Bijlage 1b: Lidgegevens voor samenvoegen met Word 2003

Transcriptie

1 In hoofdstuk 1.5 (diverse ledenlijsten) op pagina 24 wordt verwezen naar deze bijlage. In dit document wordt uitgelegd hoe u lidgegevens vanuit het EHBO ledenprogramma kunt samenvoegen met een Word document. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld alle leden een persoonlijke brief of uitnodiging wilt versturen. U kunt een brief typen in Word en samenvoegvelden gebruiken uit het ledenprogramma. Na het samenvoegen worden de gewenste gegevens van elk lid gekoppeld aan uw brief. Indien u dus een brief wilt sturen naar alle leden en u heeft 50 leden, dan worden er dus 50 brieven aangemaakt (uw brief) met boven elke brief de lidgegevens van elk afzonderlijk lid. Er zijn twee verschillende manieren om de gegevens samen te voegen: 1. samenvoegen met een brief die u zelf typt 2. samenvoegen met een van de meegeleverde standaard documenten. In deze bijlage wordt een beschrijving gegeven voor het samenvoegen met een document in Word Voor het samenvoegen van een document met Word 2007 verwijzen wij u naar bijlage 1a. 17 november 2009 MODULE LEDEN - BIJLAGE 1B Pagina 1

2 Lidgegevens samenvoegen indien u gebruik maakt van Word 2003 Samenvoegen met een brief die u zelf typt Ga in het programma naar het menu Leden, Diverse ledenlijsten. Zet een vinkje in de linker kolom bij "Lidgegevens voor samenvoegen met Word document" of "Lidgegevens voor samenvoegen met Word ook met adres". De eerste optie gebruikt u als u een brief of uitnodiging wilt verzenden naar leden waarvan geen adres bekend is. Bij de tweede optie worden ook leden met een adres meegenomen. In dit voorbeeld gaan we een uitnodigingsbrief maken voor de Algemene Ledenvergadering. We zetten aan de linkerzijde een vinkje bij "Lidgegevens voor samenvoegen met Word ook met adres", en aan de rechterzijde kiezen we voor "Ledenlijst met alle leden", waardoor we dus een gegevensbestand gaan aanmaken voor ALLE leden. Op het moment dat u klikt op "Ledenlijst met alle leden" lijkt het alsof er niks gebeurt, maar niets is minder waar: er wordt nu door het programma een document aangemaakt met samenvoegvelden voor alle leden, dit krijgt de titel "WORD lidgegevens". Dit document gaat u zo meteen gebruiken voor het samenvoegen. We zijn nu klaar met het gedeelte wat gedaan moet worden vanuit het ledenprogramma. U kunt het programma nu desgewenst onderin de balk zetten (minimaliseren) of afsluiten. Ook als u het programma afsluit, blijft het zojuist aangemaakte document bewaard. Dit wordt pas overschreven op het moment dat u opnieuw een samenvoeg bestand aan zou gaan maken, door op één van de (andere) knoppen te klikken. 17 november 2009 MODULE LEDEN - BIJLAGE 1B Pagina 2

3 Start nu Word 2003 en ga naar Extra, brieven en verzendlijsten en afdruk samenvoegen. Er verschijnt nu aan de rechterzijde een hulpmenu samenvoegen, dat u in 6 stappen door het samenvoegen zal leiden. Bij stap 1 van 6, selecteert u brieven. 17 november 2009 MODULE LEDEN - BIJLAGE 1B Pagina 3

4 Klik vervolgens onderaan op volgende: begindocument. Stap 2 van 6 verschijnt, hier selecteren we het huidige document gebruiken. Klik onderin het scherm op volgende: adressen selecteren. Bij stap 3 van 6 selecteren we een bestaande lijst gebruiken en klikken dan op bladeren. 17 november 2009 MODULE LEDEN - BIJLAGE 1B Pagina 4

5 Er verschijnt een nieuw scherm Gegevensbron selecteren. We kiezen nu eerst onderaan bij bestandstype voor Access-databases. Vervolgens bladeren we bovenin naar C:\Ledenadministratie. 17 november 2009 MODULE LEDEN - BIJLAGE 1B Pagina 5

6 We selecteren LedenEHBO door erop te dubbelklikken. Er verschijnt nu een scherm tabel selecteren (dit kan, afhankelijk van de snelheid van uw pc, enige tijd duren). Blader naar onder in de lijst en kies voor WORD Lidgegevens. Klik op OK. 17 november 2009 MODULE LEDEN - BIJLAGE 1B Pagina 6

7 U krijgt nu het scherm te zien waarin alle gegevens uit het ledenbestand zitten. Standaard staan nu alle vinkjes aan. Omdat we een brief willen sturen aan ALLE leden, laten we dat zo staan en klikken op OK. Het scherm aan de rechterzijde vermeldt nu dat er geadresseerden geselecteerd zijn uit Word Lidgegevens. We kunnen nu naar de volgende stap. Klik op Volgende: Uw brief schrijven. 17 november 2009 MODULE LEDEN - BIJLAGE 1B Pagina 7

8 In stap 4 van 6 gaan we de gegevens invoegen voor de brief. Eerst selecteren we de velden die we nodig hebben voor de adressering. Klik op meer items. Er opent nu een scherm met de veldnamen die gebruikt gaan worden uit het bestand LedenEHBO. We selecteren hier nu achtereenvolgens de volgende velden: - "Naam" (dit geeft een complete aanhef: Dhr/Mevr - Voorletters - Achternaam), druk op enter - "PostStraatHuisnummer" (dit geeft het adres van de persoon), druk op enter - "PostPostcodeNumeriek" (dit geeft de vier cijfers van de postcode), druk op spatie - "PostPostcodeAlfanumeriek" (dit geeft de twee letters van de postcode), druk op spatie - "PostPlaats" (dit geeft de woonplaats van de geadresseerde). LET OP: Bij Word 2003 moet je elke keer ná het invoegen van een veld het schermpje sluiten voor je op enter drukt, omdat anders het veld voor een tweede keer wordt ingevoegd. Dan op de volgende regel het scherm opnieuw openen via meer items. 17 november 2009 MODULE LEDEN - BIJLAGE 1B Pagina 8

9 Als we klaar zijn met de velden invoegen, ziet het document er dus als volgt uit: We gaan verder met het schrijven van de brief, in dit geval dus een uitnodiging voor de Algemene Ledenvergadering. Om een persoonlijke brief te maken, kunnen we ook nog het veld Aanspreek invoegen, zodat er boven elke brief een persoonlijke aanhef komt te staan. We doen dit weer door het openen van meer items en het invoegen van het veld Aanspreek. De brief ziet er nu inmiddels zo uit: Dan typen we ook de rest van de brief. 17 november 2009 MODULE LEDEN - BIJLAGE 1B Pagina 9

10 Handleiding EHBO Ledenadministratie Bijlage 1b: Lidgegevens vens voor samenvoegen met Word 2003 De brief ziet er nu als volgt uit: Als we nu klikken op Volgende: Briefvoorbeeld zien we het resultaat als het document wordt samengevoegd. 17 november 2009 MODULE LEDEN - BIJLAGE 1B Pagina 10

11 Handleiding EHBO Ledenadministratie Bijlage 1b: Lidgegevens vens voor samenvoegen met Word 2003 U kunt nu met de pijltjestoetsen door de brieven bladeren. Als het et resultaat goed is, kunnen we naar de laatste stap. Klik op Volgende: Samenvoeging voltooien. U kunt er nu voor kiezen om de brieven af te drukken of afzonderlijke brieven te bewerken. LET OP: Wijzigingen die u NU dus nog aanbrengt, gelden voor elke brief brief afzonderlijk, het is dus zinvol om ervoor te zorgen dat de brief helemaal in orde is vóór dat u gaat samenvoegen. 17 november 2009 MODULE LEDEN - BIJLAGE 1B Pagina 11

12 17 november 2009 MODULE LEDEN - BIJLAGE 1B Pagina 12

13 Samenvoegen met een van de meegeleverde standaard documenten In dit voorbeeld gebruiken we de standaard brief "Diploma sturen" die gebruikt kan worden als begeleidende brief voor het toesturen van het diploma aan een zojuist geslaagd lid. Omdat we in dit voorbeeld geen bestand nodig hebben met ALLE leden, maar alleen met de geslaagde leden van de laatste cursus kiezen we nu in het scherm "Diverse ledenlijsten" voor "Lidgegevens voor samenvoegen met Word ook met adres" en vervolgens "selectie op lidsoort". U krijgt nu een vervolgscherm waar u de lidsoort moet kiezen, en in dit voorbeeld is dat de lidsoort "geslaagd". Plaats het lidsoort "geslaagd" naar rechts en druk op OK. 17 november 2009 MODULE LEDEN - BIJLAGE 1B Pagina 13

14 Het samenvoegbestand is nu weer aangemaakt en ledenadministratie kan worden geminimaliseerd of afgesloten. We openen nu de brief "Diploma sturen" door erop te dubbelklikken. Er verschijnt een scherm van Microsoft Office Word met een mededeling dat er een selectie wordt gemaakt uit het bestand "WORD lidgegevens". Dat is de bedoeling, dus klik op Ja. U moet vervolgens weer de gegevensbron selecteren. Ga naar C:\Ledenadministratie\LedenEHBO.mde. 17 november 2009 MODULE LEDEN - BIJLAGE 1B Pagina 14

15 Handleiding EHBO Ledenadministratie Bijlage 1b: Lidgegevens vens voor samenvoegen met Word 2003 s getoond (in dit geval dus het Zodra u deze aanklikt wordt de eerste brief al direct samengevoegd gegevensbestand van de juist geslaagde leden). leden) De brief wordt gepresenteerd op uw eigen briefpapier, in dit voorbeeld ziet u het briefpapier van de KNV afdeling Tilburg. U hoeft hier dus verder geen gegevensvelden meer in te voegen, omdat deze al zijn opgenomen in het standaard document dat u heeft geopend. U kunt nu door de brieven bladeren met de knoppen in de balk bovenin: 17 november 2009 MODULE LEDEN - BIJLAGE 1B Pagina 15

16 Als u deze werkbalk NIET ziet, kunt u deze zichtbaar maken via het menu Beeld, Werkbalken, Afdruk samenvoegen. Met de knoppen pijltje naar links en naar rechts kunt u bladeren door de brieven. Als u zo tevreden bent met de getoonde brieven kunt u deze afdrukken. 17 november 2009 MODULE LEDEN - BIJLAGE 1B Pagina 16