Etiketten maken (post)

Transcriptie

1 Etiketten maken (post) Het is mogelijk om van de gegevens uit Sportlink Club etiketten aan te maken. Allereerst moet u hiervoor de gegevens vanuit Sportlink Club exporteren naar Excel. In Excel dient u een aantal stappen te doorlopen voordat u deze gegevens op een juiste manier kunt overzetten naar Word. In Word kunt u vervolgens de opmaak in orde maken zodat u de etiketten kunt printen. Alle stappen voor het printen van etiketten leest u hieronder. Etiketten aanmaken en printen Gegevens exporteren naar Excel Etiketten opmaken in Word Gegevens exporteren naar Excel 1. Ga naar het Zoekscherm 2. Zoek en selecteer de personen die u een wil sturen - Zoek leden en relaties 3. Klik vervolgens op Tip: U kunt ook kiezen voor een rechtstreekse export waarbij alleen de ingestelde kolommen van het zoekresultaat worden geëxporteerd. Klik hiervoor op. 4. Voeg de Beschikbare kolommen toe aan de Te exporteren kolommen - Kolommen in zoekresultaat aanpassen Tip: Er is zowel een veld, als een veld, en. Het verschil is dat Volledige Naam Voorletters Tussenvoegsel Achternaam Volledige naam alle gegevens in de juiste volgorde in één veld exporteert. Dat is handig voor adresetiketten. 5. Klik vervolgens op Verder

2 6. Laat de selectie voor Komma aanstaan 7. Zet het vinkje bij Kolomnamen op de eerste rij uit 8. Klik op Voltooien 9. Vul bij File Name: de naam in waaronder u dit bestand wilt opslaan Let op: Sla het bestand op onder een naam met de extensie.xls bijvoorbeeld etiketten.xls 10. Klik vervolgens op Save De gegevens vanuit Sportlink Club zijn nu opgeslagen. 11. Open Excel 12. Open in Excel het bestand dat u zojuist heeft opgeslagen Het volgende scherm verschijnt in beeld:

3 13. Klik op Ja U ziet in Excel de door u geëxporteerde gegevens staan, maar deze staan nog niet op een juiste manier weergegeven. 14. Selecteer de gehele kolom A 15. Ga naar Gegevens 16. Klik op Tekst naar kolommen De volgende Wizard wordt geopend: 17. Vink Gescheiden aan 18. Klik op Volgende Stap 2 van de Wizard Tekst naar Kolommen wordt geopend. 19. Vink Tab uit en vink Komma aan 20. Klik op Voltooien Nu staan de gegevens op een juiste manier in Excel en kunnen er etiketten opgemaakt worden in Word. Sla eerst het geïmporteerde bestand op in Excel. 21. Klik op Opslaan als 22. Geef de gewenste bestandsnaam en geef de juiste extensie aan:.xls (bijvoorbeeld etikettensportlinkclub.xls )

4 23. Klik vervolgens op Opslaan Het is erg belangrijk dat het bestand in het juiste formaat is opgeslagen omdat het anders niet gebruikt kan worden voor Let op: de noodzakelijke importfunctie in Word. Etiketten opmaken in Word Nu kunt u de etiketten in Word gaan opmaken zodat u deze kunt gaan printen. De volgende stappen zijn toepasbaar met Microsoft Office 2003 of de hierna volgende versies van Microsoft Office. 1. Open Word 2. Kies voor een nieuw, leeg document. 3. Ga naar Verzendlijsten 4. Klik op Afdruk samenvoegen starten 5. Kies voor Etiketten 6. Kies in het veld Etiketproducent voor A4/ A5 7. Kies in het veld Productnummer voor C Klik op OK Vervolgens komt er een lege indeling van het gekozen stickerformaat. 9. Klik vervolgens op Adressen selecteren 10. Kies voor Bestaande lijst gebruiken gebruiken

5 11. Zoek u opgeslagen bestand op en klik op Openen Het volgende scherm wordt geopend: 12. Klik op OK 13. Kies bovenin uw scherm voor Adressenlijst bewerken

6 14. Vink de benodigde adressen aan 15. Klik op OK 16. Klik vervolgens op Adresblok Hiermee wordt de weergave van het adres op het etiket bepaald. 17. Klik op Velden vergelijken

7 Welke velden uit bovenstaand scherm moeten worden gekozen hangt af van uw eigen selectie. Voor deze situatie hebben we gekozen voor: Achternaam Adres Plaats Postcode 18. Kies de voor u gewenste velden 19. Klik op OK De door u geselecteerde velden verschijnen in het voorbeeld van uw adressenlijst, zie de afbeelding hieronder: 20. Klik op OK 21. Klik vervolgens op Etiketten bijwerken U ziet nu dat voor alle etiketten de Adresblokken worden toegevoegd. 22. Klik nu op Voltooien en samenvoegen 23. Kies voor Afzonderlijke documenten bewerken Het volgende scherm wordt geopend:

8 24. Wilt u alle adresetiketten uitgeprint hebben kies dan voor Alles 25. Klik vervolgens op OK De etiketten zijn nu op een juiste wijze opgemaakt. U kunt het document opslaan en vervolgens uitprinten. Tip: Mocht u een andere versie van Excel hebben, kijkt u dan op Handleiding etiketten aanmaken in Excel. Tip: Mocht u een andere versie van Word hebben, kijkt u dan op Handleiding etiketten aanmaken in Word.