Automatisering voor Financiële Dienstverleners. Werken met Queries en Merge Documenten. For more information visit our website at

Transcriptie

1 Automatisering voor Financiële Dienstverleners Werken met Queries en Merge Documenten For more information visit our website at

2 Date: Document Nr: 30 maart, 2007 UBizzMerge, Versie 4.0 Status: Owner: Pyrrho

3 Historie Revisie Datum Door Wijzigingen HAJ Eerste versie november 2002 HAJ Toevoeging Mailing november 2002 HAJ Verbetering opmaak en tekst maart 2007 JvdL Opmaak

4 1 Inleiding... 1 Let op: Het maken van queries en merge documenten Het gebruik van het standaard document Het wijzigen van het standaard document Het wijzigen van de query Het maken van een mailing... 16

5 1 Inleiding Voor het werken met queries en merge documenten is het volgende nodig: 1. een standaard document (b.v. een brief gemaakt in MS Word) waarin bepaalde velden variabel zijn. Een variabele is bijvoorbeeld de naam van de geadresseerde of diens adres; 2. een bron waar de informatie uitgehaald wordt waarmee deze velden gevuld moeten worden (b.v. namen en adressen). De bron is hier het UBizz systeem; 3. een query : een bestandje waarin de gebruiker definiëert welke informatie hij nodig heeft uit alle informatie die in het UBizz systeem aanwezig is om de velden van het standaard document te vullen. Let op: Het standaard document (document template) moet opgeslagen worden met de extensie.dot (b.v. StukkenNaarNotaris.dot). Maak een directory en map aan op het netwerk waar alle standaard documenten (templates/sjablonen) met deze extensie opgeslagen kunnen worden (b.v. D:\Ubizz\Templates). For more information visit our website at

6 2 Het maken van queries en merge documenten In UBizz Cliënt selecteer je UBizz MS Office en dan UBizz MS Word Documenten. In het rechterdeel van het window verschijnt de zin double-click hier voor de lijst van UBizz Word documenten. Indien je dit doet (met de linker muisknop) verschijnen de reeds bestaande Word documenten. Klik de rechter muisknop aan en selecteer <Nieuw> om een nieuw document aan te maken.

7 Nota bene: Je kunt ook direct met de rechter muisknop in het lege scherm klikken. In het window dat je voor je krijgt vul je bij <Naam> de naam van het standaard document in (b.v. StukkenNaarNotaris). De scratchtable, die automatisch aangemaakt wordt, zal ook deze naam krijgen. Bij <Menu Opschrift> doe je hetzelfde. Klik bij <Query> op het vergrootglas, selecteer vervolgens <Nu zoeken> en <Ja> voor doorgaan. Alle bestaande queries worden nu getoond. Klik met de rechter muisknop en selecteer <Nieuw> om een nieuwe query te maken. Nota bene: Je kunt ook direct met de rechter muisknop klikken in het Query veld.

8 Selecteer vervolgens <UBizz Selectie Queries> door deze optie aan te klikken en <Selecteer> te kiezen. Selecteer het object waar de informatie voor het standaard document uitgehaald moet worden (b.v. je kiest het object <Hypotheken> voor de (hypotheek)stukkennaarnotaris brief).

9 Geef de query de naam die je al eerder bij <Naam> gebruikte (hier StukkenNaarNotaris). Deze naam typ je linksboven in het scherm in. Van het geselecteerde object ( Hypotheken ) moet je alle variabelen selecteren die je nodig hebt in het standaard document (b.v. naam tussenpersoon, adres tussenpersoon, naam cliënt, etc.). Dit doe je door deze variabelen met de linker muisknop aan te (dubbel)klikken.de geselecteerde variabelen verschijnen in het rechter gedeelte van het window.

10 De Alias namen in het rechter gedeelte van het window zijn de variabelen namen die je te zien krijgt/kunt selecteren als je het standaard document gaat maken. Zorg daarom dat alle alias namen uniek zijn. Bijvoorbeeld: tussenpersoonnaam en naam behandelaar staan onder Alias in eerste instantie allebei als naam genoteerd. Bij het opmaken van het standaard document geeft dit verwarring. Dubbelklik daarom met de linker muisknop op de Alias naam en hernoem de variabele. Maak van naam(tussenpersoon) bijvoorbeeld NaamTP en van naam(behandelaar) bijvoorbeeld NaamBEH, en sluit af met OK. Doe dit bij alle alias namen die voor verwarring kunnen zorgen. Nota bene: Indien er sprake is van twee identieke alias namen krijg je bij het opslaan van de query een foutmelding.

11 Vergeet niet om van het hoofdobject (hier <Hypotheken>) het ID te selecteren. Dubbelklik vervolgens weer op Alias naam, verander de alias naam ID in de naam van het hoofdobject (hier Hypotheek ) en vink nu <Where Clause> aan. Verlaat het window weer met OK. Als je dit vergeet kun je later niet 1 hypotheek selecteren, maar zal er telkens een standaard document gemaakt worden voor alle hypotheken die in het UBizz systeem ingevoerd zijn. Indien je alle variabelen die je nodig hebt voor het standaard document geselecteerd hebt, sla je de query op. De query is nu opgeslagen onder de naam StukkenNaarNotaris. Verlaat het scherm met het kruisje.

12 Je komt nu in het onderstaande scherm met de reeds bestaande queries. Zoek de zojuist gemaakte query op, klik deze aan met de linker muisknop en kies <Selecteer>. De geselecteerde query staat nu vermeld bij <Query>. Ga met de cursor in het lege veld staan bij <Koppel aan Objecten>. Klik met de rechter muisknop en selecteer <Voeg Nieuwe In>. Zoek het object op waar je alle variabelen voor het standaard document uit geselecteerd hebt (hier het object <Hypotheken>). Klik het object aan met de linker muisknop en kies <Selecteer>.

13 Sla vervolgens alles op. Je ziet nu in de werkbalk de optie MS Office verschijnen. Indien deze optie niet direct verschijnt moet je eerst even de <Refresh> knop aanklikken. Klik vervolgens MS Office aan en kies voor <Ontwerp Template>. Selecteer met het vergrootglas een willekeurige hypotheek (klik op een hypotheek in de lijst bestaande hypotheken die verschijnt en kies <Selecteer>). Kies vervolgens OK. MS Word wordt nu automatisch opgestart en er verschijnt een leeg document. je kunt dit document als een gewoon Word document behandelen (kantlijnen aanpassen, font aanpassen, header en footer maken met bijvoorbeeld het logo van jullie bedrijf er in). De standaard tekst typ je in.

14 Op de plaats waar er in de tekst een variabele ingevuld moet worden kies je uit de werkbalk <Insert Merge Field>. Hier vind je alle eerder in de query geselecteerde variabelen van het object <Hypotheken> met de Alias namen (b.v.. NaamTP, AdresTP, etc.). Klik de variabelen aan. Zij zijn nu merge-velden geworden in het standaard document. Om een datum in het standaard document te plaatsen, zet je de cursor op de plaats waar de datum moet komen en selecteer je uit de werkbalk <Insert>. Selecteer dan <Date and Time>. Vervolgens kun je het format kiezen waarin de datum moet worden weergegeven. Selecteer <Update Automatically> als je wilt dat MS Word de briefdatum automatisch aanpast zodra het document wordt geopend. Als het standaard document (template) klaar is sla je het op met <File> uit de werkbalk en vervolgens <Save as>. Selecteer bij <Save in:> de directory en map waar je alle templates in wilt bewaren (zie inleiding). Sla het document op met de extensie.dot (hier StukkenNaarNotaris.dot). Selecteer dan <Save>. Verlaat het standaard document en MS Word met het kruisje.

15 Selecteer in het veld <Sjabloon Bestand> de zojuist gemaakte.dot file door het pijltje aan te klikken. Je kunt ook zoeken naar de file door op de... te klikken. Je moet dan het hele path opgeven. Sla alles weer op. Finito en gefeliciteerd! Nota bene.: In de nieuwere UBizz versies verschijnt er in het veld <Sjabloon Bestand> direct een naam (.dot) die door het systeem zelf gegenereerd wordt. Als je wilt kun je de.dot file bij het opslaan een andere naam geven. Je moet deze nieuwe naam dan echter wel selecteren in het veld <Sjabloon Bestand>. Om te testen of het samenvoegen goed gaat kies je uit de werkbalk MS Office en vervolgens <Samenvoegen>. Selecteer met het vergrootglas weer een willekeurige (in dit

16 geval) hypotheek zoals je bij <Ontwerp Template> hebt gedaan. De merge-velden in het standaard document worden nu gevuld met informatie uit de geselecteerde hypotheek. Het document dat nu ontstaat kan uitgeprint en verzonden worden. Nota bene: Sla het document dat na het samenvoegen is ontstaan op als een gewoon MS Word document (extensie.doc) in een daarvoor bestemde directory en map.

17 3 Het gebruik van het standaard document In het vervolg kun je nu steeds gebruik maken van het standaard document. Als je in het gebruikersscherm staat, onder hypotheken <b.v. van de hypotheek van cliënt Jansen> kies je <MS Office> uit de werkbalk. Je ziet de naam van de query verschijnen en kunt deze aanklikken. Er wordt nu direct een (standaard)brief gemaakt met de hypotheek gegevens van cliënt Jansen.

18 4 Het wijzigen van het standaard document Je kunt op drie manieren wijzigingen aanbrengen in het standaard document: 1. Start MS Word op en open het standaard document (.dot file) door in de werkbalk van MS Word <File> en <Open> te kiezen. Sla de wijzigingen op; 2. Zoek in Windows Verkenner het standaard document op en open het met de rechter muisknop. Sla de wijzigingen op. 3. Dubbelklik met de linker muisknop in het veld Sjabloon Bestand (afbeelding voorgaande pagina).

19 5 Het wijzigen van de query Het wijzigen van de query (toevoegen of verwijderen van attributen) kan eenvoudig door in het beginscherm (zie laatste afbeelding) de query te openen met een dubbelklik met de linker muisknop. Na wijziging dient de query weer opgeslagen te worden. Om de gewijzigde query te kunnen gebruiken moet je nog even <MS Office> uit de werkbalk kiezen en vervolgens weer <Samenvoegen>. Het document dat daarna ontstaat kun je weggooien. Pas na deze samenvoeging kun je de nieuw geselecteerde variabelen/attributen met <Insert Merge Field> in het standaard document gebruiken.

20 6 Het maken van een mailing Selecteer weer uit de UBizz boomstructuur <UBizz: MS Word Documenten> en klik met de rechter muisknop in het rechter gedeelte van het scherm. Je gaat immers een nieuw merge document (samenvoeg document) aanmaken. Kies vervolgens Nieuw. In het volgende scherm typ je in het veld Naam en Menuopschrift een duidelijke naam voor het document dat je wilt gaan maken. In dit geval gaat het om een mailing dus kies je voor Mailing. Zoals je ziet staat er in het veld Sjabloon Bestand al een naam van een.dot file gedefiniëerd. Dit is de file waarin later de merge velden geplaatst moeten worden, de standaard brief.

21 In het veld Query klik je met je rechter muisknop om een nieuwe query aan te maken. In een query definiëer je welke informatie je uit UBizz nodig hebt om een mailing te maken (b.v. het adres van jouw relaties). Selecteer vervolgens <UBizz Selectie Queries>. Selecteer uit de boomstructuur het object Particuliere Relaties. Dit object bevat alle gegevens die je nodig hebt voor het maken van een mailing (bijvoorbeeld de namen en adressen van jouw particuliere relaties).

22 In het volgende scherm krijg je alle gegevens te zien die onder het object Particuliere Relaties hangen. Je zoekt in deze boomstructuur onder Persoon het attribuut Niet benaderen op en dubbelklikt hier op. Nu verschijnt het attribuut rechts in het scherm. Als je een mailing verstuurt, wil je niet dat deze verzonden wordt naar relaties die niet benaderd willen worden. Dit voorkom je door de volgende actie. Dubbelklik (= openen) in het rechter gedeelte van het scherm op het attribuut Niet benaderen. Het volgende scherm verschijnt.

23 Vervolgens verwijder je het vinkje van <SELECT>. Dit voorkomt dat Niet benaderen straks als merge veld zal verschijnen. Hierna vink je de <Where Clause> aan en bij <Value> typ je FALSE.

24 Je hebt nu het volgende gedefiniëerd: Selecteer die particuliere relaties bij wie het hokje Niet benaderen (zie het scherm Persoon ) niet aangevinkt staat. Sluit af met <OK> Selecteer vervolgens alle attributen die je nodig hebt voor het maken van jouw mailing. Geef de query een naam, sla de query op en sluit af met het kruisje.

25 Vervolgens selecteer je in het veld Query de query die je zojuist hebt gemaakt. Je kunt deze opzoeken met behulp van een klik met de rechter muisknop of je typt direct de naam van de query in het veld en drukt op enter.

26 Sla alles op. Nu verschijnt de extra optie <MS Office>. Indien dit niet gebeurt moet je eerst nog even de <Refresh> knop aanklikken. Vervolgens kies je Ontwerp Template. Het template (= sjabloonbestand/standaard brief) moet immers nog gemaakt worden. MS Word wordt nu direct opgestart. Er verschijnt een leeg Word document (zie volgende afbeelding). Je kunt dit bewerken zoals je dit gewend bent. Onder <Insert Merge Field> kun je de variabelen selecteren die je nodig hebt in deze brief. Dit doe je door op deze variabelen te dubbelklikken. Zoals je ziet zijn dit de variabelen die je in de query geselecteerd hebt.

27 Als je klaar bent met de brief sla je deze op. Hij behoudt de naam zoals die door het UBizz systeem zelf is aangemaakt, _0.dot. Op dit moment kun je deze.dot file ook een andere naam geven, zolang die naam maar eindigt op.dot. Je moet dan niet vergeten om deze nieuwe naam te selecteren in het veld Sjabloon bestand (zie afbeelding pagina 21). Sluit het sjabloon bestand af en kies nu onder <MS Office> de optie <Samenvoegen>. Je moet even geduld hebben.. en voor een zeer omvangrijke mailing moet je wat langer geduld hebben. Maar vervolgens zie je dan dat de samenvoeging heeft plaatsgevonden.

28 Je hebt nu een veelvoud van de standaard brief met telkens een andere geadresseerde. Je zult zien dat er geen brieven zijn aangemaakt voor de personen die niet benaderd willen worden. Je kunt de brieven nu uitprinten. Als je ze wilt opslaan doe je dit onder een naam met de uitgang.doc zoals je gewend bent met Word documenten.