SELECTIEREGLEMENT EN FUNCTIEOMSCHRIJVING

Transcriptie

1 Selectiereglement SELECTIEREGLEMENT EN FUNCTIEOMSCHRIJVING Selectieverantwoordelijke statutaire functie, niveau B rang B1 graad deskundige met standplaats Brussel Agentschap voor Overheidspersoneel, Beleidsdomein Kanselarij en Bestuur Vacaturenummer FUNCTIECONTEXT Het Agentschap Overheidspersoneel ondersteunt het lijnmanagement van de Vlaamse overheid bij uitdagingen op het vlak van personeel en organisatie. De Vlaamse Regering besliste op 22 september 2014 om de taken en bevoegdheden die Jobpunt Vlaanderen uitoefent voor entiteiten van de Vlaamse overheid die onder het Vlaams Personeelsstatuut (VPS) vallen, toe te vertrouwen aan het Agentschap Overheidspersoneel. Voor het thema personeel en organisatie is gekozen om zoveel mogelijk activiteiten te bundelen in het Agentschap Overheidspersoneel. Dit agentschap moet een gemeenschappelijk dienstencentrum voor personeel en organisatie binnen de holding Vlaamse overheid uitbouwen. In eerste instantie wordt een basisaanbod opgezet door de integratie van de activiteiten rond werving en selectie, HR en organisatiebeleid en personeelsregelgeving binnen het Agentschap Overheidspersoneel. Op vlak van werving en selectie heeft de Dienst Rekrutering en Selectie van het Agentschap Overheidspersoneel op 1 mei 2015 de decretale opdrachten van Jobpunt Vlaanderen voor de entiteiten die onder het Vlaamse Personeelsstatuut vallen, overgenomen: selectie voor statutaire aanwervingen voor de ministeries; selectie van het topkader; bijstand bij de evaluatie van het topkader; herplaatsingsbureau (Werk-wijzer);

2 de bekendmaking van externe mobiliteit. De Dienst Rekrutering en Selectie integreert deze taken in een gemeenschappelijk aanbod met betrekking tot rekrutering en selectie volgens de omzendbrief Kwaliteitscriteria voor selectoren en selecties. Zo zorgt de Dienst Rekrutering en Selectie, in samenwerking met de aankoopcentrale van het Facilitair Bedrijf, voor een uitbreiding van het aanbod aan raamovereenkomsten met externe partners - meer in het bijzonder inzake rekrutering en selectie. Er komt ook een onafhankelijke instantie die de kwaliteit van de selectoren en selecties zal bewaken. De inbedding van rekrutering en selectie bij het Agentschap Overheidspersoneel zorgt een betere aansluiting bij de andere HR processen binnen de Vlaamse overheid. De principes van het modern HRbeleid krijgen immers ook via het Agentschap Overheidspersoneel uitvoering. 2 TAKENPAKKET Als selectieverantwoordelijk ben je de verantwoordelijke voor het rekruterings- en selectieproces van A tot Z: Je doet de intake met de klant, je bepaalt de selectiematrix, je finaliseert de functiebeschrijving en het selectiereglement, je voert de selectiegesprekken, je verzorgt de verslaggeving, Je garandeert een efficiënt en kwaliteitsvol selectieproces. Hiervoor werk je intensief samen met de dossierbehandelaars en kan je beroep doen op een communicatiespecialist. In functie van jouw interesses en de behoeftes van de organisatie zal je ook één of meer andere taken m.b.t. rekrutering en selectie opnemen: diversiteit, kwaliteitscontrole, intervisie en kennisdeling, beleidsmatige projecten, juridisch advies, monitoring en rapportering, inhoudelijke opvolging van raamcontracten, Doel van de functie: Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening inzake rekrutering en selectie teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. Als je op kruissnelheid werkt, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan (telkens met enkele voorbeelden: 1. Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Analyseren van ad hoc vragen en problemen pagina 2 van 9 selectiereglement

3 Evalueren van de huidige dienstverlening 2. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening wat betreft rekrutering en selectie definiëren, implementeren en bijsturen teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Je doet dit in overleg en samenwerking met het lijnmanagement. Afspraken maken met de lijnmanager over inhoud, aanpak en timing van de wervingsprocedure Afspraken maken met de lijnmanager over de selectiematrix en de in te zetten communicatiekanalen Finaliseren van de functiebeschrijving en het selectiereglement Selecteren van personeelsleden via verschillende methodieken: cv-screening, selectiegesprekken, computergestuurde testen, cases, Opstellen van motiveringen en verslagen Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort 3. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Uitwerken van procedures en richtlijnen 4. Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Antwoorden op vragen van klanten en fungeren als aanspreekpunt wat betreft rekrutering en selectie Adviesverlening over rekrutering en selectie (rekruteringskanalen, selectieproces, regelgeving, ) Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Pro-actief knelpunten signaleren 5. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Bewaken van de voortgang van de wervingsprocedure Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren selectiereglement pagina 3 van 9

4 Toezien op naleving van kwaliteitsnormen Evalueren van klanttevredenheid en de effectiviteit Voorstellen doen voor verbetering 6. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt voor het lijnmanagement en HR verantwoordelijken Feedback vragen aan klanten 7. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied 8. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten pagina 4 van 9 selectiereglement

5 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): Je werkt als ambtenaar op proef of vastbenoemd ambtenaar in de graad van deskundige binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Of je bent ambtenaar op proef of vastbenoemd ambtenaar binnen de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van deskundige. Of je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie in de graad van deskundige binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte van graad van deskundige (artikel VI 18, 4 en III 22 VPS) 3.2 ERVARING Je hebt aantoonbare ervaring in het selecteren van personeelsleden 3.3 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt kennis van de relevante regelgeving (VPS) en selectietechnieken (interviewtechnieken, testen, ) Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 1 Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 2 Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau selectiereglement pagina 5 van 9

6 Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1 Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 4 SELECTIEPROCEDURE 4.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde standaard cv gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. (Zie punt 3.1.) Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Daarnaast zal rekening gehouden worden met je relevante werkervaring en motivatie die je hebt opgegeven in het standaard-cv. Enkel de 8 meest geschikte kandidaten worden toegelaten tot de volgende fase van de selectie. De cv-screening zal worden afgerond tegen 17 juni JURYGESPREK MET CASE Tijdens deze selectiefase worden de vaktechnische en persoonsgebonden competenties beoordeeld in een jurygesprek en een case. Voorafgaand aan het selectiegesprek vul je ook een persoonlijkheidsvragenlijst in. In het gesprek wordt eveneens gepeild naar je motivatie, verwachtingen en visie op de functie. Het jurygesprek vindt plaats te Brussel op 25 juni (datum onder voorbehoud) Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt gerangschikt in volgorde van geschiktheid en opgenomen in een wervingsreserve. pagina 6 van 9 selectiereglement

7 5 AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Leuven, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt via horizontale mobiliteit aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal. Je eerste maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in de graad van de vacature werkt. 6. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature solliciteer dan uiterlijk op 14 juni Je stuurt een ingevuld standaard - cv bij voorkeur via mail naar: werkenvoor@vlaanderen.be of per post naar: Stephanie De Wulf Agentschap Overheidspersoneel (zone 3C) Boudewijnlaan 30 BUS Brussel Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het standaard-cv gebruikt - je je kandidatuur uiterlijk op 14 juni 2015 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs) selectiereglement pagina 7 van 9

8 Het standaard-cv dat je moet invullen vind je op Indien je geen pc hebt, kan je dit document ook opvragen bij Kathy Tas (tel: 02/ ) 7. CONTACTGEGEVENS Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Stephanie De Wulf, Directeur Rekrutering en Selectie tel Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Sofie Lekens, selectieverantwoordelijke TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1) Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2) Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3) Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4) Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5) Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 6) Je slaagt in de selectieprocedure; pagina 8 van 9 selectiereglement

9 9. AANPASSINGEN AAN DE SELECTIEPROCEDURE VOOR MENSEN MET EEN HANDICAP De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit in het standaard cv aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. 10. FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind juli Je kan binnen de 3 maanden die volgen op de kennisgeving van je resultaat feedback vragen. Je doet dit telefonisch op het nummer 02/ of per mail naar kathy.tas@kb.vlaanderen.be. 11. RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op concrete vacatures die zullen worden aangeboden. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar vanaf de datum van de kennisgeving van je resultaat. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tot de reserve behoort selectiereglement pagina 9 van 9