 Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening met als doel de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Draagvlak uitbouwen met betrekking tot project, programma en portfolio management. De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de klant Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt Feedback vragen aan klanten Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied Beleidsvoorbereiding Vanuit het vakgebied meewerken aan het (deel-)beleid voor het eigen functioneel domein met als doel er voor te zorgen dat het beleid aansluit op de noden van de organisatie. Management adviseren over thema s die te maken hebben met projectmanagement Leidinggevenden beleidsgerelateerde en geconsolideerde informatie aanreiken over projecten, programma s en portfolio s met als doel prioritering, opvolging en bijsturing van projecten, programma s en portfolio s mogelijk te maken. Optimalisatie van de werking/het beleid Vanuit ervaring in het eigen vakgebied en met zicht op andere vakgebieden mee bepalen van het beleid met als doel het beleid te laten aansluiten op de noden van de organisatie. Een trekkende rol opnemen op vlak van het beleid m.b.t. project- en portfoliomanagement binnen de organisatie Evalueren van de dienstverlening Klanten overtuigen om gebruik te maken van de aangeboden dienstverlening Klanten overtuigen van de meerwaarde van de eigen dienstverlening 3

4 Organisatie- en samenwerkingsvorm Vanuit een doorgedreven expertise, fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt. Verder uitbouwen van de kennis en deze verankeren binnen de organisatie met als doel het kennisniveau op peil te houden. Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, Fungeren als aanspreekpunt op het gebied van projectmanagement Uitwerken van richtlijnen en procedures voor projectmanagement, programma management en portfolio management, die een integratie zijn van eigen ervaringen, best practices, afspraken binnen de organisatie 2. FUNCTIEPROFIEL 2.1 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belang, waarden en normen van de organisatie Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 2 Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af Moedigt anderen aan van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken Onderneemt actie zodat er positieve verstandhouding en productieve samenwerking ontstaat en blijft Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 2 Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen 4

5 Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 3 Vormt een geïntegreerd oordeel Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk Neemt in zijn standpunt verschillende belangen in overweging Benoemt zowel de positieve als negatieve kanten van zijn standpunt of voorstel Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie Vertaalt een synthese naar een vraagstelling of advies en geeft zo een inhoudelijke meerwaarde aan de thema's die hij naar voren brengt Analyseren Een probleem duiden in verbanden en op efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 3 Maakt verhelderende analyses van complexe vraagstukken Herformuleert complexe vraagstukken naar hanteerbare vragen Plaatst het vraagstuk of probleem in een breder kader Houdt bij de analyse rekening met verschillende aanknopingspunten Ziet trends en patronen in ogenschijnlijk niet-gerelateerde feiten Betrekt en integreert tegengestelde oordelen in zijn analyse Visie Feiten in een ruime context plaatsen en een toekomstgericht beleid ontwikkelen Niveau 2 Betrekt brede (maatschappelijke, technische ) factoren bij zijn/haar aanpak Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de brede organisatiecontext of beleidscontext Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen zijn beroep of domein Wijst op evoluties die voor anderen nog onbekend zijn Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden Levert een bijdrage aan het ontwikkelen van het beleid voor zijn werkveld 2.2 Vaktechnische competenties Diepgaande kennis van projectmanagement beste praktijken en standaardraamwerken (bv. PRINCE II, PMBOK, Vlaamse Overheid) Diepgaande kennis van programma en portfolio management beste praktijken Kennis van veranderbeheer (change management) Kennis van kwaliteitsraamwerken en methodieken voor continue verbetering Basiskennis van procesontwerp en procesmanagement Rijbewijs B 5

6 3. FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1. Je bent in het bezit van een masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Kandidaten die kunnen deelnemen via interne of externe mobiliteit hoeven niet te voldoen aan deze diplomavoorwaarde. 2. Je hebt minimaal 6 jaar relevante professionele ervaring in - projectmanagement of organisatieontwikkeling in het kader van projectwerking en/of - diepgaande kennis van project en programma management principes, concepten en technieken en/of - ervaring in het ontwikkelen van de project management competentie van organisaties Werk je al binnen de diensten van de Vlaamse overheid, dan kan je ook deelnemen via de interne arbeidsmarkt als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan één van onderstaande voorwaarden: Je bent statutair ambtenaar binnen de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van de vacature. Of je werkt als (statutair) ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Of je bent contractueel tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie binnen de diensten van de Vlaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). Je kunt ook deelnemen via externe mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarde: Je bent een vastbenoemd personeelslid bij een externe overheid en je bent tewerkgesteld in een functie van een gelijkwaardige graad. Onder externe overheid wordt begrepen (art. VI 30ter): - Federale overheid - Diensten van andere gemeenschappen en gewesten - Entiteiten en raden die niet behoren tot de Diensten van de Vlaamse overheid (zoals VRT, Vlaams Parlement, UZ Gent) - Lokale besturen (gemeenten, provincies, OCMW s) - onderwijssector Ook wie solliciteert via de interne arbeidsmarkt of via externe mobiliteit, moet beschikken over de vereiste relevante werkervaring. 3. Je bent in het bezit van een (voorlopig) rijbewijs B. 4. TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: - Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking. - De burgerlijke en politieke rechten genieten. - Slagen in onderstaande selectieprocedure. 6

7 - Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 5. KANDIDAATSTELLING De kandidaatstelling kan uiterlijk tot en met woensdag 31 juli 2019 door te solliciteren met brief, cv en ingevulde vragenlijst aan jobs@vlaamsewaterweg.be met vermelding van de referentie S&BC - PMO- en Portfoliomanager. De kandidaatstelling wordt enkel in aanmerking genomen als: - de kandidaatstelling uiterlijk op 31/7/2019 wordt ingediend, - je de gestructureerde vragenlijst toevoegt aan je sollicitatie. Het blanco document kan je terugvinden bij deze vacature op of onze website Indien je gebruik wil maken van een vrijstellling of niet nodeloos hertesten, voeg je de stavende documenten bij je kandidatuurstelling uiterlijk op 31/07/2019. Indien de stavende documenten afwezig zijn, kan je geen gebruik maken van de vrijstelling of niet nodeloos hertesten. Door je kandidaat te stellen, bevestig je in orde te zijn met de formele deelnemingsvoorwaarden en de toelatingsvoorwaarden. Voorafgaand aan de indiensttreding zullen de nodige documenten om dit te onderbouwen ingediend moeten worden. 6. SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-screening Enkel de kandidaten die aan alle punten van de formele deelnemingsvoorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan de verdere selectieprocedure. De gevraagde relevante ervaring dienen kandidaten aan te tonen bij sollicitatie. 6.2 FASE: Optionele voorselectie Vanaf 8 kandidaten die doorstromen uit de CV screening, kan een voorselectie worden georganiseerd op basis van een gestructureerde vragenlijst die peilt naar de relevantie van de ervaring en kennis, alsook de motivatie voor (en inzicht in) de functie. Het is belangrijk om bij je kandidatuurstelling alle velden zorgvuldig in te vullen. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie 60% behaalt op de voorselectie en behoort tot de 8 hoogst scorenden, gaat door naar de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Als een van de 8 hoogst scorende kandidaten zijn/haar kandidatuur intrekt tijdens deze voorselectie, kan alsnog de volgende best scorende kandidaat uitgenodigd worden om deel te nemen. 6.3 FASE: Gestructureerd verkennend interview Deze selectiefase wordt gevoerd met een selectieverantwoordelijke en eventueel een afgevaardigde(n) van de wervende entiteit. Tijdens dit interview wordt gepeild naar: - inpasbaarheid binnen de organisatie - wederzijdse verwachtingen - motivatie voor de functie - toetsen van de relevante en gevraagd kennis en ervaring Deze selectiefase is eliminerend. Kandidaten krijgen een beoordeling gunstig/ongunstig. Om door te gaan is een gunstige beoordeling vereist. 6.4 FASE: Psychotechnische screening De psychotechnische screening zal worden uitgevoerd door een extern selectiekantoor. 7

8 De screening bestaat uit volgende onderdelen: competentiegericht interview, een persoonlijkheidsvragenlijst, computergestuurde redeneerproeven en een management-oefening met rollenspel. Tijdens de psychotechnische screening worden de competenties gemeten zoals vermeld in punt 2.1. De kandidaten krijgen een beoordeling gunstig/ongunstig. Om verder te gaan is een gunstige beoordeling vereist. Deze selectiefase is eliminerend. 6.5 FASE: Functiegericht eindgesprek Dit bestaat uit een jurygesprek dat gevoerd wordt met een selectieverantwoordelijke en afgevaardigde(n) van de wervende entiteit eventueel aangevuld met een inhoudelijk expert. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - vaktechnische competenties - inpasbaarheid binnen het team en verwachtingen - motivatie voor de functie Voorafgaand aan het jurygesprek ontvangen de kandidaten een case die ze mogen voorbereiden. Deze selectiefase is eliminerend. Op basis van het verkregen totaalbeeld krijgen de kandidaten een beoordeling geschikt/niet geschikt voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie de meest geschikte kandidaat is voor de functie. Er wordt geen rangschikking opgemaakt. De keuze wordt gemotiveerd. 6.6 TIMING van de selectieprocedure Uiterste sollicitatiedatum: 31/7/2019 CV-screening + indien nodig screening vragenlijst preselectie: tegen 09/8/2019 Gestructureerd verkennend interview in Brussel: 22, 26/8 03/9/2019 Assessment center: van 09 tot en met 13/9/2019 Functiegericht eindgesprek in Hasselt: 20/9/2019 (voormiddag) Dit is een indicatieve timing. Afhankelijk van het aantal kandidaten en de omstandigheden kan de timing wijzigen. 7. AANPASSINGEN AAN DE SELECTIEPROCEDURE VOOR MENSEN MET EEN HANDICAP Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit aangeven bij je kandidaatstelling. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. 8. WERVINGSRESERVE Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van PMO- en Portfoliomanager bij De Vlaamse Waterweg, die bestaat uit de lijst van geschikten. 8

9 Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als PMOen Portfoliomanager. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. 9. FEEDBACK De kandidaten kunnen op hun vraag feedback krijgen over hun resultaten en dit vanaf het moment dat de procedure afgelopen is. 10. SALARIS EN GRAAD Salarisschaal: A21 (graad van adviseur), verloning 4.854,71 euro bruto/maand bij 6 jaar relevante ervaring. Relevante privé-ervaring kan gevaloriseerd worden. 11. VRIJSTELLINGEN EN NIET NODELOOS HERTESTEN Vrijstelling Heb je in het verleden een vrijstelling behaald in een vorige procedure en is die ook van toepassing in deze procedure? Voeg dan bij je sollicitatie de stavende documenten toe. Niet nodeloos hertesten Nam je na 1 december 2014 al eens deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in een andere procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. Indien de stavende documenten afwezig zijn op de uiterste reactiedatum, kan je geen gebruik maken van de vrijstelling of niet nodeloos hertesten. 12. ALGEMEEN Voor alles wat niet expliciet is opgenomen in dit selectiereglement, gelden de bepalingen van het Vlaams personeelsstatuut. 9