1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt Consulent interne controle en organisatiebeheersing Statutair Niveau: B Rang: B1 Graad: deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben jij bereid om een ondersteunende en coördinerende rol op te nemen in het vakgebied van risicobeheer en procesbeheer in een facilitaire context? Dan ben jij de persoon die wij zoeken! 2 FUNCTIECONTEXT Je komt terecht bij Het Facilitair Bedrijf, dat instaat voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en verantwoordelijk is voor het vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. Daarnaast ondersteunt Het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal door het aanbieden van ICT-, informatiediensten, - producten en -advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid als geheel en de lokale besturen en provincies.

2 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Interne klanten proactief en reactief bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met één of meer functionele domeinen (*) teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden (*) Functionele domeinen zijn: kwaliteit (in de brede zin van het woord), risicobeheer, bedrijfscontinuïteit, procesbeheer, interne onderzoeken, Context: rekening houdend met het beleid van het functioneel domein (beleid geformuleerd door de Vlaamse overheid en de entiteit) en in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Behoefteanalyse Resultaat Je zal instaan voor de analyse van de behoeften van de organisatie en van interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen en/of optimaliseren In overleg met de adviseur interne controle en organisatiebeheersing en op basis van het beleid en de behoefteanalyse, definiëren, implementeren en bijsturen op vlak van kwaliteit en organisatiebeheersing teneinde de interne klant en de organisatie te ondersteunen en te evolueren naar een meer mature organisatie. Voorbeelden van activiteiten - Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen het agentschap - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen - Uitvoeren van (probleem)analysen, zowel proactief als ad hoc en zowel op eigen initiatief als in opdracht - Analyseren van ad hoc vragen en problemen - Uitvoeren van risicobeheer aanpak (scope, identificatie, analyse, evaluatie en beheersmaatregelen) op de drie niveaus van risicobeheer (strategisch, operationeel en ondersteunend) - Aanpakken van de (grootste) risico s door uitwerken en uitvoeren van beheersmaatregelen om de impact en / of de kans van deze risico s te verlagen - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening op het gebied van organisatiebeheersing en kwaliteit pagina 2 van 11

3 Werkinstrumenten In overleg met het teamhoofd en de collega's en het lijnmanagement zal je concepten, systemen, methoden en technieken ontwikkelen of aanpassen teneinde bij te dragen tot een meer kwalitatieve en efficiënte facilitaire dienstverlening. Adviesverlening - De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren, met name in BCM situaties - Actieplannen opstellen, werkmethode definiëren, processen uittekenen - Uitvoeren van de administratie die bij de dienstverlening hoort - Uitvoeren van acties die bij de dienstverlening horen, zoals in BCM situaties logboek invullen, rondgang langs gebouwen, - Zelf ook gebruik maken van de uitgewerkte werkinstrumenten - Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen,... - Opvolgen van verbeterinitiatieven m.b.t. de interne werking - Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken - Innovatieve ideeën ontwikkelen - Meewerken aan projecten inzake productontwikkeling en een transparante rapportering - Uitwerken van duidelijke procedures en richtlijnen en praktische documenten voor functioneel domein - Aanpak risicobeheer binnen Het Facilitair Bedrijf op strategisch, operationeel en ondersteunend niveau toepassen en zo nodig aanpassen aan veranderende noden - Verder uitbouwen en actueel houden van een systeem voor bedrijfscontinuïteitsbeheer (BCM) binnen Het Facilitair Bedrijf - Procesbeheer: implementeren en beheren van tool, werkwijze, registratie, beheer en ontsluiting van de processen binnen Het Facilitair Bedrijf - Interne onderzoeken: toepassen van een systematische aanpak, die gedocumenteerd wordt en waarbij het verslag eerst aan de administrateur-generaal wordt voorgelegd vanuit het team interne controle en organisatiebeheersing - Antwoorden op vragen van klanten pagina 3 van 11

4 Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Je zal de voortgang van processen en dienstverlening opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen, conform de afspraken en richtlijnen. - Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied - Inspelen op specifieke vragen - Adviseren aan de interne klant over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen m.b.t. kwaliteit, interne controle en organisatiebeheersing - Gebruikers adviseren over toepassing van regelgeving (in de brede zin van het woord) - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen m.b.t. kwaliteit, interne controle en organisatiebeheersing - Proactief knelpunten signaleren aan het teamhoofd interne controle en organisatiebeheersing - In samenspraak met de betrokken teams binnen Het Facilitair Bedrijf adviseren over het formuleren van werkbare doelstellingen zodat deze in lijn zijn met de visie en missie van Het Facilitair Bedrijf - Kwaliteitsbewaking en beheren van de opgezette systemen en op de correcte toepassing van procedures, systemen, kwaliteitsdossiers, van kwaliteitsnormen en standaarden (ISO, HACCP, ), - Plannen, uitvoeren en implementeren van interne audits en hiervan heldere verslagen maken met aanbevelingen aan leidinggevenden - Uitwerken, coördineren en evalueren van concrete verbeteracties, in samenspraak met het lijnmanagement en alle betrokkenen - Systematisch registreren en opvolgen van de eigen ondernomen acties - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren - Input leveren voor management rapportering - Uitvoeren van risicoanalyses, op diverse niveaus van risicobeheer - Toezien op de systematische registratie van ondernomen acties door de betrokken teams - Een objectieve houding aannemen in interne onderzoeken pagina 4 van 11

5 Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. organisatiebeheersing teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en organisatieniveau te optimaliseren. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Context: m.b.t. het eigen functionele domein. - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies en hierover in het team terugkoppelen - Deelnemen aan kwaliteitsnetwerken en uitdragen van het imago van Het Facilitair Bedrijf en hierover in het team terugkoppelen - De dienstverlening proactief kenbaar maken binnen Het Facilitair Bedrijf - Feedback vragen aan (interne) klanten - Aanmoedigen en organiseren van een sterke samenwerking met andere teams binnen Het Facilitair Bedrijf - Uitbouwen en onderhouden van netwerken - Bijhouden van vakliteratuur en ontsluiten binnen het team - Via lectuur, studiedagen op de hoogte blijven van diverse nieuwe ontwikkelingen zoals nieuwe methoden, theorieën en technieken - Deelnemen aan seminaries, interne vergaderingen, overlegmomenten m.b.t. het vakgebied interne controle en organisatiebeheersing - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied - Regelmatig uitwisselen van interessante informatie met collega's (zowel binnen als buiten Het Facilitair Bedrijf) - Feedback verzorgen van opleidingen, seminaries,... - Adviseren, controleren en bijsturen van projecten - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten - Projecten plannen, coördineren en leiden - Deelnemen aan cross functionele projectgroepen - Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden - Het opvolgen en (zelf / mee) realiseren van de werkzaamheden pagina 5 van 11

6 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden: 1) Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen Het Facilitair Bedrijf. Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen Het Facilitair Bedrijf in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen Het Facilitair Bedrijf en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). 2) Je hebt minimaal 1 jaar functierelevante ervaring in interne controle en organisatiebeheersing. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (gitte.collier@vlaanderen.be, tel ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt kennis van kwaliteitssystemen (ISO 9001, ISO 50001, ) Je hebt kennis van BCM aanpak Je hebt kennis van risicobeheer (ISO 31000) Je hebt kennis over facility management 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 6 van 11

7 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op Bijkomende voorwaarden en verwachtingen Je bent discreet Je kan omgaan met wisselende werkdruk, waaronder dringende aspecten bij een crisissituatie. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van overplaatsing moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. 2. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 3. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 7 van 11

8 5 AANBOD Je wordt overgeplaatst in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal B111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2.372,59 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 4 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 15 februari FASE: VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Eerste toetsing van je motivatie Eerste toetsing van je technische competenties Deze selectiefase gebeurt met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. pagina 8 van 11

9 Deze selectiefase is eliminerend. (Alleen wie minstens 50 % behaalt op het geheel van de 2 criteria én wie behoort tot de 3 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dat er meer zijn. Als een van de 3 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.) Er zal enkel een voorselectie zijn wanneer er meer dan 3 kandidaten solliciteren op deze vacature. De selectiefase vindt plaats op 15 februari 2019 (datum onder voorbehoud). 6.3 EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 20 februari 2019 (datum onder voorbehoud). Indien er slechts 1 kandidaat is na de cv-screening kan de selectie gebeuren op basis van het dossier en wordt er geen jurygesprek met case en persoonlijkheidsvragenlijst georganiseerd. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. pagina 9 van 11

10 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 11 februari Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer (28518). of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 11 februari 2019 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Sollicitatieformulieren moeten in het Nederlands ingevuld worden. Sollicitatieformulieren die niet in het Nederlands worden ingediend, zijn ongeldig en worden niet beoordeeld. Je vindt het sollicitatieformulier bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij selectiecentrum, tel VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Annick Seghers adviseur interne controle en organisatiebeheersing annick.seghers@vlaanderen.be pagina 10 van 11

11 Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Gitte Collier selectieverantwoordelijke tel Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen begin maart Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kunt hiervoor een mail sturen naar gitte.collier@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer (28518). 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van consulent interne controle en organisatiebeheersing bij Het Facilitair Bedrijf, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als consulent interne controle en organisatiebeheersing. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van contractuele vacatures voor de functie van consulent interne controle en organisatiebeheersing. Wie zo contractueel in dienst komt, blijft evenwel wel zijn plaats in de reserve behouden. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11